1 of 55

Упорядковування даних у таблицях

9

2 of 55

Запитання

Розділ 7 § 7.4

  1. Який порядок розташування символів в таблиці Unicode?
  1. Які значення логічних функцій AND, OR залежно від значень аргументів?
  1. Яке призначення символів * і ? у масках імен файлів?

9

3 of 55

Упорядкування даних у таблиці

Дані в клітинках електронної таблиці можна впорядковувати (сортувати), тобто змінювати порядок їх розташування в рядках або стовпцях за деякими ознаками.

Розділ 7 § 7.4

У табличному процесорі можна виконувати два види сортування:

За зростанням

За спаданням

Порядок сортування залежить від типу даних. Впорядкування даних здійснюється посимвольно, у порядку розміщення символів у кодовій таблиці Unicode.

9

4 of 55

Упорядкування даних у таблиці

В Excel сортування за зростанням відбувається за такими правилами:

Розділ 7 § 7.4

якщо в таблиці знаходяться дані різних типів, то після сортування вони будуть розміщуватися у такому порядку: числові, дата/час, текстові, логічні;

числа упорядковуються від найменшого значення до найбільшого;

дати упорядковуються від найстаршої до наймолодшої;

спочатку розташовуються тексти, написані латиницею, потім - кирилицею;

9

5 of 55

Упорядкування даних у таблиці

Продовження

Розділ 7 § 7.4

спочатку розміщуються тексти, написані маленькими літерами, потім - великими;

тексти упорядковуються так: спочатку порівнюються перші символи, у разі їх рівності - другі символи і т. д.;

логічне значення FALSE розміщується перед значенням TRUE;

порожні клітинки розташовуються останніми (хоча символ Пропуск у таблиці Unicode стоїть першим і має найменший код).

9

6 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

Процес впорядкування відбувається у два етапи:

Розділ 7 § 33

При роботі з даними всієї електронної таблиці або з окремими її полями необов'язково виділяти всю таблицю чи весь стовпець. Достатньо виділити будь-яку клітинку поля, за значеннями якого в першу чергу впорядковуватимуться дані всієї таблиці.

1. Виділення поля таблиці для впорядкування

2. Безпосередньо впорядкування.

9

7 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

Далі в табличному процесорі Microsoft Excel слід скористатись одним зі способів доступу до інструментів впорядкування:

Розділ 7 § 33

  1. на вкладці Основне в групі Редагування відкрити список інструмента Сортування й фільтр;

9

8 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

  1. відповідні інструменти розміщені також на вкладці Дані в групі Сортування й фільтр;

Розділ 7 § 33

9

9 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

Розділ 7 § 33

  1. у контекстному меню, що з'являється, якщо клацнути на будь-якій клітинці поля, за яким необхідно впорядкувати дані, обрати вказівку Сортування.

9

10 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

Потім слід скористатись одним з інструментів сортування за одним полем:

Розділ 7 § 33

За зростанням

За спаданням

Або обрати Настроюване сортування, якщо слід впорядкувати дані таблиці за кількома полями одночасно.

9

11 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

Інструменти

Розділ 7 § 33

Змінюють свою назву залежно від типу значень у полі, за яким відбувається впорядкування:

текстові значення — Сортування від А до Я та Сортування від Я до А, при цьому впорядкування здійснюється за алфавітом або в оберненому порядку;

числові значення — Сортування від найменшого до найбільшого та Сортування від найбільшого до найменшого;

значення типу дата й час — Сортування від наймолодшого до найстаршого та Сортування від найстаршого до наймолодшого.

9

12 of 55

Упорядкування даних у таблиці

У результаті цих дій рядки виділеного діапазону змінюють своє розташування так, що значення в першому стовпці цього діапазону будуть впорядковані у вибраному порядку, а дані в інших стовпцях будуть переміщені разом з відповідним рядком.

Розділ 7 § 7.4

9

13 of 55

Упорядкування даних у таблиці

Якщо виконувати сортування, виділивши дані тільки в одному стовпці, відкривається вікно Попередження сортування, у якому пропонується розширити виділений діапазон клітинок або сортувати у межах виділення.

