Jak pracovat s dokumenty �v prostředí Google

efektivně

romanripa.com

1. Proč přijmout “cloud”
2. Práce s texty
3. Práce s obrázky
4. Práce s dokumenty

Proč změnit svojí mysl a

začít pracovat s dokumenty

v “cloudu”

Proč používat dokumenty v “cloudu”

1. Všichni mají přístup k aktuální verzi informací, �v případě potřeby i ke všem dřívějším verzím.
2. K dokumentům lze přistupovat odkudkoliv �a každému přitom nastavit potřebná práva přístupu
3. Stačí webový prohlížeč, není třeba žádný program, data jsou uložena v pečlivě zabezpečném “cloudovém” úložišti.
4. Zdarma pro osobní použití a neziskovky např. u Google

​

Naše cena na trhu práce roste s tím, co umíme unikátního. Na to se můžeme soustředit, když rutinní věci typu editace dokumentů děláme efektivně.

Jak funguje správa dokumentů v ”cloudu”

Cloud

WWW prohlížeč

Uživatelé kdekoliv

Uživatel se ve WWW prohlížeči připojí do “cloudové” služby Google Disk a tam vytváří a upravuje dokumenty

Google Disk

Proč není “Uložit” a proč s data neztratí

• V Google Dokumenty není žádný příkaz pro “uložení” dokumentu.
• Jak píšete, změny se okamžitě přenášejí do “cloudového” úložiště
• Proto lze počítač kdokoliv bez obav zaklapnout či vypnout, pro nastartování prostě začnete psát tam, kde jste přestali

Každé klepnutí na klávesnici...

...se ihned přenáší do “cloudu”

Služby Google Disk

• K přístupu ke všem službám Google si stačí založit si účet například na https://drive.google.com/ , �klidně pod svým stávajícím e-mailem na Seznamu apod.
• Google Disk je úložiště souborů různých typů. Pro vytvoření dokumentů z něho spouštíte…
• Google Dokumenty - obdobu MS Word, Google Tabulky - obdobu MS Excel, Google Prezentace - obdobu MS PowerPoint

Práce s textem

Používejme styly (nejen) pro nadpisy

Chcete snadno:

1. měnit vzhled �všech nadpisů najednou
2. přesunovat se rychle�v delším dokumentu
3. vytvořit obsah dokumentu?

​

Stačí pro kapitoly v dokumentu používat styl Heading / Nadpis 1,2,3… , Název / Title pro název dokumentu a Normal text / Normální text pro text

Využití nadpisů pro snadnou navigaci �mezi kapitolami 1/1

• Panel osnovy s jednotlivými kapitolami si zobrazíme přes View > Show Document Outline resp. Zobrazit > Zobrazit osnovu dokumentu
• Klepnutím na název kapitoly v osnově �se kurzor přenese v dokumentu �na danou kapitolu

Využití nadpisů pro snadnou navigaci �mezi kapitolami 1/2

Obsah umístěný v úvodu dokumentu usnadní čtenářům orientaci v něm

​

• Obsah dokumentu s odkazy na jednotlivé kapitoly vložíme do dokumentu přes Vložit > Obsah > S modrými odkazy / Insert > Table of Contents > With Blue Links
• Obsah dokumentu aktualizujeme klepnutím na obsah a na šipku v horním levém obsahu

Využití stylů pro vzhled dokumentu

• Pro nastavení vzhledu stylu vyberte daný text, ze seznamu stylů na liště nástrojů a zvolte Apply / Nastav
• Pro změnu stylu nastavte vzhled vašeho textu dle představ, najděte v seznamu stylů daný styl a zvolte u něj Update / Aktualizuj. Změní se tak vzhled všech nadpisů dané úrovně v dokumentu najednou

Použití stylů z jednoho dokumentu �v dalších dokumentech

Pokud jsme si dle svých potřeb nastavili styly v jednom dokumentu, snadno je využijeme v dalších

​

• Uložení stylů provedeme klepnutím na Výběr stylu na nástrojové listě > Možnosti > Uložit jako moje výchozí styly
• Nastavení stylů provedeme klepnutím na Výběr stylu na nástrojové listě > Možnosti > Použít moje výchozí styly

Vkládání textu z jiných zdrojů

Když přenášíte do vašeho dokumentu texty odjinud, �přenášejte jen jeho obsah, ne formátování

​

• Nepoužívejte Ctrl+V nebo Editace > Vložit , ale Ctrl+Shift+V nebo Editace > Vložit bez formátování
• Pokud už vložíme formátovaný text přes Ctrl+V nebo Editace > Vložit , lze veškeré formátování odstranit vybráním části textu a klepnutím na Clear Formatting / Zrušit formátování na nástrojové liště

