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Projeto número: 2021-1-RO01-KA220-VET-000033300

KIT DE FERRAMENTAS DE FORMAÇÃO DE CONSULTORES-MODELO�CAPÍTULO 9

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DigiENTAiD

KIT DE FERRAMENTAS DE FORMAÇÃO DE CONSULTORES�CAPÍTULO 9

�Trabalhar o equilíbrio mental e a determinação em tempos de crise, retomar o caminho, mas não recua

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Kit de ferramentas de formação de consultores-CAPÍTULO 9�

Índice�

  1. Importância da gestão do tempo nas PMEs�Estratégias de implementação da gestão do tempo nas PMEs para empresários�Panorama na UE - exemplos de empresas centradas no equilíbrio entre vida profissional e familiar�Comunicação entre empregador e trabalhadores nas PMEs �Estratégias de comunicação nas PMEs �Boas práticas �Referências

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Competências para implementar estratégias de gestão do tempo�

  1. Importância da gestão do tempo nas PME�Estratégias de implementação da gestão do tempo nas PME para empresários�Panorama na UE - exemplos de empresas centradas no equilíbrio entre vida profissional e familiar

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  1. Importância da gestão do tempo nas PME

O que é a gestão do tempo?�A gestão pessoal do tempo é o conjunto de medidas destinadas a alcançar um equilíbrio entre trabalho, relaxamento e cumprimento das obrigações familiares.�

A importância da gestão do tempo nas organizações �A gestão do tempo organizacional é o conjunto de regras, práticas e princípios que permitem tornar o trabalho mais eficiente através do controlo do tempo atribuido. �

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Os principais fatores que nos fazem perder tempo:

• Procrastinar e adiar tarefas desagradáveis ou muito complicadas - tendemos a evitar lidar com isso, esperando em vão que desapareça de alguma forma.�

• Participar em reuniões longas e desnecessárias respondendo às seguintes perguntas:

    • O que aconteceria se não realizássemos esta reunião? �Por que estamos nos reunindo? �Qual é o objetivo da reunião? �Quanto tempo deve durar?�Quem deve participar? �Será esta a melhor altura para a realizar?

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Os principais fatores que nos fazem perder tempo:

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  • Desordem nos documentos de trabalho

Não sabe onde pôs o relatório para a reunião que começa dentro de 10 minutos? Não consegue encontrar debaixo da pilha de mapas na secretária algumas notas importantes?

A desarrumação é uma perda de tempo! É melhor gastar 10 minutos por dia a arquivar e a arrumar documentos do que passar uma hora por dia à procura de diferentes mapas.

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  • Incapacidade de definir prioridades claras

Todos os trabalhadores devem saber quais são os objetivos e metas que têm de atingir no seu trabalho

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Os principais fatores que nos fazem perder tempo:

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  • Visitantes com demasiadas conversas

As discussões podem ser frequentemente estéreis, redundantes ou ineficazes

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  • Passar demasiado tempo ao telefone ou à Internet

Verifique nas aplicações internas do telemóvel quanto tempo passa em média por dia e pense se esse tempo é realmente justificado

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  • Perfeccionismo

Quanto mais tempo passa a tentar fazer as coisas ainda melhores e mais pormenorizadas, maior é o tempo precioso que perde

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Teoria de Pareto: 80% dos resultados são alcançados com 20% do esforço

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Quais são os fatores que consomem tempo no seu caso?

  • Faça um diário detalhado do que fez em um ou dois dias; anote absolutamente tudo o que fez e a duração de cada atividade, mesmo que seja apenas 10 minutos.

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  • Analise que atividades são desnecessariamente demoradas: do que deve desistir? O que se deve reduzir? Ajudaria se fizesse as coisas de forma diferente ou numa ordem diferente? Poderia ligar as suas atividades de forma a poupar tempo?

2. Formas de melhorar a gestão do tempo dos colaboradores

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Formas de melhorar a gestão do tempo dos colaboradores:

• Faça listas do que precisa de fazer todos os dias�A duração das nossas atividades pode ser uma estimativa e elabore um calendário realista. �É melhor atribuir 15 minutos extras para cada atividade do que se desculpar por estar atrasado!

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  • Não tente realizar várias tarefas

Atribuir tempo para se ocupar apenas de uma atividade e fazer pausas entre elas

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• Estabeleça e mantenha uma rotina diária

A rotina dá-nos estabilidade na vida, ajuda-nos a compreender como gastamos o nosso tempo e dá-nos marcos para cada dia.�

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Formas de melhorar a gestão do tempo dos empregados:

• Atribuição de prioridades às atividades�Não deixe que as coisas importantes se tornem urgentes! Faça-as mais cedo!�

• Limitar o número de tarefas que assume�Aprenda a avaliar de forma realista o que é capaz de assumir e aprenda a dizer NÃO�

Há três elementos que devem estar envolvidos numa recusa:

    • Lamentar que não possamos ajudar�Indicação clara da recusa�Razões da recusa

Priority Action Matrix

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Formas de melhorar a gestão do tempo dos colaboradores:

• Pare de atrasar coisas que o incomodam ou sobrecarregam�

    • Atribua um curto período de tempo para esta atividade, apenas o suficiente para começar, e prometa a si mesmo uma recompensa

Lidar com uma tarefa desagradável?

