Notulensi�Audit Mutu Internal Unit Kerja�Tahun 2023

Selasa, 02 Januari 2024

Laporan Ka LPM

• Kami dari LPM melaporkan kepada Rektor dan segenap pimpinan di UNUGHA, bahwa pada hari ini akan memulai rangkaian AMI Unit Kerja Tahun 2023, merupakan siklus kedua.
• Kami ucapkan terimakasih tak terhingga pada segenap pihak yang memberikan waktu tenaga, dan akses kami bisa menyiapkan AMI Unit Kerja Tahun 2023.
• Kami sampaikan AMI Unit Kerja Tahun 2023, sebagai siklus kedua. Jika pada siklus pertama, LPM melakukan audiensi pada seluruh Unit Kerja di UNUGHA.
• Namun pada siklus tahun ini, perencanaan program kerja di lembaga telah dipandegani langsung oleh WR 1, dan disekretaris oleh Kabiro 2.
• Bahwa program kerja dan target capaian kinerja disusun oleh lembaga maupun oleh fakultas/biro, lalu disinkronisasi.
• Sehingga LPM mengambil capaian kinerja yang akan diukur pada AMI Unit Kerja ini berdasarkan RKAT Tahun 2023.
• Lalu data tersebut diolah sebagai instrumen, pengisian dsb akan disampaikan oleh Sekre LPM.

Laporan Ka LPM

• Kami masih melihat ada beberapa Unit Kerja yang pada volume, ataupun pada kuantifikasi kinerja yang masih kosong, nanti mungkin akan dikonfirmasikan pada unit kerja.
• Apakah memang targetnya kosong, atau ada kesalahan teknis pada saat melakukan penyusunan instrumen/dimana.
• Kami masih memungkinkan, jika Dekan, Lembaga, Unit dsb, sudah bisa mengecek instrumennya pada hari ini.
• Jika nanti masih ada kekeliruan, kami memiliki dasar untuk perbaikan instrumen tersebut.
• Kami meminta bapak/ibu bersurat kepada LPM beserta pembandingnya, sehingga kami bisa meminta auditor untuk konfirmasi capaian kinerja.
• Karena itulah, kami sadar betul, bahwa proses AMI Unit Kerja pasti merepotkan bapak/ibu sekalian.

Laporan Ka LPM

• Yang mungkin tadinya tidak perlu ada laporan kegiatan, jadi ada laporan kegiatan, sehingga bisa diunggah pada bukti capaian kinerja.
• Yang tadinya tidak ada notulensi rapat, menjadi ada, ataupun hal lain mungkin akan menyita waktu bapak/ibu sekalian.
• Kami memohon maaf, jika hal ini merepotkan dan menyita waktu bapak/ibu sekalian.
• Karena kami di LPM diamanahi oleh Rektor untuk melihat ketercapaian dari masing-masing Unit Kerja dapat diukur, sehingga lembaga memiliki ukuran ketercapaian dari lembaga-lembaga tersebut.
• Siklus kedua ini mungkin belum ideal, apa yang kami lakukan untuk AMI Unit Kerja, karena masih hanya berdasarkan RKAT, kedepan mungkin bisa membayangkan pada siklus berikutnya, bahwa target kinerja di lembaga/unit kerja merupakan turunan dari Renstra Unit, yang mana Renstra tersebut merupakan turunan Renstra UNUGHA.
• Sekaligus Renstra UNUGHA menyasar visi misi tujuan universitas, sekaligus juga mengukur visi misi tujuan universitas.

Laporan Ka LPM

• Kedepannya kita punya kontrak kerja, antara Rektor dengan Dekan, Rektor dengan Unit Kerja, dsb.
• Tentunya dengan adanya kontrak tersebut, tentunya ada penghargaan lebih, dan ada sanksi bagi mereka yang belum melakukan kontrak tersebut.
• Kita berharap latihan kita ini suatu saat nanti akan sampai kesana, sebagai benchmarking dengan UNUSA dan UMS yang sudah unggul.
• Sebagaimana cita cita kita yang menjadikan UNUGHA, Unggul, Inspiratif, dan tingkat internasional dapat terwujud.
• Paling tidak kita bisa menyamai universitas lain yang menjadi benchmarking kita di UNUGHA.
• Harapan kami sekaligus menjadi laporan kami kepada Rektor.
• Kami berharap Rektor dapat menyampaikan terkait kinerja, AMI Unit Kerja, dan mungkin dari Bapak/Ibu Pimpinan lain, kami berharap mendapatkan masukan, perbaikan cara kami melakukan AMI Unit Kerja.
• Kami memohon Rektor untuk membuka rangkaian AMI Unit Kerja, dari 02 Januari hingga 21 Februari 2024. Ditutup dengan RTM.

