E-PAYSAGE

GT PR

Présentation et synthèse des échanges

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Stéphane Patart

Quentin Pirlot

Bénédicte Champagne

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Septembre 2023

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- Périmètre des discussions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Points de suivi

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Nouvelle fonctionnalité dans SIEL-SUP : les listes

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Etat des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Qualité des données

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation ; Synthèse des échanges

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Périmètre des discussions

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Réflexions

• A la relecture des PV de réunions de l’année académique 22-23, il nous semble que les réunions des GT personnes relais sortent de leur cadre en partie de par un manque d’espace de discussion entre les acteurs chargés d’opérationnaliser le décret (EES, cabinet, Com/Del).
• E-paysage collecte les données inscriptions dans le cadre de la simplification administrative - en aval de l’identification des données nécessaires à gérer la finançabilité et aux contrôles.
• Le périmètre des réunions des GT doit être restreint aux objectifs d’e-paysage :
• l’offre de services proposés par e-paysage ;
• le dictionnaire des données et les flux de données ;
• le cadre juridique associé à e-paysage ;
• informations IT.

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Synthèse des échanges

• Sur le principe, l’ensemble des groupes adhère à la proposition.
• Pour les questions qui ne relèvent pas du périmètre technique défini pour les GT, il est demandé de pouvoir identifier en réunion ces problématiques et, dans la mesure du possible, l’instance vers laquelle remonter ces questions (ex. Chambres thématiques de l’ARES, hiérarchies des établissements, Com/Del., etc.).

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Points de suivi

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Les suivis techniques

• LED : suite à la réunion du 20/06/2023 - le protocole d’échange de données a été simplifié par AHOVOKS - examen par le DPO de l’ARES
• HOPS : analyse du redéveloppement de HOPS
• technologie JAVA
• webservices REST
• planification à +/- 3 ans
• Les analyses des besoins sont terminées pour les projets :
• écran de consultation des titres (CESS, attestations provisoires de CESS) - consulter le document - avril 2024
• alimentation des diplômés - consulter le document - planning prévisionnel : mars 2024
• équivalences du secondaire - consulter le document - mai 2025
• En attente de la confirmation des plannings par L’ETNIC
• EMLF
• Les inscriptions centralisées ont commencé depuis le 12/09/2023 (au 18/09 - 161 inscriptions)

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Les suivis juridiques

• Demande d’extension de l’autorisation du SPF intérieur concernant les données lieu de naissance, sexe, historique de la composition de ménage, photo, historique du NISS a été remontée à la BCED
• Une demande d’accès aux données inscriptions a été faite par l’AVIQ dans le cadre de la gestion des dossiers d’allocations familiales pour les étudiants entre 21 et 25 ans - elle sera proposée au copil du 25/09/2023
• Avenants à la convention cadre d’échange de données avec l’AGE seront introduits auprès du copil
• équivalences du secondaire
• CESS - le service diplomation est décrit sur la plateforme ETNIC et pourra être utilisé par les EES qui le souhaitent une fois l’avenant signé
• CESS provisoires
• Réunion DPO 04/10/2023
• Etat des lieux cadre juridique
• Mentions légales E-paysage
• Propositions de mentions légales pour les sites des EES
• Coresponsabilité de traitement ARES-EES
• Divers

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Synthèse des échanges

• Concernant les échanges de données avec l’AVIQ, la donnée qui sera transmise (DSI_129) est une valeur automatique de 30 crédits et non le nombre réel des crédits inscrits au PAE de l’étudiant.
• Point à aborder en réunion avec les DPO : quid de la création au Registre bis pour les étudiants diplômés ayant quitté l’institution et l’obligation d’information concernant la création du NISS imposée par le décret.
• L’ARES participera à la réunion d’information de Scolares (anciennement Infodidac) du 19 octobre pour accompagner les établissements et Scolares dans la réflexion par rapport à e-paysage.