Розділ 7 § 7.4

9

14 of 55

Упорядкування даних у таблиці

Сортування у виділеному діапазоні можна здійснювати й за значеннями кількох стовпців. Це відбувається так:

Розділ 7 § 7.4

спочатку рядки сортуються за значеннями в першому з указаних стовпців;

потім сортування у кожному наступному з вибраних стовпців відбувається лише для тих рядків, у яких значення в усіх попередніх указаних для сортування стовпцях збігаються.

9

15 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

Якщо обрати вказівку Настроюване сортування, відкривається вікно Сортування.

Розділ 7 § 33

Додати поля для впорядкування

Кожен з указаних для сортування стовпців називають рівнем сортування.

9

16 of 55

Як впорядковувати дані в електронній таблиці?

Вибрати поля для впорядкування можна за допомогою списків у вікні Сортування. Додатково для кожного поля, за яким відбуватиметься впорядкування, слід зазначити порядок впорядкування:

Розділ 7 § 33

За зростанням

За спаданням

9

17 of 55

Упорядкування даних у таблиці

Щоб відсортувати рядки у виділеному діапазоні клітинок за значеннями в кількох стовпцях, слід:

Розділ 7 § 7.4

1

    • Виділити потрібний зв'язний діапазон клітинок (бажано, щоб до нього ввійшли підписи рядків, але до нього не повинні входити об'єднані клітинки).

2

    • Виконати Дані ⇒ Сортування й фільтр ⇒ Сортувати.

3

    • Установити або змінити значення параметрів сортування: у списку поля Сортувати за вибрати ім'я першого стовпця, за значеннями в якому потрібно відсортувати рядки, у списку поля Сортування за -Значення, а в списку поля Порядок - порядок сортування.

9

18 of 55

Упорядкування даних у таблиці

Продовження

Розділ 7 § 7.4

4

    • Визначити умови сортування за значеннями в іншому стовпці, вибравши кнопку Додати рівень або Копіювати рівень, і встановити в полях рядка Потім за значення параметрів сортування за значеннями у другому вибраному стовпці.

5

    • За потреби повторити команду 4 кілька разів.

6

    • Якщо у виділений діапазон увійшов рядок заголовка, але позначку прапорця Мої дані мають заголовки не встановлено, встановити її (тоді рядок заголовка не буде враховуватися під час сортування і залишиться на своєму місці).

7

    • Вибрати кнопку ОК.

9

19 of 55

Для тих, хто хоче знати більше

Сортувати можна не тільки рядки, а й стовпці. За замовчуванням в Excel встановлюється режим сортування рядків за значеннями в стовпцях. Для змінення цього режиму сортування потрібно у вікні Сортування вибрати кнопку Параметри,

Розділ 7 § 7.4

а потім - відповідний перемикач у групі Сортувати. Там само можна визначити, чи враховувати регістр під час сортування, тобто, чи розрізняти великі й малі літери.

9

20 of 55

Розгадайте ребус

Сортування

Розділ 7 § 7.4

9

21 of 55

Дайте відповіді на запитання

  1. У чому полягає сортування значень в Excel?
  1. Які правила сортування даних за зростанням у Excel?
  1. У який спосіб можна провести швидке сортування?
  1. Коли команда Сортування від найменшого до найбільшого змінюється на команду Сортування від А до Я?
  1. Як здійснюється сортування даних в таблицях за значеннями кількох стовпців?

Розділ 7 § 7.4

9

22 of 55

Автоматичні та розширені фільтри

9

23 of 55

Автоматичні фільтри

Після виконання фільтрування в таблиці відображаються лише ті рядки, дані в яких відповідають умовам фільтрування. Усі інші - тимчасово приховуються.

Розділ 7 § 7.4

Фільтрування — це вибір значень у клітинках електронної таблиці, що відповідають певним умовам.

9

24 of 55

Автоматичні фільтри

Щоб установити режим фільтрування даних, потрібно:

Розділ 7 § 7.4

  1. Установити табличний курсор у довільну клітинку таблиці або виділити потрібний діапазон клітинок.
  1. Виконати Основне ⇒ Редагування ⇒ Сортування й фільтр ⇒ Фільтр (або Дані ⇒ Сортування й фільтр ⇒ Фільтр).

