Modul Pelatihan
Microsoft Office
Rahmadi, S.Kom., M.Kom
Word · Mail Merge
Excel · VLOOKUP & Grafik
PowerPoint · Animasi
⏱ focus studi kasus
Agenda Pelatihan
Tiga modul studi kasus berbasis skenario kerja nyata
01 Microsoft Word
Mail Merge Undangan
20 Menit
Buat satu template surat undangan dan hasilkan dokumen
personal untuk 5 peserta secara otomatis.
Mail Merge Wizard
Insert Merge Field
Finish & Merge
02 Microsoft Excel
VLOOKUP & Grafik Penjualan
25 Menit
Hubungkan dua tabel data dengan VLOOKUP, hitung total,
lalu buat grafik batang penjualan produk.
VLOOKUP Formula
Absolute Reference $
Insert Bar Chart
03 PowerPoint
Animasi Bertahap
15 Menit
Susun slide presentasi dengan animasi elemen bertahap
agar audiens mengikuti alur penjelasan.
Animation Pane
Effect Options
Slide Show Preview
MODUL 1
Microsoft Word
Mail Merge Undangan Seminar
📄
Skenario
5 surat undangan
personal otomatis
⏱
Durasi
20 Menit
🎯
Level
Pemula – Menengah
Word — Langkah 1 & 2
SKENARIO
Anda adalah panitia seminar. Buat satu template surat undangan, lalu gunakan Mail Merge untuk menghasilkan surat personal bagi 5 peserta secara otomatis — tanpa mengetik ulang satu per satu.
1
Buat Data Sumber (Excel)
Buat file Excel berisi kolom:
Nama · Jabatan · Instansi
untuk 5 peserta. Simpan sebagai data_peserta.xlsx
2
Buat Template Surat di Word
Ketik isi surat undangan.
Tandai placeholder: 'Kepada Yth. [NAMA]'
di bagian yang akan diganti otomatis.
Word — Langkah 3, 4 & 5
3
Mulai Mail Merge — Pilih Data
Tab Mailings → Start Mail Merge → Letters.
Lalu Select Recipients → Use an Existing List → pilih file Excel data_peserta.xlsx.
🖼 Screenshot:
Tab Mailings →
Start Mail Merge terbuka
4
Sisipkan Merge Field
Klik di posisi nama → Insert Merge Field → Nama. Lakukan untuk Jabatan & Instansi. Field muncul sebagai «Nama».
🖼 Screenshot:
Dropdown Insert Merge Field
dengan daftar kolom data
5
Preview & Finalisasi
Klik Preview Results untuk cek hasil per peserta. Lalu Finish & Merge → Edit Individual Documents → All.
🖼 Screenshot:
Preview hasil surat
dengan nama peserta pertama
✅ Hasil: Dokumen baru berisi 5 surat undangan terpisah — masing-masing sudah terisi nama & instansi peserta secara otomatis.
MODUL 2
Microsoft Excel
VLOOKUP & Grafik Penjualan
📊
Skenario
2 tabel dihubungkan
VLOOKUP + grafik
⏱
Durasi
25 Menit
🎯
Level
Menengah
Excel — VLOOKUP (Langkah 1, 2 & 3)
SKENARIO
Anda punya Tabel Penjualan (Kode Produk & Jumlah Terjual) dan Tabel Produk (Kode, Nama, Harga). Gunakan VLOOKUP untuk mengisi nama & harga otomatis, hitung total, lalu buat grafik batang.
1
Siapkan Dua Tabel
Sheet 1: Kolom A (Kode), B (Jumlah).
Sheet 2: Kolom E (Kode), F (Nama Produk), G (Harga Satuan).
🖼 Screenshot:
Dua tabel berdampingan
dengan header kolom
2
VLOOKUP Nama Produk
Di C2 ketik:
=VLOOKUP(A2,$E$2:$G$10,2,0)
Cari A2 di kolom E–G, ambil kolom ke-2.
