Gestion des voyages et des activités

Formation�des membres

Introduction

• Plate-forme unifiée pour les activités, les voyages et la gestion des dépenses de l’IPFPC
• Concur Expense a été mis en place en juillet 2019.
• Cvent et Concur Booking le seront également le 2 mars 2020.

Pourquoi utiliser Cvent et Concur?

• Cvent est facile à utiliser et permet aux planificateurs de réunions de créer des sites Web dynamiques dotés d’une multitude de fonctions d’invitation et d’inscription aux activités.
• Il réduit considérablement le nombre d’échanges électroniques avec les membres et offre aux utilisateurs plusieurs choix en libre-service concernant leur inscription, leurs déplacements et leur hébergement.
• Il améliore nettement l’expérience des membres grâce à la rationalisation des processus d’inscription aux activités et de réservation de voyages. Nous avons adopté cet outil pour satisfaire les membres qui voulaient un système et un processus plus moderne et plus pratique.

Inscription aux activités

• Le processus d’inscription commence dès vous recevez une invitation par courriel :

• Cliquez sur « Oui » pour vous inscrire à l’activité. Il vous sera demandé de confirmer vos coordonnées, les mesures d’adaptation nécessaires et tout autre élément logistique.
• Une fois l’inscription terminée, si un voyage est nécessaire, un lien sera mis à votre disposition pour vous permettre de réserver un voyage via le système Concur. Cliquez sur ce lien et vous serez dirigé vers la page de réservation de voyages.

Vidéos de formation

• Configurer votre profil de voyage
• Faire vos réservations de voyage

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Voyages approuvés au préalable

Ce type de voyage est uniquement lié à une réunion à laquelle vous vous inscrivez au moyen de la plateforme Cvent. Les voyages approuvés au préalable concernent les réunions regroupant cinq voyageurs ou plus. Comme vous êtes invité et autorisé à assister à cette réunion, votre voyage est préalablement approuvé en vertu des lignes directrices de l’IPFPC.

�Voici comment ça fonctionne :

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• Vous recevrez une invitation par courriel.
• Vous vous inscrivez à votre réunion dans le cadre de la plateforme Cvent.
• À la fin de votre procédure d’inscription, cliquez sur le lien ou le bouton « Réserver un voyage ».
• Le lien vous mène à une page où vous pouvez faire vos réservations.
• Mettez à jour votre profil.
• Sélectionnez les dispositions de voyage appropriées.
• Cliquez sur « Terminer » et attendez vos billets ou réservations électroniques.

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Demandes de voyage

Ce type de voyage est destiné à toutes les autres activités, conférences ou petites réunions (moins de cinq voyageurs), à l’instar du processus actuel de « NAV sur papier ».

�Voici comment ça fonctionne :

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• Rendez-vous à www.concursolutions.com.
• Ouvrez une session à l’aide de votre numéro de membre à sept chiffres @ipfpc (#######@ipfpc).
• Pour créer un nouveau mot de passe personnalisé, cliquez sur le lien Oubli du mot de passe.
• Mettez à jour votre profil.
• Sélectionnez les dispositions de voyage appropriées.
• Inscrivez les renseignements sur le but du voyage.
• Cliquez sur Terminer.
• Votre demande sera acheminée pour approbation, puis la réservation sera faite ou les billets vous seront émis.

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REMARQUE :

• Les réservations des déplacements ferroviaires doivent être faites auprès d’un agent de voyage BCD Travel au 1-800-263-4463 (appuyez sur 1 pour l’anglais et sur 2 pour le français)
• La location de voiture est généralement autorisée lorsque le lieu de la réunion se trouve à au moins 25 km de l’aéroport.

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