Laporan Ka LPM

• RTM tersebut ada masukan dari AMI Unit Kerja, Monev Pembelajaran, dan mengukur Tingkat Kepuasan Pengguna.
• Sehingga dari siklus kedua ini dapat meningkatkan mutu dan kualitas UNUGHA.
• Sebagaimana semboyan kami, “mutu adalah perjalanan bukan tujuan”, harapannya kita akan menuju World Class University, suatu saat nanti.
• Kami secara institusional di LPM, di tim AMI ini banyak kekeliruan, kesalahan, hal-hal yang mungkin tidak berkenan di hati bapak/ibu sekalian, saya pribadi menyampaikan permohonan maaf, dan terimakasih atas kedatangannya.

Pengarahan oleh Rektor

• Alhamdulillah kita sehat semua pada hari ini, semoga kita diberikan kekuatan lahir batin dalam mengiringi perjalanan lembaga ini.
• Semoga kita senantiasa diberi rahmat Allah Swt, senantiasa kita semangat mengikuti jejak Nabi Muhammad Saw.
• Sebagaimana tadi disampaikan oleh Ka LPM, pada pagi hari ini kita akan membahas Audit Mutu Internal Unit Kerja Tahun 2023.
• Kita diberikan satu kegiatan oleh Allah Swt, berupa Solat sebagai bentuk Audit internal. Tidak hanya Solat Fardhu, pun ada Solat Sunnah, bahkan ada Solat yang bersifat khusus.
• AMI Unit Kerja, senantiasa mengaudit diri, bentuknya sama namun penekanannya berbeda, karena kita mengadakan AMI sekarang kepada Unit Kerja, tekanannya lebih kuat.
• Dengan adanya AMI ini sehat lembaganya, sehat koordinasinya.

Pengarahan oleh Rektor

• Saya sangat bergembira, karena LPM senantiasa mengharapkan kita semua tanpa pandang bulu disemua tingkatan, mengaudit diri, audit lembaga, mulai dari dosennya, kinerja lembaganya, agar kita secara totalitas universitas, menjadi lembaga yang baik dan solid.
• Oleh karena itu, alhamdulillah pada kali ini kita tidak bosan-bosannya untuk melihat kelemahan dan peluang yang ada secara lembaga, dimana peluang kita dapatkan, kelemahan kita lihat, senantiasa memperbaiki diri.
• Semoga semakin kita memperbaiki diri, semakin kita melihat kelemahan dan kekurangannya semakin baik lembaga kita ini.
• Jika dulu belum ada istilah LPM, ketika baru IAIIG, pertama kali belum ada, itupun dilihat dari akreditasinya.
• Sekarang apa yang dikerjakan oleh asesor, dikerjakan oleh lembaga internal yakni LPM.
• LPM sebagai asesor, bahwa pak ridlo melihat seluruhnya baik kelemahan dan kelebihan ini.
• Oleh karena itu, kita melihat semangat LPM ini kita dukung.

Pengarahan oleh Rektor

• Karena kita membawa lembaga ini satu jenjang yang lebih baik, dari tata administrasinya, tata kelola kelembagaannya, personalnya, kepemimpinannya, seluruhnya akan dilihat.
• Oleh karena itu, jika kita rajin melihat ini, insyaallah akan menjadi lembaga yang baik.
• Hal ini kan belum pernah dilakukan oleh Asesor, sekarang sudah dilaksanakan oleh pihak internal, dengan adanya LPM kita akan mandiri.
• Semangat LPM bergerak, semakin punya kekuatan, berarti kita semakin memiliki kemandirian.
• Semakin LPM tidak bergerak, berarti ktia semakin tidak mendukung kemandirian.
• Mari kita bersama-sama agar kemandirian ini adalah dilihat dari sisi administrasi/manajemennya.

