Agence comptable de

Réunion ordonnateurs et secrétaires généraux

du

Objectifs

• Appréhender les enjeux budgétaires et comptables dans le cadre de la RGP et du déploiement d’Op@le
• Partager les objectifs et la méthode
• Aborder les grandes lignes du plan d’action
• Être prêts pour Op@le au 1er janvier 2025

Points traités

1. Comptes financiers 2023
2. Réforme du régime de responsabilité des gestionnaires publics
3. Passage à Op@le

1. Comptes financiers 2023

1. Comptes financiers 2023

• Calendriers difficilement tenus
• Classes 4 qui méritent un ‘toilettage’ : reliquats, recouvrement des subventions, soldes anciens
• Ajustements EGIMMO/GFC qui restent à réaliser
• Prérequis pour passer à Op@le au 01/01/2025

• Comptes financiers 2023 : rappels

• Comptabilité au fur et à mesure : fonctionnement par cycle et au plus près du fait générateur
• Mesurer les enjeux : qualités des indicateurs de pilotage, moins d’urgence et de stress, moins d’erreurs et du temps économisé

points déjà évoqués mais cette fois… arrivée d’Op@le

• Comptes financiers 2023

• Les outils
• les calendriers et les procédures de l’agence
• idem EPLE : importance des cadres et des cycles
• les contrôles préalables à l’envoi des opérations
• l’engagement : mettre une priorité sur la comptabilité
• le travail collectif
• Les forces : compétences et état d’esprit des équipes

• Comptes financiers 2023

• Les services financiers et comptables sont des supports
• Néanmoins des habitudes à changer :
• accompagnement des porteurs de projet
• pédagogie du changement
• et anticipation
• Implication de tous les acteurs de l’EPLE :

direction, porteurs de projets, ag comptable

• Comptes financiers 2023 : bons sens et réflexes

• pas de paiement sans facture, sans BL et sans contrat :
• un bon de commande (EJ) avec un devis = contrat
• le bon de livraison émargé constitue le SF
• pas d’encaissements sans :
• un acte du CA avec un tarif,
• un OR/TR préalable
• un engagement des familles

• Comptes financiers 2023 : bons sens et réflexes

• vérification d’une facture :
• la présence des mentions obligatoires
• calcul de la facture : notamment contrats
• toute pièce mentionnée dans la facture doit être jointe

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• Comptes financiers 2023 : bons sens et réflexes

• Les pièces justificatives doivent être compréhensibles : se mettre à la place de la personne qui lit et contrôle.
• En cas de complexité ou difficulté particulière : joindre un certificat administratif qui explique mais n’est pas une pièce justificative.
• Référence à l’opération initiale lorsqu’

une pièce a déjà été fournie.

2. Réforme des gestionnaires publics

(Source : heure des cadres du rectorat)

2. Réforme des gestionnaires publics

Ordonnance du 23 mars 2022, vidéos de présentation et là

• Fin de la responsabilité personnelle et pécuniaire des agents comptables
• Régime unifié pour l’ensemble des acteurs de la chaîne financière
• 70% des débets des AC issus d’une erreur de l’ordonnateur

2. Réforme des gestionnaires publics

• Intervention du juge pour les fautes graves et les préjudices financiers importants
• Sanctionner l’auteur de la faute
• Responsabilité managériale : rectorat

2. Réforme des gestionnaires publics

• Les acteurs : tous les intervenants de la chaîne financière et comptable dans l’EPLE
• Les axes de travail :
• analyse des risques et plan de maîtrise
• gouvernance partagée (RESANA)
• agent comptable qui impulse

et organise la MRCF

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2. Réforme des gestionnaires publics

• Gouvernance ordonnateurs/agents comptables : échanges formels plus fréquents
• Points de vigilance :
• les contrats : les plus anciens notamment
• les marchés
• subventions,
• les FOV, fraudes au RIB et la gestion de fait.

