MINUTASI

​

OLEH

DRS. H. UU. ABD. HARIS, M.H.

​

(HAKIM TINGGI PENGADILAN TINGGI AGAMA PALANGKA RAYA)

PENDAHULUAN

Kegiatan ini tidak akan menyampaikan materi berupa teori, akan tetapi lebih banyak kepada membahas permasalahan yang dihadapi

DASAR HUKUM MINUTASI

• Surat Dirjen Badilag Nomor 1924.c/DJA/OT.01.3/VII/2018
• Hasil Rapat Pimpinan Mahkamah Agung RI tanggal 5 April 2021

​

MINUTASI

• Minutasi berasal dari kata minut yang berarti asli. Sehingga minutasi adalah proses pengaslian untuk dijadikan dokumen.
• Pengertian selengkapnya adalah proses penyusunan berkas perkara secara tertib administrasi sejak perkara diterima sampai perkara selesai berdasarkan kronologis dengan cara pembundelan/jahit dan pengesahan dokumen.
• Pelaksana minutasi adalah panitera yang bersidang, sehingga minutasi tidak dapat diserahkan kepada pegawai lain.
• Tanggung jawab minutasi berada pada Ketua Majelis

TUJUAN MINUTASI

• Tertib administrasi
• Setiap penyelesaian perkara dituangkan di dalam BAS dan disusun dengan baik dan benar dalam berkas perkara
• Tertib dan amankan dokumen
• Bahwa berkas perkara yang terdiri dari BAS dan surat-surat lainnya merupakan dokumen negara yang harus dijaga keamanannya. Sehingga berkas perkara berjalan tidak dapat dibaca atau dipinjamkan kepada pihak yang berperkara ataupun pihak lain
• Tertib kinerja
• Minutasi adalah hasil kerja panitera sidang sebagai capaian kinerja yang berfungsi dan berpengaruh kepada promosi jabatan panitera sidang
• Tuntutan teknologi dan masyarakat

Berdasarkan hasil kesepakatan pada Rapat Pimpinan Mahkamah Agung RI tanggal 5 April 2021, bahwa Minutasi putusan perdata diselesaikan maksimal 14 (empat belas) hari

Namun karena tuntutan teknologi dan kepuasan masyarakat sebagaimana Surat Ditjen Badilag Nomor 1924.c/DJA/OT.01.3/VII/2018 yang menginstruksikan bahwa minutasi berkas perkara selesai pada hari yang sama dengan putusan dibacakan atau yang dikenal dengan one day minutation. 

Dari pengertian tersebut ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

1. Penyusunan
2. Berkas Perkara
3. Tertib Administrasi
4. Sejak diterima sampai perkara selesai
5. Kronologis
6. Pembundelan/Jahit
7. Pengesahan Dokumen

PENYUSUNAN

Penyusunan adalah proses mengatur dan menata dengan baik dan benar. Tentunya didalamnya terdapat unsur kerapihan.

​

BERKAS PERKARA

Dapat dikatakan berkas perkara adalah semua surat, domumen, catatan kejadian dalam penyelasaian perkara. Berkas perkara diantaranya adalah :

• Surat gugatan/permohonan
• Administrasi perkara
• Administrasi persidangan

SURAT GUGATAN/PERMOHONAN

Surat Gugatan / Permohonan harus dilampirkan juga :

• Surat Kuasa (Jika ada)
• SKUM (Surat Kuasa Untuk Membayar)

ADMINISTRASI PERKARA

• Penetapan Majelis Hakim
• Penunjukan Panitera Sidang
• Penunjukan Juru Sita/Juru Sita Pembantu
• Penetapan Hari Sidang

ADMINISTRASI PERSIDANGAN

• Surat pernyataan bersedia untuk beracara dengan e-court
• Surat panggilan
• Penunjukan Mediator
• Laporan mediasi
• Berita Acara Sidang (BAS), baik sidang di ruang sidang atau di luar ruang sidang (descente) yang memuat :
• Jawaban
• Replik
• Duplik
• Rereplik
• Reduplik
• daftar bukti
• sanggahan bukti
• kesimpulan (jika ada)

• Dokumen persidangan, terutama bukti baik berupa surat, foto, gambar, barang atau sesuatu yang disampaikan didalam proses persidangan.
• Putusan sela
• Penetapan sita jaminan
• Berita acara sita jaminan
• Pemberitahuan/teguran panjar biaya biaya habis
• Penetapan perkara dicoret dari register karena panjar biaya habis

TERTIB ADMINISTRASI

Dinyatakan tertib administrasi adalah dilakukan penataan berkas dengan baik dan benar. Bukan hanya ditata dengan baik, akan tetapi dengan benar. Termasuk kode, tanda, halaman, renvoi dan paraf

​

SEJAK DITERIMA SAMPAI PERKARA SELESAI

Minutasi disususn dan ditata secara tertib administrasi sejak Majelis Hakim menerima surat gugatan/permohonan sampai perkara dinyatakan selesai baik melalui putusan atau penetapan.

​

KRONOLOGIS

Yang dimaksud kronologis, adalah proses penyusunan dan penataan berkas perkara dengan tertib administrasi berdasarkan waktu kejadian.

​

PEMBUNDELAN / JAHIT

Berkas setelah disusun dan tata dengan tertib administrasi secara kronologis kemudian dibundel/dijahit. Artinya berkas tersebut dijahit dengan menggunakan benang, tidak menggunakan kawat/streples

PENGESAHAN DOKUMEN

• Proses minutasi dianggap sempurna apabila jalannya proses penyelesian perkara disahkan dokumennya oleh ketua majelis.
• Bertia Acara Sidang (BAS) ditandatangan oleh ketua majelis, dokumen bukti surat dan lainnya diberi kode dan diparaf oleh ketua majelis.

​

KENDALA PROSES MINUTASI

• Pembuatan BAS tidak dikerjakan setelah selesai persidangan
• Pembuatan BAS dikerjakan setelah majelis meminta berkas karena akan membuat putusan
• Kebiasaan copypaste, sehingga banyak nama dan keterangan saksi sama
• Berkas tidak dikumpulkan pada satu map
• Dokumen yang tercecer, tertukar karena terselip pada berkas perkara yang lain
• Dokumen persidangan hilang/rusak
• Penomoran halaman BAS yang tidak bersambung
• Tidak dijahit dengan baik dan benar
• Perkara yang panjar biaya perkara kurang/habis
• Surat pemberitahuan/teguran panjar biaya habis yang dibuat/disampaikan tidak tepat waktu

YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT MINUTASI

• Tanggal minutasi berkas bundel A sama dengan tanggal putus perkara.

One day publish = One day minutation

• Biasakan minutasi bundel A dilakukan sesegera mungkin setelah persidangan (bertahap) untuk :
• Melawan Lupa
• Menghindari Kesalahan
• Capaian Kinerja
• Menangguhkan pelaksanaan minutasi bundel A dengan membuat minutasi menjelang majelis membuat putusan akan merugikan pihak yang berperkara, majelis hakim dan tenaga teknis/penitera sidang.
• Hindari copypaste dalam membuat BAS
• Majelis dan tenaga teknis/panitera yang bersidang bertanggung jawab terhadap isi, keabsahan maupun ketepatan minutasi bundel A