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Etat des lieux

Cadastre des SI, de la gestion documentaire et des besoins
L’invitation envoyée le 07-06-2022
Retour : 25 juin au plus tard
Présentation des résultats concernant la gestion documentaire et les besoins au comité de pilotage du 28 juin 2022
Cadre décrétal e-paysage
Planning prévisionnel max est conservé: Septembre - octobre 2022
Un seul PO n’a pas encore remis d’avis
Dictionnaire des données 2022-2023 V2
Derniers retours (EES-COM/Del 08/06/2022)
Consolidation du document + note d’accompagnement pour le CA de l’ARES - 10/06/2022
Mis en point de décision au CA du 30/06/2022
Validation du fichier (données) mini-inscription par les Com/del
Retour demandé pour le 15 juin 2022 (sur base du dictionnaire 2022-2023)
Gestion des preuves

Note au comité de pilotage du 28 juin 2022 : Prise en main politique pour les attestations provisoires de CESS provisoire et les équivalences
Cadastre des populations et des preuves en cours par les Com/Del

Au stade de l’analyse : 4 catégories de documents

Catégorie 1 : Passé académique hors FWB [Relevé notes, diplôme après le diplôme final de secondaire, Accès au 3e cycle]
Catégorie 2 : Passé non académique [non listé]
Catégorie 3 : Documents relatifs à l‘assimilation [non listé]
Catégorie 4 : Document liés à la demande d’allègement [Demande formelle introduite par l’étudiant - document d’attestation du motif de la demande ]

Pour les populations visées, l’ensemble des dossiers seront contrôlés

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TRACES - RGPD

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Obligation de traçabilité RGPD

Obligations des EES

Traçabilité des agents dans l’appel des services (clauses de la charte d’adhésion)
Obligation jusqu’à l’ESB de l’ETNIC

Obligations de l’ARES

Traçabilité de l’entrée de l’ETNIC jusqu’à la sortie vers la BCED

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De l’identification de la personne au service utilisé

Audit trail
Partir d’un EES et tracer jusqu’à la connexion à la BCSS
Non-redondance des traces
Mise en place d’un P(roof) O(f) C(oncept)
EES : UNamur
Participation : BCED
Planification : Octobre 2022

Registre des Identifiés consultés via e-paysage
Deux types de service consulté :

les services BCED (inscription dans le répertoire de la BCED)
les services CF (les services SIEL-SUP- actuellement non liés à un répertoire )

Qui interroge à propos de qui dans quel contexte légal quand et par quel(le) service /opération ?

2 aspects :

Vérifier le chemin (Trail) de suivi
Garantir le à propos de qui

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La constitution du registre

Lors de l’utilisation des services pour un NISS donné ou pour un nom prénom DN (dans le cas des fraudeurs):

Qui : L’utilisateur est identifié par un numéro FASE (il faut distinguer le profil Com/del du profil edu - par défaut le WS est analogue au groupe edu)

Au sujet de qui : NISS - Nom-Prénom-DN (si pas de NISS) - ID CFWB - ID CREDAC (en fonction des cas) -

Contexte juridique : Inscriptions (ID inscriptions)

Quand : Horodatage serveur

Quoi : nom du service

Quelle opération : inscriptions, fraudeurs, CEPERI, CREDAC, …

→ A la première consultation, création d’un numéro de dossier unique associé au NISS avec une période de validité - cette période peut être prolongée - par défaut, la date de fin est fixée au 13 septembre de l’année académique en cours - 1 identifiant est associé à un seul numéro de registre

→ L’ensemble des opérations réalisée sur un dossier en cours d’année est consignée

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Centrale de notifications

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L’objectif

L’objectif est d’informer les EES d’évolution dans les dossiers de leurs étudiants via une centrale de notification

pour éviter des appels inutiles aux ws (afin de limiter les impacts sur le trafic et les impacts écologiques)
pour régler certains problèmes de cohérences entre les données en évitant des ré-examens approfondis de grands nombres de dossiers
de façon centralisée pour tous les modules SIEL-SUP
en commençant par les modules SIEL-SUP DAPE, SIEL-SUP Inscriptions et SIEL-SUP fraudeurs
seront à inclure les modules CEPERI, CREDAC et EMLF