2. Réforme des gestionnaires publics

• Rappel du rôle de l’agence :
• mettre en oeuvre les opérations initiées en CBUD dont la qualité relève de l’ordonnateur
• tenir la comptabilité dite générale
• donner des cadres, des conseils, des outils, pour garantir la MRCF et qualité des opérations
• contrôler c’est à dire maîtriser et attester

​

3. Passage à Op@le au 01/01/2025

3. Passage à Op@le : nouveautés

• Dématérialisation des procédures
• Données communes : fournisseurs, élèves, articles etc.
• Plus d’échanges de fichiers
• Interfaces avec Chorus Pro, SIECLE, la DDFIP et GFE
• Conservation des données sur 10 ans.

3. Passage à Op@le : nouveautés

• Un engagement systématique qui sécurise le processus
• Un paiement plus fluide des fournisseurs
• Edition de factures après génération des titres
• Recouvrement intégré

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3. Passage à Op@le : nouveautés

• Développements fiabilisés
• Comptabilité de tiers
• Immobilisations intégrées

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3. Passage à Op@le : les enjeux

• Conduire le changement : perte temporaire des repères et de l’expertise, difficile pour soi et les parties prenantes
• Anticiper : matériel, numérisation, base élèves cf plan
• Communiquer : avec sa hiérarchie, avec le pôle administratif, avec les personnels, avec les usagers

3. Passage à Op@le : conseils de méthode

• Organiser : prévoir des temps de saisie pour les services (fermeture au public sur des demi-journées)
• Veiller aux calendriers
• Se former : les formations sont indispensables
• Réflexion sur l’organisation interne (répartition des missions), les fiches de poste

3. Passage à Op@le : conseils de méthode

• Échanger, visiter les collègues “à l’aise” avec Op@le,
• Avancer ensemble : travail avec l’agence, partager les astuces, activer la solidarité, l’intelligence collective
• Proposer et être acteur
• Op@le est plus ‘cadrant’ que GFC : process à changer

Ne pas rester seul face à une difficulté

3. Passage à Op@le : conseils de méthode

• Diminuer le taux d’erreurs = plus d’autocontrôles cf. RGP, utiliser les cadres de l’agence, Op@le enregistre tout
• Prendre son temps et saisir une donnée de qualité : utiliser le bac à sable pour tester une saisie
• Solliciter le référent Op@le de l’établissement ou du territoire en cas de doute ou de problème

3. Passage à Op@le conseils de méthode

• Prévoir deux années de mobilisation pour les services de gestion et l’agence :
• 2024/2025 bascule et changements
• 2025/2026 changements, COFI sous Op@le
• De novembre 2024 à avril 2025 : forte mobilisation

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3. Passage à Op@le conseils de méthode

De novembre 2024 à avril 2025 : forte mobilisation des services de gestion :

• Formations et saisies de paramétrages
• Préparation budgétaire : saisie dans OP@LE
• Solder les opérations, COFI au 31/12/2024

IMPORTANT : période d’inventaire la plus courte possible

3. Passage à Op@le conseils de méthode

• De novembre 2024 à mars 2025 : éviter les opérations complexes type voyage ou ERASMUS+
• Début 2025 : délai de bascule plus importants

IMPORTANT : période d’inventaire la plus courte possible

Les opérations complexes vont nécessiter plus de temps au départ

3. Passage à Op@le : conseils de méthode

Trois étapes indispensables (cf. IZ)

1. Comprendre :
1. Assister aux formations
2. Lire l’article AJI C. FAJEAU
3. Video sur ce qu’est un PGI
4. Video sur les droits constatés avec Op@le

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3. Passage à Op@le : conseils de méthode

2. Apprendre : M@gistere,

• MF²
• DiGiPad
• kit du débutant
• AJI Ressources et autres

3. Passage à Op@le : conseils de méthode

3. Entreprendre :

Utiliser le bac à sable

… et veiller à la qualité des opérations

3. Passage à Op@le : les clés de la réussite

1. Engagement : Op@le cela commence dès aujourd’hui
2. Méthode : comprendre, apprendre et entreprendre
3. Rigueur et organisation
4. Opiniâtreté : effort de long cours

3. Passage à Op@le : les clés de la réussite

et … beaucoup de patience : ergonomie, nouvel écosystème complexe en apparence.

L’outil change mais les règles ne changent pas.

Op@le plus proche de la “lettre” réglementaire.

