1 of 34

Microsoft Word

Bài 1: Bắt đầu

1

2 of 34

Mục tiêu bài học

  • Xác định các yếu tố trên màn hình.
  • Sử dụng thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
  • Sử dụng Ribbon.
  • Làm việc với văn bản.
  • Di chuyển xung quanh tài liệu.
  • Sử dụng chế độ xem hậu trường để lưu, mở và tạo tài liệu mới.
  • Chuyển đổi giữa các tài liệu.
  • Lưu tài liệu ở các định dạng tập tin khác nhau.
  • Thêm các thuộc tính cho tài liệu.
  • Đóng tài liệu.
  • Mở và chỉnh sửa tập tin PDF.

2

3 of 34

MS Word là gì?

    • Chương trình xử lí văn bản phổ biến.
    • Kết hợp các tính năng xử lý văn bản cơ bản để chỉnh sửa tài liệu.
    • Cung cấp nhiều tính năng để tài liệu trở nên “chuyên nghiệp”.
    • Tập trung vào nội dung thay vì định dạng khi bạn nhập nội dung.

3

4 of 34

Giao diện màn hình

  • Màn hình khởi động

4

5 of 34

Nhìn vào màn hình

5

Insertion Point

Status Bar

View Buttons

Zoom

Slider

File Tab

Quick Access Toolbar

Ribbon Tabs

Min/Restore/Max/Close

Title Bar

Tell Me

5

Zoom

Level

6 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng mẹo màn hình (ScreenTips)
    • Giúp xác định các nút hoặc các thành phần trên các Tab và màn hình.
    • Đặt trỏ chuột vào mục cần xem để hiển thị tên và mô tả.
    • Một số mẹo màn hình có thể hiển thị phím tắt.

6

7 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng thanh công cụ truy cập nhanh
    • Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên.
    • Các nút lệnh mặc định: Save, Undo, Redo/Repeat và Customize Quick Access Toolbar.

7

Save Repeat/ Redo

Undo Customize Quick

Access Toolbar

8 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

    • Để di chuyển Quick Access Toolbar xuống bên dưới Ribbon:
      • Nhấp chuột vào Customize Quick Access Toolbar 🡪 Chọn Show Below the Ribbon;
      • Nhấp chuột phải vào Ribbon 🡪 Chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon.

8

9 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng Ribbon
    • Các lệnh được nhóm trên các Tab. Mỗi tab liên quan đến một loại hoạt động.

9

10 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng Ribbon
    • Để giao diện màn hình trở nên gọn hơn, các Tab theo ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi cần thiết.
    • Nút được kích hoạt sẽ xuất hiện với màu nền khác hoặc có đường viền xung quanh.
      • Nhiều lệnh sẽ bị vô hiệu hóa khi bạn nhấp vào cùng một nút hoặc chọn một lựa chọn khác.
    • Khi Ribbon hiển thị nhiều lựa chọn khác nhau, một mục sẽ có đường viền xung quanh để cho biết mục đó đang hoạt động.
      • Để xem văn bản sẽ xuất hiện như thế nào với một tùy chọn khác, hãy trỏ chuột vào các mục khác để xem trước trực tiếp trên tài liệu.
    • Mỗi Tab chứa các nhóm có lệnh tương tự.
      • Nếu nhóm hiển thị thanh cuộn, nút More bên dưới nút cuộn dưới cùng sẽ hiển thị danh sách hoặc thư viện đầy đủ của nhóm.

​

​

10

11 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng Ribbon
    • Nhấp để hiển thị hộp thoại, cửa sổ hoặc ngăn tác vụ tương ứng với nhiều tùy chọn hơn cho một tính năng.
      • Các Task Pane xuất hiện ở bên trái hoặc bên phải màn hình.

11

12 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng Ribbon
    • Có thể được thu gọn (Collapsed) hoặc thu nhỏ (Minimized) để tài liệu có nhiều không gian làm việc hơn hoặc không hiển thị Ribbon.
      • Nhấp chuột vào nút ở trên cùng bên phải của Ribbon; hoặc
      • Nhấp đúp chuột vào bất kỳ Tab nào trên Ribbon; hoặc
      • Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên Ribbon và nhấp chuột vào Collapse the Ribbon; hoặc
      • Nhấn Ctrl + F1.
    • Để hiển thị lại Ribbon, hãy lặp lại bất kỳ bước nào vừa nêu ở trên.

