E-PAYSAGE

GT IT

Présentation et synthèse des échanges

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Stéphane Patart

Quentin Pirlot

Bénédicte Champagne

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24 mars 2023

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SOMMAIRE

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• Approbation du document de synthèse de la réunion du 02/02/2023
• Points de suivi
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Tests de chargement mini-inscriptions
• Présentation ; Synthèse des échanges
• Recherche dans le Wiki
• Présentation
• Dictionnaire des données 23-24
• Présentation ; Synthèse des échanges
• PE et SDG
• Présentation ; Synthèse des échanges

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Points de suivi

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Les différents dossiers en cours

• Dossier de preuves de l’étudiant → En attente des orientations souhaitées par le Copil (19 avril) sur base des recommandations du GT gestion documentaire
• Équivalences du secondaire
• Les champs disponibles sont :
• Date de réception
• Nom
• Prénom
• Pays du diplôme
• DN
• Date de 1e attestation provisoire
• Date de 2e attestation provisoire
• Date de prise d’effet de l’équivalence définitive
• Décision d’équivalence
• Date de délivrance du diplôme
• Intitulé du diplôme (France-Luxembourg-Maroc ou autres pays)

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• Feu vert du DPO ARES
• Étapes suivantes : rédaction de l’analyse des besoins - avenant à la convention cadre d’échanges de données AGE

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• Retour du Conseil d’État - labellisation de HOPS
• Positif - suggestions de quelques adaptations
• Étape suivante: 3e lecture

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Synthèse des échanges

• La base de données ACCESS des équivalences du secondaire alimentera une base tampon et le web service développé en REST interrogera la base tampon. Les données seront consultables par web service et via un écran applicatif accessible à partir du portail SIEL-SUP.

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Tests de chargement mini-inscriptions

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Problèmes rencontrés dans les envois massifs d’inscriptions

• Erreurs dans la reconnaissance des numéros de registre bis
• L’environnement de formation SIEL-SUP était connecté sur le service de connexion de l’ETNIC à la BCED de l’environnement de formation - ce service ne gère pas correctement les numéros de registre bis.
• Après accord de la BCED, l’environnement de formation actuel pointe maintenant sur l’environnement de production de la BCED - la gestion des numéros de registre bis est fonctionnelle.
• Erreur 500
• Sollicitation excessive du service BCED à partir de SIEL-SUP
• Problème est en cours de traitement

Environnement de formation

SIEL-SUP

BCED

Environnement de production

SIEL-SUP

BCED

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Procédure d’information de création massive d’inscriptions

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• Respecter les règles suivantes : exécuter le batch par lot ; un seul thread, avec 2 threads concurrentes maximum, ne pas dépasser les 20 calls à la seconde
• Envoyer un email à support.esb.digital@spw.wallonie.be, cc kevin.sedda@etnic.be, robert.courtens@labced.be, benedicte.champagne@ares-ac.be 2-3 jours à l’avance en précisant
• Le nombre approximatif total d’appels au service person
• La date/heure de début et de fin de chaque batch
• Lancer les appels en semaine: en dehors des heures de bureau (8-17h) - Le week-end: toute la journée

Note: il est fréquent que les services soient partiellement perturbés entre 2h et 3h et vers 5h du matin.

• Être capable de stopper à tout moment le batch à la demande de la BCED (ou d’un fournisseur concerné) et fournir à la BCED un point de contact capable de demander l’arrêt du batch en cours.
• Notifier la BCED à la fin de chaque batch
• Dans le cas de sollicitation massive du service person en dehors de la création d’inscriptions, la procédure de contact avec support.esb.digital@spw.wallonie.be et la BCED est identique mais il n’est pas nécessaire de mettre l’ETNIC ou l’ARES en cc

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Informations générales

• Versions du dictionnaire :
• Mini-inscriptions 20-21 (2014-2015 à 2020-2021 inclus)
• Full-inscriptions 22-23 (2021-2022 & 2022-2023 inclus)

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• Chargement de fichiers - pour éviter les modifications de format de dates par Excel

Choisir autre format numérique dans la liste déroulante après avoir sélectionné la colonne du fichier

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Rationalisation de la documentation

Problème de mise à jour :

• Abandon de la table de correspondance des termes En-Fr → inutile depuis l’intégration des codes dico dans la documentation technique
• Abandon du document “Données envoyées par les EES” avec les caractères (conditionnel, facultatif, obligatoire) via l’intégration du caractère dans le dictionnaire (la source permettant d’identifier le fournisseur de données)

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Finalisation de la première version du wiki - ménage dans les documents : début juin

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Premières analyses des données

