17- mavzu: Mehmonxona xojaligida axborotlarni boshqarish �
Amerika Qo‘shma SHtatlarida bu biznes rivojlanishining ikkinchi sababi esa, Evropa mamlakatlaridan farqli o‘laroq, u erda boshqa bir jamoat tadbirlarini o‘tkazish mumkin bo‘lgan zodagonlar saroylari yo’q edi. Mehmonxonalar ana shu tadbirlar o‘tkaziladigan joyga aylandi. Buning uchun maxsus zal barpo etishga to‘g‘ri kelar edi. Mehmonxonalar zallarida raqs tushish an’anasi 1950-yillarga qadar davom etib keldi. Uzoq vaqtgacha mehmonxona biznesi eng ommabop tadbirkorlik turi sanaldi.
Avtomatlashtirilgan axborot tizimi kompyuter dasturlari to‘plamidan iborat bo‘lib, ular yordamida boshqarish ofislari va yordamchi bo‘limlar ishi uchun dolzarb ahamiyatga ega bo‘lgan axborotni yig‘ish va undan foydalanish mumkin. Bu to‘plam tarkibida to‘rt dastur ayniqsa muhimdir, chunki ular ma’murlarni quyidagi yo‘nalishlar bo‘yicha kerakli axborot bilan ta’minlaydi:
Avtomatlashtirilgan axborot tizimining rezervlash xizmati faoliyatini ta’minlovchi tarkibiy qismi mazkur xizmat xodimlariga rezervlashga so‘rovlarni tez olish, rasmiylashtirilgan bronlarga tasdiqlar olish va mehmonxona nomerlari mijozlar bilan qay darajada to‘liqligi haqida doim aniq tasavvurga ega bo‘lish imkonini beradi. Avtomatlashtirilgan axborot tizimida bevosita ofisda va telefon orqali rezervlash markazlashtirilgan tizimi orqali amalga oshirilgan bronlash haqidagi barcha axborot jamlanadi. Mehmonxona korporatsiyalarining aksariyati mazkur tizimda o‘z raqamlariga ega bo‘lib, ularning yordamida mijozlar oldindan buyurtma qilish uchun mamlakatning istalgan nuqtasidan, ba’zan hatto chet eldan (bepul) sim qoqishlari mumkin. Transport agentliklari ham ushbu markazlashtirilgan tizimga kompyuter tarmog‘i orqali to‘g‘ridan-to‘g‘ri kirish imkoniyatiga ega.
Avtomatlashtirilgan axborot tizimidan surunkali foydalanuvchi mehmonxonaning yuzdan ortiq xizmatchilari istalgan vaqtda quyidagi yo‘nalishlar bo‘yicha axborot olishlari mumkin:�
O‘rta va katta mehmonxonalarda ma’murning ish joyi schyotlar va haridlarni nazorat qilish va rasmiylashtirish uchun mini-kompyuter bilan jihozlanadi. Mehmonxonada odatda monitorlar bilan jihozlangan yana bir nechta xizmatlar: savdo nuqtalari, ta’minot xizmati, konferenszal va boshqa xizmatlar ham faoliyat ko‘rsatadi. Kichik mehmonxonalar so‘rovlarni rasmiylashtirish uchun mini-kompyuterdan alohida foydalanishi yoki uni mahalliy tarmoqqa ulashi mumkin.
Mehmonxonalarda bronlash. � Nomerni bronlash haqida so‘rov (Reservation) turli kanallar (yelektron pochta, faks, telefon, teleks) orqali kelishi mumkin. So‘rov kelganida kompyuterda yoki daftarda mijoz haqida quyidagi ma’lumotlar qayd etiladi:
Har bir buyurtmaga raqam beriladi. Bronlashni kafolatlash depozit yoki kredit kartochkasi bilan amalga oshiriladi. Buyurtmani qabul qilgan xizmatchi mijoz tarixini (agar u mehmonxonada ilgari to‘xtagan bo‘lsa) tekshirib ko‘rishi va uning natijalariga ko‘ra tegishli belgilar qo‘yishi yoki bronlashni rad etishi lozim.
