1 of 22

Kode Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah

KMK Nomor HK.01.07/MENKES/2015/2022

Biro Umum Sekretariat Jenderal

disampaikan pada Kegiatan Sosialisasi Kode Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah

serta Dashboard Penyelenggaraan Kearsipan

Jakarta, 7 Februari 2023

0 80 80

0 126 120

0 179 172

199 237 235

0 142 135

210 222 0

244 247 194

100 100 0

127 127 127

192 0 0

191 191 191

2 of 22

POKOK

PENYAJIAN

Dasar Hukum
Latar Belakang Revisi
Pembandingan KMK Nomor HK.02.02/MENKES/377/2016 dengan KMK nomor HK.01.07/MENKES/2015/2022
KMK nomor HK.01.07/MENKES/2015/2022
Dashboard Penyelenggaraan Kearsipan
Perubahan Instrumen Pengelolaan Kearsipan pada aplikasi Gerakan Kantor BERHIAS

3 of 22

DASAR HUKUM

Undang Undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

PP No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 5 Tahun 2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi

4 of 22

Permenkes Nomor 5 tahun 2022 tentang OTK Kemenkes

Surat Karoum Nomor AR.01.05/2/336/2022 tentang Permohonan Identifikasi Naskah Dinas dan Nama Kelompok Kerja

Perubahan Struktur Organisasi
Perubahan Tugas dan Fungsi
Masih ada beberapa Tusi yang belum terfasilitasi pada KMK yang lama

LATAR BELAKANG REVISI

5 of 22

LATAR BELAKANG REVISI (2)

Tata cara Penomoran berdasarkan KMK nomor 02.02/KEMKES/377/2016 BELUM DAPAT memfasilitasi Penomoran Otomatis

6 of 22

PEMBANDINGAN KMK LAMA DAN BARU

SEBELUM	SESUDAH	KETERANGAN
FASILITATIF Pokok Masalah : 15	FASILITATIF Pokok Masalah : 17	Penambahan: BJ = Pengadaan Barang dan Jasa MR = Manajemen Risiko
SUBSTANTIF Pokok Masalah : 31	SUBSTANTIF Pokok Masalah : 37	Penambahan: IM = Imunisasi KT = Tenaga Kesehatan Indonesia RS = Pelayanan Kesehatan di RS & Fasilitas Kesehatan lainnya SS = Sistem dan Strategi Kesehatan TK = Tata Kelola Pelayanan Kesehatan Perencanaan dan Pendayagunaan Tenaga Kesehatan dibagi menjadi 2 : PG dan PN Beberapa penggantian nama Pokok Masalah karena perubahan nomenklatur LB = BP DG = PN Dll

7 of 22

No	UNIT ORGANISASI	MASUKAN
1	Setjen	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Subsub Masalah sesuai perubahan struktur serta tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 15 Pokok Masalah, 57 Sub Masalah dan 203 Sub-Sub Masalah Menjadi: 16 Pokok Masalah, 63 Sub Masalah dan 252 Sub-Sub Masalah
2	Itjen	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Sub-sub Masalah sesuai dinamika tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 1 Pokok Masalah, 9 Sub Masalah, 31 Sub-sub Masalah Menjadi: 1 Pokok Masalah, 9 Sub Masalah, 30 Sub-sub Masalah
3	BKPK	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Subsub Masalah sesuai perubahan struktur serta tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 1 Pokok Masalah, 4 Sub Masalah dan 20 Sub-Sub Masalah Menjadi: 4 Pokok Masalah, 15 Sub Masalah dan 47 Sub Sub Masalah
4	Ditjen Nakes	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Subsub Masalah sesuai perubahan struktur serta tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 6 Pokok Masalah, 25 Sub Masalah dan 70 Sub-Sub Masalah Menjadi: 8 Pokok Masalah, 41 Sub Masalah dan 137 Sub Sub Masalah

