Liquidación de Contratos y Convenios

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Oficina Asesora Jurídica

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Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

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¿Que es la liquidación de los contratos estatales?

• Es el trámite que se adelanta una vez finaliza la etapa de ejecución del contrato, en aras de verificar el cumplimiento de todas las prestaciones económicas de carácter contractual.
• Con este procedimiento, se determina si las partes se encuentran a paz y salvo o si persisten obligaciones pendientes de cumplir.

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Plazo para la liquidación

• Se debe atender el plazo definido contractualmente.
• A falta de regulación contractual (30 meses)

-4 primeros meses bilateral

-2 meses posteriores unilateral por falta de acuerdo o suscripción del acta.

-24 meses siguientes de bilateral, unilateral o judicial.

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La solicitud de liquidación judicial debe radicarse ante la OAJ con máximo 2 meses de anticipación a la perdida de competencia. (30 meses)

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Las normas que rigen la fase de liquidación son:

• Ley 80 de 1993
• Ley 1150 de 2007
• Decreto 1082 de 2015
• Artículo 20 de la Ley 1150 de 2007: La liquidación se realizará según lo definan los reglamentos de los Organismos Internacionales, cuando financian el 50% o más del contrato o convenio.

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¿Qué contratos deben ser liquidados?

• Contratos o convenios, de tracto sucesivo aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo. (ej. Contratos de suministro, contratos de prestación de servicios distintos de los profesionales o de apoyo a la gestión, obra, mantenimiento, consultoría, interventoría)
• Los contratos o convenios que siendo de ejecución instantánea, se hayan prolongado en el tiempo, específicamente aquellos que superen el doble del plazo de ejecución inicialmente pactado.

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¿Qué contratos deben ser liquidados?

• Los contratos o convenios que hayan sido objeto de multas, sanciones o incumplimientos.

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• Aquellos que lo indiquen expresamente en la minuta contractual

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¿Qué contratos no deben ser liquidados?

• Contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, al tenor de lo dispuesto en el artículo 217 del decreto ley 019 de 2012, salvo que se requiera.
• Los de ejecución instantánea. Son los que se ejecutan en un solo acto. Los que son susceptibles de cumplimiento total e inmediato de cada una de las obligaciones en un solo momento.
• Los convenios que no causen erogación económica para ninguna de las partes.

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¿Qué contratos no deben ser liquidados?

• Los contratos o convenios cuyo régimen sea el establecido en el artículo 20 de la ley 1150 de 2007, siempre y cuando los mismos hayan sido sometidos a las reglas de los respectivos organismos internacionales.

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Se exceptúan aquellos contratos que por autonomía de la voluntad, las partes hayan pactado el trámite de liquidación

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Documentación requerida por la OAJ (Manual de Contratación de la SDDE)

• Memorando de Solicitud Liquidación del Contrato o Convenio dirigido a (el) (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
• Proyecto de Acta de Liquidación
• Informe final de ejecución del contrato / convenio en donde entre otras cosas, conste el recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados.
• Ampliación por parte del contratista de la garantía de cumplimiento constituida en el contrato o convenio (con vigencia minima de 2 meses al momento de la radicación de la solicitud de liquidación)

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Documentación requerida por la OAJ (Manual de Contratación de la SDDE)

• Copia de la consignación al Tesoro Distrital de los recursos no ejecutados (Cuando aplique)
• Copia de la consignación al Tesoro Distrital de los rendimientos financieros (Cuando aplique)
• Certificación de que la cuenta bancaria creada con ocasión del contrato/convenio se encuentra CERRADA/CANCELADA (Si aplica).
• Constancia de liberación de saldos. (Cuando aplique)

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La totalidad de los documentos deberán ser radicados en la OAJ, máximo con 2 meses de anticipación al vencimiento del plazo para la liquidación establecido contractualmente, o a falta de este, el plazo legal.

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¿ Quienes suscriben la liquidación?

1. Supervisor del contrato

2. Contratista o Asociado

3. Ordenador del Gasto (Atendiendo las Resoluciones 201, 401 y 559 de 2022)

4. Vbo. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

Efectos de la liquidación del Contrato Estatal

La liquidación de común acuerdo es un negocio jurídico que contiene la voluntad de las partes y goza de presunción de legalidad

Presta mérito ejecutivo para su cobro coactivo.

Constituye un título ejecutivo permitiendo el cobro de las sumas de dinero contenidas en el acta de liquidación mediante un proceso ejecutivo ante la jurisdicción contencioso administrativo.

Suscrita el acta de liquidación sin salvedades, las partes no podrán demandar por los mismos hechos.

La liquidación es una forma de solución de controversias entre las partes, reduciendo la eventualidad de posibles litigios.

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Publicidad de actos o documentos

• Dentro de los términos legales establecidos para lo cual cada delegado será responsable de la publicidad de la gestión que le haya sido encomendada.

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• Todos los actos que se originen con ocasión de la actividad contractual deben ser publicados a través del SECOP I O II según el caso, en el portal de contratación a la vista o en los demás medios electrónicos aplicables a la contratación que adelante la SDDE.

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Errores mas comunes en el proceso de liquidación

1. No diligenciar la totalidad de pólizas constituidas en el contrato o convenio en el acta de liquidación.
2. No describir la totalidad de pagos en el acta de liquidación.
3. No establecer de manera detallada y verificable la razón por la cual existen saldos no ejecutados o saldos a liberar en el acta de liquidación.
4. No aportar o no tener claros los rendimientos financieros y sus respectivos soportes.
5. Enviar a la OAJ la documentación para liquidación sobre tiempo.
6. No tener en cuenta los términos contractuales o legales para iniciar la liquidación.
7. Radicar en la OAJ la documentación incompleta para la liquidación.

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Gracias!