12

13 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng Ribbon
    • Nhấp chuột vào (Ribbon Display Options) để kiểm soát cách hiển thị của Ribbon.

​

​

    • Có thể truy cập ribbon bằng bàn phím.
      • Nhấn Alt hoặc F10 để hiển thị các nút trên bàn phím cho các lệnh.

13

14 of 34

Truy cập các lệnh và tính năng

  • Sử dụng chế độ xem hậu trường (Backstage View)
    • Khi bạn chọn ther File, Backstage View xuất hiện để bạn có thể chọn các lệnh để quản lý tập tin.
    • Sử dụng Backstage View để tạo, mở, lưu, in và quản lý tập tin của bạn.
      • Truy cập các lệnh thích hợp trên các Tab khác nhau của Backstage View.
    • Để thoát khỏi Backstage View để quay lại chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấp chuột vào

14

15 of 34

Làm việc với văn bản

  • Gõ văn bản (Typing) – Sử dụng bàn phím để nhập văn bản vào tài liệu được hiển thị trên màn hình.
  • Chỉnh sửa (Editing) – Thực hiện các thay đổi đối với văn bản hoặc đối tượng hiện có
  • Các khái niệm cơ bản về gõ văn bản và soạn thảo văn bản:
    • Điểm chèn (Insertion Point)
      • Thanh dọc nhấp nháy hiển thị vị trí hiện tại trong tài liệu. Nó sẽ tự động di chuyển sang phải khi bạn gõ văn bản.
    • Xóa văn bản (Deleting Text)
      • Để xóa ký tự bên phải điểm chèn, nhấn phím Delete
      • Để xóa ký tự bên trái điểm chèn, nhấn phím Backspace
    • Tự động xuống dòng
      • Khi một dòng đã đủ, từ kế tiếp sẽ tự động xuống dòng tiếp theo.
      • Nhấn phím Enter để kết thúc mỗi đoạn văn bản.
    • Dòng trống
      • Để chèn dòng trống, nhấn phím Enter.
      • Để xóa dòng trống, hãy xóa dấu phân đoạn.

15

16 of 34

Làm việc với văn bản

  • Di chuyển trong tài liệu
    • Điểm chèn cho biết vị trí mà Word sẽ chèn văn bản mới hoặc dán các mục.
    • Với tài liệu nhiều trang, hãy sử dụng thanh cuộn dọc để di chuyển qua tài liệu từ trên xuống dưới.
    • Khi tài liệu có kích thước rộng hơn màn hình hiển thị, hãy sử dụng thanh cuộn ngang để xem từ bên này sang bên kia trên toàn bộ tài liệu.
    • Khi bạn kéo hộp cuộn trên thanh cuộn dọc, mẹo màn hình (ScreenTip) sẽ hiển thị vị trí trong tài liệu.
    • Cũng có thể sử dụng con lăn chuột để di chuyển lên hoặc xuống trong tài liệu.
    • Sử dụng các phím mũi tên trái, phải để di chuyển bên trái và phải của các từ.

16

17 of 34

Làm việc với văn bản

17

DI CHUYỂN NHẤN

Kí tự kế tiếp RIGHT arrow

Kí tự trước đó LEFT arrow

Từ kế tiếp CTRL+RIGHT

Từ trước đó CTRL+LEFT

Đầu dòng HOME

Cuối dòng END

Đầu tài liệu CTRL+HOME

Cuối tài liệu CTRL+END

Di chuyển đến trang CTRL+G or F5

DI CHUYỂN NHẤN

Dòng tiếp theo DOWN

Dòng trước đó UP

Đoạn tiếp theo CTRL+DOWN

Đoạn trước đó CTRL+UP

Khung hình tiếp theo PGDN

Khung hình trước đó PGUP

Trang tiếp theo CTRL+PGDN

Trang trước đó CTRL+PGUP

 

18 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Tạo một tài liệu mới
    • Để tạo một tài liệu trống mới:
      • Chọn File, chọn New , sau đó chọn Blank document; hoặc
      • Nhấn Ctrl + N.