• Allègements 150 et 151 :
• Allègement 150 = allègement réservé aux étudiants de première année de premier cycle avant le 15 février peu importe le motif.
• Allègement 151 = soit allègement en début d’année pour des motifs professionnels, académiques, sociaux ou médicaux ; soit allègement en cours d’année pour des motifs sociaux ou médicaux graves
• Les deux notions ne se recouvrent pas même s’il est possible qu’un étudiant de première année de premier cycle qui a un allègement 151 avant le 15 février pour des motifs sociaux ou médicaux graves
• Crédits inscrits - crédits acquis :
• Les deux champs sont obligatoires
• Points d’attention :
• Crédits inscrits - crédits acquis : de 0 à 0 crédit
• Position dans le cycle :
• Point d’attention sur l’ordre des valeurs :
• Position 1 - Premiers crédits du cycle
• Position 2 - Fin du cycle
• Position 3 - Suite du cycle
• BA-MA / MA-AESS / réorientation : double inscription

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Rappel des consignes de la phase tests de qualité

• Point d’attention : la phase de test se fait uniquement dans l’environnement de TQ/Formation. Toutes les données envoyées dans l’environnement de Production seront supprimées.
• Par web service, les accès à l’environnement de production ne sont pas encore communiqués
• Pour le chargement de fichiers CSV, l’URL est : https://www.enseignement-formation.cfwb.be

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• Etape 1 - recommandation :
• Réalisation de tests techniques d’envois d’inscriptions par webservice ou de chargement de fichiers CSV
• Quelques inscriptions par envoi ou chargement
• Manuel d’utilisateur disponible pour les diplômés et les mini-inscriptions

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• Etape 2 :
• Contacter l’adresse epaysage@ares-ac.be pour annoncer le passage en phase d’analyse qualité
• Si phase préliminaire de tests techniques, le nettoyage de la base de données peut être demandé
• Réaliser l’envoi ou le chargement d’une année complète et prévenir lorsque l’envoi est fait

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• Etape 3 :
• Lors d’un retour positif de la phase d’analyse qualité, les données peuvent être envoyées pour l’ensemble des années “diplômés” et “mini-inscriptions” dans la base de données de Production

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Synthèse des échanges

En ce qui concerne SIEL-SUP Inscriptions :

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• Les créations massives d'inscriptions par web service ont été adaptées et l’ETNIC aura besoin de testeurs pour les versions REST et SOAP. Un appel sera lancé après mise en place du correctif et nettoyage de la base de données de formation.

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• Les problèmes de traitement concernent les web services ainsi que les fichiers csv. Un correctif sera apporté à la suite de la reprise des chargements par web service.

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• Le GT valide la proposition de centralisation d’un maximum d’informations dans le dictionnaire des données.

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• Il y aura création d’un historique de la signalétique et notamment du suivi des changements de NISS via le service de mutation de la BCSS. Le développement est en cours, les données seront récupérables par web service REST, consultables par écran et la planification sera communiquée.

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• En ce qui concerne la règle pour la décimale de crédits, il faut appliquer une virgule.

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• Lien vers la procédure de constitution des fichiers de chargement.

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• Un extrait des données chargées dans SIEL-SUP à partir du data warehouse peut être fourni à la demande des EES.

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• En ce qui concerne les full inscriptions, une relecture attentive de la documentation technique sera faite pour garantir la correspondance au dictionnaire 22-23 pour l’ensemble des données.

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En ce qui concerne SIEL-SUP Fraudeurs :

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• Le système de notification fraudeur avait été arrêté mais il a été redémarré.

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• Un changement des règles TLS semblent impacter certains utilisateurs. L’ETNIC traitera les tickets Mantis s’y rapportant dans les plus brefs délais.

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Recherche dans le wiki

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Connexion compte générique

• Identifiants de connexion (uniquement pour le drive, la boîte mail associée au compte n’est pas fonctionnelle) :

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• login : accesepaysage@ares-ac.be
• mot de passe : e-paysage

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• Le compte étant collectif, il ne faut pas modifier le mot de passe !
• En cas de problème de connexion, consultez la documentation suivante.

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Fonction de recherche au départ du Wiki - base de connaissance

• Pour effectuer une recherche simple dans les titres des fiches

• Pour effectuer une recherche dans les contenus (recherche avancée)

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• En cliquant sur le symbole vous téléchargerez, sous format ZIP, l’ensemble des fichiers contenus dans le dossier

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Méthode

1- Ouvrir le drive

2- Choisir recherche avancée

3- Encoder le terme de recherche

4- Rechercher

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3

4

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Fonction de recherche au départ de Google

• Se connecter au drive Google depuis une page de connexion Gmail (https://accounts.google.com/InteractiveLogin)

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Fonction de recherche au départ de Google

• Bien que vous n’ayez pas accès à la boîte mail Google (Gmail), vous pouvez accéder au drive en cliquant sur

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• Cliquez ensuite sur

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Dictionnaire des données 23-24

