PEPPOL ET LA FACTURATION ELECTRONIQUE

Suzon Nyssen

Vincent Berchem

Le système PEPPOL, la facturation électronique et les programmes

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Fonctionnement du système

Qu’est ce que PEPPOL ?

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• Pan-European Public Procurement On-Line

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➝ Réseau sécurisé d’échange de documents électroniques

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➝ Objectif = harmonisation au niveau de l’Union Européenne

(enjeu TVA)

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➝ Reçoit et transmet les documents sous un format spécifique

.UBL universal business language ≠ .pdf / .doc / .xlsx

• Facture électronique

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➝ Le document émis par un professionnel identifié sur PEPPOL via un Point d’Accès est envoyé sur le réseau PEPPOL qui le transmet au point Point d’Accès du destinataire également identifié sur PEPPOL

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Le système PEPPOL

Fonctionnement

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Le système PEPPOL

Qui est concerné ?

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• Tous les professionnels en « BtoB »

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➝ Pour les relations entre un fournisseur belge assujetti à la TVA et un preneur assujetti à la TVA enregistré en Belgique aux fins de la TVA (que le preneur soit ou non situé en Belgique)

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➝ L’obligation recoupe deux aspects :

• l’obligation d’être identifié pour recevoir des factures électroniques
• L’obligation d’être identifié pour envoyer des factures électroniques

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• Exceptions

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La facturation électronique via le réseau PEPPOL

Qui est concerné ?

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• Exceptions

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➝ Pas d’obligation d’envoyer des factures via PEPPOL pour :

• les assujettis faillis
• les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 CTVA
• les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable
• les assujettis forfaitaires (article 56 du Code de la TVA – prendra fin au plus tard le 1er janvier 2028)

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➝ Pas obligatoire de recevoir des factures via PEPPOL pour :

• les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées en vertu de l’article 44 CTVA
• les assujettis non établis en Belgique, sans établissement stable

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La facturation électronique via le réseau PEPPOL

Qui est concerné ?

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• Exemples

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➝ un professionnel assujetti normal qui facture à des professionnels

• Obligation de s’identifier à PEPPOL via un Point d’Accès pour l’émission et la réception de ses factures

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➝ un professionnel qui n’effectue que des activités exemptées par l’article 44

• Pas d’obligation de s’identifier à un Point d’Accès, ni pour la réception ni pour l’émission

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➝ un professionnel assujetti mais qui facture en « B to C » à des particuliers

• Obligation de s’identifier via un Point d’Accès pour la réception de ses factures fournisseurs mais pas d’obligation d’avoir un Point d’Accès d’émission de factures

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➝ un assujetti mixte

• Obligation de s’identifier à PEPPOL via un Point d’Accès pour l’émission et la réception de ses factures

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La facturation électronique via le réseau PEPPOL

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• Qu’en est-il pour les facturations internationales ?

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➝ Actuellement la facturation obligatoire concerne la Belgique. il n’y a donc pas encore d’obligation de passer par PEPPOL pour les facturations internationales

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➝ Chaque Etat Membre a son calendrier de mise en place progressive de PEPPOL

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➝ Si le destinataire d’une facture est déjà connecté à PEPPOL alors l’envoi vers ce client est possible (et vice versa)

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La facturation électronique via le réseau PEPPOL

Pourquoi une facturation électronique obligatoire?

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• Pour l’administration

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➝ Simplification administrative

➝ Lutte contre la fraude à la TVA

➝ Meilleure efficacité pour les entreprises et les administrations

➝ Conformité avec la directive européenne

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• Pour les professionnels

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➝ Paiements plus rapides

➝ Moins d’erreurs

➝ Meilleure conformité fiscale

➝ Automatisation comptable possible

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La facturation électronique via le réseau PEPPOL

Mise en place

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• En Belgique

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➝ Obligatoire à partir du 1^er janvier 2026

➝ Mise en conformité nécessaire dès 2025 pour se familiariser avec les nouveaux environnements informatiques

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• Au niveau européen

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➝ tous les pays européens devaient avoir mis à jour leur fonctionnement national pour que PEPPOL soit actif à l’échelle de l’UE à partir de 2030

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La facturation électronique via le réseau PEPPOL

Le système PEPPOL, la facturation électronique et les programmes

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Les Points d’Accès

Présentation

Les Points d’Accès

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« prestataires de services » «  Access points » « programmes de facturation » « fournisseurs de services »

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➝ Les programmes comme Falco, PeppolGo, Billit, Odoo Facturation, etc…

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Ces outils permettent de :

• créer des factures
• de les envoyer sur le réseau PEPPOL
• de recevoir les factures de ses fournisseurs
• envoyer les documents dans la comptabilité
• Etc…

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ATTENTION! Tous les fournisseurs ne permettent pas forcément toutes ces fonctions !

