Viktig information!
I den här presentationen används teckensnittet (texttypen) Gotham. Det är viktigt att rätt typsnitt används för att bilderna ska se korrekta ut (din dator har nu valt något annat, förmodligen Calibri). Gotham är ett typsnitt som tyvärr inte finns i din dator från början utan du måste ladda ned det.
Gör så här:
Välkomna till
Ungoteket!
Dagens tema: Arrangemangstips
Innehållsförteckning
I denna guide hittar ni tips och saker att tänka på när ni arrangerar ett läger, en tävling eller en träning. Klicka på rutan nedan för att komma till starten på respektive avsnitt.
Att arrangera
Först och främst: vad, när och hur ska du arrangera?
Det bästa sättet att förbereda sig på är att göra en noggrann planering.
ATT ARRANGERA
I planeringen skriver du vad som ska göras, när och av vem, om ni är flera.
Är du väl förberedd blir det lättare att hantera olika situationer under arrangemanget.
Klicka här för att komma till ett malldokument för projektplanering
Oavsett vad du ska arrangera så är dina förberedelser allra viktigast!
Börja här!
Vad ska göras, när och av vem?
Marknadsföring:
Inbjudan
Nyhet
Affisch
Annons
Samråd:
Föreningen Markägare�Jägare
Polisen
Anmälan: �Eventor
Hemsida
Bokningar:
Lokal
Boende
Transport
Mat
Omklädning
Ledare & funktionärer:
Behöver ni hjälp?
Med vad?
Av vem?
Fråga dem!
Material:
Kartor
Skärmar
SI-enheter
Dator
Tält mm.
Ekonomi:
Kostnader
Intäkter
Budget
Bidrag
Ritningar:
Arenan/TC
Deltagarkarta
För funktionärer
Schema:
Tider att hålla reda på
Starttider
För funktionärer
Lägerschema
Aktiviteter:
Deltagarinfo
Träningar
Banläggning
Lekar
Avslut/priser
Reservplan:
Väder
Skada/sjukdom
Ledarbrist
Utrustning
Här får ni tips till vad som kan vara med i planeringen. Plocka ut de ingredienser som passar ert arrangemang och kom gärna på egna också!
I respektive del av denna guide kommer de olika delarna behandlas på ett sätt som är relevant för just den typen av arrangemang
INFORMATION
Berätta för andra om ert arrangemang!
Klicka på rutorna nedan för att komma vidare till en powerpoint om att informera om ert arrangemang:
Tips! Skapa en identitet till ert läger genom att välja ett enhetligt utseende! Det gör ni genom att begränsa antalet färger, grafiska former och typsnitt. Skapa gärna en logotyp också!
Föreningen
Markägare/ arrendatorer
SAMRÅD
Orientering bygger på allemansrätten, som ger oss
möjlighet att röra oss fritt i skog och mark. Men det är
viktigt att vi har bra relationer med markägare,
arrendatorer, jägare med flera.
Oavsett vad ni ska arrangera är det bra att börja med att berätta för föreningen vad ni planerar att göra och var ni tänker vara. Kontakta någon i styrelsen eller orienteringssektionen. Ibland kan klubben ha kommit överens med markägare eller jägare att inte vara i ett speciellt område eller så kanske klubben planerar att arrangera någon större tävling och inte vill att man ska springa där innan dess. Ofta har klubben utsett någon som sköter kontakten med markägare och jägare och då får ni säkert hjälp med att kolla med rätt personer.
Arrangemangets storlek, platsen och när på året det genomförs påverkar vilka kontakter som behöver tas. Är man i området kring klubbstugan eller liknande finns ofta en överenskommelse med markägare/arrendatorer om att träningar och mindre tävlingar kan genomföras utan att man frågar särskilt. Men tänker man vara någon annanstans behöver man kolla om det går bra att vara vid den �tänkta samlingsplatsen. Särskilt viktigt att tänka på är �parkeringen och att man inte stör betande djur.
Jägare
SAMRÅD
Behöver ni ordna tillstånd för något ni ska göra?