18

19 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Tạo một tài liệu mới
    • Để tạo tài liệu mới từ nhiều mẫu được thiết kế sẵn, hãy chọn File, sau đó chọn New.

19

20 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Tạo một tài liệu mới
    • Sử dụng mẫu được thiết kế sẵn nếu không chắc về cách bố trí một loại tài liệu cụ thể.
      • Nhấp vào các thiết kế mẫu trong cửa sổ mới hoặc nhấp chuột vào �trường “Search for online templates” và nhập loại tài liệu để sử dụng
        • Khi bạn chọn một mẫu từ danh sách, mẫu đó�sẽ xuất hiện dưới dạng bản xem trước.
        • Nhấp chuột vào Create để tiếp tục.
    • Số tự động xuất hiện trên thanh tiêu đề của mỗi tài liệu mới để xác định đó là tài liệu mới cho đến khi bạn lưu nó.
      • Đánh số tài liệu bắt đầu lại từ 1 khi bạn bắt đầu phiên mới của Word.

20

21 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Chuyển đổi giữa các tài liệu
    • Để chuyển đổi giữa nhiều tài liệu:
      • Chọn thẻ View, trong nhóm Window, nhấp chuột vào Switch Windows; hoặc

​

​

​

​

      • Nhấp chuột vào biểu tượng Word trên thanh tác vụ để hiển thị bản xem trước của từng cửa sổ.

21

22 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Lưu tài liệu
    • Để lưu các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu hiện tại với cùng một tên tập tin:
      • Chọn File rồi chọn Save; hoặc
      • Trên thanh công cụ truy cập nhanh, chọn Save; hoặc
      • Nhấn Ctrl + S.
    • Khi chọn tên cho tài liệu
      • Tối đa 255 ký tự (bao gồm cả đường dẫn đầy đủ). Có thể không bao gồm: / \ : * ? “ < > |
      • Đặt tên tập tin sao cho bạn có thể xác định nội dung nhanh chóng
      • Khi tên tập tin được đề xuất xuất hiện, hãy nhập tên để thay thế phần văn bản đang được chọn
    • Lần đầu tiên bạn lưu tài liệu mới, hộp thoại Save As sẽ hiển thị theo mặc định
      • Lần tiếp theo khi bạn muốn lưu các thay đổi đối với tài liệu hiện có, hãy sử dụng bất kỳ phương thức lưu nào
    • Để lưu một tài liệu hiện có với một tên mới, hãy chọn File và chọn Save As

​

22

23 of 34

Làm việc với Tài liệu

23

Ổ đĩa hoặc vị trí để lưu tập tin

Tên tập tin

Lên một cấp độ

Thư mục hiện hành

Thư mục hoặc tài liệu trong thư mục hiện hành

Ngày tạo hoặc ngày chỉnh sửa

Loại tập tin lưu

24 of 34

Làm việc với Tài liệu

    • Bảng thứ hai cung cấp các tùy chọn liên quan đến tên tập tin và loại tập tin
      • Hiển thị danh sách các thư mục thường được truy cập, thay đổi dựa trên các vị trí hiện được chọn trong bảng đầu tiên

​

24

25 of 34

Làm việc với Tài liệu

    • Vị trí được xác định rõ ràng ở đầu bảng điều khiển thứ hai
      • Nhấp chuột vào mũi tên trước tên vị trí để di chuyển �đến vị trí khác
      • Chọn More options để mở hộp thoại Save As
    • Tần suất lưu trữ phụ thuộc vào lượng công việc của bạn.
      • Nếu bạn đã thực hiện nhiều thay đổi, hãy lưu tài liệu của bạn �thường xuyên khi bạn làm việc
      • Nếu bạn nhận được lời nhắc để lưu tài liệu, Word nhận ra rằng có sự thay đổi từ lần lưu tài liệu cuối cùng.

25

26 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Hiểu về Word và các loại tập tin
    • Để lưu tài liệu Word dưới dạng một loại tập tin khác, hãy nhấp chuột vào mũi tên của Save as type để hiển thị danh sách các định dạng tập tin có sẵn:
      • Word Document (.docx)
      • Word Document (.doc)
      • Plain Text (.txt)
      • Rich Text Format (.rtf)
      • Portable Document Format (.pdf)
      • Publisher Document File (.pub)

​

26

27 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Sử dụng thuộc tính tài liệu
    • Để xem các thuộc tính của tài liệu hiện tại, hãy nhấp chuột vào File, chọn Info và xem lại thông tin trong Backstage.
    • Để xem thêm thông tin về tập tin, chọn liên kết Show All Properties ở cuối danh sách các trường.

