Gestió econòmica� � �FORMACIÓ SERVEIS EDUCATIUS�
Octubre 2023
2
|
INDEX
3
Caldrà accedir utilitzant el certificat de la FNMT
Podeu comprovar que funciona utilitzant l’opció que teniu disponible a la pàgina:
Informacions rellevants: Canvis en l’accés a l’OVT
4
El Departament i CaixaBank van signar, el 18 d'octubre de 2010, un conveni per a promoure l'ús de les noves tecnologies en la gestió administrativa i financera dels centres i serveis educatius, modificat posteriorment dues vegades, el 10 d'abril de 2015 (addenda) i el 14 de juny de 2017 (addenda). Podeu consultar les condicions del conveni al Portal de centre.
Us informem que:
El conveni pel qual es regulen les condicions de serveis bancaris de CaixaBank per als centres educatius de titularitat de la Generalitat de Catalunya ha expirat i s'està treballant en les futures condicions de serveis bancaris.
La Caixa ha comunicat al Departament d'Educació que les condicions seran transitòriament les mateixes que les del conveni, excepte el cost del manteniment de comptes, que s’aplicarà un cost de 30 euros cada trimestre i compte.
Informacions rellevants: Conveni CaixaBank
Marc normatiu de la Gestió Econòmica dels serveis educatius
5
Documents d’organització i gestió del centre (2023-2024)
Pàgines 9,10 i 12.
Normativa específica dels Serveis Educatius
De la secretària general, relativa a la gestió econòmica dels centres educatius públics del Departament d’Educació.
Punts 1 i 2 del document “Gestió econòmica, acadèmica i administrativa del centre. Registre d'alumnes” de l’apartat “Gestió del centre”.
Instruccions 3/2019-3/2022
6
La instrucció 3/2022 regula la signatura de comptes bancaris en el cas dels centres que només tenen director o directora. En aquest cas els comptes tenen 2 persones autoritzades (director/a i professor o persona dels ST), però no requereixen doble signatura.
Instrucció 3/2022
Documents
de liquidació
de l’exercici
Marc de la responsabilitat en la Gestió Econòmica dels serveis educatius
7
El manteniment i la millora de les instal·lacions del centre, en el cas dels centres que imparteixen educació secundària
1
L’obtenció, o l’acceptació, si escau, de recursos econòmics i materials addicionals
2
3
4
La distribució i l’ús dels recursos econòmics del centre
L’adquisició i la contractació de bens i serveis
La competència i la responsabilitat de la gestió econòmica recauen en la direcció dels serveis educatius.
Dins de la responsabilitat de la direcció del servei educatiu es troben:
Marc de la responsabilitat en la Gestió Econòmica dels serveis educatius
8
Òrgans de govern implicats en la gestió econòmica d’un servei educatiu:
El coordinador o coordinadora del servei educatiu de zona, d’acord amb l’equip de direcció tècnica, el director o directora del CREDA, amb la resta de l’equip directiu, i el director o directora dels camps d’aprenentatge, fan la liquidació del pressupost de l’any 2023, elaboren el pressupost de l’any 2024 i els presenten a la reunió plenària dels serveis educatius
Marc de la responsabilitat en la Gestió Econòmica dels serveis educatius
9
Funcions del director/a en relació amb la gestió econòmica
Ésser l’òrgan de contractació del centre en serveis i subministraments necessaris per garantir el correcte funcionament del centre i, per tant, autoritzar les despeses i ordenar els pagaments d’acord amb el pressupost aprovat.
01
02
Custodiar la documentació econòmica.
03
04
Comprometre despeses a realitzar en exercicis posteriors al vigent únicament en els casos de tramitació d’expedients de despesa anticipada i en expedients pluriennals aprovats pel director del centre o pel Govern de la Generalitat de Catalunya o si una norma amb rang de llei ho permet.
Gestionar correctament l’aplicació dels ingressos.
Marc de la responsabilitat en la Gestió Econòmica dels serveis educatius
10
Obligatorietat de l’ús de l’aplicació informàtica
Tal i com es marca a l’apartat 3 de la Instrucció 3/2019 de la secretària general, relativa a la gestió econòmica dels centres educatius públics del Departament d’Ensenyament:
....“L’elaboració, el seguiment i la liquidació del pressupost s’han de fer amb el programari informàtic que el Departament d’Educació posi a disposició dels centres en cada moment.”