Pengarahan oleh Rektor

• Ini hal yang luarbiasa, jika kita ikuti pergerakan nya, senantiasa kita mengikutinya dengan baik, insyaallah apa yang dilihat oleh LPM dari lembaga ini, hal-hal yang kurang baik, hal yang mengganggu perjalanan lembaga akan bisa kita hilangkan.
• Jika demikian, kita mendukung apa yang dilakukan oleh LPM ini.
• Itu barangkali hal-hal penting yang dilakukan oleh kita.
• Di NU, lembaganya dilihat semuanya segala macamnya.
• Lembaga yang baik, lembaga yang diback up oleh suatu kinerja, oleh sistem administrasi yang baik.
• Tanpa adanya hal itu tidak mungkin, karena itu apabila kampus ini performanya dilihat dari sisi administrasi sudah baik, itu sudah separuh jalan keberhasilan.

Pengarahan oleh Rektor

• Apabila orang melihat adminsitrasi UNUGHA baik, itu dianggap performanya baik. Walaupun secara keseluruhan belum baik, tapi paling tidak dengan adanya administrasi yang baik sudah menjadi jalan kesana.
• Jadi sikap kita guyup rukun dalam menyongsong AMI Unit Kerja.
• Mari kita buka acara sangat baik ini dengan bacaan Ummul Kitab, sehingga kekuatan kita dalam mengayomi lembaga ini senantiasa kekuatan lahir batin.

Pembahasan

• Arahan oleh WR 1
• Selamat kepada LPM sudah bisa melaksanakan kegiatan AMI dan AMUK (AMI Unit Kerja), AMUK ini periode kedua.
• Saya khawatir saat pembahasan waktu kinerja, AMUK dan RKAT, saya membacanya semangatnya down, Alhamdulillah ini kembali bisa melaksanakan.
• Sebagai bukti perwujudan cita-cita pengawalan mutu di UNUGHA Cilacap.
• Kemudian pada Ka Unit Kerja, saya sampaikan terimakasih sebesar-besarnya berkomitmen dari awal, mengajukan usulan, dan melaksanakannya.
• Dan pada kali ini akan diukur ketercapaiannya.
• Mutu itu licin, mutu harus selalu berubah mengikuti dinamika yang ada, sehingga selalu siap beradaptasi dengan perubahan, atau kita yang harus berubah.

Pembahasan

• Arahan oleh WR 1
• Saya terimakasih kepada pimpinan, baik di universitas maupun di unitkerja.
• Saya sebagai PSG, saya diundang untuk ikut sebagai salah satu peserta, memang kelahiran PSG lahir di Agustus 2022, dan lakukan benchmarking ke UGM, dan ke lembaga yang secara konsisten, yang melakukan pemberdayaan yang isu Gender, ke RIFKA ANISA, Rakhimah.
• Di tahun 2023, lahirnya terlambat, sehingga belum mengajukan RKAT.
• Tapi kemudian ada dipersilakan mengajukan RKAT.
• PSG di 2023 sudah berproses mengajukan RKAT seperti lembaga lain, nah karena ini pertama kali sebagai auditee, ada hal yang perlu saya sampaikan.

Pembahasan

• Arahan oleh WR 1
• Misal di indikator ketercapaian itu sudah disusun pada waktu itu, jamaknya jika penelitian tidak hanya penelitian tapi juga luaran.
• Berbagai upaya kita lakukan supaya sampai di indikator tersebut, kita tidak hanya mengandalkan RKAT tersebut.
• Nah ketika tadi ada klausul berkirim surat jika tidak sesuai, termasuk indikator atau bukan?

​

Pembahasan

• Arahan oleh WR 2
• Pertama juga bahwa AMUK itu hampir tidak terlaksana karena lain hal.
• Karena salah satunya pendanaan minim.
• Alhamdulillah karena keminiman tersebut dapat terlaksana.
• Sehingga kepada Ka Lembaga/Unit Kerja tersebut, kurangnya pendanaan tersebut bukan berarti program kerja tersebut tidak terlaksana.
• Mudah-mudahan untuk LPM yang terakhir sisanya sedikit, alhamdulillah terlaksana.
• Waktu PTK dicek kembali?

