1 of 24

Penataan Arsip eOffice

Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta

2022

2 of 24

linktr.ee/ykwijaya

Download NOW

2024

Penataan Arsip eOffice

2

3 of 24

Perkenalan

Arsip Dinamis

Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

2024

Penataan Arsip eOffice

3

Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang

Arsip Vital

Tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas unit kerja, dasar pemberkasan dan penataan arsip, dan acuan dalam mengelola arsip dinamis

Kode Klasifikasi / Klasifikasi Arsip

Suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan digunakan untuk penyusutan arsip

Jadwal Retensi

4 of 24

Dalam penggunaan eOfice, selain dokumen disimpan secara digital pada aplikasi, tetap perlu menyimpan arsip fisiknya

2024

Penataan Arsip eOffice

4

5 of 24

PEMELIHARAN ARSIP UNIT KERJA

Pemberkasan

2024

Penataan

Penyimpanan

Alih Media

Program Arsip Vital

Arsip Aktif

Arsip Inaktif

Penataan Arsip eOffice

5

6 of 24

KONDISI

2024

Penataan Arsip eOffice

6

Sebelumnya

Saat ini

Arsip Dinamis (Aktif) disimpan oleh sub bagian tata usaha

Arsip Dinamis (Aktif) disimpan oleh masing-masing staf unit pengelola (UP)

Daftar arsip dibuat oleh sub bagian umum

Masing-masing staf unit pengelola (UP) membuat daftar berkas dan daftar isi berkas arsip yang menjadi tanggung jawabnya

Setelah masa retensinya habis (inaktif), sub bagian umum menyerahkan arsip beserta daftar arsip kepada petugas record center lantai 3

Setelah masa retensinya habis (inaktif), staf pelaksana UP menyerahkan arsip beserta daftar arsip kepada petugas record center lantai 3

​

Staf pelaksana UP menyerahkan arsip :

  1. Setiap awal tahun
  2. Sebelum mutasi

7 of 24

2023 ?!

2024

Penataan Arsip eOffice

7

  1. Masing-masing Seksi/Subag/Subkoord menunjuk 1 (satu) orang perwakilan staf untuk melaksanakan tugas sebagai pelaksana UP eOffice
  2. Pada saat pembuatan Perbal Naskah Dinas Surat Keluar eOffice, hanya memilih staf pelaksana UP dimaksud
  3. Arsip Dinamis (Aktif) disimpan oleh staf pelaksana UP dimaksud
  4. Staf Pelaksana UP membuat mendata arsip melalui daftar berkas dan daftar isi berkas masing-masing Seksi/Subag/Subkoord, dan dapat dibantu oleh jabatan pelaksana lainnya pada Seksi/Subag/Subkoord. Daftar berkas dan Daftar Isi Berkas dikirimkan ke Subbagian Umum per akhir triwulan.
  5. Setelah masa retensinya habis (inaktif), staf pelaksana UP menyerahkan arsip beserta daftar arsip kepada petugas record center lantai 3

Staf pelaksana UP menyerahkan arsip :

  1. Setiap awal tahun
  2. Sebelum mutasi

8 of 24

Pemberkasan

2024

Penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

Atau secara sederhana dapat diartikan menyimpan naskah dinas berdasarkan kesamaan permasalahan

Pemberkasan dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip (Kode Klasifikasi) dan diurutkan berdasarkan waktu (arsip terbaru diletakkan di atas)

Contoh klasifikasi arsip :

PK.01.01 > Sekolah Dasar

KG.06.01 > Disiplin

RB.02.06 > Penetapan/Kontrak Kinerja Pimpinan

Penataan Arsip eOffice

8

9 of 24

KLASIFIKASI ARSIP

tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas unit kerja, dasar pemberkasan dan penataan arsip

Pemberian kode klasifikasi berdasarkan permasalahan pada naskah dinas

CONTOH KODE KLASIFIKASI :

2024

URUSAN PRIMER dengan kode alfabet berdasarkan dua huruf PK;

URUSAN SEKUNDER berdasarkan numerik berdasarkan dua nomor 01; dan

URUSAN TERSIER berdasarkan numerik dan menjadi satu kesatuan kode Klasifikasi Arsip 01