Des de l’1 de gener del 2017 és Esfer@
Marc de la responsabilitat en la Gestió Econòmica dels serveis educatius
11
Eficàcia
Eficiència
Economia
Caixa única
Pressupost únic
Pressupost anivellat
Retiment de comptes
Autonomia per a la contractació de serveis i recursos materials
Principis que regeixen la gestió econòmica dels centres públics de la Generalitat
Pressupost del servei educatiu
12
El pressupost del servei educatiu�Definició
13
És l’expressió xifrada de les despeses que com a màxim pot reconèixer un centre en un exercici, així com l’estimació dels ingressos que preveu obtenir durant el mateix període.
L’estat de despeses té un caràcter limitatiu.
L’estat d’ingressos és estimatiu.
El pressupost del servei educatiu�Característiques
14
Clar
Anual
Equilibrat
Unitat de caixa
15
Aprovació
El pressupost del servei educatiu�Cicle pressupostari – Fases del pressupost
Modificació
Elaboració
El pressupost ha d’incloure totes les activitats de caire econòmic del centre i tots els ingressos que es generen, així com les despeses associades.
Execució
El coordinador o coordinadora del servei educatiu de zona presenta a l’equip de la direcció tècnica totes les modificacions del pressupost que siguin necessàries per adaptar-lo a la concreció real d’ingressos i despeses.
Liquidació
Avaluació
Cal definir indicadors que ajudin a treure conclusions del pressupost tancat amb la finalitat d’introduir millores en l’exercici següent.
El pressupost s’ha de presentar als serveis territorials abans del 31 de gener per tal que, si escau, l’aprovin.
La liquidació del pressupost es presenta als serveis territorials abans del 28 de febrer de l’exercici següent, perquè l’aprovin abans del 31 de març. El Servei Territorial validarà i realitzarà el posterior tancament de l’exercici econòmic.
16
El pressupost del servei educatiu�Elaboració pressupost d’ingressos
Conceptes a tenir en compte:
L’aportació del Departament d’Educació: Agafar com a estimació la quantitat assignada l’exercici anterior (descomptant les aportacions extraordinàries
El romanent: S’ha d’informar de la previsió de romanent de l’exercici anterior. Posteriorment es modificarà quan coneguem el definitiu.
Altres ingressos: derivats de programes, subvencions, indemnitzacions, etc.
17
El pressupost del servei educatiu�Elaboració pressupost de despeses
01
Les dotacions per als expedients amb despesa pluriennal aprovada.
01
Les despeses fixes: electricitat, gas, aigua,...
02
Les despeses per al funcionament normal del servei educatiu.
03
La resta de despeses que el centre tingui previst realitzar durant l’any.
Tenen caràcter prioritari en l’assignació dels recursos econòmics:
18
18
El pressupost del servei educatiu�Execució
S’inicia l’1 de gener i finalitza el 31 de desembre de cada any, excepte quan es crea o es tanca un centre el qual tindrà una durada inferior a l’any natural
És el registre de totes les operacions amb vessant econòmica que es fan al centre
Tots els moviments registrats a la comptabilitat hauran de disposar de documentació que els justifiqui i s’haurà de portar un sistema d’arxiu que permeti la ràpida localització dels documents
Els ingressos i les despeses es registren quan el centre disposi de documentació que els acrediti, independentment dels cobraments o pagaments que es poden donar en un moment posterior
19
El pressupost del servei educatiu�Comptabilització d’operacions d’ingressos i de despeses
Principals ingressos que pot tenir un centre a la seva comptabilitat:
20
El pressupost del servei educatiu�Comptabilització d’operacions d’ingressos i de despeses
Principals despeses que pot tenir un centre a la seva comptabilitat:
21
21
El pressupost del servei educatiu�Exemple de factura
Conforme director/a
(signatura)
nom i cognoms
(segell centre)
Dades factura (núm. +data)
1
4
5
7
Dades del proveïdor (Nom + NIF + raó social)
Detall dels productes, preus unitaris
IVA / impostos + descomptes + import total
Conforme
Dades del centre / pagador (nom + NIF)
2
3
Comptabilització
6
Dades obligatòries
22
Models timbres comptabilització
El pressupost del servei educatiu�Comptabilització d’operacions d’ingressos i de despeses
Instrucció 3/2019: De l’exercici de la competència del director/a d’autoritzar les despeses i ordenar els pagaments, en quedarà constància en el document o factura de cada despesa, amb una diligència que farà abans del seu pagament.