​

Pembahasan

• Arahan oleh WR 3
• Alhamdulillah ikut arahan WR 1 dan 2, kami sedikit saja terkait dengan AMI Unit Kerja ini apa yang tadi disampaikan Bapak Rektor.
• Bahwa bagian dari kinerja adalah menilai hasil dari kinerja kita.
• Secara prinsip penilaian bertujuan untuk bagaimana periode berikutnya, atau program berikutnya lebih baik lagi tentunya.
• Karena harapannya hari esok lebih baik dari ini, dan hari ini lebih baik dari hari kemarin.
• Jika tadi Bu Umi dan Pak Masruri ada jadwal dsb.
• Dari kami, nantinya untuk Unit Kerja yang diaudit, perlu dipahami bersama tentunya bahwa saat AMI ini selain memberikan laporan, dan evaluasi/penilaian, tentu akan lebih baik lagi jika kemudian jalan keluar/solusi yang diberikan apa?
• Karena bisa jadi ada hal-hal yang memang dari Unit Kerja terjadi kendala.

Pembahasan

• Arahan oleh WR 3
• Mutu itu licin, dapat berubah yang tidak bisa diprediksi.
• Oleh karena itu tidak butuh penilaian saja dari kita, tapi bagaimana solusi yang bisa ditawarkan.
• Sehingga unit kerja ini nantinya bisa mencapai target yang diharapkan.
• Karena tentu predikat Unggul dan Terkareditasi saja, kita harapannya tentunya tidak berbasis administrasi juga, tapi berbasis pernyataan di masyaraka tentunya.
• Karena kadang penilaian admnistrasi belum sepenuhnya.
• Harapannya ini berjalan seiring, perlu dipahami pada vonis baik atau tidak, tapi bisa memberikan solusi terbaik jika terjadi target yang belum bisa tercapai.

Pembahasan

• Ka LPM
• Nah ketika tadi ada klausul berkirim surat jika tidak sesuai, termasuk indikator atau bukan?
• Jika mengacu pada AMI Unit Kerja Tahun lalu, ada formulir yang sudah terlaksana tapi tidak terdesain sejak awal.
• Mungkin bayangan saya, kalau maksudnya adalah perubahan indikator itu bisa diarahkan kesana.
• Bayangan saya yang berkirim surat itu memang kekeliruan ada di kami, atau ada di bu nani.
• Ketika melakukan inputing program kerja, indikator dsb.
• Biar nantinya tidak berubah terus, ada pembandingnya.
• Perubahan indikator tidak.

Pembahasan

• Dekan FMIKOM
• Saya kira yang disampaikan para WR, memang bagus sekali, dalam rangka ini, apapun yang terjadi LPM tentang visitasi Unit Kerja dan semua elemen yang sudah berjalan di keprodian, wajib dilakukan, walaupun dana seminim apapun.
• Karena ini menyangkut peningkatan kualitas kinerja dll.
• Disampaikan Ka LPM, kita mungkin ketinggalan dengan universitas lain yang sudah berjalan, karena kita Unggul.
• Kita perlu memikirkan untuk mencapai unggul, ada hal-hal yang terpenuhi. Seperti syarat perlu dsb.
• LPM dll, kita bersama bagaimana kita bisa mencapai unggul, mungkin bisa 2-3 tahun. Tapi perlu beberapa tahun lagi.
• FKI mungkin bisa lebih cepat, karena banyak doktor yang bermunculan.
• FE sudah ada yang mulai, FMIKOM belum, FTI belum, FKIP sudah, mungkin dapat berkelanjutan.

Pembahasan

• Dekan FMIKOM
• Bagaimana meningkatkan SDM, pernah saya sampaikan ke WR 2, kita berupaya di masing-masing dosen bisa mencari beasiswa.
• Dengan beasiswa tentunya ada syarat lain, yang mungkin bisa ditopang oleh lembaga, karena kecukupkan tadi dengan biaya yang cukup banyak.
• Saya berasumsi positif bahwa, banyak dosen semangat mencapai S3, kita berharap mencapai unggul dengan sangat baik.
• Nanti di Bidang 2, bisa kerjasama dengan LPM, bisa membuat perjanjian-perjanjian, ada bantuan, atau pinjaman, ada persyaratn yang dilakukan.
• Harus disiapkan lebih awal, jika di UNUGHA akan dilakukan itu.
• Kita tahu semua RKAT tidak mencukupi, dan seandainya bahwa tidak harus melihat dari kacamata RKAT saja, mungkin yang lain bisa dilakukan.
• Berarti bisa dimasukan sebagai jawaban kinerja yang ada.

Pembahasan

• Dekan FMIKOM
• Harapan kita yakin bisa tercapai unggul, untuk 5-7 tahun mendatang.
• Mungkin tidak sampai ditahun itu bisa mencapai unggul.
• Baik di masing-masing prodi, dan kita bisa menyemangati di kinerja dalam luaran-luaran.
• Karena sangat berguna di akreditasi.