    • Repartir o trabalho por vários dias, mas com um pequeno número de horas/dia

Tem uma tarefa grande que requer dias e semanas para ser concluída?

    • Redefinir as expectativas e definir metas mais realistas e alcançáveis

Tem medo de falhar?

    • Reserve algum tempo para explorar, para fazer uma lista de problemas que podem surgir

Lidar com uma nova tarefa que envolve elementos inesperados?

    • Divida a tarefa em subtarefas e estabeleça prazos mais próximos para cada uma delas

Tem um prazo muito distante?

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Formas de melhorar a gestão do tempo para gestores e empresários:

• Definição de objetivos SMART�Definir e explicar objetivos mensuráveis e tangíveis aos colaboradores, estabelecer prioridades e elaborar planos de atividades �• Planear por ano, por mês, por dia�Planear atividades ao nível da empresa, departamento ou equipa, explicá-las e obter o acordo de que o planeamento deve ser seguido.

  • Definir e comunicar prazos muito claros

Cada tarefa deve ter um prazo: "O relatório de vendas deve ser concluído até segunda-feira, 15 de março deste ano"

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Formas de melhorar a gestão do tempo para gestores e empreendedores:

• Delegar tarefas em pessoas competentes�Há quatro fatores a considerar:

  • Qual a importância da qualidade do resultado? O resultado é de vital importância para a empresa e um fracasso levaria ao desastre?�Quão qualificada é a pessoa a quem delegamos, quanta experiência e competência tem?
  • Temos capacidade para ajudar aqueles a quem delegamos, atuando como treinador?�Há tempo suficiente para os funcionários aprenderem/se habituarem com o que precisam de fazer?

Para uma delegação eficaz, os gestores precisam:

  • Definir claramente a tarefa a ser delegada (o quê, como e quando precisa de ser feito) �Definir os limites da responsabilidade na resolução de tarefas (o colaborador tem plena liberdade ou existem certos constrangimentos, procedimentos aos quais deve conformar-se?) �Escolha métodos adequados (peça aos funcionários que apresentem periodicamente o estado do trabalho ou fragmentos do trabalho já realizado)

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Formas de melhorar a gestão do tempo para gestores e empresários:

• Priorize atividades - use a Matriz de Ações Prioritárias!�• Use ferramentas de planeamento de tempo - Microsoft's To Do, Milk's Remember, Trello, Todoist …

• Ensine os funcionários a usar instrumentos de gestão do tempo - forneça descrições de funções, deveres e responsabilidades claras, descreva as relações entre os funcionários. �Incentivar os funcionários a fazer uma lista diária de tarefas, usar ferramentas de TI para agendamento e impor regras para manter a ordem no local de trabalho.

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Formas de melhorar a gestão do tempo para gestores e empreendedores:

• Organizar e conduzir reuniões de forma eficiente

  • Porquê cumprir - objetivos (informar, decidir)�O que discutir - redigir os tópicos a debater�Quem vem - nomear participantes, verificar disponibilidade, custos envolvidos�Onde se reunir - preparar uma sala grande o suficiente com iluminação, equipamento técnico, sistema de som�Com que trabalhar - preparar e disponibilizar materiais de base para os tópicos a debater

O papel de mediador está claramente definido:

  • Coloca os pontos na ordem do dia�Garante que todos os participantes participem igualmente nas discussões�Garante que a agenda da reunião seja respeitada�Evita interrupções e desvios do tópico�Garante que a reunião é frutífera e atinge os seus objetivos (por exemplo, insiste em adotar uma decisão)�Encerrar a sessão (um resumo da reunião será enviado a todos os participantes em um ou dois dias)

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3. Panorama na UE: exemplos de empresas centradas na conciliação entre a vida profissional e a vida familiar�As empresas têm o poder de promover um programa flexível, que permite alcançar um equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal:

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  • Trabalho remoto�Modelo de trabalho híbrido�4 dias úteis/semana �Horário de trabalho flexível�Programa a tempo parcial�Partilha de postos de trabalho

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Capacidade de comunicação�

4. Comunicação entre empregador e trabalhadores nas PMEs�5. Estratégias de comunicação nas PMEs �6. Boas práticas��

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O que é o processo de comunicação interpessoal?

Relação entre indivíduos que envolve a transmissão, intencional ou não, de informações ou sentimentos, destinados a informar ou influenciar um indivíduo ou um grupo de indivíduos.�

Quantos tipos de comunicação existem?

A informação é transferida através de palavras

Comunicação verbal

    • São utilizados dois canais sensoriais: auditivo para comunicação oral e visual para comunicação escrita.

