Оформлення довідково-інформаційних документів

Протокол

Довідково-інформаційні документи надають інформацію, спонукають приймати відповідні рішення (ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дій )

Протокол документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради, зборах, нарадах, засіданнях органів шкільного самоврядування тощо. Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт, - секретар.

Де фіксують лише ухвали.

У них вказують:

• порядок денний,

• прізвища доповідачів,

• прізвища тих, хто виступив під час обговорення, ухвали рішень

Групи протоколів Стислі

Що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів (нарад, засідань) і дають можливість скласти враження не лише про характер зборів чи нарад а й про діяльність структури в цілому.

Групи протоколів Повні

Де всі виступи записують дослівно

Групи протоколів Стенографічні

 Реквізити протоколу:

• Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова «ПРОТОКОЛ» ).

• Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч). Якщо засідання (збори, конференція) триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення.

• Місце проведення– назва населеного пункту (праворуч).

Текст протоколу: вступна частина

§ прізвища та ініціали особи, яка веде збори, голови;

§ прізвища та ініціали особи, яка укладає протокол, секретаря; § склад учасників заходу (більше 15 чол. – вказують загальну кількість, до 15 чол. – прізвища й ініціали учасників за абеткою; якщо відсутніх менше 10 чол. – зазначають причину відсутності, якщо більше 10 чол. – то лише загальну кількість відсутніх);

§ посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та ін. запрошених;

§ у протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не зазначають.

Текст основної частинимає бути:

Ø точним, лаконічним, складеним на основі виступів

Ø текс поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного

Ø Кожний розділ містить пункти: «СЛУХАЛИ: » , «ВИСТУПИЛИ: » , «ПОСТАНОВИЛИ: » (ці слова подаються із нового рядка великими літерами

Ø Перелік додатків до протоколу (із зазначенням кількості сторінок і примірників)

Ø Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).