Derechos Civiles

Entrenamiento Anual de Derechos Civiles para Agencias de TEFAP

Agenda

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• ¿Qué es Discriminación?
• Recopilación y uso de la información de los Clientes
• Sistemas eficaces de Notificación Pública
• Requerimientos para Asistencia con el Lenguaje
• Ajustes razonables para personas discapacitadas

Agenda

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• Procedimientos para Quejas
• Revisiones de Cumplimiento
• Organizaciones Religiosas
• Corrección de infracciones por Incumplimiento
• Servicio al Cliente
• Resolución de Conflictos

¿Qué es Discriminación?

El acto de distinguir a una persona o grupo de personas de otras, intencionalmente, por negligencia o por los efectos de las acciones o falta de las mismas basados en las clases protegidas.

Clases Protegidas

Para los derechos civiles en TEFAP, las clases protegidas son:

• Discapacidad
• Origen Nacional
• Edad
• Raza
• Color
• Sexo

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La gente está también protegida contra las represalias.

Discriminación Involuntaria

Involuntaria – Se refiere a las políticas, practicas, reglas u otros sistemas que parecen ser neutrales, pero resultan en un impacto desproporcionado en los grupos protegidos.

Discriminación Intencional

Intencional – Tratar a la gente de forma diferente basada en su raza u otras características protegidas.

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Represalia – Tratamiento negativo debido como consecuencia de actividades de derechos civiles previas por un individuo o su familia, o personas cercanas, o por cooperar con una investigación.   

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Declaración de No Discriminación

De conformidad con la Ley Federal de Derechos Civiles y los reglamentos y políticas de derechos civiles del Departamento de Agricultura de los EE. UU. (USDA, por sus siglas en inglés), se prohíbe que el USDA, sus agencias, oficinas, empleados e instituciones que participan o administran programas del USDA discriminen sobre la base de raza, color, nacionalidad, sexo, credo religioso, discapacidad, edad, creencias políticas, o en represalia o venganza por actividades previas de derechos civiles en algún programa o actividad realizados o financiados por el USDA.

Las personas con discapacidades que necesiten medios alternativos para la comunicación de la información del programa (por ejemplo, sistema Braille, letras grandes, cintas de audio, lenguaje de señas americano, etc.), deben ponerse en contacto con la agencia (estatal o local) en la que solicitaron los beneficios. Las personas sordas, con dificultades de audición o con discapacidades del habla pueden comunicarse con el USDA por medio del Federal Relay Service [Servicio Federal de Retransmisión] llamando al (800) 877-8339. Además, la información del programa se puede proporcionar en otros idiomas.

Para presentar una denuncia de discriminación, complete el Formulario de Denuncia de Discriminación del Programa del USDA, (AD-3027) que está disponible en línea en: http://www.ocio.usda.gov/sites/default/files/docs/2012/Spanish_Form_508_Compliant_6_8_12_0.pdf. y en cualquier oficina del USDA, o bien escriba una carta dirigida al USDA e incluya en la carta toda la información solicitada en el formulario. Para solicitar una copia del formulario de denuncia, llame al (866) 632-9992. Haga llegar su formulario lleno o carta al USDA por:

(1) correo: U.S. Department of Agriculture

Office of the Assistant Secretary for Civil Rights

1400 Independence Avenue, SW

Washington, D.C. 20250-9410;

(2) fax: (202) 690-7442; o

(3) correo electrónico: program.intake@usda.gov.

Esta institución es un proveedor que ofrece igualdad de oportunidades.

Declaración de No Discriminación

• Toda la información publica relacionada con TEFAP debe contener la declaración de No Discriminación.
• Versión Larga vs Versión Corta
• “Esta institución es un proveedor que ofrece igualdad de oportunidades”.

Poster “And Justice for All”

• Debe estar publicado donde se completan los formularios de elegibilidad o donde los alimentos son servidos o distribuidos
• Debe ser visible a todo el mundo

Recopilación de Datos

• No se requiere para TEFAP
• Confidentialidad y Seguridad
• Conservar los registros
• Tener en cuenta información ‘adicional’ que los sub-distribuidores o las agencias locales puedan requerir y su posible impacto en los derechos civiles.

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Notificación al Publico

• La Notificación Publica, o “difusión” es necesaria
• Informa a los clientes potenciales de la disponibilidad del programa, derechos y procedimientos para quejas
• Intenta acceder a los grupos desatendidos que pueden calificar usando una variedad de formatos y lenguajes

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Llegando a los Clientes Potenciales

Métodos de Notificación Publica/Difusión

• Comunicados de Prensa – periódicos, estaciones de TV, en línea
• Publicidad – periódicos, redes sociales, TV
• Anuncios – En la parte exterior de su local, anunciar los horarios de atención
• Folletos – clínicas, oficinas de asistencia pública, escuelas, bibliotecas, etc.

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Capacidad Limitada en el Inglés (LEP)

• Las personas con LEP son aquellas que tienen la capacidad limitada de leer, hablar, escribir o entender inglés.
• Las agencias deben tomas medidas razonables pasa asegurar un acceso significativo a los servicios
• Considerar los clientes con posible LEP en su área para ambos, la difusión y la distribución de alimentos
• Intérpretes

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Capacidad Limitada en el Inglés

Factores a considerar:

• El número o proporción de LEP personas servidas o encontradas en la población elegible
• La frecuencia con la que las personas LEP entran en contacto con el programa
• La naturaleza e importancia del programa, actividad, o servicio provisto por el programa
• Los recursos disponibles para el beneficiario
• Los costos

Personas Discapacitadas

Actividades principales de supervivencia significa funciones como poder cuidarse a uno mismo, realizar tareas manuales, caminar, ver, oír, hablar, respirar, aprender y trabajar.