A informação é codificada, descodificada e transmitida por voz

Comunicação Paraverbal

    • Acompanha inevitavelmente a comunicação verbal e utiliza o canal auditivo

A informação é transmitida através de movimentos corporais e posturais e através de expressões faciais

Comunicação não verbal

    • A informação é transmitida através de canal visual

A comunicação organizacional é realizada de acordo com os mesmos princípios da comunicação interpessoal, exceto que, neste contexto, a comunicação enfatiza fortemente as relações hierárquicas e o status das funções.

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4. Comunicação entre empregador e trabalhadores nas PME

• Os gestores "traduzem" os objetivos organizacionais para os colaboradores, mas ao mesmo tempo recolhem e resumem os resultados obtidos. �

Comunicação organizacional interna:

  • De cima para baixo �De baixo para cima�Horizontal�Rede informal

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Comunicação entre empregador e trabalhadores nas PMEs �Elementos disruptivos na comunicação organizacional�

• Filtragem excessiva de informações, omissão de informações importantes�Solução: "política de portas abertas"

• Transmissão lenta de informações da gerência para os funcionários e vice-verso �Solução: organizar reuniões diretas com os colaboradores

• Comunicação informal, rumores�Solução: construir uma relação de comunicação transparente com os colaboradores

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• Conflito entre pedidos de funções, apoio e controlo ao mesmo tempo

Solução: estabelecer claramente as responsabilidades e atribuições de funções através de descrições de funções, especialmente para os gestores

• O efeito de estragar, as más notícias são evitadas

Solução: o mensageiro não deve ser punido

• Efeito do status do trabalho, os gerentes não valorizam a comunicação com os subordinados�Solução: estabelecer prazos obrigatórios para a organização de reuniões com subordinados

• Tempo curto atribuído às discussões com os subordinados, poucos minutos por dia

Solução: diversificação e identificação dos canais de comunicação mais eficazes com os subordinados

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5. Estratégias de comunicação nas PMEs�

Atribue tempo e recursos para se comunicar�Agende reuniões, escolha os canais certos, forneça todas as informações necessárias

Use uma linguagem limpa, concreta e forte, com palavras e expressões claras, com um significado preciso �

Seja compreensivo, empático�Comece pelo ponto de que as pessoas não agem de má-fé.

Não misture a pessoa com o problema e não reaja muito emocionalmente aos erros

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Estratégias de comunicação nas PMEs�

Escolha o canal de comunicação adequado �Para informações complexas, escolha reuniões presenciais

Ouvir ativamente

A escuta não é um processo passivo

Não enfatize as diferenças interculturais�A língua, os costumes, os valores e as atitudes são elementos culturais

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Estratégias de comunicação nas PME�Escuta ativa�

Ouça com atenção, evite interrupções e dê total atenção ao orador

Mantenha o contacto visual, preste atenção à comunicação não verbal

Incentive as pessoas ao mostrar interesse, sorrir e a dar sinais de aprovação

Permita que as pessoas terminem, não antecipe e não tire conclusões

Não reaja excessivamente a opiniões contrárias ou assuntos desagradáveis

Esclarecer, fazer perguntas ou detalhes, parafrasear, resumir

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6. Boas práticas�

Melhorar a comunicação online:

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  • Escolha o canal de comunicação adequado
    • Email - para mensagens longas
    • Chat - para mensagens / conversas instantâneas
    • Chamadas áudio/vídeo - interação barata em tempo real com uma/grupo de pessoas
    • Redes sociais - para comunicar com muitas pessoas de uma só vez

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Boas práticas�

Melhorar a comunicação online:

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  • Respeite a etiqueta digital:
    • Seja educado e amigável como na vida real�Reconhecer as diferenças culturais�Use o humor e defina uma nota positiva�Não se envolva em discussões conflituosas �Não use muitas abreviaturas, dedique tempo a responder �Use imagens e vídeos (emojis)

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Boas práticas�

Melhorar as reuniões online:

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Escolha uma plataforma online que funcione para todos - Zoom, Microsoft Team, Google Meetings�

Certifique-se de que a equipa está preparada: descarregaram a mesma plataforma, selecionou as configurações apropriadas e tem microfones e câmaras funcionais

Aprenda a usar as ferramentas da plataforma de forma avançada para estar pronto para oferecer conselhos de solução para a equipa

Chegue cedo para que as reuniões tenham tempo para quebra-gelos

Aprenda a integrar-se em discussões: identifique-se, use o microfone corretamente, use o chat para evitar interrupções

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7. Referências

Business Communication, Raymond V. Lesikar, College of Business Administration University of North Texas

Professional Development, Mary Wilkes and C. Bruce Crosswait, South Dakota State University

Management Skills and Application, Paul N. Keaton, University of Wisconsin

Eu ca manager, CODEX – The Open University, Bucharest

https://www.zenefits.com/workest/7-types-flexible-work-arrangements/

https://www.ehealthinsurance.com/resources/small-business/flexible-work-hours-in-a-small-business

https://www.shiftthework.com/blog/6-best-practices-for-effective-communication

https://www.getmailbird.com/online-communication/

https://entreresource.com/online-communication-tips/

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