Электронный юридически значимый документооборот. Передача и хранение юридически значимых документов в РФ и в регионах

Храмцовская Наталья, к.и.н., ведущий эксперт-аналитик

компании «ЭОС»

​

​

 �Ситуация в нашей стране�

• Непрерывно меняются общество, система государственного управления, право, методы ведения деловой деятельности и её документирования, технологии и т.д. Возрастает роль аутсорсинга, облачных услуг, доверенных третьих сторон, ГИС�
• У органов государственной власти и коммерческих организаций неодинаковые возможности: организационные, кадровые, финансовые�
• Многоукладность - в области управления документами используются разные системы и технологии, в которых необходимые функциональные возможности реализуются разными методами и способами�
• Меняется архитектура документов, широкое распространение получили структурированные документы�
• Постоянно растёт разнообразие видов, форматов и носителей/систем хранения юридически значимых электронных документов�
• В области архивного дела Россия вернулась к положению дел, существовавшему в отрасли до 1917 года – к «архивному нестроению», т.е. к отсутствию единой практики и единого централизованного контроля �

​

Развитие нормативно-методической базы

• Попытки установить единую для всей страны технологию работы с документами в современных условиях обречены на провал. Ключевые причины:�
• Многоукладность делопроизводства�
• Быстрая смена технологий�
• Быстрое изменение законодательства и судебной практики�
• Существующие нормы недостаточно опираются на реальный опыт работы:�
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 №69�
• Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утв. приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 №221

​

Юридически значимый документооборот

• Юридически незначимого документооборота не бывает! ☺�
• На самом деле речь идет об обмене документами, которые обладают юридической силой и/или которые могут сразу же использоваться по своему прямому назначению в качестве инструментов деловой деятельности�
• За рубежом иногда используется термин «юридически обязывающие документы»

​

Проекты федерального уровня: �Центр хранения электронных документов (ЦХЭД)

• Положение о государственной информационной системе “Платформа «Центр хранения электронных документов»”, утв. Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2022 года №279�
• Подсистема «Архив», основанная на разработанном программном обеспечении “Типовое решение «Архив»”, предназначенная для автоматизированного комплектования и временного хранения подлинников архивных документов в электронном виде до передачи их на постоянное хранение либо уничтожение в установленном порядке�
• Подсистема «Центр хранения электронных документов», основанная на разработанном программном обеспечении “Типовое решение «Платформа «Центр хранения электронных документов»”, предназначенная для комплектования, регистрации, хранения, обработки и использования подлинников архивных документов в электронном виде

Проекты федерального уровня: �Централизованное хранение документов ФНС

• Организация централизованного хранения документов, образующихся в деятельности территориальных органов ФНС России, поручена федеральному казенному учреждению «Налог-Сервис»�
• ФНС России приказом от 25 июня 2019 №ММВ-7-10/325@ утвердила «Перечень территориальных органов ФНС России, передающих документы на централизованное хранение в ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, с указанием мест хранения документов». 
• 5 межрегиональных централизованных хранилищ (2 строятся)
• 25 региональных централизованных хранилищ
• Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС “Налог-3”, утв. приказом Федеральной налоговой службы (ФНС России) №ЕД-7-10/74@ от 1 февраля 2022 года

​

​

Используются следующие информационные системы:

• АИС «Налог-3» - ЕИС, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям �
• ПК МВиП - Программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения �
• ПП Архивное хранение - Прикладная подсистема «Архивное хранение» АИС «Налог-3»�
• ПП УДиЭА - Прикладные подсистемы «Управление документами» и «Электронный архив налоговой информации» АИС «Налог-3»�
• ПП Уничтожение документов - Прикладная подсистема «Уничтожение документов с истекшим сроком хранения» АИС «Налог-3»

Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму документов Росреестра (1)

• Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, утв. приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) от 5 сентября 2014 года №П/426
• Размещение на территории РФ 8 централизованных архивохранилищ, оснащенных специализированным стеллажным, сканирующим и телекоммуникационным оборудованием для хранения документов
• Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ними, утв. приказом Росреестра от 4 августа 2021 года №П/0342
• Электронные документы сохраняются и хранятся в составе реестровых дел в ИС «Архив»

Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму документов Росреестра (2)

• Положение о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых, в том числе, до 1 января 2017 г. кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов), утв. Постановлением Правительства РФ от 10 февраля 2022 года №146
• Все хранящиеся в делах заявления и иные документы на бумажном носителе подлежат переводу в форму электронных документов (электронных образов документов), подписанных УКЭП уполномоченного должностного лица и имеющих ту же юридическую силу, что и документы на бумажном носителе

​

Проекты федерального уровня: �Централизованное хранение документов нотариата

• Федеральный закон от 14 июля 2022 года №339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»�
• Основы законодательства РФ о нотариате от 11 февраля 1993 года №4462-1, новая статьей 39.1 «Нотариальные документы, нотариальный архив»�
• Местом хранения бумажных нотариальные документов является архив региональной нотариальной палаты�
• Местом хранения электронных нотариальных документов является единая информационная система нотариата�
• Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам, утв. приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №397

​

Региональные проекты: Ленинградская область

• Порядок хранения и использования документов, образующихся в процессе электронного документооборота между «Многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг» ЛО, ОИВ Ленинградской области и организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, утв. постановлением Правительства Ленинградской области от 25 ноября 2020 года № 778�
• Организация хранения электронных дел (ЭД)�
• Передача электронных дел ОИВ и организаций, хранение и уничтожение ЭД в подсистеме «Государственный архив»�
• Передача электронных дел между ЦЭА и подсистемой «Государственный архив»�
• Обеспечение режима постоянного хранения электронных документов

Региональные проекты: Москва

• «Положение о государственной информационной системе «Централизованное хранилище электронных документов, подписанных электронной подписью»» утв. Правительством Москвы постановлением от 06 декабря 2022 года №2717-ПП�
• ГИС подлежит обязательному использованию органами исполнительной власти города Москвы, формирующими ЭД и являющимися операторами информационных систем города Москвы, используемых для предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций, не относящихся к управлению бюджетным процессом города Москвы, или осуществления полномочий собственника таких информационных систем (п.1.9).

​

Региональные проекты: Ростовская область

• Руководством области осознана необходимость решения вопроса ведомственного архивного хранения электронных документов�
• Речь идет о передаче на архивное хранение документов из СЭД региональных и муниципальных органов власти�
• Особенность проекта: использование всеми органами власти региона единой СЭД, в которой документы, передаваемые органами друг другу, не дублируются, что создает определенные особенности и проблемы. Теория управления документами в таких условиях не проработана

Что можно ожидать в ближайшее время?

• Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты»» - принят в первом чтении 06.04.2022�
• Проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях�
• XIX. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов
• XX. Подготовка к архивному хранению дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы
• Ну и, конечно, МЧД! ☺

​

​

Важные моменты

• Электронная революция и связанные с ней быстрые перемены продолжаются�
• Смещение фокуса при управлении документами со специализированных СЭД на управление документами в деловых системах�
• Резко вырос интерес к архивному хранению электронных документов�
• Неожиданно усилился интерес к технологиям искусственного интеллекта и больших данных – даже в традиционно консервативной сфере архивного дела�
• ФНС реально внедряет технологию блокчейна для МЧД�
• Внедрение МЧД грозит потрясениями и рисками�
• Расширение масштабов использования облачных решений

Спасибо за внимание!

Приглашаю Вас на мой блог:

http://rusrim.blogspot.com/

а также на мои каналы

на Slideshare и YouTube

Уведомления о постах также публикуются

на Telegram-канале t.me/nkhramtsovsky

Спасибо за внимание!