🖼 Screenshot:
Formula bar dengan rumus
VLOOKUP, hasil nama muncul
3
Harga & Total Penjualan
D2: =VLOOKUP(A2,$E$2:$G$10,3,0)
E2: =B2*D2 (Jumlah × Harga)
Tarik ke bawah semua baris.
🖼 Screenshot:
Tabel lengkap — Nama,
Harga, Total terisi otomatis
💡 Tips: Gunakan $ (referensi absolut) pada tabel VLOOKUP agar tidak bergeser saat formula di-copy ke bawah.
Excel — Membuat Grafik (Langkah 4 & 5)
4
Buat Grafik Batang
1. Blok kolom Nama Produk
2. Ctrl+klik kolom Total Penjualan
3. Insert → Bar Chart → Clustered Bar
5
Format & Beri Judul Grafik
1. Klik judul → ganti teks judul
2. Chart Design → pilih warna tema
3. Tambahkan Data Labels di tiap batang
🖼 Screenshot:
Panel Insert Chart terbuka
(pilih jenis grafik)
— dan —
Grafik batang final
dengan judul & data label
✅ Hasil: Tabel penjualan lengkap (nama & harga otomatis via VLOOKUP) + grafik batang siap dipresentasikan.
MODUL 3
Microsoft PowerPoint
Slide Presentasi dengan Animasi Bertahap
📽
Skenario
5 elemen animasi
bertahap per slide
⏱
Durasi
15 Menit
🎯
Level
Pemula – Menengah
PowerPoint — Langkah 1, 2 & 3
SKENARIO
Buat slide presentasi hasil penjualan berisi: judul, 3 poin ringkasan, dan grafik. Setiap elemen muncul satu per satu saat presentasi berlangsung agar lebih terarah.
1
Susun Konten Slide
Buat slide: Title placeholder (judul), Text Box berisi 3 bullet poin, paste grafik dari Excel (Paste Special → Picture). Atur tata letak seimbang.
🖼 Screenshot:
Slide PPT berisi judul,
3 poin teks, dan grafik
2
Buka Animation Pane
Tab Animations → klik Animation Pane (kanan layar). Panel menampilkan urutan semua animasi. Buka sebelum menambahkan animasi apapun.
🖼 Screenshot:
Tab Animations aktif,
Animation Pane terbuka
3
Animasi Judul (Fade)
Klik teks judul → pilih Fade di grup Entrance. Atur: Start = On Click, Duration = 0.5s. Judul muncul pertama saat klik.
🖼 Screenshot:
Menu Entrance dengan
efek Fade dipilih untuk judul
💡 Tips: Selalu buka Animation Pane terlebih dahulu sebelum menambahkan animasi — agar urutan animasi mudah dipantau.
PowerPoint — Langkah 4 & 5
4
Animasi Poin — Satu per Satu
1. Klik text box bullet poin
2. Pilih animasi Fly In atau Appear
3. Effect Options → By 1st Level Paragraphs
Setiap poin muncul satu per satu
5
Animasi Grafik & Uji Presentasi
1. Klik grafik → pilih animasi Wipe
2. Effect Options: From Bottom
3. Start: On Click
4. Slide Show → From Beginning (uji urutan)
🖼 Screenshot:
Dropdown Effect Options →
'By 1st Level Paragraphs' dipilih
🖼 Screenshot:
Animation Pane — daftar urutan:
Judul → Poin 1 → Poin 2 → Poin 3 → Grafik
✅ Hasil: Slide profesional dengan 5 elemen beranimasi bertahap — presenter bisa mengendalikan alur penjelasan kepada audiens dengan lebih efektif.
Ringkasan Pelatihan
Yang Telah Anda Pelajari
Word
Mail Merge
Surat personal massal otomatis
Excel
VLOOKUP & Grafik
Tabel terhubung + visualisasi data
PowerPoint
Animasi Bertahap
Presentasi terstruktur & terarah
Tips Lanjutan
Kombinasikan Mail Merge + Excel untuk data peserta yang lebih besar
Gunakan Named Range di Excel agar formula VLOOKUP lebih mudah dibaca
Simpan animasi PPT sebagai template .potx untuk dipakai ulang