BÀI TOÁN · 1/2

Ba mươi giờ mỗi tuần cho công việc máy nên làm

Có một nhóm công việc của kế toán lặp đi lặp lại, theo quy tắc. Đó chính là cơ hội để tự động hóa, giảm chi phí nhân công cho doanh nghiệp.

VÍ DỤ CHÚNG TÔI CHỌN LÀM ĐIỂM XUẤT PHÁT — ĐỐI CHIẾU BA CHIỀU

Mỗi lần nhập hàng sinh ra ba chứng từ, do ba bộ phận khác nhau tạo ra:

1

Đơn đặt hàng (PO) · Bộ phận mua hàng

Chúng ta đã đặt cái gì, số lượng bao nhiêu, giá bao nhiêu.

2

Phiếu nhập kho (GRN) · Bộ phận kho

Chúng ta thực nhận cái gì, số lượng bao nhiêu.

3

Hóa đơn (Invoice) · Nhà cung cấp

Nhà cung cấp đòi tiền cho cái gì, bao nhiêu.

Chỉ khi cả ba khớp nhau thì khoản chi mới được duyệt. Đây là chốt chống trả tiền cho hàng chưa nhận, trả thừa so với giá đã thỏa thuận, hoặc trả hai lần cho cùng một lô.

Chúng tôi chọn bài toán này làm điểm xuất phát vì nó là một ví dụ điển hình của lớp công việc trên: quy tắc đủ rõ, lặp lại rất nhiều.

Nhưng thứ chúng tôi xây dựng không phải công cụ chỉ làm mỗi việc này — mà là một công cụ để kế toán có thể tự mình đi tự động hóa những quy trình như thế.

DƯ ĐỊA CHO TỰ ĐỘNG HÓA

30 giờ mỗi tuần

Thời gian một kế toán viên cấp thấp dành cho lớp công việc lặp đi lặp lại, chủ yếu tốn thời gian thao tác, bao gồm nhưng không giới hạn bởi công tác đối chiếu 3 chiều. (Sẽ khác nhau ở tùy doanh nghiệp, vị trí, con số này chỉ là theo khảo sát của nhóm)

300 đơn đặt hàng / tháng

Quy mô tại một doanh nghiệp thương mại điện tử cỡ trung nhóm đã phỏng vấn.

1–10 phút một bộ chứng từ

1 phút nếu chứng từ sạch; 5–10 phút với đơn lớn hoặc giao nhiều đợt/thanh toán nhiều lần.

Đòi hỏi sự chính xác – đặc trưng với nghiệp vụ tiền tệ

Flowcraft · 1/7

BÀI TOÁN · 2/2

Vì sao lớp công việc này vẫn chưa được tự động hóa

Lặp lại, có quy tắc, khối lượng lớn — đúng ra phải là ứng viên hoàn hảo cho tự động hóa. Ba rào cản khiến công việc này vẫn đòi hỏi nhân công.

1

Trong việc liên quan đến tiền, “thường đúng” là không đủ, chính xác hoàn toàn là bắt buộc

Kế toán viên không dám để một hệ thống tự hạch toán hay đưa ra quyết định khi nó không giải thích được vì sao và không cho xem trước những gì sắp làm. Nghiêm trọng hơn, các mô hình AI mang bản chất ngẫu nhiên — cùng một đầu vào có thể cho ra hai kết quả khác nhau. Với công việc kiểm soát dòng tiền, đây là điểm chết.

2

Mỗi doanh nghiệp có một bộ quy tắc bất thành văn

Sai lệch dưới ngưỡng nào thì bỏ qua được? Chênh lệch do tỷ giá xử lý thế nào? Trường hợp nào bắt buộc có chữ ký kế toán trưởng? Những quy ước này thường chỉ nằm trong đầu kế toán trưởng hoặc nhân sự lâu năm, và phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có một bộ SOP. Không có mô tả rõ ràng thì không có gì để tự động hóa. Vì thế, những giải pháp tồn tại trên thị trường khó có thể đưa vào ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp.

