REGLAMENTO DE ADQUISICIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES DE LA�UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO�CERTIFICACIÓN NÚM. 30 (2008-2009) DE LA JUNTA DE SÍNDICOS

Presentado por:

Julia D. Ramos, Agente Comprador

División de Post Award, UPR-Río Piedras

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Colaboradoras:: Liz Bultrón, División de Post Award, UPR-Río Piedras

Dayanara Cruz, Oficina de Compras, UPR-Río Piedras

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PROPÓSITO ADIESTRAMIENTO ♦

• Orientar de manera general sobre los cambios más importantes y las innovaciones del reglamento y procesos para proyectos de Fondos Externos administrados por la División de Post Award.

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• Recabar sobre la importancia de generar un expediente administrativo completo y conforme a las exigencias reglamentarias aplicables.

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• Realizar ejercicio de requisiones y órdenes de compras.

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• Aclarar dudas.

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VIGENCIA

• El nuevo Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico, Certificación Núm. 30 (2008-2009) de la Junta de Síndicos, entró en vigor el 26 de diciembre de 2008. Fue Registrado en el Departamento de Estado como el Reglamento Núm. 7618.

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• Este Reglamento derogó el Reglamento para la Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios, Certificación Núm. 22 (1995-1996) según enmendado, y toda otra certificación, norma, reglamento o comunicación en conflicto con el nuevo Reglamento.

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• A partir del 26 de diciembre de 2008, las adquisiciones de bienes y servicios en todas las unidades del Sistema Universitario deberán realizarse conforme a las disposiciones de este nuevo Reglamento.

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REGLAMENTOS�

• Base Legal:
• Ley de la Universidad de Puerto Rico, Ley 1 del 20 de enero de 1966

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• Sección 14.10.13 Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico

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• Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, Ley 170 – 12 de agosto de 1988, según enmendada

PARTE I – DISPOSICIONES GENERALES ♦

• Propósito (Art. 3)
• Establecer las normas y procedimientos
• Agilizar adquisición
• Asegurar óptima calidad
• Incorporar mecanismos modernos (Ej. Internet) para mayor eficiencia y reducción de costos

APLICACIÓN (ART. 3) ♦�

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• Aplica a:
• toda transacción de adquisición de bienes y servicios no personales en:
• Unidades institucionales
• Administración Central
• Junta de Síndicos (incluye Sistema de Retiro)
• Encargados proyectos de investigación.

• No aplica a:
• compraventas efectuadas por unidades institucionales que adquieren bienes para venderlos y cobrar por los mismos. (Ej: Editorial, librerías);
• adquisiciones de los recursos informativos efectuadas por las bibliotecas del sistema universitario;
• asuntos relacionados con mejoras permanentes;
• Transacciones, adquisiciones o gastos expresamente excluidos o reglamentados por disposiciones especiales aprobadas mediante certificación de la Junta de Síndicos. (Ej. telecomunicaciones, anuncios)

PRINCIPIO DE DISPONIBILIDAD�

• Autoriza a la Junta de Subasta a evaluar la adquisición para fines educativos o investigativos a un mayor costo en situaciones en que, por no estar disponible en el momento en que se necesite:
• existe el riesgo de que el costo sea mayor que lo que se va a economizar, o de que acarrearía un menoscabo en la misión y servicios de la UPR.

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• El análisis debe realizarse de acuerdo con las circunstancias particulares de cada situación y debe documentarse en el expediente.

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GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7) ♦

• Inicia cuando el solicitante crea una requisición a través del sistema financiero SIA la cual recibe el agente comprador seleccionado. El solicitante debe proveer todos los datos técnicos, especiales y necesarios por escrito al comprador al momento de solicitar la adquisición.

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• IMPORTANTE: La requisición debe estar completa, esto es descripción, documentos en anejo y la información completa de contacto. COTIZACION DEBE ESTAR VIGENTE. Requisante debe verificar que el suplidor este creado en sistema, de lo contrario solicitarle los documentos para que sean enviados al director de la Oficina de Compras previo a ser enviada al comprador. Toda adquisición que requiera aprobaciones de otras unidades como DTAA, OPDF, OCIU entre otros deben ser dirigida a esas unidades previo a ser sometidas. Requisición puede ser devuelta por falta de información.

GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7) ♦

• Para compras con fondos externos seleccionar como agente comprador a Julia Ramos para que la misma sea tramitada en la División de Post Award. También puede seleccionar al Delegado Comprador de su Facultad.

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• Solicitante debe cerciorarse de contar con los fondos en la partida correspondiente para cubrir el costo total estimado (incluyendo transportación y entrega).

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GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.E)

• Cuando las cotizaciones recibidas por la Oficina de Compras excedan en un 25% o más el costo estimado, se deberá informar al solicitante y obtener su autorización escrita para proceder con la compra, si existen los fondos disponibles.

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• La Oficina de Compras sólo podrá variar o modificar las características, condiciones o especificaciones del bien requerido luego de consultar y obtener el consentimiento escrito del solicitante, el cual podrá solicitarse y autorizarse por medios electrónicos (Ej. correo electrónico).

GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.I) ♦CONTINUACION

• La Oficina de Compras no tendrá que identificar los suplidores cuando el solicitante provea las referidas tres cotizaciones escritas, pero tendrá la responsabilidad de evaluar y aprobar la validez de la información suministrada y evaluar a los suplidores identificados por el solicitante, conforme a los criterios expresados en Artículo 7.I.

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FORMAS DE ADQUISICIÓN ♦ ART. 8-17

• Compras Directas (sin subasta) Art. 8
• <$3,000 (1 cotización) (NUEVO: LEY 73 indica tres cotizaciones desde $.01)
• >$3,000 - $50,000 (Mínimo 3 cotizaciones) (Art. 9) (NUEVO: LEY 73 indica desde $15,000 se realizará proceso de subasta)
• Equipo y materiales para investigación con propuestas aprobadas; contratos o subastas vigentes; situación de emergencia; única fuente de abasto o proveedor disponible; adquisiciones al Gobierno de EU y PR o sus agencias; reparaciones bajo contratos vigentes; otros.
• Compras contra contratos vigentes que excedan los $50,000, debe solicitarse aprobación previa a la Junta de Subasta. El solicitante puede solicitar una subasta aunque no exceda los $50,000.

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FORMAS DE ADQUISICIÓN ♦ CONT.

• AMEX o Fondos Personales (Art. 11)
• $10,000 (no se puede utilizar para compra de equipos)
• No requiere requisición
• Trámite con la Oficina de Finanzas
• Emergencias (Art. 12)
• Decretadas por Presidente o Rector UPR
• 3 cotizaciones, mejores intereses para la Universidad.
• Única fuente de abasto o proveedor disponible (Art. 13)
• Se puede modificar requisitos para estimular la competencia
• Justificar, requiere carta único suplidor.
• Debe constar evidencia en el expediente.

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FORMAS DE ADQUISICIÓN ♦ CONT.

• COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES ESPECIALIZADOS PARA USO EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON PROPUESTAS APROBADAS (ART. 15)
• Los equipos y materiales especializados que el Investigador Principal del Proyecto determine que son necesarios para el desarrollo y uso de una investigación con propuestas aprobadas y fondos concedidos para adquirir equipo y materiales, podrán adquirirse mediante compra directa y estarán exentos de subasta.
• Equipo y material especializado = directamente relacionado con los objetivos de la investigación y requeridos o contemplados en la propuesta aprobada.

FORMAS DE ADQUISICIÓN ♦ CONT.

• COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES ESPECIALIZADOS PARA USO EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON PROPUESTAS APROBADAS (ART. 15)
• Trámite de la orden con carácter prioritario
• Requisición completa con especificaciones y certificaciones del investigador principal del proyecto
• Primera opción son subastas y contratos vigentes
• Funciones y responsabilidades del investigador (Art. 15-E)

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• CONTRATO POR PERIODOS ANUALES O ESPECIFICOS (Art. 16)
• No excedan año fiscal
• >$50,000 requiere subasta

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FORMAS DE ADQUISICIÓN CONT.