Mezery mezi odstavci

Nemá smysl mezi odstavci �vkládat prázdné řádky

​

• Vyberte si text ve stylu, u kterého chcete upravit mezery před a po textu
• Nastavte si mezeru před a po přes Add space before/after / Přidej mezeru před/po
• Na závěr aktualizujte příslušný styl, aby se mezery nastavily u všech textů v daném stylu

Práce s obrázky

Otisky obrazovek

Pokud potřebuje zachytit do dokumentu, �co vidíte na obrazovce…

​

• Nastavte si na obrazovce, co potřebujete
• Zmáčkněte na klávesnici tlačítko Prnt Scr nebo � + Shift + S resp. + Shift + S
• Zvolte Úpravy / Vložit či Ctrl+V

17

Úpravy obrázků

• Oříznutí obrázku - zvolte Crop image / Ořez na nástrojové liště a chyťnete kraje obrázku za značky ořezu
• Formátování obrázku - zvolte Format Option na nástrojové liště a zvolte parametry obrázku

18

Fotky z mobilů

• Nejjednodušší je použít službu Google Photos https://photos.google.com/ a mít ji nainstalovanou i jako apku na mobilu.
• Po vyfotografování se fotka automaticky nahraje do “cloudu” a je přístupná i v Google Photos na počítači
• Do prezentace ji vložíte přes Insert / Image / Photos

19

Mohu “vyzobat” obrázky z dokumentu?

Ano, jen to zatím inženýři udělali trochu kostrbatě

​

• Stačí klepnout na obrázek v dokumentu
• zvolit Save to Keep a
• v liště obrázku vpravo na obrázku klepnout pravým tlačítkem a zvolit Save Image...

Práce s dokumenty

Když jsem přepsal/a něco, �co jsem nechtěl/a 1/2

• Pro návrat zpět po provedení nechtění změny funguje klasické Ctrl+Z resp. Edit > Undo / Editace > Zpět
• Lze se vrátit k jakékoliv verzi dokumentu od jeho založení přes File > Version history > See version history / Soubor > Historie verzí

Když jsem si přepsal/a něco, �co jsem nechtěl/a 2/2

• V zobrazení obsahu předchozí verze se lze kompletně vrátit k předchozí verzi
• Anebo přes Ctrl+C / Editace > Kopíruj vybrat jakoukoliv část obsahu, vrátit se do aktuální verze a tam obsah vložit přes Ctrl+V / Editace > Vložit
• Pokud se vrátíte k předchozí verzi omylem, nepanikařte. �V Historii verzí najdete i předchozí verzi dokumentu.

Návrat do aktuální verze beze změny

Vrátit se k předchozí verzi dokumentu

Je možné pracovat s dokumentech i bez připojení k Internetu? 1/2

• Jednou možností je, že ve WWW prohlížeči uděláte příslušné změny, které se pak automaticky promítnou do centrálního úložiště v cloudu po připojení počítače do sítě
• Stačí si funkci povolit v Google Drive > Settings > Offline

Je možné pracovat s dokumentech i bez připojení k Internetu? 2/2

• Druhou možností je synchronizovat dokumenty s vaším lokálním diskem viz https://www.google.com/intl/cs_cz/drive/download/
• Ale proč něco takového dělat 😲?

Jak dokument sdílet s ostatními 1/2

• Jednou z cest je každý dokument lze jednotlivě nasdílet s ostatními přes tlačítko Share / Sdílet
• To má většinou smysl pouze při sdílení dokumentu mimo firmu

Jak dokument sdílet s ostatními 2/2

​

• V rámci firmy má větší smysl dokument ze složky My Drive / Můj disk , do které vidíte jen vy, do složky, která je sdílená v rámci celé firmy
• Úplně nejjednodušší je vytvořit dokument přímo ve sdílené složce, kde ho chcete mít uložený, vytvoří se právně tam

Jak pracovat se vzory dokumentů 1/2

První možností je vytvořit kopii již existujícího dokumentu

• Na otevřeném dokumentu vzoru zvolte Soubor > Vytvořit kopii / File > Make a copy
• Nastavte název i umístění nového dokumentu v jednom kroku

Název nového dokumentu

Umístění nového dokumentu

Jak pracovat se vzory dokumentů 2/2

Druhou možností je používat šablony dokumentů

• Vytvoření dokumentu ze vzoru přes File > New > From template / Soubor > Nový > Ze šablony se dostanete do galerie šablon
• Novou šablonu vložíte přes Submit Template v galerii šablon

Užívejte výhod

Google Dokumenty

naplno!!!

Kontakt

http://bizingdrive.romanripa.com/

http://romanripa.com

romanripa.com