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SOPs

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Iván Huerta

ECB Chair�@ivanh2502

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Agenda

Qué son los SOPs?

Consideration SOPs

Preparation SOPs

Experience SOPs

Post Experience SOPs

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¿Qué son las SOPs?

Dichas siglas responden a Standard Operation Procedures y estos son una guía que debe trabajarse en cada área operativa y marketing en las fases de Consideration, Preparation, Experience y Post Experience; es decir, siguen el customer flow y buscan cubrir falencias en cada una de estas fases para entregar experiencias de calidad.

Además de esto, en cada una de estas fases se busca cubrir implicaciones a nivel de Safety and Health, Legal, Financial, Reputational y Future Operations. Son como una especie de checklist los cuales se deben seguir en cada fase de la experiencia del EP

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Consideration SOPs

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Consideration SOPs

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Safety and Health

  • Asegurarse de que el HE donde el EP aplicó no está en zona de guerra o en crisis
  • Asegurarse de que usted es consciente de si el EP está teniendo alguna enfermedad crónica

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Legal

  • Aprobar EPs que tienen el potencial para recibir visa para HE.
  • Asegurarse de que los EP y los OPs tienen capacidad jurídica para participar en un intercambio.
  • Asegurarse de que el contrato EP-oGX ha sido firmado antes de la aprobación.
  • Asegúrese de que el contrato OP-iCX ha sido firmado antes de la apertura de oportunidad en EXPA.

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Consideration SOPs

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Financial

  • Asegurarse de que el OP es financieramente estable antes de la apertura.
  • Para las oportunidades de GT que están proporcionando salario, asegúrese de que el OP será capaz de cubrirlo durante el período de RE.

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  • Financial�Asegurarse de que el EP tiene la estabilidad financiera para viajar a un país con un tipo de cambio más alto.
  • Asegurarse de que el EP es consciente de la cuota TN y capaz de pagarla.
  • Comprobar si los EPs son conscientes y están de acuerdo con las AEPP antes de la aprobación.

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Consideration SOPs

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Reputational

  • Comprobar que el JD va a ser el mismo con EXPA y el contrato.
  • Compruebe que la duración real va a ser la misma en EXPA y el contrato, y que seguirá la duración mínima y máxima de APIP.
  • Educar a los miembros del LC sobre la responsabilidad y la capacidad de respuesta hacia los EPs.

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Reputational

  • Asegurarse de que el entrevistador especifique las calificaciones exactas necesarias para seleccionar al mejor candidato posible para la oportunidad.
  • Asegurarse de que las expectativas correctas se establecen entre OP y EP.

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Consideration SOPs

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Future Operations

  • Establecer KPI estrictos para sus operaciones de CS (responsabilidad de ECB).
  • Tener un plan de educación para su entidad (responsabilidad de ECB, MC y F&L/PM)
  • Cree una herramienta de seguimiento para todas sus operaciones de CS (responsabilidad de ECB)

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Preparation SOPs

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Preparation SOPs

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Safety and Health

  • Comprobar si el alojamiento es adecuado para un aislamiento, en caso de una crisis de salud en la zona.
  • Asegurarse de que los EPs mantienen el distanciamiento social, en caso de una crisis de salud en la zona.
  • Seguir las pautas de salud del país.

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Safety and Health

  • No hacer el RE cuando la situación en un país es delicada.
  • Preparar una lista de contactos de emergencia.
  • Tener un sistema de EP Buddy.
  • Asegúrese de que los EPs tienen un seguro de salud válido antes del RE.

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Legal

  • Proporcionar la información correcta de visa/permiso de trabajo máximo 2 semanas después de la aprobación.
  • Comprobar visado antes de la llegada.
  • En caso de break APD debido a la incapacidad para obtener una visa, SE necesita encontrar un reemplazo OP en otro país.

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Legal

  • Asegurarse de que el contrato con OP y HE es legal.
  • Asegurarse de que el EP vivirá e interactuará en un entorno seguro.
  • Asegurarse de que todas las partes involucradas en el intercambio estén al tanto de las AEPP.

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Preparation SOPs

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Financial

  • Asegurarse de que todas las partes involucradas en un intercambio conozcan las políticas de compensación financiera (anexo 2 de las AEPP).
  • Durante un caso, seguir siempre el Case Solving Flow (CSF).
  • En caso de quiebra (del OP) hacer el break APD y buscar un reemplazo para el OP. Se debe solicitar una prueba válida.

Financial

  • En caso de que el EP no pague el TN Fee, se hace el break APD y se debe encontrar un nuevo EP para sustituirlo. En caso de no encontrarlo, se debe reembolsar a HE
  • Asegurarse de que el alojamiento existe y cubre con los aspectos mínimos antes del RE.
  • Asegurarse de tener un plan B para Global Host.

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Preparation SOPs

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Reputational

  • Educar a toda la membresía e EPs sobre los canales de denuncia y el protocolo de prevención y acoso.
  • Durante un caso, seguir siempre el CSF.
  • Preguntar sobre las condiciones de alojamiento antes del RE. �Asegurarse de que el alojamiento existe y cumple con los mínimos de las APIP antes del RE.

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Reputational

  • Asegurarse de que todos los cambios hechos al JD son comunicados y de mutuo acuerdo. �Asegurarse de que el EP llega a HE o al país de la experiencia antes de su primer día de trabajo.
  • Asegurar una buena educación sobre la experiencia del cliente.
  • En caso de cancelación del programa, informar a las autoridades al respecto para fines de visa.

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Preparation SOPs

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Reputational

  • Asegurar una buena incorporación para el EP y entregar IPS y OPS y establecer las expectativas correctas.
  • Educar a los EPs y OPs con respecto a las normas de intercambio y socios (estándares de calidad y AEPP).