• Arrendamiento financiero o “lease” (Art. 17)
• Se paga a plazos, por un tiempo determinado.
• Con o sin pago de un valor residual al final del contrato.
• Contiene al menos uno de los siguientes requisitos:
• Se transfiere la titularidad del bien a la UPR al finalizar el término; Opción a compra del bien a un valor menor que el justo valor del mercado, de ejercerse la opción; El término del contrato es igual o más del 75% de vida útil; total de pagos mínimos (excluyendo seguros, mantenimiento u otros gastos administrativos) es igual o más de 90% del justo valor en el mercado del bien arrendado.

Nota: Si excede de $50,000 conlleva subasta.

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FORMAS DE ADQUISICIÓN ♦ CONT.

• $50,000>
• Request for Proposal (RFP) (Artículo 18)
• Subastas (Artículo 20-26)
• Tradicional, Sistémica, Conjunta
• Excepción < $50,000 (Artículo 9.B)
• Subastas son tramitadas por el director o directora de la Oficina de Compras.
• Deberá proveer todos los documentos y considerar tiempo de este proceso.

ENMIENDA CLASIFICACIÓN EQUIPO CAPITALIZABLE Y NO CAPITALIZABLE ♦

Circular de Finanzas 14-18, 14-19, 15-01 (UPRAC), Circular Núm.. 2 Año 14-15 (UPRRP)

• Fecha efectividad: 1 de julio de 2014
• Equipo mayor capitalizable:
• Costo es igual o mayor a $5,000
• Códigos de gastos a utilizarse: 7600-7699
• Código para gastos de transportación y entrega y para costo de instalación de equipos capitalizables: 7655 y 7656
• AMEX NO puede ser utilizada para compra de equipo capitalizable

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• Equipo menor no capitalizable:
• Costo entre $1,000 y $4,999.99
• Códigos de gastos a utilizarse: 7300-7399
• Código para gastos de transportación y entrega y para costo de instalación para equipos NO capitalizables: 7356 y 7357

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• Materiales: Artículo cuyo costo sea menor o igual a $999.99 (códigos 602X).

ENMIENDA CLASIFICACIÓN EQUIPO CAPITALIZABLE Y NO CAPITALIZABLE ♦

• Computadoras $500.00> se clasifican como equipos.

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• Otras excepciones para clasificar un material como equipo menor (equipo tecnológico, muebles, vida útil más de 2 años, entre otros). Consultar Oficina de Propiedad.

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• Los códigos 7500-7599 ya no pueden ser utilizados.

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• Si el bien a adquirirse añade valor a un equipo existente, el bien se considera equipo y debe utilizarse el código de gasto que se utilizó en la compra de origen (730X o 760X).

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NOTAS ADICIONALES

• Tener a la mano copia del presupuesto aprobado e incluir la misma en toda compra de equipos y materiales especializados y capitalizables.

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• Justificar toda compra de equipo (investigador) o incluir

narrativo (justificación) de la propuesta.

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• Requisante debe añadir siempre una nota en las requisiciones donde indique el propósito/justificación de la compra en los campos destinados para ello.

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• Verificar suplidor recomendado sea parte del Registro de Licitadores de UPRRP previo a la preparación de la requisición. Suplidor debe contar con el certificado que emite la Administración de Servicios Generales. La Oficina de Compras le orientará sobre el proceso para suplidores nuevos.

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• Uso adecuado de los códigos agiliza el proceso. Manual de códigos disponible en sección de enlaces.

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NOTAS ADICIONALES ♦

• Compras de equipos o materiales 90 días antes del cierre del proyecto debe incluir carta de justificación para materiales y servicios y aprobación de la agencia si la adquisición es de equipo según lo establece la CIRCULAR ORCI-2016-2017-02 - COMPRAS A REALIZARCE EN LOS ULTIMOS MESES DEL PERIODO DE EJECUCION "PERFORMANCE PERIOD" DE PROYECTOS FEDERALES)

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• Órdenes de instalación y de servicios requieren pólizas, esto afecta el tiempo de envio al suplidor. Solicitud de documentos lo realiza la Oficina de Compras. También pueden solicitarse documentos adicionales de acuerdo a la cuantía que sume la orden.