3

Người hiểu việc thì không lập trình được, người lập trình được thì không có ở đó

Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có bộ phận IT. Người hiểu rõ nhất công việc cần tự động hóa là kế toán viên — nhưng họ không lập trình. Khoảng cách này khiến phần lớn doanh nghiệp đơn giản là bỏ qua, và tiếp tục trả lương cho những giờ làm thủ công.

Bài toán thật không phải “máy có làm được việc này không”. Máy làm được. Bài toán là làm sao để kế toán có thể tin tưởng, kiểm soát, và đưa vào sử dụng.

Flowcraft · 2/7

GIẢI PHÁP · 1/2

Flowcraft — nhìn thấy trước khi chạy

Kế toán mô tả công việc của mình bằng ngôn ngữ thường ngày. Flowcraft dựng thành quy trình gồm các khối chức năng đã được kiểm chứng — và cho phép review, tùy chỉnh toàn bộ trước khi bấm chạy.

TỪ MỘT CÂU MÔ TẢ CÔNG VIỆC

“Mỗi tháng tôi phải đối chiếu đơn đặt hàng với phiếu nhập kho và hóa đơn, lệch quá 2% thì báo lại cho kế toán trưởng.”

Đọc chứng từ

ảnh/PDF

Chuẩn hóa

dữ liệu

Đối chiếu

số lượng

Đối chiếu

đơn giá

Kiểm tra

dung sai

Sinh báo cáo

chênh lệch

Định tuyến

phê duyệt

Kế toán xem trước sơ đồ, đổi thứ tự bước, chỉnh tham số — rồi mới chạy.

CƠ CHẾ: GHÉP KHỐI, KHÔNG SINH MÃ TÙY TIỆN

Đội ngũ kỹ thuật xây dựng các khối chức năng. Mỗi khối được lập trình, kiểm thử và đánh giá rủi ro trước khi vào thư viện.

Kế toán viên ghép các khối thành quy trình của mình. Không cần biết lập trình, nhưng vẫn hiểu bản chất công cụ và có thể kiểm soát.

QUYỀN KIỂM SOÁT NẰM Ở NGƯỜI DÙNG

Đổi thứ tự các bước, chỉnh tham số trong khuôn khổ cho phép (ngưỡng dung sai, quy tắc làm tròn), thêm chốt kiểm duyệt, hoặc dừng lại. Sau khi chạy, mọi kết quả đều truy vết ngược được về chứng từ gốc.

AI ĐỌC, THUẬT TOÁN PHÁN XỬ

Đọc và hiểu chứng từ

AI · xác suất — nhưng luôn đối chiếu ngược được về bản gốc

Đối chiếu, tính toán, ra quyết định

Thuật toán cố định · tất định — cùng đầu vào luôn cho cùng đầu ra

AI chỉ được giao chức năng đơn lẻ, cùng với cảnh báo về độ tin cậy, không được giao việc phán xử.

Flowcraft · 3/7

GIẢI PHÁP · 2/2

Bộ nhớ tổ chức — kinh nghiệm cá nhân thành tài sản chung

Tự động hóa xử lý được phần việc rõ ràng. Giá trị thật nằm ở chỗ xử lý phần việc không rõ ràng — và ghi nhớ cách đã xử lý.

QUY TRÌNH XỬ LÝ NGOẠI LỆ/TRƯỜNG HỢP CHƯA CÓ QUY TẮC RÕ RÀNG

1

Phát hiện

Quy trình chạy, phần lớn bộ chứng từ khớp và được thông qua. Một số ít rơi vào tình huống chưa có tiền lệ, quy định theo yêu cầu của người dùng.

2

Quyết định hoặc chuyển cấp

Kế toán viên tự quyết trong thẩm quyền của mình, hoặc chuyển câu hỏi lên cấp trên — kèm nguyên vẹn chứng từ và thông tin liên quan.

3

Cấp có thẩm quyền trả lời

Kế toán trưởng nhận câu hỏi và thông tin đó trên hệ thống và đưa ra quyết định.