No	UNIT ORGANISASI	MASUKAN
5	Ditjen Kesmas	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Subsub Masalah sesuai perubahan struktur serta tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 5 Pokok Masalah, 24 Sub Masalah dan 116 Sub-Sub Masalah Menjadi: 4 Pokok Masalah, 21 Sub Masalah dan 111 Sub-Sub Masalah
6	Ditjen P2P	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Sub-sub Masalah sesuai dinamika tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 5 Pokok Masalah, 23 Sub Masalah, 86 Sub-sub Masalah Menjadi: 6 Pokok Masalah, 27 Sub Masalah, 101 Sub-sub Masalah
7	Ditjen Yankes	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Subsub Masalah sesuai perubahan struktur serta tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 5 Pokok Masalah, 16 Sub Masalah dan 59 Sub-Sub Masalah Menjadi: 7 Pokok Masalah, 22 Sub Masalah dan 87 Sub Sub Masalah
8	Ditjen Farmalkes	Perubahan Masalah, Sub Masalah dan Subsub Masalah sesuai perubahan struktur serta tugas dan fungsi yang melekat pada SOTK Semula: 5 Pokok Masalah, 18 Sub Masalah dan 66 Sub-Sub Masalah Menjadi: 5 Pokok Masalah, 25 Sub Masalah dan 125 Sub Sub Masalah

RESUME IDENTIFIKASI

8 of 22

KMK No. HK.07.01/MENKES/2015/2022

Kode Klasifikasi Arsip merupakan SARANA PENATAAN ARSIP mulai dari penciptaan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kembali, sampai dengan penyusutan arsip, dengan kode klasifikasi arsip diharapkan dapat memudahkan dalam mengidentifikasi permasalahan yang terkandung dalam surat/arsip secara tepat dan benar

Tujuan pengunaan Kode klasifikasi arsip adalah agar arsip yang masalahnya sama akan terkumpul/terkelompok dalam satu berkas sehingga penyimpanannya dapat dilakukan secara logis dan sistematis yang pada akhirnya akan MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI

Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan

9 of 22

KMK No. HK.07.01/MENKES/2015/2022 (2)

Kode Klasifikasi Arsip

Fungsi Substantif

Fungsi Fasilitatif

Merupakan kegiatan yang menghasilkan produk administrasi atau penunjang dari tugas yang dilakukan di kesekretariatan

Merupakan kegiatan pelaksanaan tugas pencipta arsip yang membedakan antara pencipta arsip yang satu dengan yang lain

Kode klasifikasi arsip diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode

Sistem Klasifikasi

Klasifikasi arsip dengan sistem ini (struktur kegiatan dan permasalahan) dapat digunakan oleh setiap organisasi, sebagai contoh klasifikasi masalah “kepegawaian” tidak berarti bahwa yang boleh menggunakan hanya “Biro Organisasi dan Sumber Daya Manusia” atau “Bagian Kepegawaian” saja, tetapi unit kerja/satuan kerja lain dapat menggunakannya

10 of 22

KMK No. HK.07.01/MENKES/2015/2022 (3)

Kode Klasifikasi

Pemberian kode merupakan kegiatan pemberian tanda pengenal pada arsip, dengan maksud untuk menyingkat tulisan dalam mengenali masalahnya.

Sistem yang dipergunakan untuk pemberian kode di lingkungan Kementerian Kesehatan adalah alfanumerik yaitu penggabungan kode huruf dan angka. Kode huruf digunakan untuk mengenali masalah pokok, sedangkan kode angka untuk sub-masalah dan sub-sub-masalah

Penggunaan kode klasifikasi arsip YP.02.02 adalah untuk sub-sub masalah berkaitan dengan naskah-naskah yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan darah (quickwins) yang berkerja sama dengan dinas kesehatan melalui unit transfusi darah dan rumah sakit meliputi persiapan penyusunan pedoman (norma, standar, prosedur, kriteria), persiapan bimbingan teknis (monitoring, evaluasi, penilaian, supervisi dan lain sebagainya), persiapan untuk sosialisasi (seminar, lokakarya, pemantapan, diseminasi dan lain sebagainya), persiapan penyusunan memorandum of understanding, dan persiapan kegiatan lainnya meliputi undangan peserta, narasumber, moderator, surat tugas, nota dinas, telaah, kajian maupun laporan kegiatan.

