1 of 23

Kumpulan Ace

Tajuk : Dashboard PIK IAB

Pusat : Pusat Pengurusan Dasar & Inovasi / Pusat Pembangunan Teknologi

Bidang Inovasi : Inovasi Penyampaian Perkhidmatan

Kategori : Inovasi Penambahbaikan

Jenis : KIK Primer

​

Ahli kumpulan :

Mahathir Fansuri bin Azizan (Ketua) : 810731-06-5225

Maizatul Akmal binti Sahudin : 680328-10-6848

Noor Zamimi binti Mohd Zahari : 660421-08-5262

Mazwin binti Ahmad

2 of 23

​

LATAR BELAKANG PROJEK DAN PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN

​

Pelan Induk Kecemerlangan PIK 2017-2020 merupakan pelan strategik IAB. Pemantauan berterusan terhadap pelaksanaan PIK amat penting bagi memastikan IAB mencapai visi untuk menjadi pusat latihan pengurusan dan kepimpinan pendidikan yang terbilang. Namun begitu, pengumpulan data KPI yang lewat dan kesukaran pihak pengurusan untuk memperoleh maklumat KPI dengan pantas sedikit sebanyak menjejaskan proses pengurusan prestasi IAB. Projek Dashboard PIK ini dilaksanakan bertujuan mengatasi masalah tersebut. Projek ini merupakan inovasi daripada projek lepas. Penambahbaikan projek ini ialah pembangunan mini website dan penggunaan Power Business Intelligence.

Latar Belakang Projek

Surat sokongan dan surat kebenaran pihak pengurusan untuk melaksanakan projek.

Penglibatan Pihak Pengurusan

3 of 23

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

0

1

2

3

4

6

7

8

9

10

Kritikal

x( (7,1)

x(7,9)

x(6,7)

A

B

C

x(3,7)

D

X

(4,2)

E

x(6,6)

F

x(9,9)

G

x (7,8)

H

x(1,4)

I

1

10

Paling rendah

Paling tinggi

skala

Keupayaan

BIL

SENARAI MASALAH

KEUPAYAAN

KRITIKAL

A

KELEWATAN PEMBAYARAN

7

1

B

ADUAN PESERTA DAN STAF LAMBAT DITERIMA

6

7

C

PELAPORAN KPI SUKAR DIPEROLEH

9

9

D

STAF KERAP BERTUKAR KE ORGANISASI

3

7

E

TIADA KESERAGAMAN LAPORAN

4

2

F

BORANG PELAPORAN SECARA MANUAL

6

6

G

KELEWATAN PENERIMAAN MAKLUMAT

7

9

H

KELEWATAN HADIR BERTUGAS DI IAB

7

8

I

TEMPOH PROGRAM PANJANG

1

4

    • Temubual Warga PDI

Kenalpasti Masalah

    • Analisa Metrik

Pemilihan Masalah

​

SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN

​

4 of 23

​

SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN

​

Perkaitan projek

Signifikan

Pembuktian

Fungsi utama jabatan/organisasi

Memantau prestasi berkaitan fungsi IAB dengan lebih cekap

Kutipan dan analisa secara online & automatik

Memenuhi kehendak pelanggan & pemegang taruh (stakeholder)

Memantau KPI pelan induk kecemerlangan berdasarkan approach amalan terbaik

  • Performance Strategik Management
  • Balanced Scorecard

Kaitan dgn agenda nasional

Pelan Pembangunan Pendidikan 2013-2025

Dashboard sebagai iniasitif PPPM 2017

Kaitan dgn keadaan & ekosistem semasa

  • Kemelesetan Ekonomi
  • Penggunaan Sumber Terbuka
  • Revolusi Industri ke -4

Penggunaan konsep data science tanpa kos dan penyelenggaraan yg sukar

5 of 23

PENETAPAN SASARAN – OUTCOME

Kesan Jangka Pendek

SEMASA

SASARAN

Masa Mengesan semula dokumen

6 minit

5 saat

Sumber Manusia utk Analisa Data

1 orang

Tiada

Analisa Data

1 hari

10 saat

Penggunaan Kertas

Sedarhana

Minimum

6 of 23

​

​

PENURUNAN

50 %

Sasaran % Penurunan = 50%

​

= Jum Masa Sebelum (Minit) – Jumlah Masa Semasa x 100

Jum Masa Sebelum (Minit)

= 16 - 8 x 100

20

= 50 %

Sebelum

Selepas

BILANGAN HARI PENGHANTARAN DATA KPI

MENGURANGKAN TEMPOH PEMPROSESAN PELAPORAN KPI KESELURUHAN

62

PENETAPAN SASARAN - OUTCOME

7 of 23

​

SASARAN IMPAK

​

    • 40% peningkatan enggagement terhadap PIK
    • Budaya kerja berasaskan prestasi
    • Pencapaian 100% KPI

Pelanggan Dalaman

    • 95% kepuasan pelanggan

Pelanggan Luaran

    • Melicinkan pelaporan OBB
    • Menyokong perancangan jabatan

Proses Dalaman

8 of 23

​

Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian

​

DESIGN THINKING

FASA PERTAMA : EMPATI

AUDITEE :

Pegawai Meja

Data owner

Data collector

KAEDAH :

Temubual

Kajian Dokumen

9 of 23

​

Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian

​

DESIGN THINKING

FASA KEDUA : TAKRIFAN

Technique Unpacking and Point of View

Analisa Tematik

Penemuan

​

  • Data KPI sukar diperoleh
  • Analisa ambil masa
  • Analisa guna Ms Powerpoint
  • Kurang peruntukan kewangan
  • Tahap kemahiran ICT sedarhana