9

25 of 55

Автоматичні фільтри

Після виконання цих дій біля правої межі кожної клітинки першого рядка таблиці або виділеного діапазону клітинок з'являться кнопки відкриття списку ▼ команд фільтрування. У цих списках знаходяться команди сортування, фільтрування за кольором, а також числові та текстові фільтри.

Розділ 7 § 7.4

Списки, що розкриваються

9

26 of 55

Автоматичні фільтри

Розглянемо деякі приклади виконання фільтрування.

Розділ 7 § 7.4

Найчастіше виконують фільтрування за значеннями в деякому стовпці даних. Наприклад, за поданою таблицею оцінок відобразити список учнів, які мають з інформатики оцінку 9. Для цього потрібно:

  1. Відкрити список команд фільтрування у стовпці Інформатика.
  1. Зняти позначку прапорця Виділити все.

9

27 of 55

Автоматичні фільтри

Розділ 7 § 7.4

  1. Установити позначку прапорця біля значення 9.
  1. Вибрати кнопку ОК.

9

28 of 55

Автоматичні фільтри

Після виконання цих дій у таблиці будуть відображені лише ті рядки, у яких значення в потрібному стовпці дорівнюють вибраним.

Розділ 7 § 7.4

9

29 of 55

Автоматичні фільтри

Фільтрування можна здійснювати за кількома значеннями. Наприклад, потрібно відобразити дані про учнів з іменами, яких звуть Іван або Олексій. Для цього потрібно:

Розділ 7 § 7.4

1

    • Відкрити список команд фільтрування у стовпці Ім'я.

2

    • Зняти позначку прапорця Виділити все.

3

    • Установити позначку прапорця біля значень Іван та Олексій.

4

    • Вибрати кнопку ОК.

9

30 of 55

Автоматичні фільтри

Застосувавши фільтр, отримаємо таблицю:

Розділ 7 § 7.4

9

31 of 55

Автоматичні фільтри

Якщо в стовпці знаходяться тільки числові дані, то за даними цього стовпця можна виконувати фільтрування з використанням Фільтрів чисел, застосовуючи команди Дорівнює, Не дорівнює, Більше, Менше, Між тощо.

Розділ 7 § 7.4

9

32 of 55

Автоматичні фільтри

Наприклад, потрібно відобразити дані про тих учнів, які мають сумарний бал за предметами ≥ 35 і ≤ 40. Для цього слід виконати:

Розділ 7 § 7.4

1

    • Відкрити список команд фільтрування у стовпці Сума.

2

    • Вибрати Фільтри чисел ⇒ Між.

3

    • Увести у відповідні поля вікна потрібні дані – З5 та 40

4

    • Вибрати кнопку ОК.

9

33 of 55

Автоматичні фільтри

Застосувавши фільтр, отримаємо таблицю:

Розділ 7 § 7.4

9

34 of 55

Автоматичні фільтри

Команда Перші 10 відкриває вікно Фільтр перших 10 елементів, у якому можна встановити умову фільтрування, за якою в таблиці відображатимуться тільки ті рядки таблиці, які містять у даному стовпці найбільших (найменших) 10 (або іншу встановлену кількість) значень.

Розділ 7 § 7.4

9

35 of 55

Автоматичні фільтри

Команда Більше середнього (Менше середнього) виконує фільтрування, за яким відображаються тільки ті рядки таблиці, які містять у даному стовпці значення, більші (менші) ніж середнє арифметичне значення в даному стовпці.

Розділ 7 § 7.4

9

36 of 55

Автоматичні фільтри

Для текстових даних застосовуються дещо інші команди фільтрування: Дорівнює, Не дорівнює, Починається з, Закінчується, Містить тощо.

Розділ 7 § 7.4

9

37 of 55

Автоматичні фільтри

Наприклад, потрібно відобразити дані про тих учнів, прізвище яких починається з літери П. Для цього слід виконати:

Розділ 7 § 7.4

1

    • Відкрити список команд фільтрування у стовпці Прізвище.

2

    • Вибрати Текстові фільтри ⇒ Починається з...

3

    • Увести у відповідне поле літеру П.

4

    • Вибрати кнопку ОК.

9

38 of 55

Автоматичні фільтри

Застосувавши фільтр, отримаємо таблицю:

Розділ 7 § 7.4

9

39 of 55

Автоматичні фільтри

Фільтрування можна здійснювати послідовно для кількох стовпців таблиці.

