ІДЕАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЙНА СТРУКТУРА��посібник для НУО

ОРГ.СТРУКТУРА. ДЛЯ ЧОГО?

роз’яснює відносини, ролі і обов’язки, рівні

керівництва та зв’язки між складовими

Наявність організаційної структури в НУО

є показником рівня розвитку, спроможності, стабільності, адже вона:

Нажаль

питання формування, графічного оформлення та затвердження структури НУО займає в думках керівництва останнє місце

ОДНАК, ЦЬОМУ ВАРТО ПРИДІЛИТИ УВАГУ,

А ЗАВДЯКИ ЦЬОМУ ПОСІБНИКУ ВИ ШВИДКО ЗМОЖЕТЕ:

1. визначити потреби організаційної структури для поточних та майбутніх планів і програм
2. сформувати ідеальну організаційну структуру
3. опишете посадові обов’язки кожного співробітника та підготуєте посадові інструкції

ТИПИ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР

Тип орг.струкутри визначається наступним:

• як керується організація
• як проходить та обробляється інформація
• наскільки гнучкою і відповідальною є організація

Тип 1. Ієрархічна структура

• невелика кількість менеджерів контролюють організацію
• кілька осіб підпорядковані кожному керівнику
• менеджери виконують всі функції управління (включаючи: дисципліну, мотивацію)
• стиль управління, ймовірно, є директивним
• організаційна структура нагадує піраміду

Тип 2. Командна структура

• менеджери є посередниками та лідерами групи
• головна задача менеджерів – визначення цілей та оцінка результатів
• стиль роботи є активним та інтерактивним
• зосередженість на завданнях, досягненні цілей та відповідальності перед командою
• використання тимчасових груп для вирішення проблем або ініціатив

Тип 3. Мережева структура

Інколи окремі організації об’єднуються та утворюють мережу, в якій діляться ресурсами, інформацією, відповідальністю за спільні проекти.

Ознаки мережі:

• значна автономія серед її функціональних та програмних одиниць
• мала основна інфраструктура, яка надає певні послуги, необхідні всім
• гнучкі підходи до координації між складовими мережі, коли необхідно

ТИПИ ОРГ.СТРУКТУР.

ПРИКЛАДИ

Тип 2. Командна структура

Тип 1. Ієрархічна структура

Тип 3. Мережева структура

ЕТАПИ РОСТУ ОРГАНІЗАЦІЇ

ВПИВ НА СТРУКТУРУ

Організація проходить певні етапи росту, розвитку та змін спроможності.

Рівень розвитку організації впливає на структуру організації.

Організація повинна виконувати більше функцій на кожному наступному

етапі розвитку.

Далі - орієнтири, за допомогою яких визначається етап розвитку організації.

​

З кожним наступним етапом розвитку структура має переглядатися.

Етап 1. Організація, що тільки створилась

• цілі організації часто не зрозумілі або не реалістичні
• гнучке управління
• засновник приймає рішення про проекти, займається пошуком фінансування
• підтримка донорів відсутня, фінанси обмежені або відсутні, персоналу мало
• керівництво формується, внесок громади відсутній

Етап 2. Організація, що розвивається / починаюча організація

• організація розширила/ створила функціональні або програмні підрозділи
• організація встановила довгострокові цілі
• схема організаційної структури існує, але не відповідає реальності
• звіти призначені, перш за все, для задоволення вимог донорів
• звітність не систематизована, планування не регулярне
• правління, переважно складається з друзів або родини засновника, або з однієї особи
• потребуюча спільнота охоплена частково; немає структур для забезпечення системності
• посилення залежності від зовнішніх (донорських) ресурсів

Етап 3. Зміцніла організація

• виконавчий орган сформовано, він повністю функціональний, членство в організації розвинуто
• стратегічні плани та програми сталого розвитку реалізовані
• кадрова політика створена, але не послідовно виконується
• більш складна організаційна структура, що показує підрозділи, звіти/ координаційні відносини
• наявна різноманітність донорів, видів фінансування та іншої підтримки
• проблеми суспільства включені в ідентифікацію проблем, планування, реалізацію, моніторинг