​

Sasaran

​

  • Menjimatkan masa Analisa
  • Memudahkan data akses

​

10 of 23

​

Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian

​

DESIGN THINKING

FASA KETIGA: PENJANAAN -1

Sumbangsaran

Pembinaan Dashboard yg Praktikal

Mengurangkan Masa Kutipan & Analisa

Emel Peringatan

Spreadsheet

Mesyuarat PIK

Membina Dashboard

Mini web PIK

Power BI

Sokongan Dashboard

Laporan Tahunan

Kamus Data

Perincian Laporan

Gambarajah Pokok

11 of 23

​

Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian

​

DESIGN THINKING

FASA KETIGA: PENJANAAN - 2

    • Analisa Excel kpd Google Spreadsheet
    • Persembahan PowerPoint kepada Dashboard

S

    • Gabungkan pengumpulan data KPI dan dashboard dalam satu laman web

C

    • Buku PIK + Kamus Data + Pengisian Data + Perincian

A

    • Offline kepada Online
    • Aplikasi Big Data : PowerBI

M

    • Warga IAB dan orang luar mengetahui lebih mengenai pelan strategi IAB
    • Contoh pemantauan prestasi dalam modul pengurusan strategi

P

    • Penggunaan kertas dihapuskan

E

    • Susun dashboard mengikut Balanced Scorecard Strategic Map

R

12 of 23

​

Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian

​

DESIGN THINKING

FASA KEEMPAT : PROTOTAIP

Low Fidelidility

Prototaip low fidelity dibuat berulang kali sehingga persetujuan dicapai

High Fidelidility

13 of 23

​

Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian

​

DESIGN THINKING

FASA KELIMA : UJIAN

Ujian Alpha

Ujian di kalangan ahli pasukan, pakar kandungan dan IT

Ujian Beta

Ujian di kalangan pengguna : pegawai meja, data owner dan data collector

Soal Selidik Kejayaan Sistem Maklumat, DeLone & McLean (2003)

14 of 23

15 of 23

​

Tindakan Penyelesaian dan Pembuktian

​

PELAKSANAAN TINDAKAN PENYELESAIAN

16 of 23

​

​

​

Keberhasilan Projek

​

​

Kesan Jangka Pendek

SEBELUM

SELEPAS

SASARAN

Masa Mengesan semula dokumen

6 minit

5 saat

5 saat

Sumber Manusia utk Analisa Data

1 orang

Tiada

Tiada

Analisa Data

1 hari

10 saat

10 saat

Penggunaan Kertas

Sedarhana

Minimum

Minimum

OUTCOME

17 of 23

  • Data KPI lebih mudah diisi oleh data collector
  • Menggelakkan isu pelaporan berlainan dengan data sebenar kerana data owner dpt semak dlm real time.
  • Analisa KPI secara automatik
  • Pembangunan sistem percuma dan mudah
  • Interaktif
  • Jimat masa
  • Data lebih mudah dicapai
  • Data lebih cepat dicapai
  • Lengkap dengan kamus data dan perincian data KPI

Nilai tambah @ value added

​

​

​

Keberhasilan Projek

​

​

18 of 23

​

​

​

Impak Projek

​

​

PENERIMA IMPAK

SASARAN

HASIL

PELANGGAN DALAMAN

40% ENGAGEMENT

100% PENCAPAIAN KPI PIK

30% ENGAGEMENT

100% PENCAPAIAN KPI PIK

PELANGGAN LUARAN

BENCHMARK PENGURUSAN PRESTASI STRATEGI

​

19 of 23

​

​

​

Impak Projek

​

​

Impak projek (hasil luar jangka)

  • Membantu pembinaan draf Sasaran Kerja Utama (SKU)
  • Membantu penyediaan Dashboard KPM

20 of 23

​

​

​

Impak Projek

​

​

Anugerah Inovasi yang diperoleh

  • Proposal Projek – Hari Inovasi Fakulti Pendidikan UKM 2016 (Gangsa)
  • Methodologi Projek - Hari Inovasi Fakulti Pendidikan UKM 2017 (Perak)
  • Hasil Projek – Edduinovation UKM 2018 (Gangsa)

​

21 of 23

  • Tahap ketersediaan teknologi/ sistem/ proses
  • Bersedia disebarluaskan kepada organisasi pendidikan melalui latihan dan konsultasi.
  • Sedia dengan modul latihan.
  • Tahap Replikasi/pengkomersialan (ROI)
  • Sedang menyiapkan jurnal berkaitan projek sebagai salah satu usaha membuktikan hak cipta terhadap idea projek

​

​

​

Impak Projek

​

​

22 of 23

23 of 23

  • Bentuk Kumpulan
    • Sudah ada kumpulan KIK – teruskan dengan kumpulan tersebut
    • Jika tiada – cari ahli kumpulan yg tuan selesa
    • Jika tak dapat cari- boleh whatapps pada saya atau Pn Mai @ Dr Wan untuk arrangekan kumpulan

Bersama kumpulan,

bina medium komunikasi – Google Meet/ video call

Bina slide menggunakan slide yg sama beri ini (saya akan beri dlm group whatapps/ googgle share)

saya tetap on google meet petang ini untuk apa-apa pertanyaan

Bentang pukul 11 pagi esok. Mohon kumpulan yang sudah siap maklumkan awal supaya boleh buat penggiliran.

​