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Inventarios documentales

Curso de Administración de Archivos

Archivo General del Estado de Puebla

2014

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Inventarios documentales

Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)

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Objetivo

Reflejar la estructura, organicidad, funciones y/o actividades de quien recopila el grupo documental, ya sea institución o personas.

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Elementos de un inventario

  1. Unidad administrativa.
  2. Unidad productora.
  3. Numero de archivero, gaveta o anaquel.
  4. Clave de la Sección documental.
  5. Clave de la Serie documental.
  6. Número de expediente.
  7. Breve descripción del asunto.
  8. Nombre y firma del responsable de la unidad de archivo.
  9. Fecha de elaboración.

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Formato Inventario

Ubicación

No. Expediente

Asunto

Fechas

Observaciones

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Inventario General o Transferencia o Baja

Unidad Administrativa

Unidad de procedencia:

Sección:

Clave:

Serie:

Clave:

Firma y Nombre del Responsable de la Unidad de Archivo

Fecha de elaboración

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Ubicación Topográfica

​

A

B

C

D

F

G

1

A1

B1

C1

D1

F1

G1

2

A2

B2

C2

D2

F2

G2

3

A3

B3

C3

D3

F3

G3

4

A4

B4

C4

D4

F4

G4

5

A5

B5

C5

D5

F5

G5

6

A6

B6

C6

D6

F6

G6

7

A7

B7

C7

D7

F7

G7

Andador 1

Pasillo 2

Pasillo 3

Pasillo 4

Pasillo 5

Andador 2

Andador 3

Andador 4

Andador 5