Етап 4. Зріла організація

• правління бере участь у залученні коштів, моніторингу стратегічних цілей та сталості розвитку
• загальне керівництво процедурами охоплює всі організаційні заходи
• наявні внутрішні механізми розвитку та навчання персоналу
• організація здатна підтримувати 30-50% операцій з власних ресурсів
• наявний ефективний менеджмент людських ресурсів, фінансовий менеджмент, інші
• наявні маркетингові активи, включаючи навчання
• основне джерело фінансових ресурсів та підтримки – громада
• планування відбувається знизу, зі зворотним зв'язком

ЧЛЕНСЬКІ ТА ВОЛОНТЕРСЬКІ СТРУКТУРИ

Рішення про те чи залучатиме організація велику кількість учасників

(членська організація) або членство обмежиться невеликою кількістю

засновників, а організація буде працювати через залучення волонтерів,

має суттєвий вплив на структуру

Членська організація

Оганізація, яка фінансується особами, які мають спільні потреби, спільне бачення та

готові вкладати свій час, фінансові та інші ресурси. Членство може бути заснованим

на професійних, релігійних, політичних або соціальних зв'язках

Організація з обмеженим членством

Організація, яка не розширює коло учасників, ними залишаються засновники організації,

які виконують головні ролі та здійснюють основні заходи. Це організації, які тільки

починають свою діяльність або які виникли, і ще не обрали виконавчий орган

Волонтерська організація

Волонтерська організація об’єднують людей, які бажають витрачати час та надавати

підтримку розвитку організації, чиї цілі, місію, бачення вони поділяють.

Часто, громадські організації є волонетрськими.

Членські та волонтерські організації – це типи, які характерні для розвинених організації.

​

Обмежене членство є лише етапом розвитку організації. Організація повинна прагнути

до збільшення членства, як мінімум, на двадцять відсотків протягом трьох-п'яти років.

​

​

Засоби, за допомогою яких воно здійснюється (реклама, проведення опитувань,

оприлюднення досягнень, використання існуючих членів для запрошення нових членів

та інше) є ключовими елементами для зростання та сталості.

СТВОРЮЄМО ВЛАСНУ СТРУКТУРУ

Крок 1. Підготовка

А. Проведіть інвентаризацію проектів, програм, місії, цінностей та цілей організації

Визначте яка поточна структура і якою має бути ідеальна структура для зростання та розвитку.

Консультуйтесь з персоналом, керівництвом та волонтерами. Під час консультацій обговоріть попередні показники, обмеження, досягнення та проблеми.

B. Перерахуйте функції та обов’язки кожного підрозділу та співробітника всередині організації, включаючи органи управління

C. Перегляньте та класифікуйте співробітників відповідно до навичок, при цьому слід врахувати програми, проекти, які є чи плануються; визначити спільноту, в інтересах якої діє організація та цілі організації

D. Визначте вимоги законодавства, які регулюють організацію та її діяльність

Обов’язковим для громадської організації є створення вищого органу управління - з'їзду, конференції,

загальних зборів тощо, а також виконавчого органу (одноосібно – керівника чи колегіального органу

(правління, дирекції тощо).

Для благодійних організацій вимоги:

• благодійні товариства та благодійні фонди: загальні збори учасників (вищий орган), виконавчий

орган і наглядова рада (не створюється якщо учасників менше 10);

- благодійні установи: виконавчий орган і наглядова рада.

E. Зверніть увагу на географію діяльності організації, її представництв

Наявність представництв в регіоні має бути відображено в структурі

F. Опишіть формальні та неформальні комунікації та визначте, наскільки вони ефективні

Чи має організація систему регулярного звітування, чи проводить регулярні зустрічі чи працює через спеціальні команди? Як менеджери взагалі спілкуються з персоналом?

G. Робота з посадовими інструкціями (якщо вони є)

Чи вони точно відображають те, що насправді робить персонал? Які обов'язки не відображені? Як структурні зміни вплинуть на конкретні обов'язки персоналу? На ваш погляд, чи буде людина ефективнішою після зміни?