27

28 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Sử dụng thuộc tính tài liệu
    • Để thêm thuộc tính vào tập tin bằng cách tương tự như thêm thuộc tính bằng File Manager, chọn Properties rồi chọn Advanced Properties
      • Có thể thêm hoặc tùy chỉnh các thuộc tính cho tài liệu
      • Mỗi Tab hiển thị thông tin khác nhau để xem hoặc sửa đổi

28

29 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Đóng tài liệu
    • Vì Word hiển thị từng tài liệu trong cửa sổ riêng của nó nên để đóng tài liệu:
      • Chọn File rồi chọn Close; hoặc
      • Nhấn Ctrl+W hoặc Ctrl+F4; hoặc
      • Trỏ chuột vào biểu tượng ứng dụng Word trên thanh tác vụ và trong cửa sổ xem trước trực tiếp hiển thị các tài liệu hiện đang mở, hãy nhấp chuột vào
    • Để đóng ứng dụng Word cùng lúc với tài liệu, hãy nhấp chuột vào
    • Khi tất cả các tài liệu được đóng lại, màn hình Word xuất hiện màu xám chỉ có thẻ File hoạt động

29

30 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Mở một tài liệu
    • Để mở một tài liệu:
      • Chọn File, chọn Open để truy cập thẻ Open trong Backstage, rồi nhấp chuột vào tên tập tin từ danh sách tài liệu gần đây; hoặc
      • Chọn File, chọn Open, sau đó chọn Browse để truy cập hộp thoại Open; hoặc
      • Nhấn Ctrl+F12 để truy cập hộp thoại Open.

​

30

31 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Mở một tài liệu
    • Tùy chọn bên phải hộp File Name cho biết Word sẽ hiển thị tất cả các tài liệu Word
      • Các tài liệu Word bao gồm các định dạng tập tin có nguồn gốc từ Microsoft Word bao gồm .docx , .docm , .dotx , .doc, .dot và các loại định dạng khác.
      • Có thể tìm kiếm các tập tin được lưu ở định dạng không có nguồn gốc từ Word. Chọn All Word Documents để mở danh sách thả xuống.
    • Các tùy chọn trong danh sách thả xuống cho biết Word có thể mở một số loại tài liệu

​

31

32 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Nhập (Import) các tập tin
    • Để nhập nội dung của tập tin vào tài liệu Word, chọn thẻ Insert và trong nhóm Text, bấm vào mũi tên thả xuống của Object. Trong danh sách thả xuống, chọn Text from File.
    • Tùy thuộc vào tài liệu bạn đã nhập (Import), bạn có thể cần điều chỉnh hoặc áp dụng định dạng theo yêu cầu.

32

33 of 34

Làm việc với Tài liệu

  • Mở tập tin PDF
    • Portable Document Format (PDF)
      • Định dạng tập tin hạn chế việc chỉnh sửa nội dung tập tin, làm cho tập tin nhỏ hơn hoặc duy trì bố cục thiết kế và định dạng của tập tin để dễ dàng phân phối

​

​

​

​

      • Mở dưới dạng tài liệu Word để chỉnh sửa
        • Khi hoàn thành các thay đổi, bạn có thể chọn lưu nó dưới dạng tài liệu Word hoặc chọn định dạng tập tin khác

33

34 of 34

Tóm tắt bài học

34

  • Xác định các yếu tố trên màn hình.
  • Sử dụng thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
  • Sử dụng Ribbon.
  • Làm việc với văn bản.
  • Di chuyển xung quanh tài liệu.
  • Sử dụng chế độ xem hậu trường để lưu, mở và tạo tài liệu mới.
  • Chuyển đổi giữa các tài liệu.
  • Lưu tài liệu ở các định dạng tập tin khác nhau.
  • Thêm các thuộc tính cho tài liệu.
  • Đóng tài liệu.
  • Mở và chỉnh sửa tập tin PDF.