På många platser har jaktens betydelse ökat och det jagas mer eller mindre året runt. En bidragande orsak är att vildsvinen har ökat i antal och dessa får man jaga hela året. Ibland även på natten.
Särskilt viktiga datum att tänka på är 16 augusti och ett par veckor framåt då jakten på råbock pågår och andra veckan i oktober då älgjakten startar i södra Sverige.
Ibland är markägare och jägare samma person, men ofta inte.
Vid större arrangemang är det viktigt att lägga banorna i stråk som gör att vilda djur inte blir stötta från flera håll. Man kanske också behöver lägga in frizoner där inga löpare kommer att befinna sig. I undantagsfall utför man en avdrivning av framförallt älg.
Länsstyrelsen
SAMRÅD
Behöver ni ordna tillstånd för något ni ska göra?
Länsstyrelsen bedömer att när/krets- och klubbtävlingar inte behöver anmälas för samråd oavsett när på året de arrangeras.
Särskild hänsyn ska dock visas under vårdatumperioden om dessa typer av arrangemang förväntas samla mer än 100 deltagare.
Om man tror att det kommer att bli fler än 150 deltagare och området berörs av:
ska samråd med länsstyrelsen göras.
För att kontrollera om tävlingsområdet berörs av skyddade områden �eller har många natur- och kulturvärden kan man kolla på �Skogsstyrelsens ”Skogens pärlor” där dessa finns redovisade.
Polisen
Kommunen
Fortifikationsverket
SAMRÅD
Behöver ni ordna tillstånd för något ni ska göra?
Ibland kan man behöva ha tillstånd från polisen. Det polisen kollar på är om arrangemanget kan störa ordning och säkerhet eller påverka trafiken. Gäller det kommunal mark tar polisen i sin tur kontakt med kommunen och diskuterar med dem.
I eller nära en tätort äger ofta kommunen en stor del av marken. Informera därför kommunen vid sådana arrangemang. Det kan också finnas speciella restriktioner, t.ex. finns det regler för att släppa ut duschvatten i naturen på vissa platser.
När det gäller arrangemang på militär mark är det �Fortifikationsverket man ska kontakta.
RESERVPLAN
Alla behöver en reservplan!
Om ni ska arrangera något som är bestämt till ett eller flera datum kan det hända saker som ändrar förutsättningarna. Under ert arrangemang har ni säkert redan mycket att tänka på och mycket ska göras på kort tid. Därför kan det vara bra att tänka ut olika scenarion över vad som kan hända och ha en plan för lösningar redan innan. Ha gärna både en plan B och en plan C!
Väder och vind
Ledare/�funktionär lämnar återbud
Ström-�avbrott
Utrustning fungerar ej
Deltagare lämnar återbud
Skada/�sjukdom
Trassel med transport
Deltagare springer vilse
Karta som inte stämmer
Samråd som krånglar
Kan något av detta hända?
Någon i ert team blir sjuk
Utvärdera och bli ännu bättre
Vad gjorde ni bra? �Vad var roligast?
Vad lärde du dig?
Vad kunde gjorts annorlunda?
Sammanställ era svar och ta med er lärdomarna till nästa arrangemang.
Slut på avsnittet om allmänna arrangemangstips
Att arrangera
Träning
Bjud in till en träning utöver det vanliga!
Kanske har ni alltid önskat att få göra en viss träning, nu har ni chansen!
Det är ni som håller i spakarna - vilken typ av träning ska ni arrangera och för vem?
Roligast blir det om ni gör en noggrann planering för allt som ska göras innan, under och efter träningen.
Vilken typ av träning?
Vad och hur ska vi göra?
När och �var ska träningen vara?
Har ni svarat på frågorna?
Gå vidare till nästa sida!
Vem får
vara med?
Bara för klubben?
För kretsen?
För alla klubbar?
Vilka åldersklasser?
Vilka kartor har klubben tillgång till?
Planera och göra
Behöver �vi lösa transport?
Anmälan
Hjälpledare
Boka stuga�/omklädning
Karta - vilken och hur får vi tag på den?