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Fonctionnement

Les moyens
Après création du dossier dans le registre des identifiants et sur base de l’identifiant
3 méthodes de consultation :

via la connexion sur un onglet de l’application SIEL-SUP inscriptions
via un appel par ws
via un mail envoyé sur les adresses génériques epaysage@EES.be qui permet le téléchargement d’un rapport via un lien (période de validité du lien 1 mois) - format csv - format Json (format à définir)

Fréquence et conservation des rapports EES
Une notification n’est présentée que dans un seul rapport (pour éviter des redites liées au fait que certaines notifications ne donneront pas lieu à des corrections et correspondent à des situations réelles)
Le rapport de notification est généré 2 fois par semaine (Mardi - Jeudi)
Les rapports sont gardés 1 mois dans le module de notification à l’attention des EES, puis détruits

Organisation des rapports
Les notifications sont organisées par module (voir tableau), les modules sont classés par ordre alphabétique et par horodatage de la génération de la notification - Créer une ID unique de notification

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SIEL-SUP inscriptions (exemple de notifications)

Type de changement	Règle	Identification	Cible de la notification
Changement dans la signalétique	Quand il y a mutation	ID CFWB	Tout FASE chez qui l’étudiant est inscrit dans l’année en cours
Création d’une nouvelle inscription	Lorsqu’une nouvelle inscription est créée pour un étudiant d’un EES dans un autre EES	ID CFWB	Tout FASE chez qui l’étudiant est inscrit dans l’année en cours
Double demande de financement pour une même année académique	Lorsque deux inscriptions sont présentées au financement FWB	ID CFWB	Tout FASE chez qui l’étudiant est inscrit dans l’année en cours
Divergence sur la régularité de l’inscription	Lorsque l’EES et l’avis Com/del sont divergents	ID inscription	Le FASE auquel est lié l'inscription
Divergence sur la finançabilité et le taux de financement	Lorsque l’EES et l’avis Com/del sont divergents	ID inscription	Le FASE auquel est lié l'inscription
Non apurement de dette	Lorsqu’un EES a inscrit un étudiant qui n’a pas apuré ses dettes (DSI_65 =valeur 0)	ID CFWB	Tout FASE chez qui l’étudiant est inscrit dans l’année en cours

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SIEL-SUP DAPE (exemple de notifications)

Type de changement	Règle	Identification	Cible de la notification
Mise à jour du statut de décision de bourses	Lorsqu’un EES a interrogé un statut de boursier	NISS - Numéro de dossier	Tout FASE qui a consulté un statut de bourse dans l’année académique en cours
Introduction d’un recours à la décision de bourses d’études	Lorsqu’un EES a interrogé un statut de boursier	NISS - Numéro de dossier	Tout FASE qui a consulté un statut de bourse dans l’année académique en cours
Mise à jour du statut de recours	Lorsqu’un EES a interrogé un statut de boursier	NISS - Numéro de dossier	Tout FASE qui a consulté un statut de bourse dans l’année académique en cours

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SIEL-SUP fraudeurs (exemple de notification)

Type de changement	Règle	Identification	Cible de la notification
Potentiel fraudeur dans les étudiants inscrits	Lorsqu’un EES a inscrit un éventuel fraudeur	Nom - prénom - DN ou NISS	Tout FASE chez qui l’étudiant est inscrit dans l’année en cours

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Nouvelle application BCED-WI

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Nouvelle version de l’application BCED-WI

Depuis janvier 2022, la nouvelle application de BCED-WI est en production

Anciens utilisateurs ont normalement été migrés automatiquement

Nouvel interface plus convivial

Une nouvelle procédure a été définie pour l’ouverture des accès par la BCED.

Désormais :

Il n’est plus nécessaire de disposer d’un compte Cerbère. Uniquement e-ID ou Itsme
La demande globale d’accès et l’engagement de confidentialité doivent toujours être complétés et envoyés à l’adresse epaysage@ares-ac.be
La demande sera alors transmise à la BCED qui ouvre elle-même les accès

Pour plus de détails : https://sites.google.com/a/ares-ac.be/epaysage/acces-applications/acces-bced-wi

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