23
El pressupost del servei educatiu�Estructura
Amb l’entrada en funcionament d’Esfer@ s’adapta la classificació econòmica de les partides del pressupost dels centres a l’actual de la Generalitat.
Partida d’ingrés: I/410000901
Partida de despesa: D/227000100/4210
Del Departament d’Ensenyament
Neteja i sanejament
Les partides de despesa inclouen la classificació per programes tot i que inicialment només hi ha partides del programa 421 (Educació general).
Els centres que treballen amb centres de cost també inclouen una classificació orgànica en el seu pressupost (determinen qui gasta). En el cas que no es creïn centres de cost específics s’imputen totes les despeses a un centre de cost general.
Informació actualitzada de les partides al Portal de centre
24
El pressupost del servei educatiu�Estructura
Codi Finalista: permet identificar els ingressos finalistes i les despeses que financen
Un informe d’Esfera permet relacionar els ingressos i les despeses que tenen el mateix codi finalista.
Quan es crea la subpartida d’ingressos o despeses s’introdueix el codi finalista.
Filtrant pel codi finalista es poden veure les subpartides associades.
25
El pressupost del servei educatiu�Proveïdors i aportadors genèrics
És un proveïdor definit per a la comptabilització conjunta de despeses puntuals i de petit import (existirà un import màxim per apunt comptable):
Proveïdors varis
Aportadors genèrics
Es tracta d’operacions que implicarien molta feina de donar d’alta proveïdors o aportadors que potser no es tornarien a fer servir.
26
El pressupost del servei educatiu�Modificacions (I)
Sempre afectaran a més d’una partida perquè el pressupost sempre ha d’estar equilibrat.
Són l’instrument que permet variar les dotacions del pressupost per adaptar-lo a les necessitats reals de l’exercici.
El coordinador o coordinadora del servei educatiu de zona presenta a l’equip de la direcció tècnica totes les modificacions del pressupost que siguin necessàries per adaptar-lo a la concreció real d’ingressos i despeses
Exemples de modificacions del pressupost:
D
/
i
27
El pressupost del servei educatiu�Modificacions (II)
Modificacions de pressupost:
Modificar les partides
1
Imprimir les modificacions
2
Tramitar les modificacions
3
El director/a aprova les modificacions:
Una vegada aprovades, caldrà informar-les
28
El pressupost del servei educatiu�Estats
En elaboració
Provisional
Aprovat
Liquidat pendent
Liquidat aprovat
Per fer canvis d’estat el pressupost sempre ha d’estar equilibrat
29
El pressupost del servei educatiu�Liquidació (I)
Aprovat
Quan passem d’Aprovat a Liquidat Pendent fem el traspàs de fons i es tanquen automàticament les reserves
Liquidat Pendent: reversible – Liquidat aprovat: bloquejat
30
El pressupost del servei educatiu�Liquidació (II)
Fer l’acta d’arqueig.
a.
Per realitzar-la cal seguir el següent procediment:
Es realitza un cop finalitzat l’any i és el moment en el qual es dóna per tancada la comptabilitat de l’any.
Fer la conciliació bancària dels comptes corrents i l’arqueig de la caixa de metàl·lic.
b.
Fer el traspàs de fons de l’estructura extrapressupostària. Aquesta operació implica:
d.
Tancar les reserves.
e.
El Servei Territorial ha d’aprovar la liquidació del pressupost.
f.
El Servei Territorial verificarà i comprovarà la seva correcció i tancarà el pressupost. Si no és correcta, canviarà l’estat del pressupost a aprovat perquè el centre faci les modificacions oportunes i torni a realitzar el procés.
g.