Plocka ihop och återställa efteråt
Här får ni tips till vad som kan vara med i planeringen. Några av rutorna går att klicka på och få mer information. Plocka ut de ingredienser som passar er träning och skriv sedan upp i planeringen vad ni ska göra, när och av vem. På sidan Innehåll – Arrangera finns flera användbara mallar.
Vad och hur ska vi göra på träningen?
Ska ni samlas någonstans och ha träningen på en annan plats? Behöver ni ordna med transport? Hur ska samlingen gå till: upprop, lek, namnlek, lära känna-övning?
Behöver ni värma upp? Lek, jogg, övningar, rörlighet, stafett?
Banor med olika svårighetsnivåer. Typ av träning: sprint, medel, lång, natt eller stafett. Start: fri start, starttider eller masstart. Tekniska moment: stjärn-OL, korridor, höjdkurvor/brunbild, kontrollplockning, kompassträning osv. Springa tillsammans eller enskilt? Ska ni erbjuda skuggning?
Avsluta med intervaller, styrka, stafett, stretch nedjogg eller någon lek?
Prata igenom träningen, få synpunkter, gå igenom banor och ge tips till nybörjarna eller de yngre.
Ska vi ha det? Vad och var? Hur finansierar vi det?
Samling
Uppvärmning
Huvudinnehåll
Avslutning
Eftersnack
Fika
Vad behöver vi för material och utrustning?
Material
Få tips och inspiration här och ta sedan redan på hur ni får tag på det ni behöver!
Dator, SI-master
Kartor & plastfickor
Fika/köks-�utrustning
SI-enheter/ pinnar & skärmar
Kompasser
Bord och stolar
Ledarvästar
Skrivare & papper
Tält och backar
Beach-�flaggor
Orienterings-IT
Orienterings-IT för en träning
MeOS
Anmälningar, klassindelning och tidtagning.�Att administrera en träning behöver inte vara alls svårt, tack vare programmet MeOS. �Lär dig om MeOS och annat som hör till orienterings-IT här!
Det behövs lite utrustning för detta: en bärbar dator, en Sportident-masterenhet, vanliga Sportidentenheter, pinnar, skärmar och löparbrickor (om inte deltagarna har med egna). På datorn behöver MeOS och Sportident Config+ vara installerat. �Har föreningen tillgång till detta eller behöver ni få tag på det på annat sätt? Behöver ni el? Hur löser ni det?
Utrustning
Banläggning för träning
Banläggning
Har ni bestämt var träningen ska vara? Vad som borde begränsa platser ni har att välja på är vilka kartor som klubben har tillgång till. Hör med någon i föreningen som vet! Behöver kartan uppdateras? Få tips till kartritning på Ungotekets hemsida!
Har ni varit i kontakt med markägare eller någon annan för att få samråd? �Läs mer om samråd här!
När ni har kartan klar kan ni börja lägga banor. Var noga med att lägga banorna på rätt nivå och för rätt distans. �Här lär ni er mer om banläggning!
Planera för utsättning och intagning av kontroller.
Karta
Banläggning
Ut och in
Samråd
Slut på avsnittet om att arrangera en träning
Att arrangera
Läger
Kul �med �läger!
På ett läger får ni umgås och ha roligt lite längre än vanligt, oavsett om ni åker iväg eller är på hemmaplan.
Oavsett om ni sover över eller inte, kan ni fylla lägret med roliga aktiviteter, lekar, träningar, matlagning och teambuilding!
Roligast blir det om ni gör en noggrann planering för allt som ska göras innan och även det som ska hända på lägret.
På ett läger kan man också passa på att träna i en viss terrängtyp, på barmark eller i närheten av en kommande viktig tävling.
Viktiga frågor att börja med
Vad för typ av läger ska vi arrangera?
Vem får
vara med?
När och var ska lägret vara?
Har ni svarat på frågorna?
Gå vidare till nästa sida!
Hemma- eller bortaplan?
Ska vi träna och i så fall på vad?
Roliga aktiviteter?
Bara för klubben?
Andra klubbar?
Vilka åldrar?
Dagläger eller sova över?
