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ARCHIVO CENTRAL
ELABORACION Y PRESENTACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO E.S.P �AÑO 2020 PARA SU APROBACION
PINAR
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
2021-2023
El Plan Institucional de Archivo – PINAR, lo establece el artículo 8 del decreto 2609 de 2012, como uno de los instrumentos archivísticos esenciales para desarrollar la gestión documental de las entidades públicas, a partir de la planeación, diseño y seguimiento de las actividades necesarias para el cumplimiento del Programa de Gestión Documental.
Para la formulación del PINAR de Emcartago, se realizó la revisión interna de manera general, identificando una gran necesidad en materia de administración de archivos, la cual sirve de apoyo para la planeación del proyecto a ejecutarse durante la vigencia 2023.
PINAR - Introducción
PINAR- CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO – EMCARTAGO, es una Empresa Industrial y Comercial encargada del suministro de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado en el municipio de Cartago, comprometida con la gestión de su información para el adecuado desarrollo de la función archivística y de los instrumentos archivísticos aplicados en la entidad, cumpliendo así con lo establecidos por el Archivo General de la Nación - AGN.
Los archivos es la memoria de las instituciones, y el PINAR de Emcartago, estará alineado al fortalecimiento del proceso de gestión documental con los instrumentos archivísticos actualizados, la racionalización de trámites y el respeto al medio ambiente
PINAR- CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
El modo en que se define la estructuración del PINAR para EMCARTAGO está basado en la recopilación de información y antecedentes de trabajo a través de informes que sirvieron como diagnóstico de requerimientos en el área.
Se espera con esta iniciativa, contribuir a superar aspectos críticos que debilitan la Calidad de los servicios y el funcionamiento de la oficina de archivo, con el acompañamiento de la gerencia, SIGA, calidad y medio ambiente, Planeación Talento Humano; y con el compromiso de todos los productores de documentos e información de EMCARTAGO E.S.P.
PINAR- OBJETIVOS
PINAR- SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PINAR- SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PINAR- DEFINICIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS
Con base en la revisión integral de archivos, se identifican algunos aspectos críticos de la Gestión Documental, elaborada por el equipo de trabajo
PINAR- VISION ESTRATEGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE ARCHIVO
Empresas Municipales de Cartago E.S.P, contara con el Plan Institucional de Archivos PINAR, como un herramienta estratégica que permita fortalecer la actividad archivística, garantizar la administración de los archivos, y la preservación de la información, enfocándose en aspectos procedimentales e investagativos con la implementación de las TRD y posteriormente de las TVD, que lleven a la Entidad a contar con un sistema de información solido, actualizado y garante de la conservación del patrimonio documental de la Empresa,
PINAR- MAPA DE RUTA
El mapa de ruta es un instrumento que permite identificar y compilar los diferentes planes, programas y proyectos que se encuentran en trámite y aquellos que están previstos para su realización y ejecución, relacionados con la función archivística de Emcartago
PINAR- MAPA DE RUTA
MAPA DE RUTA | ||||
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR 2021-2023 | ||||
ACTIVIDAD | META | |||
AÑO | 2021 | 2022 | 2023 | META FINAL ESPERADA |
Aprobación de las Tablas de Retención Documental ante el consejo Departamental de Archivo | 100% | | | 100% |
Ajustes de las Tablas de Retención Documental ante el consejo Departamental de Archivo (Acuerdo 04 de 2019 título V) | 100% | 100% | 100% | 100% |
Diseñar e implementar las Tablas de Valoración Documental toda vez que se requiere mantener los documentos de carácter patrimonial a disposición de los funcionarios y de la ciudadanía en las condiciones adecuadas y con los instrumentos archivísticos específicos. | 5% | 5% | 10% | 20% |
Gestionar la adquisición de Archivadores rodantes, para realizar las transferencias primarias del archivo de gestión con el ánimo de garantizar la preservación a largo plazo de los documentos en sus respectivos soportes. | 50% | 50% | | 100% |
Actualizar e implementar los instrumentos archivísticos existentes (programa de Gestión documental-PGD, Sistema integrado de conservación-SIC, Plan Institucional de archivo-PINAR) | 30% | 30% | 10% | 70% |
Darle continuidad y seguimiento al Sistema de Gestión Documental Orfeo GPL, con su respectivo soporte Técnico. Diseñar e implementar el instrumento archivístico (Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. | 30% | 40% | 10% | 80% |
Realizar el inventario documental con apoyo tecnológico, con el fin de facilitar la búsqueda de los documentos en forma digitalizada | 5% | 5% | 5% | 15% |
Actualizar e implementar el Sistema Integrado de Conservación-SIC, dado que favorece la preservación del patrimonio documental de la entidad, así como el acceso a su consulta para los funcionarios y la ciudadanía. | 30% | 30% | | 60% |
Diseñar e implementar el programa de documentos vitales o esenciales e históricos. | 10% | 10% | 20% | 40% |
Capacitar en gestión documental a todos los funcionarios de EMCARTAGO, a fin de comprometer al capital humano de la entidad en la puesta en práctica de los procedimientos encaminados en la mejora de la gestión, trámite, conservación y consulta de los documentos. | 35% | 35% | 10% | 80% |
PINAR- SEGUIMIENTO Y CONTROL
Cada uno de las actividades propuestas tienen su propia línea de acción para ser ejecutada, por tal razón se utilizarán los instrumentos y cronogramas estipulados en cada documento que respalda la ejecución del proyecto.
Las actividades de este plan serán articuladas con el plan de acción para realizar seguimiento trimestral por el software kawak adjuntado evidencias, donde se evaluará el % de cumplimiento.
PINAR- MAPA DE RUTA
MAPA DE RUTA | ||||
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR 2021-2023 | ||||
ACTIVIDAD | META | |||
AÑO | 2021 | 2022 | 2023 | META FINAL ESPERADA |
Aprobación de las Tablas de Retención Documental ante el consejo Departamental de Archivo | 80% | 0% | 90% | 90% |
Diseñar e implementar las Tablas de Valoración Documental toda vez que se requiere mantener los documentos de carácter patrimonial a disposición de los funcionarios y de la ciudadanía en las condiciones adecuadas y con los instrumentos archivísticos específicos. | 5% | 5% | 10% | 20% |
Adecuara espacios locativos para asegurar la conservación de los documentos. | 50% | 0% | 30% | 80% |
Actualizar e implementar los instrumentos archivísticos existentes (programa de Gestión documental-PGD, Sistema integrado de conservación-SIC, Plan Institucional de archivo-PINAR) | 30% | 10% | 30% | 70% |
Darle continuidad y seguimiento al Sistema de Gestión Documental Orfeo GPL, con su respectivo soporte Técnico. Diseñar e implementar el instrumento archivístico (Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. | 30% | 20% | 30% | 80% |
Realizar el inventario documental con apoyo tecnológico, con el fin de facilitar la búsqueda de los documentos en forma digitalizada | 5% | 5% | 5% | 15% |
Actualizar e implementar el Sistema Integrado de Conservación-SIC, dado que favorece la preservación del patrimonio documental de la entidad, así como el acceso a su consulta para los funcionarios y la ciudadanía. | 30% | 10% | 20% | 60% |
Diseñar e implementar el programa de documentos vitales o esenciales e históricos. | 10% | 10% | 20% | 40% |
Capacitar en gestión documental a todos los funcionarios de EMCARTAGO, a fin de comprometer al capital humano de la entidad en la puesta en práctica de los procedimientos encaminados en la mejora de la gestión, trámite, conservación y consulta de los documentos. | 35% | 20% | 25% | 80% |