​

Pembahasan

• Kabiro 3
• Terkait AMI, ingin menyampaikan bahwa AMI yang berkaitan dengan RKAT.
• Kalau di RKAT, bidang 3 ini paling pengajuannya, tapi dari bidang 2 anggarannya sekian.
• Saya orang lapangan, ketika di audit datanya amburadul.
• Terkait disampaikan Pak Masruri, mungkin RKAT bukan satu-satunya jalan untuk tercapainya kegiatan.
• Mungkin jalan untuk ketercapaian kegiatan sangat banyak.
• Mungkin di program kerja harlah, dari kampus 53 juta, padahal aslinya 100 juta lebih, tapi terlaksana artinya ada jalan.
• Untuk S3, peningkatan SDM, pada saat simposium di PTNU, disampaikan Pak Kahar, sebentar lagi akan dibuka program beasiswa kemdikbud.
• Ada kuota 30% dari kemdikbud, tapi nyatanya susah.

​

​

Pembahasan

• Kabiro 3
• Kemarin di Ancol disampaikan, ada klinik hingga diterima beasiswa tersebut.
• Kemarin diminta ada gagasan seperti UNU Yogyakarta.

​

​

Pembahasan

• Dekan FTI
• Pertama, semoga ketercapaian sebelumnya 42%.
• Misalkan kita punya program kerja tapi terkendala dana, tapi gunakan alternatif lain, dan berapa bobotnya?
• Misal plan A tidak berjalan, kita jalankan plan B.
• Bagusnya RKAT ada, keterlaksanaan ada, dan diaudit.
• Saya minta tidak terjadi ada unit kerja yang 0%.
• Berapa bobotnya pada program kerja tambahan, jika dulu buat nambah-nambahin.
• Sekarang bisa subsidi dengan tidak menggunakan anggaran yang ada.
• Seluruh Unit Kerja bagus, dan tidak ada nilai yang jelek.

​

​

​

Pembahasan

• Ka LP2M
• Kami meyakini, LPM sudah menyiapkan hal-hal antisipatif selain RKAT
• Karena jika mengandalkan RKAT saja, agak repot, karena ada beberapa program diluar RKAT.
• Mestinya hal tersebut ada nilainya.
• Karena yang dilakukan melampaui yang di RKAT kan.

​

​

​

Pembahasan

• Ka LP3
• Di RKAT tahun 2023, ada hal baru yang mewarnai RKAT.
• Yaitu kinerja titipan, atau anggaran titipan, bisa jadi kinerja saya, tapi berkaitan dengan unit lain, anggarannya di unit lain.
• Kalau terjadi tidak terlaksana, misalnya di saya oh tidak terlaksana, karena yang punya anggaran dititipi tidak mengeluarkan anggarannya.
• Kita tidak bisa kerja.
• Hal itu kegagalan kinerja saya, atau kinerja yang punya anggaran?
• Begitu juga kalau berhasil.

​

​

​

Pembahasan

• Ka LPM
• Antisipasi untuk program diluar RKAT, kami sudah antisipasi tapi form nya belum dibuat.
• Ada beberapa tertinggal, alhamdulillah dari apa yang disampaikan menjadi teringat kembali, nanti akan kami tambahkan untuk form program-program RKAT.
• Tetapi untuk bobot penskoran ketercapaian kinerja memang belum kita fiksnya, nanti akan di diskusikan pada saat penyamaan persepsi dengan auditor.
• Ketika auditor turun di unit kerja, harapannya, standar untuk melakukan audit itu tidak terlalu jauh berbeda, termasuk masukan-masukan bapak/ibu sekalian.
• Termasuk tadi problem seperti bobot, apakah hanya ketercapaian.
• Membandingkan seluruh unit tidak fair membandingkan UBK dengan Biro 3.

​

​

​

Pembahasan

• Ka LPM
• Yang bisa dilakukan auditor hanya melaporkan keterlaksanaan bagaimana, dan penyebabnya apa.
• Nanti mungkin auditee bisa curhat di catatan auditor.
• Kita tidak menganalisisnya kuantitatif, tapi juga menganalisis problem di unit kerja.
• Kita tetap laporkan dalam Laporan AMI Unit Kerja.
• Hal tersebut tergantung kesalahan siapa.

​

​