Kelgan mehmonlarni ro‘yxatga olish�
Kelgan mehmonni ro‘yxatga olish taomili (so‘rovnoma to‘ldirish, nomer kalitini berish va b.) qabul qilish peshtaxtasi (reseption desk) oldida amalga oshiriladi. Agar mehmonxonaga katta guruh kelgan bo‘lsa, ro‘yxatga olish jarayonini tezlashtirish va boshqa mijozlarga xalaqit bermaslik uchun xollda qo‘shimcha ro‘yxatga olish peshtaxtasi tashkil etilishi mumkin. Bu operatsiyani mehmonlar bilan ishlovchi menejer amalga oshiradi. U oliy martabali (VIP) mijozlarni ham shaxsan kutib oladi (o‘ta muhim mehmonlarni qabul qilish xizmati direktori yoki hatto mehmonxona bosh direktori kutib oladi).
Mehmonni ro‘yxatga olish unga: «Siz uchun nomer bronlashtirilmaganmi?», degan savol bilan murojaat etishdan boshlanadi. Ba’zan undan tasdiqnomani ko‘rsatish so‘raladi. Har bir mehmonga varaqcha (kartochka) yuritiladi. Unga mehmonning familiyasi, yashash manzili, pasport raqami (chet elliklar uchun), tayyorlangan xona raqami, tarif, jo‘nab ketish sanasi kiritiladi. Varaqchaning bir qismini mehmon, ikkinchi qismini esa - qabul qilish xizmatining xodimi to‘ldiradi.
Mehmon o‘z familiyasini, doimiy yashash manzilini, to‘lov turini ko‘rsatadi. Varaqchani to‘ldirgach, mehmon unga imzo chekadi. Shu tariqa u mehmonxona bilan shartnoma tuzadi va kelishilgan joylashtirish turi, yashash muddati, nomer bahosi va uni to‘lash majburiyatini tasdiqlaydi. Ushbu axborot kassirga uzatiladi. Mehmonga uning familiyasi, xona raqami va jo‘nash sanasi yozilgan tashrifnoma (vizitka, key kard, room slim) beriladi. Yuqori toifali mehmonxonalarda mehmonni nomerga paj kuzatib qo‘yadi. Agar mehmonning bagaji bo‘lmasa yoki paj bagajning yengilligini qayd etgan bo‘lsa, mehmondan nomer haqini oldindan to‘lash talab qilinishi mumkin.
Mijozni ro‘yxatdan chiqarish
Jo‘nab ketayotgan mehmonlar bilan hisob-kitob qilish va ularni ro‘yxatdan chiqarish mehmonxona kassasi (kashier desk) peshtaxtasi oldida amalga oshiriladi. Kassada mehmonning barcha harajatlari uning hisob varag‘i (schyoti)ga yoziladi. Kassaga bronlash xizmati (yoki reseption)dan (kompyuterga) haq to‘lash qanday amalga oshirilishi haqida ma’lumot keladi (vaucher, naqd pul, kredit kartochkasi; ba’zan haq qisman yoki to‘liq ushbu mehmonni qabul qilayotgan firma tomonidan amalga oshiriladi).
Mijoz mehmonxonada yashagan davrda unga mehmonxona xizmatlaridan foydalanganligi uchun yoziluvchi barcha schyotlar mehmonning hisob varag‘i (guest akkount, guest bill, guest folio, guest statement)da qayd etiladi. Bu hisob varaqda shuningdek, uning o‘zi yoki boshqa birov tomonidan amalga oshirilgan barcha to‘lovlar ham aks ettiriladi. Ushbu ma’lumotlarga asoslanib, mehmon jo‘nab ketayotganida unga to‘lash uchun schyot taqdim etiladi. Bu schyotga odatda mehmonxonada yashash, nonushta, restoranda ovqatlanish (agar joyida to‘langan bo‘lmasa), telefon, kabelli televideniye (pullik kanallar), qo‘shimcha xizmatlar (kir yuvish, room servike, basseyn va h.k.) uchun to‘lanadigan haq kiritiladi.
Mijozning ro‘yxatdan chiqarilganligi zudlik bilan mehmonxonaning boshqa (axborot, telefon va, eng avvalo, xo‘jalik) xizmatlariga ma’lumot berish orqali qayd etiladi. Nomer tozalanganidan va yangi mehmonni joylashtirishga tayyorlanganidan keyin xo‘jalik xizmati bu haqda joylashtirish xizmatiga ma’lumot beradi.