H. Розгляньте заплановане або потенційне розширення (наприклад, через затвердження

стратегічного плану, отримання гранту, надходження нових запитів від інших спільнот, нових

технологій тощо). Як ці зміни будуть впливати на зміну структури?

I. Поміркуйте які ресурсні наслідки структурних змін?

Чи має організація адекватні фінансові, людські та технічні ресурси для здійснення змін, або ж

потрібно буде мобілізувати більше ресурсів? Як ви зможете досягти консенсусу та забезпечити

схвалення змін всіма?

Крок 2. Створення структури та її графічного зображення

А. Почніть з самої вершини, визначте: збори учасників (інший вищій орган), потім виконавчий орган (голова чи правління/рада директорів), нагляд за яким здійснює наглядова рада (за потреби)

В. Визначте функції кожного керівника, спираючить на зібрані дані щодо проектів, програм, місії, цінностей та цілей організації. У випадку, якщо виконавчий орган - колегіальний та голова органу ним керує - зафіксуйте це

С. Чи є адміністративний персонал? Вкажіть, кому підпорядкований

D. Перевірте всі структурні одиниці, враховуючи майбутнє зростання, опишіть одиниці, які ви плануєтестворити протягом наступних 1-3 років і включіть їх у графічне зображення

Е. Визначте лінії підпорякування підрозділів. Це має бути відображено у посадових інструкціях. Якими є наглядові зв'язки? Чи є працівники, які підпорядковані більше ніж одній особу? Чи є представництва та як їх контролюють?

D. Вкажіть лінії зв'язку між структурними одиницями. Формальні лінії зв'язку повинні бути вказані суцільними лініями. Це те ж саме, що і наглядові та звітні відносини. Неофіційні зв'язки або координаційні стосунки повинні бути позначені пунктирними лініями

E. Підготуйте структуру в графічному вигляді.

​

​

​

Далі показано, як може виглядати структура на різних етапах розвитку.

​

Ідеальна організаційна структура не захаращена незаповненими позиціями або непотрібною інформацією.

ПРИКЛАДИ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР

1. Організація, що починає діяльність

2. Організація, що розвивається

ПРИКЛАДИ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР (іноземні джерела)

ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ

Для керівника посадова інструкція пояснює розміщення позицій в

структурі та створюється після уважного розгляду повноважень, ролей,

обов'язків та процесу звітування. Працівники мають бути ефективними,

одночасно сприяючи досягненню організаційних цілей

та виконанню завдань у конкретній роботі.

Для працівника посадова інструкція визначає завдання, ролі та обов'язки. Вона включає

навички, кваліфікацію та навіть особисті якості, які повинен мати працівник. Крім того,

має передбачати відносини підпорядкування, та, в деяких випадках, порядок оцінювання

та заходи просування

Посадова інструкція має бути складена кожного разу, коли створюється посада, відкривається новий проект.

Якщо у вашій організації існують позиції, які не мають посадових інструкцій, включаючи посади керівників, вони повинна бути складені без затримки!

Далі процес, який допоможе скласти інструкції

1. Провести інвентаризацію завдань для існуючої та / або запропонованої позиції. Які найважливіші завдання має виконувати персонал? Складіть список цих завдань у порядку пріоритету. Які завдання пов'язані з регулярними контактами з іншими співробітниками чи підрозділами? Переконайтесь, що вони включені в координаційні зв'язки або відносини у проекті інструкції.

2. Спостерігайте за працівниками, які займаються подібними видами діяльності. Які найважливіші завдання? Які з них займають найбільше часу, найчастіше повторюються? З чим працівник взаємодіє?

3. Перегляньте свій список на основі спостережень та внесіть зміни, якщо необхідно. Вирішуйте, з ким цей працівник буде координувати і включити ці координаційні зв’язки в посадову інструкцію.

4. Поділіться своїм списком з іншими співробітниками, які займаються подібною роботою та з тими, хто їх контролює. Отримайте коментарі, які, за потребою, внесіть в інструкцію.

