STANDARD OPERATING PROCEDURE
Proses Pencatatan
Odoo di Store
Panduan pencatatan inventory harian — penerimaan barang, transfer antar store, spoil & waste, hingga stock opname.
Penerimaan
Barang
Transfer
Antar Store
Spoil &
Waste
Stock
Opname
Data & Tech Team · Sagala
SAGALA · DATA & TECH TEAM · SOP ODOO STORE
02 / 05
Odoo adalah sistem yang kita gunakan untuk mencatat seluruh pergerakan barang di store secara digital dan real-time. Dengan Odoo, setiap barang yang masuk, keluar, dikirim, diterima, rusak/terbuang, hingga hasil stock opname tercatat rapi dalam satu sistem. Tujuannya sederhana: stok di sistem selalu sama dengan stok fisik di store.
Apa itu Odoo??
Odoo Sendiri akan digunakan per tanggal 20 July untuk semua store, namun hanya untuk Penerimaan, Transfer item, dan Spoil/Waste
SAGALA · DATA & TECH TEAM · SOP ODOO STORE
02 / 05
Istilah yang akan muncul di layar odo
Istilah | Arti |
Receipts (Penerimaan) | Dokumen barang MASUK ke store (dari supplier atau dari store/gudang lain). |
Internal Transfer | Dokumen barang KELUAR dari store (misalnya dikirim ke store lain). |
Scrap (Spoil / Waste) | Pencatatan barang yang rusak, basi, terbuang, atau dituang — stok berkurang. |
Adjustment / Stock Opname | Penyesuaian stok sistem agar sama dengan hasil hitung fisik. |
Source Location | Lokasi ASAL barang. |
Destination / Scrap Location | Lokasi TUJUAN barang. |
Demand | Jumlah yang seharusnya (sesuai pesanan/dokumen). |
Quantity | Jumlah AKTUAL yang benar-benar masuk atau keluar. |
Validate | Tombol untuk MENGESAHKAN dokumen. Stok baru berubah setelah dokumen divalidasi. |
LANGKAH 1 DARI 4
Penerimaan Barang
Supplier
Pembelian langsung dari vendor
Warehouse
Distribusi dari gudang pusat
Antar Store
Transfer masuk dari store lain
MODULE INVENTORY
Receipt
PERHATIAN
Wajib dilakukan secara real-time, karena proses ini memerlukan tanda tangan (signature) dari pihak pengirim dan penerima sebagai bukti serah terima barang.
SAGALA · DATA & TECH TEAM · SOP ODOO STORE
02 / 05
LANGKAH 2 DARI 4
Pengiriman Barang ke Store Lain
Store Asal
Internal Transfer
Store Tujuan
Module Inventory
Internal Transfer
PERHATIAN
Setiap pengiriman antar store dicatat melalui menu Internal Transfer agar posisi stok di masing-masing lokasi selalu akurat dan dapat ditelusuri.
SAGALA · DATA & TECH TEAM · SOP ODOO STORE
03 / 05
Transfer Out wajib melakukan rekues ke PPIC tidak boleh dilakukan sendiri
LANGKAH 3 DARI 4
Pencatatan Spoil & Waste
1
Menu Item
2
Operation
3
Scrap
Module Inventory → Menu Item → Operation → Scrap
PERHATIAN
Wajib memastikan Source Location sesuai dengan store masing-masing agar pencatatan kerugian (spoil & waste) tercatat di lokasi yang benar.
SAGALA · DATA & TECH TEAM · SOP ODOO STORE
04 / 05
LANGKAH 3 DARI 4
Pencatatan Spoil & Waste
Untuk Proses Spoil nasi putih, nasi merah, dan scrambel egg. Pilih item yang memiliki kode SW didepannya
Contoh :
LANGKAH 3 DARI 4
Pencatatan Spoil Item Expired
Untuk Pencatatan item yang spoil karena expired, dapat dilakukan dengan menggunakan fitur Scrap/pembuangan, Pastikan locationnya dipilih Virtual Locations/Expired
Apabila terdapat kesalahan penginputan apa yang harus dilakukan??
LANGKAH 4 DARI 4
Stock Opname
Tetap dilakukan di IMS
Proses stock opname tidak dipindahkan ke Odoo — pencatatan dan rekonsiliasi stok fisik tetap berjalan melalui sistem IMS seperti biasa.
Penerimaan
Transfer
Spoil & Waste
Stock Opname
● Odoo ● IMS
SAGALA · DATA & TECH TEAM · SOP ODOO STORE
05 / 05
Critical Point
PERHATIAN • Wajib dipatuhi setiap kali menggunakan Odoo
1. Input sesuai barang FISIK — bukan menyalin angka yang sudah ada di sistem.
2. Cek Source & Destination/Scrap Location sebelum menekan Validate.
3. Satu dokumen = satu kali Validate. Jangan memvalidasi dokumen yang sama dua kali.
4. Jangan menebak jumlah. Hitung dulu barang fisiknya.
5. Lengkapi tanda tangan dan foto bukti bila diminta.
6. Kalau ragu, tanya supervisor sebelum Validate. Dokumen yang sudah Done sulit dibatalkan.