Nybörjare eller icke-medlemmar?
Om ni väljer bortaplan kanske det finns färdiga träningar där som ni kan använda. Kolla upp det med den hemmaklubben!
Planera och göra
Här får ni tips till vad som kan vara med i planeringen. Klicka på rutorna för att läsa mer och plocka sedan ut de ingredienser som passar ert läger! Skriv sedan upp i planeringen vad ni ska göra, när och av vem. På sidan Innehåll – Arrangera finns flera användbara mallar och scheman att utgå ifrån.
ANMÄLAN
Hur anmäler man sig?
Google Formulär
Som vanligt tipsar Ungoteket om att använda funktionerna i Google drive. Där kan ni nämligen skapa ett anmälningsformulär som enkelt kan skickas till potentiella deltagare. Kom ihåg att fråga efter alla uppgifter ni behöver veta! T.ex. telefonnummer och mail till kontaktperson/förälder, allergier eller speciella önskemål.
Klicka här för att få hjälp med att skapa ett Google Formulär!
Många arrangörer använder sig av Eventor för att samla in anmälningar. För att göra det krävs en särskild behörighet i Eventor. Kanske har ni redan den? Annars kan ni ta kontakt med någon i föreningen som har det.
Här får du veta hur du använder Eventor!
Andra sätt att samla in anmälningar är genom att skicka �ett mail, sms eller kanske ringa någon av er arrangörer. �Det kräver dock lite mer administration.
Eventor
Direktkontakt
Kom ihåg att skriva sista anmälningsdag!
AKTIVITETER
Vad ska hända på lägret?
Start
Hur ska lägret starta? Att samla alla deltagare en viss tid och checka av dem är ett måste. När ni gör det kan ni passa på att göra något kul och få en bra stämning från start. Till exempel en lära känna-lek. Kanske behöver ni även gå igenom en del information med deltagarna.
På orienteringsläger är det vanligt att passa på att träna tillsammans. Men det finns såklart mycket annat man kan göra också! Men om ni planerar att genomföra träningar kan ni få hjälp av Avsnittet om träningar och till banläggningen finns massor med tips och övningar på Ungotekets hemsida. Arrangerar ni läger på bortaplan kanske det finns färdiga träningar där som ni kan använda. Kolla upp det med den hemmaklubben!
Passa på att fylla ert läger med roliga lekar och aktiviteter som sammansvetsar deltagarna. Ni kanske kan dela in deltagarna i grupper (gärna med personer som inte känner varandra så väl) vid lekar eller olika uppdrag, t.ex. ansvar för en lek, matlagning eller en tipspromenad. Hämta inspiration under Ledarskap på Ungotekets hemsida.
Hur ska lägret avslutas? Samla gärna alla deltagare en sista gång och hitta på något roligt. Passa även på att tacka alla som varit med och om det varit några som hjälpt till.
Träningar
Lekar och socialt
Avslutning
BOKNINGAR
Boende
Var ska ni åka och bo och vad ska ni äta?
Resa
Mat
Lokaler
Har ni gjort en budget? Bra! Då kan ni se er om efter var ni ska bo, hur ni ska resa om det är aktuellt, vad ni ska äta osv. Undersök flera möjligheter för att hitta priser som passar er budget.
Klubbstugan, en annan förenings klubbstuga, tält, vandrarhem, hotell… vad ryms i er budget och vad passar ert läger?
Skjuts av föräldrar och ledare, hyra buss, tåg eller kanske cykla? Om ni behöver ta er någonstans finns flera möjligheter och vad som passar bäst beror på var ni ska och hur många ni är.
Laga mat själva, catering eller äta i storkök/restaurang?
Behöver ni boka omklädningsrum, lokaler för en föreläsning eller något roligt ni ska hitta på? Kanske ett helt badhus eller en gymnastiksal?
EKONOMI
Har ert arrangemang några kostnader?
Kostnader
Beroende på hur ni arrangerar ert läger så kostar det olika mycket. Ska ni sova över så kanske det kostar, ni ska säkerligen äta något och kanske ska ni transportera er någonstans?