3. Passage à Op@le : le plan d’action

Il sera détaillé, l’essentiel ci-dessous

• Vérifier les débits internet : DSI
• Procéder aux sorties d’inventaire (sauf sur un déploiement en septembre)
• Définir des clés de répartition ALO/SRH (cf AJI n°169)
• Veiller à la qualité de la base élèves qui conditionne les tiers dans Op@le et impacte les droits constatés

3. Passage à Op@le : le plan d’action

• Numériser les mandats de prélèvement
• Construire une base des RIB des fournisseurs au niveau de l’agence comptable
• Rationaliser la classe 4 : apurer les soldes anciens (cf article AJI, ‘toiletter’ la classe 4)

3. Passage à Op@le : le plan d’action

• Numériser les contrats, subventions
• Matériel : 2 écrans de 27”, scan de bureau
• Systématiser les factures dans CHORUS PRO
• Devis et bon de commandes préalables hors SRH

3. Passage à Op@le : le plan d’action

• Rationaliser les procédures : voyages, encaissements.
• Mettre à jour les organigrammes fonctionnels
• Se familiariser avec Op@le (comprendre), intégrer les changements de vocabulaires : tiers, DP, TR, DVER

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3. Passage à Op@le : le plan d’action

• Créer un espace de donnée partagées de l’agence :
• cf RESANA
• Assurer un accompagnement par des réunions avec les secrétaires généraux et les ordonnateurs

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3. Passage à Op@le : le plan d’action

Mai à septembre 2024

Octobre - décembre 2024

A partir de janvier 2025

​

• Apurer les créances et les soldes anciens
• Mettre à jour Egimmo, contrôles, concordance GFC, contrôle durée amort. = 0
• Collecte et scan RIB resp. fin. aux inscriptions
• Scan des RIB fournisseurs, contrats et subventions
• Scan des mandats de prélèvement
• Sorties d’inventaire
• Saisies dans SIECLE : adresse + courriel resp. financier, adresse et nationalité élèves
• Fournisseurs dans CHORUS

​

​

• Vérification import élèves OP@LE

cf logs Op@le + proc Betance.

• Création des tiers fournisseurs : extraction GFC + IBAN + SIRET
• Scan des RIB élèves et saisie
• Scan contrats et subventions+actes
• Mise à zéro des régies 17/12/24
• Fonds social DL mdt 13/12/24
• Demande clé ODA
• Arrêt tôt des commandes
• Limiter les opérations de fin d’exercice: OR avant fin 2024
• Saisie des CGR + budget 2025
• Test adresses courriel familles
• Saisie des mandats de prélèvements après les RIB et après paramétrage ICS
• kit de bascule

​

​

• Fiches du kit de bascule à réaliser
• Formation et premier paiement
• Import d’Egimmo
• Droits constatés du 2d trimestre sans les bourses pour le 25 janvier -> ASAP édités
• Saisie des RIB des élèves boursiers
• Création des tiers pour BE

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3. Passage à Op@le : le plan d’action

• Les outils disponibles :
• calendrier de l’agence
• fréquence des opérations et pièces justificatives
• courriels de l’agence comptable

3. Passage à Op@le : le plan d’action

​

• Revue AJI n°182 et 183 : plusieurs articles pour se préparer : conduire le changement, ‘toiletter’ la comptabilité

3. Passage à Op@le : le plan d’action

Résumé : anticiper et s’engager pour réussir

Car le risque est réel si on n’agit pas :

• fonctionnement de l’EPLE perturbé
• RPS
• risque financier
• situation comptable dégradée cf expérience.

3. Passage à Op@le : le plan d’action

Derniers conseils

• bien écouter les recommandations en formation
• anticiper les réorganisations dans les services
• commencer maintenant : numérisation des RIB des resp. financiers aux inscriptions, données de SIECLE
• s’informer, échanger, aller voir des collègues

3. Passage à Op@le : le plan d’action

Derniers conseils

• réfléchir d’ores et déjà à l’évolution des pratiques et des organisations
• se former à EXCEL
• implication des équipes
• demander de l’aide, ne pas attendre …

3. Passage à Op@le : le plan d’action

Derniers conseils

• se spécialiser par processus dépenses/recettes / encaissement
• pour les saisies et les paramétrages, fermer au public le service sur des demi-journées
• informer les familles du changement d’outil

Humour Op@lien

Questions …