​

FILE PDF tentang daftar klasifikasi arsip / kode klasifikasi dapat diunduh pada tautan linktr.ee/ykwijaya

Penataan Arsip eOffice

9

PK.01.01

10 of 24

KODE KLASIFIKASI YANG UMUM DIGUNAKAN DI DINAS PENDIDIKAN

2024

Penataan Arsip eOffice

10

Kode Klasifikasi

Urusan

PK.00.00

Kebijakan Bidang Pendidikan

PK.00.01

Penelitian dan Kajian Kebijakan Pendidikan

PK.00.02

Perjanjian Kerjasama

PK.00.03

Sertifikasi Lembaga, Akreditasi Dan Audit

PK.01.XX

Persekolahan

PK.02.00

Terkait Guru yang tidak terdapat di kode klasifikasi Kepegawaian. KKI Guru

PK.02.01

KKI Tenaga Kependidikan

PK.02.02

Kepala Sekolah

PK.03.00

BOP/BOS, Pelaksanaan Kegiatan (dari perencanaan hingga evaluasi) yang menggunakan dana BOP/BOS

Kode Klasifikasi

Urusan

PK.03.01

KJP/KJMU

PK.03.03

Penghargaan

PK.04.XX

Pusdatikomdik

PK.05.XX

Prasardik dan Aset

KG.XX.XX

Kepegawaian

DL.XX.XX

P2KPTK2, Diklat

UD.XX.XX

Dokumen keuangan dan anggaran yang diterbitkan sekretariat dan PP

HM.XX.XX

HUMAS dan Protokol

TG.XX.XX

Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan

OT.XX.XX

Organisasi, Ketatalaksanaan, Kelembagaan

11 of 24

2024

Penataan Arsip eOffice

11

Naskah Dinas disimpan/ dikelompokkan berdasarkan kesamaan permasalahan dan dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip (Kode Klasifikasi) dan diurutkan berdasarkan waktu (arsip terbaru diletakkan di atas) dan di tuliskan pada daftar berkas dan daftar isi berkas

12 of 24

2024

Penataan Arsip eOffice

12

13 of 24

Pemberkasan

2024

Penataan Arsip eOffice

13

KG

Kepegawaian

KG.06

Kode Etik, Disiplin, Pemberhentian dan Pensiun

KG.06.01

Disiplin

KG.06.01

Laporan Hasil Pemeriksaan AA

KG.06.01

Laporan Hasil Pemeriksaan DS

KG.06.01

SK dan Surat Tugas Tim Disiplin

14 of 24

Pemberkasan�dan�Penataan Arsip

2024

Penataan Arsip eOffice

14

15 of 24

Cara Penyimpanan

2024

Penataan Arsip eOffice

15

16 of 24

Cara Penyimpanan

2024

Penataan Arsip eOffice

16

17 of 24

Setelah dipilah sesuai kode klasifikasi dan permasalahan, dibuatkan daftar berkas dan daftar isi berkas

Penataan Arsip eOffice

17

Pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas dapat didasarkan pada menu perbal di eOffice

18 of 24

DAFTAR BERKAS

2024

Penataan Arsip eOffice

18

19 of 24

DAFTAR ISI BERKAS

2022

Penataan Arsip eOffice

19

20 of 24

2024

Penataan Arsip eOffice

20

daftar isi berkas dapat didasarkan pada menu perbal di eOffice

21 of 24

Timeline Perjanjian Kinerja

2024

Penataan Arsip eOffice

21

B06

Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas Arsip Tahun 2021

(s.d. Juni)

B09

Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas Arsip Tahun 2021

(s.d. Desember)

B12

Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas Arsip Tahun 2022

(s.d. Desember)

22 of 24

Timeline Perjanjian Kinerja

2024

Presentation Title

22

23 of 24

Tindak Lanjut

  1. Akan dilakukan monitoring kepada masing-masing jabatan pelaksana terkait penyimpanan arsip aktif dan pembuatan daftar berkas, daftar isi berkas yang menjadi tanggung jawabnya.
  2. Hasil monitoring akan dilaporkan kepada Kepala Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta.

​

2024

Penataan Arsip eOffice

23

24 of 24

THANK YOU!

linktr.ee/ykwijaya

0856 260 2625