Hur ska ni kunna betala? Det är vanligt att ta ut en avgift för de som deltar på lägret. Deltagaravgiften kan ni bestämma utifrån era kostnader, så att det går jämnt upp.
Om ni vill minska deltagaravgiften finns flera alternativ: söka bidrag, få hjälp av sponsorer eller att tänka smart kring era kostnader: kanske kan ni sova över i klubbstugan gratis? Lagar ni maten själva sparar ni många slantar och är ni på hemmaplan behöver ni inte resa någonstans. Det är ni som bestämmer!
Börja med att göra en budget. Klicka här för att få hjälp med det!
Intäkter
Budget
Vad behöver vi för material och utrustning?
MATERIAL
Få tips och inspiration här och ta sedan redan på hur ni får tag på det ni behöver!
Tidtagning
Kartor & plastfickor
Köks-�utrustning
SI-enheter/ pinnar & skärmar
Kompasser
Bord och stolar
Lekar/ aktiviteter
Deltagar�-listor
Ledar-�västar
Beach-�flaggor
Skyltar
Tält
LEDARE & FUNKTIONÄRER
Behöver vi hjälp?
Nu har ni kommit en bit i planeringsprocessen och kanske insett att ni behöver förstärkning på några områden. Beroende på hur många ni är som arrangerar så behöver ni mer eller mindre hjälp från andra.
Har ni gjort ett schema för er ledare? Om inte, kolla in det här först!
När ledarschemat är klart kan ni lättare se vad ni behöver hjälp med. Matlagning, städning, plocka fram och plocka bort, utsättning och intagning av kontroller, skjuts eller någon vuxen som finns med som stöd ifall något händer. Det är bra att be om hjälp helt enkelt!
Ta en titt på ert schema och lägg till hjälpledare där det behövs. �Ni väljer om ni frågar många som�hjälper till lite var eller få som gör �mycket. Det brukar vara lättare att �säga ja till en liten insats. �Börja fråga!
Hjälp!
Ledarschema
Fråga!
SCHEMA
När ska saker hända på lägret?
När ni bestämt var lägret ska vara, hur deltagarna tar sig dit, vad och hur ni ska äta, när träningar och andra aktiviteter ska vara så är det bara att göra ett schema över när allt ska hända! Ni kan både göra ett schema för er ledare och ett schema för deltagarna.
I Google drive kan ni göra ett schema i Google Dokument eller Kalkylark. �Här nedan får du hjälp med det!
Väljer ni att inte arbeta i Google drive finns såklart andra sätt. Microsoft Word eller Excel är två exempel.
Google drive
Word eller Excel
Mallar att utgå från:
EFTERARBETE
Vad behöver göras efteråt?
Allt måste plockas ihop, rivas eller läggas tillbaka på rätt plats: kontroller, material, mat, tält osv.
Har ni tagit ut en deltagaravgift? Om den inte betalats innan lägret så behöver ni fakturera deltagande föreningar. Om anmälningarna gjorts med Eventor kan ni göra faktureringen därifrån, här finns en guide för det. Men det kan också vara bra om ni frågar någon i klubben om hjälp, t ex kassören.
Har ni i teamet gjort några egna utlägg? Kanske har ni köpt något material eller mat som ni kommit överens om att föreningen ska stå för? Då behöver ni redovisa kvitton, vad ni betalat och varför, till föreningens kassör.
Kom ihåg att fråga både er själva och de som deltog, vad som gjorts bra och vad som kunde gjorts bättre. Läs mer om utvärdering här!
Och sist men inte minst, tacka alla som hjälpt er och alla deltagare!
Återställa
Fakturering
Ekonomisk rapport
Utvärdera och tacka!
Slut på avsnittet om att arrangera ett läger
Att arrangera
Tävling
Roligt och spännande med tävling!
Att arrangera en tävling innehåller allt: det är roligt, spännande, utmanande och kräver samarbete.
Det är ni som håller i spakarna - vilken typ av tävling ska ni arrangera?
Roligast blir det om ni gör en noggrann planering för allt som ska göras innan, under och efter tävlingen.