4

Ghi thành tiền lệ

Quyết định được lưu lại. Lần sau, bất kỳ nhân viên nào gặp tình huống tương tự đều được hệ thống đề xuất cách xử lý đã duyệt.

VÌ SAO ĐIỀU NÀY QUAN TRỌNG VỚI DOANH NGHIỆP

Tri thức không nằm trong đầu một người. Quy ước của kế toán trưởng được ghi lại và điều này diễn ra ngay trong lúc làm việc, không tốn thời gian tổng hợp SOP.

Nhân sự mới vào việc nhanh hơn. Thay vì hỏi đồng nghiệp, họ thấy cách xử lí các trường hợp ngoại lệ, các quy ước của chính công ty mình.

Xử lý nhất quán. Cùng một tình huống được xử lý giống nhau giữa các nhân viên và giữa các tháng.

Cấp trên vẫn giữ quyền quyết định, nhưng chỉ phải đưa ra quyết định một lần cho mỗi loại tình huống.

Càng dùng càng khớp với doanh nghiệp. Kho quy ước lớn dần theo thời gian và giúp sản phẩm ngày càng vận hành trơn tru.

Đây là thứ một chương trình tự động hóa thông thường không làm được: nó xử lý được việc, nhưng không học được cách công ty bạn muốn việc đó được xử lý.

Flowcraft · 4/7

ĐỊNH VỊ

Vì sao chọn Flowcraft?

Ba lựa chọn doanh nghiệp thường nghĩ tới trước — và mỗi lựa chọn vấp vào rào cản nào.

Chatbot / agent AI tổng quát

Claude, ChatGPT…

Làm tốt: hiểu yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên, xử lý được ca khó, thậm chí viết ra cả script.

Vấp ở đâu: mỗi lần chạy là một lần suy luận lại — không thể cam kết về kết quả giống nhau. Không phân quyền, không tiền lệ tổ chức, không bản ghi để kiểm toán. Chất lượng đầu ra phụ thuộc kỹ năng ra lệnh của từng người.

Thuê IT viết script riêng

một lập trình viên, vài trăm dòng code

Làm tốt: chạy tất định, rẻ nếu chỉ cần đúng một việc.

Vấp ở đâu: kế toán không sửa được khi quy tắc đổi. Không giao diện, không phiên bản, không ai duyệt rủi ro. Script chết khi người viết nghỉ việc, và không có khả năng tái sử dụng. Đặc biệt là rất cứng nhắc.

Phần mềm kế toán đóng gói

MISA, Fast, SAP…

Làm tốt: chuẩn hóa, đáng tin, là công cụ giữ sổ sách quen thuộc của doanh nghiệp.

Vấp ở đâu: quy trình cố định theo nhà cung cấp. Quy ước riêng của từng doanh nghiệp không nhét vào được. Muốn tùy biến thì chờ bản cập nhật hoặc phải trả tiền tư vấn triển khai.

FLOWCRAFT ĐỊNH VỊ THẾ NÀO TRÊN THỊ TRƯỜNG?

Flowcraft không cạnh tranh ở khả năng giải bài, mà ở vòng đời của một quy trình: cần nhiều hay không nhân sự để tự động hóa, ai là người duyệt, chạy lại lần thứ 300 có giống lần đầu không, ai sửa được khi quy tắc đổi, và quyết định của người có thẩm quyền có được giữ lại không.

Claude là người thợ tốt. Flowcraft là một dây chuyền tự động. Doanh nghiệp không thuê một người thợ cả để công việc lặp đi lặp lại.

Disclaimer. Ở mức MVP khoảng cách nêu trên còn mỏng, phần lớn nằm ở tư duy thiết kế sản phẩm chứ chưa phải công nghệ độc quyền. Thứ làm sản phẩm trở nên giá trị là thư viện khối chức năng được kiểm duyệt và kho tiền lệ mỗi doanh nghiệp tự tích lũy — hai thứ không thể sao chép được.

Flowcraft · 5/7

TÍNH KHẢ THI

Những gì đã chạy được và những gì đã kiểm chứng

Nhóm chứng minh bằng số đo thực tế, cũng như nêu rõ giới hạn.