5. Визначте назву посади та логічне положення підпорядкування. Чи посадова інструкція відповідає посаді або проекту? Чи завдання і функції не співпадають з роботою іншого працівника чи посади? Як ця позиція вписується в кар’єрний ріст?

6. Якщо можливо, обговоріть посаду з бенефіціарами, з якими співробітник взаємодіє. Це один із способів з'ясувати, які якості, завдання та навички є найважливішими для того, щоб співробітник працював ефективно. Ви можете змінити пріоритет деяких раніше визначених завдань в результаті цих консультацій.

7. Складіть посадову інструкцію. Переконайтеся, що працівник, його керівник, адміністратор та фінансовий директор мають копії.

8. Систематично переглядайте посадові інструкції. Кожні 2-3 роки або за необхідністю, посадові інструкції повинні бути переглянуті, щоб визначити, чи вони все ще є доречними та відповідними. Деякі види діяльності, такі як отримання нового гранту, впровадження нової програми, зміни в організаційній структурі, розробці стратегічного плану або перекласифікації позицій у рамках управління людськими ресурсами, можуть вимагати перегляду всіх або кількох посадових інструкцій.

ВИКОРИСТАННЯ ПОСАДОВИХ ІНСТРУКЦІЙ

Посадова інструкція також може бути використана в процесі інтерв'ю, щоб навички, кваліфікація та поведінка співпадали з тими, що зазначені у вимогах до позиції.

Посадові інструкції допомагають у процесі орієнтації, тому що добре складена посадова інструкція описує обов'язки, лінії звітності, місце в структурі та координаційні зв'язки.

Інструкція необхідна для:

1. оцінки ефективності працівників;
2. полегшення керівництва;
3. встановлення стандартів якості роботи працівника;
4. оцінка персоналу та напрямки для покращення.

Приклад посадової інструкції

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ВІДНОСИНИ

Організаційні відносини повинні бути чітко визначеними.

Для цього існує як мінімум два інструменти:

посадові інструкції та графічне зображення структури.

Зв'язки та взаємодія між різними рівнями в організації мають вирішальне значення

для процесів планування, прийняття рішень та їх реалізації.

Офіційні та неформальні відносини важливі для досягнення цілей організації.

Ефективний менеджер здатний відрізняти і контролювати як перші, так і другі, щоб гарантувати, що співробітники організації та волонтери працюють разом ефективно.

В таблиці наведено кілька прикладів формальних та неформальних зв'язків.

Ефективний менеджер також підкріплює добрі стосунки та втручається, щоб покращити

відносини на всіх рівнях.

Деякі фактори, що забезпечують хороші стосунки:

• опис посад для кожної позиції
• правильне делегування з відповідними повноваженнями
• хороші взаємодії між усіма членами організації
• хороші внутрішні системи зв'язку, включаючи механізми зворотного зв'язку
• регулярні, цілеспрямовані та добре організовані зустрічі персоналу
• пояснення щодо ролей один для одно
• можливості кар'єрного розвитку
• хороший командний дух

РЕЗЮМЕ

Зміна - складний, а іноді й руйнівний процес.

Керівник не повинен часто впроваджувати або легковажно пропонувати

зміни в структурі.

​

Необхідно уважно приділити увагу перевагам і витратам на структурні зміни, а також досягти консенсусу між правлінням та персоналом про те, що зміни є бажаними.

Після внесення змін, посадові інструкції та графічні зображення структури повинні бути переглянуті, щоб забезпечити відображення змін. Вони мають бути достатньо гнучкими, щоб врахувати зміни чи зростання, і зменшити кількість разів, коли потрібні зміни.

Ви повинні ПЕРЕГЛЯДАТИ СТРУКТУРУ Організації, коли:

• організація затверджує нову стратегію
• організація відкриває новий проект або отримала грант
• за результатами моніторингу та оцінки виявлені зміни в галузі, регіоні чи спільноті
• посилюється конкурентність в сфері діяльності
• організація розширюється (географічно чи щодо послуг) і такі зміни не можна адаптувати під існуючу структуру