Viktiga frågor att börja med
Vad för typ av tävling ska vi arrangera?
Vem får
vara med?
När och �var ska tävlingen vara?
Har ni svarat på frågorna?
Gå vidare till nästa sida!
Vilken gren?
Vilken distans?
Enskilt eller lag?
Bara för klubben?
För kretsen?
För alla klubbar?
Vilka åldersklasser?
Planera och göra
Här får ni tips till vad som kan vara med i planeringen. Klicka på rutorna för att läsa mer och plocka sedan ut de ingredienser som passar er tävling! Skriv sedan upp i planeringen vad ni ska göra, när och av vem. På sidan Innehåll – Arrangera finns flera användbara mallar och scheman att utgå ifrån.
Vad behöver vi för material och utrustning?
MATERIAL
Få tips och inspiration här och ta sedan redan på hur ni får tag på det ni behöver!
Tidtagning
Kartor & plastfickor
Marka
SI-enheter/ pinnar & skärmar
Kompasser
Bord och stolar
Priser
Skrivare & papper
Beach-�flaggor
Skyltar & snitslar
Tält, backar & klockor
Nummer-�lappar & nålar
Sjukvård
Västar funktionärer & ledare
LEDARE & FUNKTIONÄRER
Behöver vi hjälp?
Nu har ni kommit en bit i planeringsprocessen och kanske insett att ni behöver förstärkning på några områden. Beroende på hur många ni är som arrangerar så behöver ni mer eller mindre hjälp från andra.
Klicka på rutorna och planera sedan för vad ni behöver hjälp med och av hur många! Gör gärna ett schema för ledare och funktionärer.
SCHEMA
Vem gör vad och när?
Både arrangörer och deltagare behöver ha koll på en del tider. Deltagarna behöver främst veta när de ska starta och ni som arrangerar behöver göra ett schema över vem som gör vad och när under tävlingsdagen. Har ni hjälp av andra funktionärer och ledare behöver de veta vilka tider de har att förhålla sig till. Viktigast för dem att veta är när de ska vara på plats för sina uppdrag.
Ett schema kan enkelt göras i Google drive, förslagsvis i ett Google Kalkylark eller Dokument. Schemat kan sedan skickas med en länk till alla funktionärer. Här får ni hjälp med det!
Väljer ni att inte arbeta i Google drive finns såklart andra sätt. Microsoft Word eller Excel är två exempel.
Google drive
Word eller Excel
Mall att utgå från:
Tävlingsledning
Vilka är ansvariga?
För tävlingens olika områden är det bra att utse en eller flera ansvariga, så kallade huvudfunktionärer. Tävlingen behöver också minst en tävlingsledare och eventuellt behöver ni även tävlingskontrollanter och jury.
Huvudfunktionärer
Utse huvudfunktionärer för Arena/TC, Banläggning, Orienterings-IT och Information. Fördela gärna dessa roller inom ert team! För banläggningen är det bra att ha en bankontrollant. Det kan vara någon i klubben som brukar lägga banor.
Utse minst en tävlingsledare. Gärna någon eller några i Ungoteketteamet! Tävlingsledaren har det övergripande ansvaret för tävlingen.
Utse någon utanför Ungoteketteamet, gärna någon i föreningen som har erfarenhet av att arrangera tävlingar, som kan vara tävlingskontrollant. Tävlingskontrollanten ska kontrollera att tävlingen genomförs enligt SOFT:s regelverk. Tävlingskontrollanten kan också ge råd till arrangören och är i kontakt med tävlingsledaren. Om tävlingskontrollanten märker några brister i arrangemanget ska tävlingsledaren informeras.
Andra uppgifter att kontrollera är:
Tävlingsledare
Tävlingskontrollant
ANMÄLAN
Hur anmäler man sig till er tävling?
Google Formulär
De flesta arrangörer använder sig av Eventor för att samla in anmälningar. För att göra det krävs en särskild behörighet i Eventor. Kanske har ni redan den? Annars kan ni ta kontakt med någon i föreningen som har det. Det är väldigt smidigt att ha anmälningarna i Eventor för att sedan ladda över anmälningarna till MeOS (tävlingsadministrationssystemet vi lär oss om i Ungoteket).