Presentar al Servei Territorial o al CEB els documents de la liquidació del pressupost.
h.
Comprovar que l’equilibri del balanç de situació és 0.
c.
31
El pressupost del Centre�Liquidació - Documents (III)
Els documents que cal trametre als Serveis Territorials / Consorci són:
1 Acta d'arqueig en data de 31 de desembre
2
Certificat de saldo de cada compte bancari o extracte a nom del centre i el de totes les caixetes de diners en metàl·lic a 31 de desembre
3
Certificat del director en funció de la seva responsabilitat en referència a la gestió econòmica
L’acta d’arqueig i els certificats o extractes bancaris s’han d’enviar quan es passa el pressupost a Liquidat Aprovat. El certificat del director/a s’envia una vegada el ST/CEB el passa a Validat i Tancat
Tots els informes es troben dins Esfera a la pestanya: Informes i extraccions / Informes
32
El pressupost del Centre�Liquidació - Documents (IV)
Certificat del director en funció de la seva responsabilitat en referència a la gestió econòmica:
Guia de tancament al Portal de centre
33
El pressupost del Centre�Bones pràctiques (I)
El Servei Territorial aprova el pressupost i la seva liquidació. Cal respectar els terminis legalment establerts per a l'aprovació del pressupost (31 de gener) i de la liquidació (31 de març).
1
Qualsevol operació que suposi un dret/ingrés o obligació/despesa ha de ser degudament documentada, comptabilitzada al programari Esfera i arxivada de manera conjunta i ordenada.
2
Les factures i els justificants de pagaments han d'incorporar el vist i plau del director/a del centre. En els tiquets de compra hi ha de figurar, com a mínim, el NIF i la identificació de l’emissor, la data i el detall dels impostos repercutits.
3
En cap cas és correcte la compensació de factures amb abonaments. Tampoc s’ha d’imputar un abonament com un ingrés. Cal comptabilitzar cada un dels fets comptables on correspongui Esfera.
4
S’han d’integrar a la liquidació del pressupost els saldos de tots els comptes bancaris amb què opera el centre, inclòs el de la caixeta metàl·lica. Cal efectuar periòdicament arquejos de caixa.
5
34
El pressupost del Centre�Bones pràctiques (II)
No es pot subscriure cap contracte en què el centre adquireixi unes obligacions econòmiques més enllà de l’any natural.
6
Per a imports elevats és necessari disposar de pressupostos de més d’un proveïdor.
7
Cal restringir al màxim les domiciliacions bancàries (aigua i energia), reduir els pagaments mitjançant xec, i generalitzar els pagaments mitjançant transferència bancària.
8
La signatura en els comptes ha de ser conjunta i no indistinta.
9
Tresoreria
35
36
Tresoreria�Comptes Bancaris
Tots els comptes bancaris han de tenir doble signatura conjunta (una de les quals sempre serà la del director).
Tots els comptes bancaris han d’estar reflectits a l’aplicació de gestió econòmica
El mitjà de pagament habitual ha de ser la transferència.
Cal limitar les domiciliacions bancàries a les empreses de subministraments bàsics.
37
Tresoreria�Caixa en efectiu
Totes les caixes de diner en efectiu han d’estar reflectides a l’aplicació de gestió econòmica.
Cal garantir el control permanent i la correcta incorporació a la comptabilitat de les transaccions que s’hi facin. S’han de fer periòdicament, actes d’arqueig i integrar tots els pagaments i cobraments a la comptabilitat general del centre.
En cas d’existir més d’una caixa d’efectiu al centre, s’haurà de designar el responsable de cada caixa, que serà qui haurà de facilitar la documentació justificativa dels moviments al responsable de la comptabilitat. Aquesta persona serà la responsable dels diners existents a la caixa i serà a qui es demanarà responsabilitats en cas de desquadrament.
38
Tresoreria�Targetes bancàries
Preferentment targetes de dèbit.
Targetes de prepagament.
Es pot utilitzar targetes de crèdit sempre, i un cop feta l’operació s’avança el pagament.
Cal defugir el màxim possible les compres realitzades pels professors. Per evitar-ho es pot obrir un compte a les botigues habituals, que facturin a final de mes i pagar per transferència.