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➝ Liste des programmes agréés sur le site officiel de la Belgique pour la facturation électronique

https://efacture.belgium.be/fr/article/solutions-logicielles-pour-lenvoi-la-reception-et-le-traitement-des-factures-electroniques

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Limites des programmes

Subtilités

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• Tous les Points d’Accès ne se valent pas

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➝ Actuellement on recense 288 applications agréées

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MAIS

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• Certains programmes permettent uniquement la réception de factures fournisseurs,
• D’autre permettent uniquement l’émission,
• Certains sont seulement programmés dans une certaine langue,
• Certains permettent un lien direct vers la comptabilité, d’autres pas
• Certains permettent de prévoir un paiement en direct des factures reçues,
• certains permettent de lier à un ou plusieurs comptes bancaires, ou un ou plusieurs utilisateurs,
• Etc …

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Points d’attention

Cas particuliers

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➝ Certaines entreprises qui ont une activité particulière ont parfois recours à un programme de facturation spécifique développé en dehors de l’univers PEPPOL

• Il existe des Points d’Accès qui font le pont entre le programme de facturation existant et le réseau PEPPOL

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➝ il est possible d’avoir un Point d’Accès d’émission et un Point d’Accès de réception qui soient différents

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➝ Il est aussi possible d’avoir plusieurs Points d’Accès d’émission de facture (par exemple une entreprise qui a plusieurs types d’activités avec plusieurs programmes de facturation différents)

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➝ Par contre il ne peut y avoir qu’un seul Point d’Accès de réception des factures

• Si vous avez déjà activé un Point d’Accès de réception et que vous souhaitez changer, vous devez d’abord résilier votre accès dans le Point d’accès de réception qui est actif

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Points d’attention

Publicités versus efficacité des programmes

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Attention, actuellement chaque point d’accès fait sa publicité mais il faut voir la globalité avant de prendre une décision et bien identifier ses besoins réels.

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Ex :

• ING propose un outil « gratuit » (pour les professionnels qui ont un compte pro, et seulement jusqu’au 01/01/2026 pour la version premium)
• ODOO propose son Point d’Accès gratuit « à vie » parce que la première application est gratuite sur leur interface. Le programme est certainement optimisé pour s’intégrer à la comptabilité ODOO mais rien ne dit que les liens soient faciles vers nos logiciels comptables
• Etc…

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Le système PEPPOL, la facturation électronique et les programmes

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Les conseils de BFS

Choix du Point d’Accès

Bien choisir son Point d’Accès

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Pour choisir le point d’accès le plus adapté, faut tenir compte des besoins réels en fonction :

• Du logiciel de comptabilité utilisé (Horus, Winbooks, Winauditor, Bob, Popsy, …?)
• Du niveau de spécificité du programme d’émission des factures dont vous avez besoin en fonction de vos activités, ou de votre besoin d’avoir un ou plusieurs points d’Accès d’émission/de réception
• De vos affinités avec le monde informatique et de votre souhait d’accompagnement par BFS dans la découverte et la maîtrise des programmes
• Du nombre de factures à établir mensuellement, nombre d’utilisateurs, de comptes bancaires liés, etc…

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BFS est partie à la découverte de tous les programmes et se concentre sur ceux qui sont les plus performants ou les plus adaptés à vos besoins.

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Choix du Point d’Accès

Comparatif

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(tarifs HTVA)

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Recommandations

Première option – BFS ACCOUNTANT

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Nous vous conseillons le Point d’Accès BFS Accountant disponible sur l’AppStore et PlayStore et que vous pouvez utiliser après création de votre compte via votre gestionnaire comptable.

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Les PLUS :

• Formation des collaborateurs BFS pour maitriser le programme et donc être compétents et pertinents pour vous aider dans la mise en place
• Développé par et pour le logiciel comptable HORUS = facilité d’intégration dans la comptabilité
• Approche intuitive (contrairement à Billit qui a une présentation plus complexe)
• Possibilité pour BFS de mettre en place dans la comptabilité HORUS des tableaux d’analyse sur mesure en fonction de vos besoins
• ces tableaux sont consultables en temps réel sur BFS Accountant
• Installation via BFS et refacturation les coûts de la licence

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Autres options

Autres options – BILLIT ou PEPPOLGO

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Si vous n’avez pas votre comptabilité sur Horus, alors :

• Nous conseillons Billit 🡪 universel pour tous les logiciels comptables
• Ou PeppolGo pour les clients qui ont une comptabilité sur Winauditor

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Recommandations

Ultimes conseils

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• N’attendez pas le dernier moment pour découvrir la facturation électronique, le fonctionnement des différents programmes, mettre à l’épreuve le système PEPPOL en fonction des spécificités de votre entreprise

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• N’oubliez pas que vous pouvez déduire à 120% les frais liés aux programmes jusqu’à la fin de l’année 2027 !

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• Si vous ne souhaitez pas BFS Accountant ?

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• C’est bien entendu votre droit, c’est vous qui allez utiliser votre programme et gérer l’émission de vos factures de vente, la réception et la validation de vos factures fournisseurs.

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• Mais nous ne pouvons pas vous garantir que l’intégration dans la comptabilité sera facile (ni même possible en fonction du programme choisi…)

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• Même si vous souhaitez utiliser un autre Point d’Accès, contactez votre comptable pour vous assurer que vos documents pourront être traités en comptabilité

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MERCI �POUR VOTRE ÉCOUTE

Suzon Nyssen

Tax&Legal Senior manager

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sny@bfs.be