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Etat des lieux et suite

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• Le GT Com/Del et l’ARES ont proposé une première version de travail accessible ici.
• Rappel : le document contient une première page de mode d’emploi contenant la signification des codes couleurs traçant les changements.
• Une colonne commentaire-Rq est présente pour la bonne compréhension de l’état des lieux.
• Les changements majeurs sont :
• Une rationalisation de l’organisation des données en cohérence avec les écrans de l’application SIEL-SUP
• Rassemblement des données assimilation (ajout de nouvelles données suite aux retours des EES) et financement
• Création d’un feuillet spécifique “Avis Com/Del”
• Les feuillets inscriptions et passé de l’étudiant ont été complétés pour répondre aux impératifs de contrôle liés à l’application de la version actuelle du décret
• Adaptation des données coopération au développement
• Modification des données EMLF (qui seront fournies à partir de 23-24 à partir de l’application CREDAC pour les étudiants qui s’inscrivent en bloc 1 - les autres sont soumis à une période transitoire où l’épreuve reste organisée par les EES)
• Les retours des EES (début mars) ont été soumis au GT Com/Del le 23/03 et un retour est attendu de leur part pour le 28 mars pour finaliser le document début avril - la version finalisée du document qui sera proposée au Copil pour validation sera disponible pour le 10 avril.
• Une séance d’information en présence des Com/Del sera organisée la 24 avril à l’ARES à 14h30 - Lien vers le formulaire d’inscription

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Les retours sur le timing

• Inquiétude par rapport au nombre de changements et au timing de mise à disponibilité du dictionnaire
• Liés aux modifications du cadre légal en matière de règles de finançabilité (clarifications encore attendues par les Com/Del de la part du cabinet de la Ministre de l’enseignement supérieur).
• Application en deux vagues :
• 23-24 - les étudiants inscrits en 22-23
• 24-25 - tous les étudiants
• Les impacts des changements :
• Les systèmes d’information (SI) des EES
• Le web service e-paysage
• L’adaptation des SI pour l’utilisation du nouveau ws
• Lors du GT Com/Del, il a été proposé :
• de garder le timing du dictionnaire 23-24 (validation en avril - identification des données du contrôle 23-24)
• de finaliser le dictionnaire 24-25 pour le 15/10/2023 pour permettre l’adaptation du ws SIEL-SUP inscription pour décembre 2023
• de ne sortir qu’une version du ws/fichiers full pour 23-24 et 24-25
• de demander le chargement des inscriptions 23-24 pour mai 24 (postpose le fil de l’eau à 24-25 // temps pour convenir de règles liées au fil de l’eau) // basé sur le dictionnaire 24-25

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Amélioration de la documentation

• Intégrer des filtres dans les en-têtes de colonne
• Début de validité - fin de validité
• Types de modifications (ajout, modification, précision, cadre légal, source)
• Source
• Caractère (facultatif, conditionnel, obligatoire)
• N’avoir qu’un seul document pour tout pour éviter les mises à jour multiples (intégration des données du document “données à fournir par les EES” dans le document).

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Synthèse des échanges

• La proposition d’adoption d’un seul dictionnaire 24-25 pour couvrir les inscriptions 23-24 et 24-25 est accueillie favorablement ainsi que l’association avec le développement d’un seul web service permettant d’alimenter les données 23-24 jusqu’en mai 24.

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• Le GT IT souligne l’impossibilité d’adopter en base de données ainsi que dans les formulaires d’inscription le dictionnaire 23-24, la campagne d’inscription ayant déjà commencé.

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• Le GT IT dénonce la difficulté d’adapter les systèmes d’informations en permanence suite aux changements législatifs successifs et trop rapides dans une situation où le manque de ressources en termes de personnel IT se fait sentir.

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• La proposition de dictionnaire 23-24 intègre, en plus des données identifiées par les Com/Del dans le cadre du contrôle, des données associées à l’échange des données entre EES et ce dans le cadre de la simplification administrative. Les données notamment de classification sont des données dont la collecte peut être postposée sans aucune difficulté.

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• De façon à limiter les adaptations du dictionnaire de données, les Com/Del travaillent à identifier les données minimales et suffisantes nécessaires pour le contrôle 23-24.

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PE et SDG

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Single Gate Way

• Consulter le document
• Règlement européen - application de facto
• Obligation de permettre à un citoyen européen d’effectuer une demande d’admission dans l’EES à partir de son pays de résidence et obtenir un accusé de réception de manière digitale
• Le mail comme outil d’introduction n’est pas accepté, l’utilisation d’un formulaire en ligne (rédigé dans une des langues utilisées au sein de l’UE)
• Courrier à l’attention des directions des EES a été envoyé le 16/03/2023 - Accéder au courrier
• Proposition : associer à l’envoi annuel des PE en plus de l’URL ramenant sur la page ad-hoc du site web de l’EES l’URL du formulaire d’inscription en ligne (et le descriptif si souhaité)
• Deadline : 1e juin 2023
• L’année académique 23-24 est ouverte
• Pour ceux qui travaille par chargement de fichiers, contacter epaysage@ares-ac.be - Compléter le fichier de référence qui sera envoyé par l’ARES et le retransmettre à l’ARES qui le chargera

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Synthèse des échanges

• Le service HOPS permettant d’alimenter les programmes d’études est stable.

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• Le service actuellement en production permet d’envoyer plusieurs URLs et leur descriptif.

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• Lien vers la procédure de mise à jour des PE

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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