Es pot comprar a proveïdors per Internet sempre que es compleixin els requisits legals.
39
Tresoreria�Altres consideracions
Pagaments a proveïdors
Pel que fa al pagament amb xec bancari, cal que en el xec estigui identificat el receptor i que el seu ingrés es faci a través d’entitats bancàries. En cap cas es faran pagaments a proveïdors amb xec bancari estès a favor de “qui el porti”, excepte els fets per personal autoritzat en el compte per tal de disposar en efectiu.
Excepcionalment, i per quantitats petites, es podran fer pagaments en efectiu.
De tots els pagaments a proveïdors, el centre n’obtindrà el rebut corresponent.
Quan el centre efectua un pagament subjecte a retenció a compte de l’IRPF, s’especificaran tant la quantitat que es percep directament com l’import de la retenció que legalment ha d’efectuar el centre. Posteriorment, el centre liquidarà la retenció a l’Agència tributària.
40
Tresoreria�Acta d’arqueig
L’acta d’arqueig permet comprovar que el saldo real de la tresoreria del centre (comptes bancaris + caixetes en efectiu) coincideix amb el saldo anotat a la comptabilitat.
Inclou també una relació dels diferents comptes bancaris de l'entitat.
Quan l'import dels saldos comptables i els saldos bancaris no coincideixen exactament, l‘acta d‘arqueig ha d'anar acompanyada d'una Conciliació Bancària on es justifiquin les diferències.
És obligatori fer una acta d’arqueig anual (a 31 de desembre) i recomanable fer-la en períodes més curts (al final de cada mes, mínim).
41
Tresoreria�Conciliació bancària
Cal fer-la periòdicament per comprovar que els saldos de les entintats financeres i els de la compatibilitat són equivalents, i quan els saldos dels comptes que ens faciliten les entitats financeres amb què treballem no coincideixen exactament amb els saldos d'aquests comptes segons la nostra comptabilitat a la mateixa data.
En cas d’existir diferències, cal conèixer quines són les operacions que les motiven i justificar-les.
Quan la conciliació bancària hagi d'acompanyar una acta d‘arqueig de confecció obligatòria (anual ordinària, extraordinària per canvi de mandat, etc.) cal acompanyar-la d’un certificat/extracte bancari del saldo per a cadascun dels comptes en la data corresponent.
ROMANENT - TRESORERIA
42
EL ROMANENT ÉS FINANÇAMENT I LA TRESORERIA LIQUIDITAT
Comuniquen al centre que tindrà una assignació extra
Es fa una transferència entre comptes bancaris
El centre rep la factura d’una compra
El centre paga la factura anterior
El centre rep l’ingrés que li havien comunicat
43
Obligacions tributàries
44
Obligacions tributàries�IVA
45
�IRPF
Model 190
S’ha de lliurar certificació a l’interessat sobre la retenció efectuada, abans de l’inici del període establert per a la liquidació de l’impost Declaració de la renda (entre abril i juny de l’any següent)
46
�IRPF
Minuta de professional (EXEMPLE)
[logo del centre]
Es pot incloure el desplaçament. Una línia pel taller/conferència i una altra pel desplaçament
Es paga al professional 357 € i a l’AEAT 63 €
47
�IRPF
Factura amb IVA i IRPF (EXEMPLE)
48
�IRPF
Factura amb IVA i IRPF (Registre a Esfer@)
IVA NO DEDUIBLE
S’INTRODUEIX EL VALOR DE L’IVA (21%)
CÀLCUL AUTOMÀTIC DE L’IRPF (15%)
49
�IRPF
Certificat director/a – Liquidació amb Esfer@
Informació actualitzada de les guies al Portal de centre
50
Obligacions tributàries�Declaració d’operacions amb tercers (MODEL 347)
51
Contractació
Contractació
52
0€
15.000€
140.000€
215.000€
>
60.000€
215.000€
Contracte menor
Subministraments i serveis inferiors a 15.000 €
Subministraments i serveis entre 15.000 i 59.999,99 €
Oberts simplificats
Subministraments i serveis entre 140.000 i 214.999,99 €
Oberts
Subministraments i serveis a partir de 215.000 €.