Här får du veta hur du använder Eventor!
Ett annat tips är att använda funktionerna i Google drive. Där kan ni nämligen skapa ett anmälningsformulär som enkelt kan skickas till potentiella deltagare. Kom ihåg att fråga efter alla uppgifter ni behöver veta!
Klicka här för att få hjälp med att skapa ett Google Formulär!
Eventor
Kom ihåg att skriva sista anmälningsdag!
Och att även stänga anmälan den dagen...
EKONOMI
Samråd
Det är inte så vanligt men om ni behöver samråd från markägare, Länsstyrelsen, Fortifikationsverket eller liknande så kan en kostnad förekomma. Läs mer om samråd här!
Vid mästerskapstävlingar, nationella tävlingar och distriktstävlingar tar SOFT och distriktsförbundet ut en avgift per startande. I Ungoteket är det sällan sådana tävlingar arrangeras. Vid sådana arrangemang måste man dessutom göra en tävlingsansökan hos SOFT eller distriktet, redan året innan tävlingen ska arrangeras. Ungoteket rekommenderar att arrangera närtävlingar eller motionsorientering.
Att skriva ut många kartor och skaffa plastfickor till dessa kostar för föreningen. Ta reda på om det är en kostnad föreningen kan stå för eller om ert projekt måste göra det!
Har föreningen tillgång till den utrustning ni behöver? Behöver ni betala för att få låna den? Behöver ni skaffa ny utrustning?
SOFT-avgift�& Tävlingsavgift
Kartor
Har ert arrangemang några kostnader eller intäkter?
Utrustning
EKONOMI
Startavgift
Har ert arrangemang några kostnader eller intäkter?
Marka
Här har ni möjlighet till en intäkt. Ska ni ta ut någon startavgift? Och kanske en avgift för hyra av löparbricka? Det finns regler för vilka avgifter arrangörer får ha, läs mer om det här!
Ska ni ha någon försäljning av mat, fika och/eller dryck? Det kostar att köpa in men om ni säljer det kan ni tjäna en slant.
Ska det delas ut priser till deltagarna?
Att få sponsring från ett företag i utbyte mot att de får synas med ert arrangemang, är ett sätt att få intäkter. Kanske har ni eller föreningen kontakt med något företag som kan tänka sig att sponsra? Kanske kan de sponsra med priser?
Har ni fått reda på ungefär vilka kostnader ni kommer ha? Då är det dags att ta reda på hur ni ska täcka kostnaderna med intäkter. Det bästa sättet att få koll på er ekonomi är att göra en budget.
Klicka här för att få hjälp med det!
Priser
Sponsring
Budget
Arena/TC
Planera er arena!
Arenan, eller Tävlingscentrum, är just vad det låter som: tävlingens centrum. Här nedan får ni tips till vad som kan vara bra att planera för. Ta hjälp och anpassa till er egen tävling!
Ritning
Besökskarta
Gör en ritning över allt som ska finnas med på arenan: sekretariat, mål, försäljning, start- och resultatlistor, toa, dusch, öppenklasser, första hjälpen, prisutdelning, skyltning, snitsling och parkering. Kom ihåg att tänka på elförsörjning och nätverk!
Det går att göra enkla ritningar med hjälp av Google Teckningar. �Så här kan det se ut.
Det går även att ladda upp en orienteringskarta, satellitbild eller Google Street view-bilder över området ni tänkt ut.
Ett annat sätt att ge er arrangörer överblick, eller kanske allra mest för att �ge deltagarna tydlig information, är att göra en karta i Google Mina kartor.
Planera för när arenan ska byggas och rivas och hur många personer som behövs.
Bygga & riva
Vilka funktionärer behövs på plats?
Arenan, eller Tävlingscentrum, är just vad det låter som: tävlingens centrum. Här nedan får ni tips till vilka uppgifter som det kan behövas funktionärer till. Ta hjälp och anpassa till er egen tävling!