200 bộ chứng từ

đã chạy thử trên MVP

100% chính xác

ở khâu trích xuất, trên tài liệu PDF và ảnh chụp

300 đơn/tháng

quy mô doanh nghiệp TMĐT được khảo sát

3 kế toán viên

được phỏng vấn trực tiếp, từ nhân viên tới quản lý

KHẢ THI KỸ THUẬT — MVP ĐÃ HOẠT ĐỘNG

Quy trình đối chiếu ba chiều chạy trọn vẹn từ đầu vào đến báo cáo chênh lệch.

Người dùng chỉ cần thả cả thư mục chứng từ — hệ thống tự phân loại và ghép bộ.

Sơ đồ quy trình hiển thị trước khi chạy; tham số điều chỉnh được trong khuôn khổ.

Cơ chế chuyển cấp phê duyệt đã hoạt động giữa hai vai trò người dùng.

Phần đối chiếu và tính toán là thuật toán cố định — đảm bảo độ tin cậy.

KHẢ THI THỊ TRƯỜNG — BÀI TOÁN ĐẾN TỪ NGƯỜI DÙNG THẬT

Nhóm phỏng vấn trực tiếp kế toán viên ở nhiều cấp để phát triển bài toán. Tuy nhiên đây mới là quan sát định tính, không phải khảo sát thị trường.

Bài toán rõ nhất ở nhóm kế toán viên cấp thấp: nhập liệu và đối chiếu chiếm tới 30 giờ/tuần.

Doanh nghiệp khảo sát xử lý 300 đơn/tháng — đủ lớn để tự động hóa tạo khác biệt thấy được, chưa đủ lớn để có bộ phận IT riêng. Đây chính là phân khúc Flowcraft nhắm tới.

Công việc của cấp quản lý thiên về ra quyết định, khó tự động hóa — Flowcraft hỗ trợ chứ không thay thế.

Giới hạn đã biết — nêu rõ để không gây hiểu nhầm. Con số 100% được đo trên tài liệu số (PDF, ảnh chụp màn hình). Chứng từ viết tay chưa được kiểm chứng. Trên thực tế, giao dịch B2B giữa doanh nghiệp gần như đều dùng chứng từ số, nên đây là phạm vi phù hợp với bài toán — nhưng nhóm chưa kiểm chứng sản phẩm ngoài phạm vi này.

Flowcraft · 6/7

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN

Làm sâu nền tảng, mở rộng cùng khách hàng

1

Phân quyền & bộ nhớ tổ chức

Phân quyền nhiều cấp theo cơ cấu thực tế, hạn mức thẩm quyền theo giá trị giao dịch, vòng đời tiền lệ, nhật ký kiểm toán đầy đủ.

2

Quy trình dạng sơ đồ

Rẽ nhánh theo điều kiện, chạy song song, xử lý theo lô — cho những quy trình phức tạp hơn tuyến tính.

3

Khối tùy chỉnh của doanh nghiệp

Người dùng có chuyên môn tự tạo khối dùng chung nội bộ, có kiểm duyệt và phân quyền trước khi đưa vào dùng.

4

Mở rộng thư viện khối

Đối chiếu công nợ, đối chiếu sao kê ngân hàng, kiểm tra hợp lệ chứng từ đầu vào, tổng hợp chi phí theo kỳ.

Cách mở rộng là ngồi cùng kế toán viên, không ngồi đoán. Mỗi khối mới xuất phát từ một công việc có thật được quan sát trực tiếp, rồi mới kiểm thử và đánh giá rủi ro. Thư viện lớn dần thì số quy trình dựng được tăng theo cấp số nhân, không phải cấp số cộng.

Sản phẩm hiện tại là một điểm tham chiếu, chưa phải sản phẩm sẵn sàng triển khai diện rộng. Nhưng nhóm tin mình đã trả lời được câu hỏi khó nhất: làm sao để kế toán tin và kiểm soát được tự động hóa.

Flowcraft — tự động hóa kế toán mà người làm kế toán vẫn nắm quyền kiểm soát.

Flowcraft · 7/7