Servei de menjador igual o superior a 750.000 €
Oberts subjectes a regulació harmonitzada
140.000€
60.000€
Subministraments i serveis entre 60.000 i 139.999,99 €
Abreujat
Simplificat
53
0€
Contracte menor
Subministraments i serveis inferiors a 15.000 €
15.000€
Amb l'entrada en vigor de la Llei 9/2017, de Contractes del Sector Públic de data 8 de novembre, en el seu article 118 s'estableix que es consideraran contractes menors aquells on el valor estimat del contracte sigui inferior a 40.000 euros en contractes d'obres i 15.000 euros en contractes de serveis i subministraments, per tant, no és vigent la resolució de 13 d'octubre de 2011 que es va aprovar per la Secretària General del Departament d'Educació “Resolució per la qual s'estableix la tramitació simplificada d'algunes despeses menors del Departament d'Ensenyament".�
Nota informativa en relació als contractes menors que executen els centres educatius
Contractació
Contractes menors
Novetat octubre 2023
54
0€
Contracte menor
Subministraments i serveis inferiors a 15.000 €
15.000€
Expedient simplificat en els termes previstos en la LCSP. (Art.63.4 i 118 de la Llei 9/2017).
Contractació
Contractes menors
0€
Contracte menor
Subministraments i serveis inferiors a 15.000 €
15.000€
activitats de formació, cal omplir la casella següent:
Contractació
Contractes menors
Pas 1. Sol·licitar, si és possible, un mínim de tres pressupostos a tres empreses diferents.
Cal escollir el pressupost que més interessi, d’entre els pressupostos rebuts.
Pas 2. Formalitzar el document de contracte menor.
Aquest document només el signa el director del centre, que és l’òrgan de contractació, atès que
és un document d’autorització de la despesa. Dins la casella Objecte, a sota de l’objecte i com
a Nota, es poden introduir totes les justificacions que calgui (per exemple, “No s’ha escollit
l’oferta més econòmica sinó la que ++ perquè ++” o “S’han demanat 3 pressupostos però
només se n’ha rebut 1, 2...”).
Pas 3. Notificar.
Cal notificar a l’empresa o el professional que ha de fer els treballs estipulats en el contracte via eCENTRES.
Per a més informació, consulteu l'apartat d'Administració digital eCENTRES.
Pas 4. Trametre una còpia de tots els contractes que se signen.
A la unitat responsable de contractació dels serveis territorials corresponents, perquè en facin la inscripció preceptiva al Registre públic de contractes (RPC). S’ha de tenir en compte que, d’acord amb la normativa vigent, el termini de la comunicació al registre és d’un mes des que es formalitzen.
Contractació
Contractes menors
57
Contractació
Contractes menors - Indicacions
58
Annex:
Gestió econòmica d’Esfera
59
Esfera
1. Respecte a les factures i aportacions del 2023 que es liquiden al 2024: - Cal registrar-les al pressupost del 2023 i posar com a data de venciment la corresponent del 2024. |
2. Cal recordar que com a data per defecte el programa posa l’actual. Per tant, si estem registrant, en el 2024, documents i moviments de l’exercici 2023 cal fixar-se especialment en la data comptable. |
3. Si s’ha registrat incorrectament el venciment d’una factura o ingrés, no cal anul·lar-lo. Es pot modificar, anul·lar el venciment i afegir-ne el correcte. L’excepció és si la data comptable és incorrecta i no permet posar la data correcta del venciment. |
4. Cal recordar que els documents es poden copiar dins del mateix exercici. Això estalvia molta feina. |
5. Cal recordar que es poden fer servir els filtres tant per cercar documents com a l’hora de fer informes i extraccions. |
6. Cal recordar que no cal informar de l’import total de la factura o ingrés ja que aquest es calcula automàticament a partir de la secció “Detall” |
Punts clau a tenir en compte quan s’està treballant amb Esfera
60
Esfera
Resum Esfera Gestió Econòmica
ESFERA ÉS D’ÚS OBLIGATORI PELS CENTRES PÚBLICS
Agilitat i adaptabilitat
Implicació dels Serveis Territorials
Principals innovacions