Arena/TC
Parkerings-vakter
Direkt-�anmälan
Mål/�utcheck
Bygga/riva
Start
Kartor
Marka
Toaletter/
dusch
Skyltar & snitslar
Startlistor/resultat-�tavla
Vilken upplevelse vill ni ge era deltagare?
BANLÄGGNING
Har ni bestämt var tävlingen ska vara? Vad som borde begränsa platser ni har att välja på är vilka kartor som klubben har tillgång till. Hör med någon i föreningen som vet! Behöver kartan uppdateras? Få tips till kartritning på Ungotekets hemsida!
Har ni varit i kontakt med markägare, Länsstyrelsen, jägare eller någon annan för att få samråd? Har det uppkommit något ni behöver ta hänsyn till i banläggningen? T.ex. förbjudna områden eller stråk för vilda djur. �Läs mer om samråd här!
När ni har kartan klar kan ni börja lägga banor. Var noga med att lägga banorna på rätt nivå för respektive klass.
Här lär ni er mer om banläggning!
Planera för utsättning, provlöpning och intagning av kontroller.
Utse någon som kan kontrollera era banor. Gärna någon i �föreningen som har erfarenhet av detta.
Karta
Banläggning
Ut och in
Samråd
Bankontrollant
Vilka funktionärer behövs till allt som rör banorna?
Ni har lagt banorna till er tävling men på tävlingsdagen är det mycket som ska göras. Här nedan får ni tips till vilka uppgifter som det kan behövas funktionärer till. Ta hjälp och anpassa till er egen tävling!
Transportera skärmar, SI-enheter och pinnar
Märkning av enheter
Test av banor
Uthängningoch�intagning
Kartor
Skyltar, glada/�ledsna gubbar & snitslar
Banläggning
ORIENTERINGS-IT
Eventor, MeOS, SportIdent, Livelox….
Administration
Anmälningar, klassindelning, starttider, tidtagning och resultat…. �Att administrera en tävling blir mycket lättare om man har hjälp av program och utrustning som är utvecklade för just detta. Och det är ett stort plus om man även vet hur de används.
Här får du hjälp med allt som hör till Orienterings-IT!
Det behövs en del utrustning för detta: en eller flera datorer, skrivare, SportIdent-enheter och pinnar, skärmar, löparbrickor (om inte deltagarna har med egna), nummerlappar, säkerhetsnålar. �Har föreningen tillgång till detta eller behöver ni få tag på det på annat sätt? Behöver ni el? Hur löser ni det?
Utrustning
Vilka funktionärer behövs till orientering-IT?
Här nedan får ni tips till vilka uppgifter som det kan behövas funktionärer till. Ta hjälp och anpassa till er egen tävling!
Direktanmälan
Mål/
utcheckning
Resultatlistor
Orienterings-IT
EFTERARBETE
Vad behöver göras efteråt?
Resultat
Allt måste plockas ihop, rivas eller läggas tillbaka på rätt plats: tält, datorer, kontroller, SI-enheter, snitslar, skyltar, överblivna kartor, lånat material osv.
Ska ni publicera resultat? Hur går det till och var publiceras dem? Ta hjälp av guiderna på Orienterings-IT eller prata med någon i klubben som vet.
Har ni tagit ut en startavgift? Om den inte betalades på plats så behöver ni fakturera deltagande föreningar. Det kan göras med hjälp av Eventor och här finns en guide för det. Men det kan vara bra om ni frågar någon i klubben om hjälp, t ex kassören.
Har ni i teamet gjort några egna utlägg? Kanske har ni köpt priser som föreningen ska stå för (efter en överenskommelse såklart)? Då behöver ni redovisa kvitton, vad ni betalat och varför, till föreningens kassör.
Kom ihåg att fråga både er själva och de som deltog, vad som gjorts bra och vad som kunde gjorts bättre. Läs mer om utvärdering här!
Och sist men inte minst, tacka alla som hjälpt er och alla deltagare!
Återställa
Fakturering
Ekonomisk rapport
Utvärdera och tacka!
Slut på avsnittet om att arrangera en tävling