������ПРЕЗЕНТАЦІЯ УРОКУ ВИРОБНИЧОГО НАВЧАННЯ��ТЕМА 17: ОСНОВНІ КАТЕГОРІЇ ТА ПОНЯТТЯ ДІЛОВОДСТВА. �
Діловодство та управлінська документація
При виконанні навчально-виробничих вправ:
зайвими предметами.
Інструктаж з охорони праці
Інструктаж з правил поведінки учнів в громадських містах, та
у побуті на період дистанційного навчання з приводу «COVID-19»
- Часто мийте руки з милом і водою (не менше 20 секунд) і користуйтеся спиртовмісними засобами для дезінфекції рук.
- Кашляйте або чхайте у згин ліктя або прикривайте рот і ніс серветкою, яку одразу викидайте, а не долонями (кашльовий етикет). Чому не долонями? Тому що після цього ми торкаємося поверхонь, наприклад, пульта телевізора, ручки дверей чи візочка в супермаркеті, і можемо передати вірус іншим людям, які також їх торкнуться.
- Не торкайтеся очей, носа й рота, наскільки це можливо.
- Дотримуйтеся дистанції 1,5-2 метри з людьми.
- Уникайте скупчення людей.
- Повноцінно харчуйтеся, висипайтеся і намагайтеся не перевтомлюватися.
- Дезінфікуйте спиртовмісним розчином усі поверхні та предмети, яких часто торкаєтеся. Наприклад, робочі столи, мобільний або стаціонарний телефон, пульт телевізора, клавіатуру й екран комп'ютера, планшет, дверні ручки.
- Тримайтеся подалі від інших людей, якщо ви захворіли або одягайте одноразову медичну маску та залишайтеся вдома.
- Уникати контакту із особами з проявами респіраторних захворювань.
- Не обмінюватися з іншими особистими речами.
Якщо ядерна хвиля застала вас на відкритій місцевості, пам'ятайте - чим довше ви перебуваєте зовні, тим більшу дозу радіації отримуєте. Тим не менш, ВООЗ склав список рекомендацій, які можуть врятувати вам життя:
Для тих, кому пощастило знайти укриття або опинитися в приміщенні під час ядерної атаки, існує інший алгоритм дій:
У разі, якщо вам потрібно терміново вийти на вулицю, закривайте всі частини тіла від радіоактивного пилу, ні в якому разі не лягайте на землю і не потрапляйте під дощ - кожна крапля смертельно небезпечна. По новинах або радіо керівництво міста скаже вам,
куди вирушати за допомогою.
Інструктаж, як діяти у разі ядерного вибуху на вулиці та в приміщенні
Мета уроку:
Навчальна – визначати базові поняття діловодства, засвоїти класифікацію службових документів, правила розташування реквізитів в управлінських документах та загальні принципи документообігу.
Розвивальна - Сформувати у студентів системи теоретичних і прикладних знань щодо організації сучасного діловодства, раціонально організовувати роботу з документами.
Виховна -– виховувати в учнів пунктуальність, точність та відповідальність.
ПЛАН УРОКУ
Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та
організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій.
Діловодство – важлива складова управлінської діяльності будь-якої
установи, підприємства, організації. Професійне ведення діловодства й
організація документообігу – це запорука конкурентоспроможності сучасних
підприємств.
Діловодство як галузь наукових знань.
Об’єктом діловодства є сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами, предметом – суть, закономірності й особливості організації роботи з окремими видами службових документів.
Для з’ясування суті діловодства слід розглянути суть його поняття як процес прийняття рішень на підставі документів, а також галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним із найважливіших засобів інформаційного менеджменту щодо документознавчого забезпечення управлінської діяльності будь-якої установи.
Основні категорії та поняття діловодства
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд й архівні установи» діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами.
У свою чергу, управлінська інформація – інформація, що забезпечує організацію функціонування суб’єкта діловодства або сукупностей суб’єктів діловодства, а документування управлінської інформації – процеси створення управлінських документів суб’єктом діловодства.
Службові й управлінські документи є основними елементами діловодства.
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення").
Управлінський документ – службовий документ, змістом якого є управлінська інформація.
Службовий документ – офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, який було створено або одержано суб’єктом діловодства у процесі його діяльності.
Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Виходячи з цього, суб’єктом діловодства є орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, об’єднання громадян, а також фізична особа як суб’єкт підприємницької діяльності, що здійснює організацію діловодства.
Головними завданнями діловодства є забезпечення ефективного процесу документознавчого управління, створення документів, а також зберігання й забезпечення доступу до документів.
Система документації – це сукупність документів, взаємозв’язаних таким чином, що є єдиним цілим зі своїми специфічними рисами. Існує чимало систем документації, наприклад система управлінських документів, підсистемами якої є функціональні, міжгалузеві й галузеві системи. Прикладами функціональних систем є планова, матеріально-технічна, звітностатистична документація. До галузевих систем належать документи щодо певної галузі в країні. Міжгалузеві системи об’єднують документи двох або більше галузей діяльності. У межах цих систем утворюються відповідні їм підсистеми документів.
Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.
Система документування – це сукупність процесів і прийомів утворення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях під час їхньої функціональної діяльності. Документування передбачає здійснення всіх операцій щодо складання, узгодження, затвердження, оформлення й виготовлення документів відповідно до чинних вимог і нормативів створення документів.
Організація роботи зі службовими документами – це організація процесів документообігу, формування справ, зберігання службових документів і користування ними в поточній діяльності суб’єкта діловодства; створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів у діловодстві. До неї належать прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, підготовка документів до зберігання в архівах, збереження й використання документів.
Документообіг – рух службових документів від часу їх створення або одержання суб’єктом діловодства до часу завершення виконання, надсилання або знищення.
Діловодство в установах організовується залежно від виду документів, особливостей роботи з ними, обсягу документообігу.
Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів на рік. Залежно від обсягу документообігу установи поділяються на чотири категорії: з обсягом документообігу понад 100 000 документів; від 25 000 до 100000 документів; 10 000 – 25 000 документів; до 10 000 документів.
Залежно від структури установи й обсягу документообігу система ведення діловодства може бути:
відокремленими структурними підрозділами й
документообігом понад 10000 документів на рік.
Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм і правил складання й оформлення документів. Уніфікація документів передбачає їх стандартизацію з метою скорочення кількості видів і різновидів ділових паперів, що є основою документування управлінської діяльності.
Діловодство поділяється на адміністративне (загальне) й спеціальне.
Адміністративне (загальне) діловодство – це операції щодо документування організаційно-розпорядчої документації, що створюється під час оформлення розпорядчої й виконавчої діяльності органів державного управління в різних сферах діяльності. Стандарти щодо організаційнорозпорядчої документації є основою уніфікації систем документації в документознавчому забезпеченні управління.
Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної з функцій управління, а також для таких областей діяльності, як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. До спеціального діловодства належать бухгалтерське, нотаріальне, військове діловодство, діловодство щодо особового складу або з кадрово-контрактних питань й ін. Установи й системи ведення діловодства класифікуються відповідно за обсягом документообігу й структурою установи.
Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні базується на Конституції України і складається з нормативно-правових актів, що регламентують роботу в цій сфері діяльності, і мають суттєве значення для ефективності здійснення документаційного забезпечення управлінської діяльності, яку можна умовно розділити на кілька груп.
Характеристика основних чинних нормативних документів
щодо організації діловодства в установі.
Першу групу правових актів нормативної бази становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави галузі інформації взагалі та діловодства зокрема. Серед законодавчих актів України, що містять окремі терміни та їх визначення, які застосовуються в діловодстві є Закон України "Про національний архівний фонд і архівні установи", в якому діловодство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності з документами. Цей нормативний акт стосується загальних
напрямів організації діловодства та роботи з документами, що відносяться до Національного архівного фонду та спеціалізованих архівних установ. В цьому нормативно-правовому акті можна знайти визначення понять: "діловодство", "архівний документ", "номенклатура справ", "експертиза цінності документів".
Другу групу правових актів нормативної бази становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед:
Третю групу правових актів нормативної бази складають різноманітні типові і примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55:
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА оформлення документів
1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12 – 14 друкарських пунктів або 8 – 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
2. При оформленні застосовується шрифт:
напівжирний шрифт великими літерами для:
- назви виду документа;
- розшифрування реквізиту підпису керівника та його заступників;
звичайний прямий – для заголовків та короткого змісту документа;
звичайний великими літерами для слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ».
3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:
1 – для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;
1,5 – для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»;
1,5 – 3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.
4. Ім'я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).
6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п'ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:
125 міліметрів – для ім'я та прізвища реквізиту «Підпис»;
100 міліметрів – для реквізита «Гриф затвердження»;
90 міліметрів – для реквізиту «Адресат»;
10 міліметрів – для абзаців у тексті;
0 міліметрів – для реквізитів «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», слово «Додаток», реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» та для першого реквізита «Гриф затвердження», якщо їх у документі два, а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ».
8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.
10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.
Інформація з документу, що засвідчує особу
Завдання 1
Відповісти на контрольні запитання та відповіді записати у зошит.
1. Дайте визначення поняття "діловодство".
2. Назвіть складові частини діловодства.
3. Розкрийте зміст поняття "документування"
4. Що являє собою організація роботи з документами ?
5. Дайте визначення поняття "документообіг".
6. Як визначається документообіг ?
7. Які бувають системи діловодства у в чому їх сутність ?
8. Дайте визначення організаційних документів.
9. Назвіть організаційні документи.
10. Дайте визначення розпорядчих документів.
Практичне завдання 2.
Скласти та написати заяву про прийняття на роботу та прислати мені, приклади заяв для різних ситуацій за посиланням https://www.buhoblik.org.ua/kadry-zarplata/trudoustrojstvo/4210-zayava-pro-prijnyattya-na-robotu.html#01
Деяку інформацію для заповнення можна вигадати.