Розділ 7 § 7.4

Тоді кожний наступний фільтр буде застосований уже тільки для тих рядків таблиці, які відображаються після застосування всіх попередніх фільтрів. Тобто загальна умова фільтрування - це умови фільтрування для кожного стовпця, об'єднані логічною операцією І.

9

40 of 55

Автоматичні фільтри

Наприклад, якщо провести фільтрування за даними стовпця Сума з умовою більше 35, а потім за даними стовпця Інформатика з умовою більше 8, то загальне фільтрування буде виконано за умовою (сума балів більше 35) І (бал з інформатики більше 8). Результат такого фільтрування наведено на малюнку.

Розділ 7 § 7.4

9

41 of 55

Автоматичні фільтри

Відмінити фільтрацію даних можна кількома способами:

Розділ 7 § 7.4

виконати Основне ⇒ Редагування ⇒ Сортування й фільтр ⇒ Очистити;

9

42 of 55

Автоматичні фільтри

Розділ 7 § 7.4

виконати команду Видалити фільтр із у списку стовпця, за даними якого було виконане фільтрування;

9

43 of 55

Автоматичні фільтри

Розділ 7 § 7.4

установити позначку прапорця Виділити все у списку стовпця, за даними якого було виконане фільтрування, після чого вибрати кнопку ОК.

9

44 of 55

Розширені фільтри

Використання автофільтрів дає змогу виконати фільтрування не в усіх випадках. Так, наприклад, розглянутими способами не можна виконати фільтрування за умовою,

Розділ 7 § 7.4

яка є об'єднанням умов фільтрування двох стовпців логічною операцією АБО, наприклад,

(сума балів більше 35) АБО (бал з інформатики більше 8).

9

45 of 55

Розширені фільтри

Виконати такі види фільтрування в табличному процесорі Excel можна за допомогою розширених фільтрів. Для цього потрібно:

Розділ 7 § 7.4

  1. Скопіювати або ввести у вільні клітинки електронної таблиці назви тих стовпців, за даними яких буде здійснюватися фільтрування (наприклад, назви стовпців Сума, Інформатика).

9

46 of 55

Розширені фільтри

Розділ 7 § 7.4

  1. Увести в клітинки під назвами стовпців умови фільтрування. Якщо ці умови повинні об'єднуватися логічною операцією І, то вони мають розташовуватися в одному рядку. Якщо логічною операцією АБО - то у різних

(наприклад умови >35, >8).

9

47 of 55

Розширені фільтри

Розділ 7 § 7.4

  1. Виконати Дані ⇒ Сортування й фільтр ⇒ Додатково.

9

48 of 55

Розширені фільтри

Розділ 7 § 7.4

  1. У вікні Розширений фільтр:
  1. Вибрати один з перемикачів для визначення області розташування результату фільтрування (фільтрувати список на місці).
  1. Увести в поле Вхідний діапазон діапазон клітинок, дані у яких повинні фільтруватися ($A$1:$G$13).

9

49 of 55

Розширені фільтри

Розділ 7 § 7.4

  1. Увести в поле Діапазон умов діапазон клітинок, у яких розташовані назви стовпців й умови фільтрування.

9

50 of 55

Розширені фільтри

Розділ 7 § 7.4

  1. Вибрати кнопку OK
  1. Якщо був вибраний перемикач скопіювати результат до іншого розташування, увести в поле Діапазон для результатів діапазон клітинок, де має розміститися результат фільтрування.

9

51 of 55

Розширені фільтри

Результат фільтрування, виконаного за данимим умовами:

Розділ 7 § 7.4

9

52 of 55

Розгадайте ребус

Розділ 7 § 7.4

Фільтр

9

53 of 55

Дайте відповіді на запитання

  1. Що таке фільтрування?
  1. Які види фільтрування можна здійснювати для числових даних? Для текстових даних?
  1. Для чого використовується розширений фільтр?
  1. Як задати умови до розширеного фільтра?
  1. У чому відмінності автоматичного та розширеного фільтра?

Розділ 7 § 7.4

9

54 of 55

Домашнє завдання

Проаналізувати

§ 3.4

Розділ 7 § 7.4

9

55 of 55

Працюємо за комп’ютером

Сторінка

170

Розділ 7 § 7.4

9