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• El proceso de adquirir no termina cuando se recibe el bien o servicio, hay que certificarlo como recibido para que el suplidor pueda recibir su pago. Formato de certificación disponible en el área de enlaces.

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NOTAS ADICIONALES ♦

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• Órdenes pre pagadas, COD, Wire Transfer, deben solicitar al suplidor factura con balance $0 o sello de pago para agilizar el cierre de la orden y de la cuenta en los procesos de contabilidad.

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• Órdenes de viaje (pasajes, alojamientos, otros), requieren hoja de Solicitud y Autorización de Orden de Viaje firmada por el Decano, justificación de viaje, evidencia de la actividad, aprobación de Fondos Externos.

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• Órdenes de alimentos requieren hoja de Solicitud para incurrir en gastos actividades comunidad universitaria aprobada y firmada por director y decanos, así como la lista de asistencia de la actividad. Esta hoja también se requiere para otros gastos con códigos 652X.

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• Compras equipo de tecnología, programados, servidores, comunicaciones o mantenimiento de uno de éstos requiere aprobación de DTAA (hoja de cotejo).

NOTAS ADICIONALES ♦

• Órdenes pre pagadas requieren carta de justificación y aprobación del Director de Compras y de Finanzas (CIRCULAR DE FINANZAS NÚM. 21-13 - PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR PAGOS POR ANTICIPADO).

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• Todo suplidor debe contar con su certificado de Licitador elegible otorgado por la Administración de Servicios Generales (ASG). Suplidores de Estados Unidos y extranjero requieren justificación y se les solicitará una dispensa a la ASG para poder continuar con el proceso de adquisición. (CIRCULAR NUM. 1, AÑO 2021-2022 – INSTRUCCIONES A CORTO PLAZO PARA PROCESOS DE COMPRAS EN VIRTUD A LA APLICABILIDAD DE LA LEY 73, 2019 DE LA ADMINISTRACION DE SERVICIOS GENERALES).

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• Adquisiciones con fondos federales que asciendan a $25,000 o mas requieren verificación en sistema SAM (System for Awards Management)

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• Pueden solicitarse otros documentos a discreción del comprador para salvar los mejores intereses de la Institución.
• Tramite su requisición con tiempo.

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REQUISICIONES

REQUISICIONES ♦

Certificación

“Attachments”

Códigos

Bienes o Servicios

Núm. Orden, Recibo, Pago

Cotizaciones

Aprobaciones Adicionales

Unidad de Medida

Cuentas Frecuentes

Corrección y Cancelación de renglones

Información de contacto

Facturas

Comprador

Propuesta

Propósito

Renovaciones de Contrato

Suplidor

PREGUNTAS

CONTACTOS

• Reglamento y Manual de Códigos: http://decadm.uprrp.edu/compras/compras.php

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• Enlace DTAA: http://asetec.uprrp.edu/

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• Informe de Recibo:
• Oscar Algarin, Asist. Admvo III, Oficina de Recibo y Entrega
• Email: oscar.algarin1@upr.edu�Tel: (787)764-0000 Ext. 84230
• Requisiciones:
• Dayanara Cruz, Asistente Admvo. Oficina de Compras
• dayanara.cruz@upr.edu
• Liz Bultrón, Oficial Administrativo, Decanato Estudios Graduados e Investigación, liz.bultron@upr.edu

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CONTACTOS

• Coordinadora Fondos Externos;
• Ana Feliciano, Coordinadora
• ana.feliciano1@upr.edu, Ext. 86754

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• Compras Fondos Externos:
• Julia D. Ramos, Agente Comprador
• julia.ramos1@upr.edu, Ext. 86756, 86752, 86700

Lilianette Meléndez Méndez, Asistente de Compras

lilianette.melendez@upr.edu, Ext. 86760

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• Pre Intervención Fondos Externos:
• Zulyannille Cortés
• zulyannille.cortes@urp.edu, Ext. 86760, 86752

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FIN