11 of 22

KMK No. HK.07.01/MENKES/2015/2022 (4)

Penomoran Naskah Dinas

Penomoran surat di lingkungan Kementerian Kesehatan mengacu pada kode klasifikasi arsip dan kode unit pengolah. Berdasarkan kode klasifikasi arsip dan kode unit pengolah dapat mempermudah klasifikasi jenis surat ketika melakukan pengarsipan serta mempermudah penyimpanan dan pencarian arsip

Contoh: Surat dinas yang ditandatangani oleh Menteri Kesehatan

12 of 22

KMK No. HK.07.01/MENKES/2015/2022 (5)

Contoh: Surat dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Madya (Pejabat Eselon I)

Contoh: Surat dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama (Pejabat Eselon II)

Contoh: Nota dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Pengawas (Pejabat Eselon IV) atau Ketua Tim Kerja

13 of 22

KMK No. HK.07.01/MENKES/2015/2022

Tugas Pimpinan Unit Kerja dan UPT

Membuat Kode Unit Pengolah untuk Tim Kerja diatur oleh Pimpinan Unit Kerja masing-masing

Tugas Sekretariat Unit Utama

Membuat Kode Unit Pengolah pada Unit Pelaksana Teknis di Lingkungannya masing-masing

14 of 22

KMK No. HK.07.01/MENKES/2015/2022

Contoh SE tentang Kode Unit Pengolah di Lingkungan Biro Umum

Kode Unit Pengolah

Sekretaris Jenderal : A
Kepala Biro Umum : A.VII
Kepala Bagian Rumah tangga : A.VII.1
Ketua Tim Kerja Pengelolaan Kearsipan : A.VII.2

15 of 22

DASHBOARD PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Kementerian Kesehatan telah 4 (empat) kali berturut-turut mendapat peringkat pertama pengawasan kearsipan kategori Kementerian
Nilai pengawasan kearsipan masuk ke dalam reformasi birokrasi (area tata laksana)
Untuk meningkatkan penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik lagi, Kementerian Kesehatan harus mempunyai data penyelenggaraan kearsipan baik di Unit Kerja Pusat maupun Unit Kerja UPT
Data penyelenggaraan kearsipan yang masih silo silo menghambat pimpinan dalam pengambilan keputusan, sehingga diperlukan suatu data penyelenggaraan kearsipan yang terintegrasi dari seluruh unit kerja yang ada di Kementerian Kesehatan
Data penyelenggaraan kearsipan tersebut diharapkan dapat terintegrasi

Latar Belakang

16 of 22

DASHBOARD PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Identifikasi

Data penyelenggaraan kearsipan masih dikelola terpisah-pisah dalam 3 (tiga) instrumen yaitu:
Evaluasi gerakan nasional sadar tertib arsip
Instrumen pengawasan kearsipan
Instrumen pengelolaan kearsipan yang ada dalam aplikasi gerakan kantor berhias

yang dilakukan penilaian secara mandiri (selft assesment) oleh Unit Kerja Pusat dan UPT, namun dalam pelaksanaan selft assesment tersebut belum dilengkapai dengan data dukung yang lengkap dan benar.

Hasil evaluasi dari 3 (tiga) instrumen tersebut belum terintegrasi sehingga data yang didapat masih berbeda-beda
Unit kerja mengeluhkan terlalu banyak instrumen yang diisi untuk kegiatan pengelolaan kearsipan
Belum ada satu sistem informasi yang benar - benar mewakili dari seluruh aspek penyelenggaraan kearsipan dan sistem tersebut bisa diakses oleh masing-masing unit kerja yang ada di Kementerian Kesehatan

17 of 22

DASHBOARD PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Inisiatif

Pengisian bit.ly oleh Unit Kerja yang terdiri dari item -item pengelolaan arsip (penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip, SDM Kearsipan dan sarana prasarana kearsipan) sebagai database
Membuat standar mengenai analisis beban kerja setiap unit kerja pusat dan unit kerja UPT berdasarkan surat dari Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Nomor B-PK.01.00/ 512 /2022 tanggal 23 Februari 2022 hal Usulan Kebutuhan PNS dalam Jabatan Fungsional Arsiparis secara Nasional.
Membuat standar sarana prasarana yang harus dimiliki records center UK I, UK II dan UK UPT berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip dan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif dan standar central file di Unit Pengolah.

1 of 22

2 of 22

3 of 22

4 of 22

5 of 22

6 of 22

7 of 22

8 of 22

9 of 22

10 of 22

11 of 22

12 of 22

13 of 22

14 of 22

15 of 22

16 of 22

17 of 22

18 of 22

19 of 22

20 of 22

21 of 22

22 of 22