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Nouvelle fonctionnalité dans SIEL-SUP : les listes

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Listes dans SIEL-SUP inscriptions

• 3 types de listes :
• en cours de développement : les listes d’inscrits - EES référent - EES partenaires d’une codiplomation
• en production : Listes des lauréats au CMD - accessibles à l’université concernée uniquement - listes sont consultables jusqu’au 15/11/2023
• en test : Listes des résultats à l’EMLF - accessibles jusqu’au 15/02/2024 par les EES référent - EES partenaires d’une codiplomation
• Pour pouvoir récupérer les listes EMLF, en respect du RGPD, seuls les EES référents et partenaires peuvent accéder aux listes qui les concernent
• organisées par code habilitation
• les inscriptions doivent avoir été créées dans SIEL-SUP inscriptions - les données minimales pour la création d’une inscription sont :
• NISS
• Code habilitation
• Code grade académique
• Année académique
• Position dans le cycle
• Nombre de crédits
• Date d’inscription
• les résultats seront chargés dans SIEL-SUP le 01/12/2023
• les listes seront générées une seule fois vers le 05/12/2023
• disponibles entre 08/12/2023 et le 15/02/2024 dans l’application
• les étudiant·e·s auront une attestation de réussite

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Synthèse des échanges

• Il est rappelé la nécessité de préciser ce que l’on entend par “date d’inscription” dans le dictionnaire 24-25. Cette problématique a été soumise aux Com/Del dans le GT Ares-Com/Del et est en cours de réflexion.

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Etats des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

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Univers de TQ/Formation

• Données visibles en DB
• 29 établissements ont envoyé des données dans l’univers de TQ
• Tests sur la qualité des données pour les diplômés et les mini-inscriptions
• 18 établissements ont fait la demande pour un retour sur la qualité des données
• 3 ESA
• 11 HE
• 4 Universités
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Univers de Production

• Données visibles en DB
• 10 établissements ont envoyé des données dans l’univers de Production
• Le75 : envoi des données de 2016-2017 à 2020-2021
• Saint-Luc Liège : envoi des données de 2016-2017 à 2020-2021
• HE Vinci : envoi des données de 2015-2016 à 2018-2019
• EPHEC : envoi des données 2015-2016 et 2016-2017
• ICHEC-ISFSC-ECAM : envoi des données 2019-2020 et 2020-2021
• HEAJ : envoi des données 2015-2016 à 2017-2018
• HECh : envoi des données 2016-2017 et 2017-2018
• HERS : envoi des données 2015-2016 à 2017-2018
• HELHa : envoi des données 2015-2016 et 2016-2017
• UNamur : envoi des données 2014-2015 à 2020-2021
• 54.249 inscriptions au total
• Aucune données pour la full-inscription

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Qualité des données

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Les remarques les plus fréquentes pour les mini-inscriptions

• Les retours les plus fréquents suite à l’analyse de la qualité des données sont :
• Les BA-MA et les MA-AESS : deux inscriptions pour une même année pour un même RN
• Les réorientations : deux inscriptions pour une même année pour un même RN
• Les allègements 150 : autorisé uniquement pour les étudiants dans les premiers crédits de premier cycle
• Les assimilés : pour les étudiants belges, la valeur d’assimilation doit rester vide (Null)
• Les allègements à plus de 60 crédits
• Cohérence du nombre de crédits
• Pour le premier cycle - des diplômés en premiers crédits du cycle ou en poursuite de cycle

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Les remarques les plus fréquentes pour les full-inscriptions

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Divers

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Modifications du formulaire de support e-paysage

• Pour rappel, le formulaire de support e-paysage est disponible au lien suivant : https://form.ares-ac.be/support-epaysage.
• Les possibilités de réponse du champ “Ma demande concerne…” ont été élargies.

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Archivage des réunions de l’année 2022-2023

• Les documents relatifs aux réunions de coordination de l’année académique 2022-2023 ont été placés dans la partie “Archives” sur le site e-paysage (https://e-paysage.ares-ac.be/archives/documents-gt)

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A votre disposition

• Pour rappel, nous sommes disponibles :
• Par mail : epaysage@ares-ac.be
• Par téléphone : disponible dans nos signatures mails. Si vous appelez sur nos lignes fixes, nous ne voyons pas le numéro de l’appelant lorsqu’il est dévié sur nos GSM. N’hésitez donc pas à laisser un message si vous souhaitez être rappelé ;
• Par visio ;
• Lors de réunion dans vos établissements.

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Synthèse des échanges

• Ajout d’un point relatif aux collectes statistiques : toute question relative au dictionnaire des données ou aux modalités de collecte est à adresser à la Directrice études et statistiques Nathalie Jauniaux (nathalie.jauniaux@ares-ac.be).
• Concernant le dictionnaire 24-25, il est en cours de constitution et sera soumis à l’examen du CoDo à partir de la mi-octobre pour une validation début novembre (planning prévisionnel).
• Il est demandé, dans la mesure du possible, que l’ARES puisse fournir les présentations des réunions une semaine à l’avance afin que les équipes en interne puissent préparer les réunions.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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