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Future Operations

  • Durante un caso seguir siempre el CSF.
  • Asegurarse de que los EPs son educados sobre las AEPP antes del RE.
  • Seguir los lineamientos de seguridad en caso de una pandemia o una crisis en el país.
  • Para breaks APD seguir las cláusulas de las APIP.

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Preparation SOPs

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Future Operations.

  • Para casos seguir siempre los deadlines de pago según las APIP.
  • En caso de que el intercambio no suceda, solicitar e break APD antes de la fecha del RE estipulada.
  • HE debe tener un espacio de alineamiento con el OP antes del RE.

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Preparation SOPs

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Experience SOPs

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Safety and Health

  • Revisar la salud del EP de forma regular.
  • Informar a los EPs sobre potenciales riesgos.
  • Apoyar al EP plenamente con respecto a su salud física y moral.
  • Informar al EP sobre centros de salud locales.
  • Brindar soporte al EP sobre cualquier problema familiar que pueda ocurrir.

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Legal

  • En caso de que un EP vaya a ser deportado, se debe hacer el break del RE.
  • En caso de que el contrato sea invalidado entre el OP y el HE se debe hacer el break del RE.
  • En caso de agresión física o robo, proporcionar apoyo al EP con las autoridades, y apoyo mental y físico si es necesario.
  • Para cancelaciones de proyectos de parte del OP, se debe buscar un nuevo OP para el EP.

Experience SOPs

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Legal

  • Ser responsable del EP o de cualquier problema que pueda ocurrir durante una experiencia.
  • Si el EP presenta quejas a las autoridades judiciales, se debe conseguir un abogado para la entidad.
  • En caso de cancelación del programa debido a la capacidad legal del OP, se debe romper el RE y HE tiene que encontrar un OP reemplazo o reembolsar el EP. �En caso de cancelación del programa debido a la capacidad legal del EP, se debe romper el RE y SE necesita para encontrar un EP reemplazo o reembolsar el HE.

Financial

  • Seguir siempre el Case Solving Flow en un caso.
  • En caso de una bancarrota de un OP, se debe encontrar un reemplazo para el OP y pedir una prueba válida.
  • En caso de que el EP no pague la cuota de TN, romper la realización y encontrar un reemplazo al EP o reembolsar HE
  • En caso de que no se proporcione alojamiento al EP, SE necesita abrir un caso urgente.

Experience SOPs

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Financial

  • En caso de que no se proporcione alojamiento, HE necesita reembolsar al EP por el alojamiento.
  • Si el OP no proporciona el salario acordado, SE necesita abrir un caso urgente.
  • Si el OP no proporciona salario romper el intercambio, encontrar un reemplazo para el OP o reembolsar el EP.

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Reputational

  • Brindar soporte al EP sobre cualquier problema que pueda ocurrir.
  • En caso de acoso, denunciarlo a ICB o ESC según las partes implicadas.
  • En caso de problemas de alojamiento, proporcionar alojamiento alternativo.
  • En caso de que un proyecto sea más corto de lo esperado, se debe ampliar la duración del intercambio en otro OP, si es posible.

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Experience SOPs

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Reputational

  • Si el OP no proporciona salario romper el intercambio, encontrar un reemplazo OP o reembolsar el EP.
  • En caso de mala conducta de EP, romper el intercambio y encontrar otro EP.
  • SE y HE tienen que ponerse en contacto con el EP regularmente, con el fin de asegurarse de que todo lo relacionado con el intercambio está bien.
  • Asegúrese de que todos los estándares de intercambio y los estándares para socios se van a entregar.

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Future Operations

  • Durante un caso, seguir el CSF.
  • Asegurarse de que su entidad cumple con todos los estándares de intercambio y socios.
  • Asegurarse de que su entidad prioriza la atención al cliente.
  • Seguir los lineamientos de seguridad en caso de pandemia o crisis en el país.
  • Para extensión, break o finalización temprana (Early FI, seguir las cláusulas de las APIP.
  • Respetar los deadlines de pagos indicados en las APIP.

Experience SOPs

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Post Experience SOPs

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Safety and Health

  • En caso de muerte de un EP apoyar la moral de la gente circundante del EP.
  • En caso de muerte de un EP, HE y SE necesitan apoyar con el retorno del cuerpo del EP al país de envío.
  • En caso de que el EP necesite volver urgentemente a SE, asegurarse de que el EP llegó a salvo.
  • Asegurarse de que el EP está seguro en caso de una guerra o un país en crisis, consulte el código de ética.
  • Ayudar al EP a volver a su país en caso de que sea necesario debido a la emergencia familiar.

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Legal

  • En caso de un break APD o RE informar a las autoridades al respecto, a efectos de VISA.
  • En caso de un break debido a razones legales, asegurarse de que el EP llegó a SE de forma segura.

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Post Experience SOPs

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Financial

  • Durante un caso, seguir siempre el CSF.
  • En caso de que una entidad no pueda reembolsar o no pueda presentar un plan, AI tendrá que hacer el pago y la entidad estará en deuda.

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Reputational

  • Proporcionar el reembolso del alojamiento si es necesario.
  • En caso de un break, se debe brindar apoyo al EP con la salida del país con el fin de llegar seguro a SE.

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Post Experience SOPs

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Se adjunta el enlace de la última actualización realizada:

https://docs.google.com/presentation/d/1Kr4EWbax3yHLOdTx0wL8FOR774-WTFbi/edit?usp=sharing&ouid=104831658409096704893&rtpof=true&sd=true

Puedes acercarte a ECB para conocer formas de potenciar tus resultados en busca de entregar experiencias de calidad en base a estos.

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Post Experience SOPs

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GRACIAS!