Persona Discapacitada�Aquella persona que tiene un impedimento físico o mental que limita sustancialmente una o más actividades principales de supervivencia, tiene una constancia de dicho impedimento, o esta considerado que tiene dicho impedimento.

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Personas Discapacitadas

• Ajustes razonables que no causen una carga excesiva deben ser provistos
• Un local accesible para discapacitados considera:
• Estacionamiento
• Entradas
• Salidas
• Pasillos
• Elevadores
• Excusados
• Anuncios en Braille

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Personas Discapacitadas

• Tenga siempre asistencia disponible para personas discapacitadas
• Provea arreglos alternativos de servicio
• Interpretes de lenguaje de señas
• Animales de servicio

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Quejas de Derechos Civiles

• Pueden ser orales, escritos y anónimos
• Pueden ser hechos a cualquier persona en cualquier nivel
• Quejas de derechos civiles está basado en las 6 clases protegidas
• Todas las otras quejas son quejas de programa
• Tienen procesos y procedimientos específicos para su agencia

Quejas de Programa

• Las quejas de programa son aún muy importantes
• Tienen un proceso y manejo de la queja diferente
• Ejemplos de quejas de programa
• Clases no protegidas por el programa
• Seguridad/Calidad de los alimentos
• Servicio al cliente, como permanecer parado demasiado tiempo en la línea para recibir alimentos

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Procesando una Queja de Derechos Civiles

1er Paso. Provea al cliente con un formulario de queja USDA o tome nota de toda la información

2do Paso. La queja es presentada directamente por el cliente o enviada al FDACS por la agencia

3er Paso. FDACS notifica al USDA

4to Paso. Investigación

Tratando una Queja

El tratamiento de una queja de derechos civiles requiere una cuidadosa atención al detalle.

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• Escuche a la persona haciendo la queja
• Practique buen servicio al cliente
• Escríbalo en el formulario autorizado
• Notifique inmediatamente a la persona a cargo

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Igualdad de Oportunidades para Organizaciones Religiosas

• Asegura la igualdad de condiciones para la participación de organizaciones religiosas y otra organizaciones comunitarias en programas del USDA.

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• Permite a una organización religiosa que participa en programas del USDA mantenga su independencia y continúe llevando a cabo su misión.

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• Debe ser realizado independientemente de la distribución de TEFAP.

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Organizaciones Religiosas

• Pueden usar el espacio en sus locales para proveer servicios mantenidos por el USDA sin necesidad de remover artículos religiosos, iconos, escrituras u otros símbolos religiosos.

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• Retienen los términos religiosos en el nombre de la organización.

Organizaciones NO DEBEN:

• Discriminar a un beneficiario del programa en base a religión o creencia religiosa

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• Requerir la afiliación a una organización religiosa o grupo, o asistir o participar en una práctica o servicio religioso como condición para recibir alimentos bajo el programa TEFAP.

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Organizaciones NO DEBEN:

• Tomar parte en ninguna actividad religiosa, como el culto, instrucción religiosa o proselitismo religioso como parte de la distribución de alimentos TEFAP.

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• Las actividades religiosas deben ser ofrecidas separadamente, en tiempo y lugar, de la distribución de alimentos TEFAP.

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• Nuevas regulaciones requieren el publicación del “Aviso sobre los Derechos del Beneficiario (Effective Notice of Rights)” en el lugar de distribución continuo al poster “And Justice for All”.

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NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

INFORMACIÓN PARA CONTACTAR A LA PERSONA A CARGO DEL PROGRAMA

FAVOR ESCRIBIR LA INFORMACIÓN DE FARM SHARE (NÚMERO DE TELÉFONO Y CORRÉO ELECTRONICO

Revisiones de Cumplimiento

• Las revisiones de cumplimiento examinan las actividades para determinar el cumplimiento de las regulaciones de derechos civiles
• Existen tres clases
• Revisión de cumplimiento pre adjudicación
• Revisión de cumplimiento normal
• Revisión de cumplimiento especial

Revisión de cumplimiento Pre-Adjudicación

• Ocurre antes que usted reciba los alimentos
• Ocurre a todos los niveles
• Pre Award Civil Rights Questionnaire
• www.census.gov

Revisión de cumplimiento normal

• Programado (Con la inspección anual)
• Parte de las inspecciones regulares
• Busca la declaración de no discriminación en los materiales impresos, poster And Justice for All, ajustes razonables para personas discapacitadas, etc.

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Revisiones de Cumplimiento Especiales

• Realizan un seguimiento de descubrimientos previos
• Investiga reportes de incumplimiento
• Patrones de quejas por discriminación
• Pueden ser programados o no programados

Corrección de Infracciones por Incumplimiento

Incumplimiento: Un hallazgo de hechos de la falta de cumplimiento de cualquier requerimiento de derechos civiles, provistos por ley, regulación, instrucción de las normas o lineamientos por parte de la agencia estatal, agencia local o sub-distribuidor.

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Usted recibirá un informe escrito indicando:

• Áreas de incumplimiento
• Acciones requeridas para corregir la situación

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Servicio al Cliente

• Tratamiento igualitario y servicio para todos los clientes
• Haga sentir a la gente bienvenida
• Comuníquese
• No haga favores especiales

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Resolución de Conflictos

• Publique las regulaciones de su agencia para conductas inaceptables y conflictos
• Cuando surjan conflictos:
• Manténgase calmo
• No interrumpa
• Escuche al cliente. Sea comprensivo, no crítico
• Identifique el problema y las soluciones posibles
• Haga un seguimiento con el cliente
• Consiga ayuda si usted se siente amenazado o incómodo