1 of 7

ALUR ADMINISTRASI

Especially for sekretasift 2024

2 of 7

PEMBUATAN SURAT

  1. Buka tautan berikut lalu buka folder “Surat-surat”
  2. Cari template surat yang dibutuhkan sesuai request dari tiap divisi*
  3. Mengisi surat sesuai dengan kegiatan. Cukup ganti tulisan yang berwarna merah, dan lengkapi dengan jelas dan benar.
  4. Kirim surat yang sudah jadi (tanpa nomor surat) dalam format word ke grup dan konfirmasi digrup untuk minta nomor surat
  5. Nomor surat akan diberikan oleh koor, kemudian cantumkan tanggal surat (pojok kanan atas) sesuai tanggal diterimanya nomor surat
  6. Lakukan perbaikan jika ada revisi dalam surat, lalu cantumkan tanda tangan dengan urutan dari kanan ke kiri.
  7. Tanda tangan basah diperuntukkan bagi surat yang ditandatangani sampai pembina, surat yang ditandatangani sampai ketum boleh menggunakan ttd online
  8. Setelah surat selesai dibuat, unggah surat jadi dalam folder yang tersedia

*jika surat yang dibutuhkan tidak tersedia dalam folder, segera konfirmasi digrup

3 of 7

PENGAJUAN SIK PROPOSAL

4 of 7

�

​

​

5 of 7

6 of 7

PRESENSI HARI-H ACARA

  • Presensi dicetak 2 rangkap masing-masing ikhwan (putra) dan akhwat (putri) terpisah baik presensi panitia maupun peserta
  • Presensi paling lambat dicetak/diprint H-1 sebelum acara berlangsung
  • Untuk presensi panitia, dibuat tabel dengan nama yang sudah tertera, sedangkan presensi peserta dibuat tabel kosong
  • Presensi panitia cukup terdiri dari nama, asal divisi, dan tandatangan, sedangkan presensi peserta fleksibel disesuaikan dengan acara terkait dan wajib memuat tandatangan
  • Saat hari H acara, anggota sekretasift bertanggung jawab akan pengisian presensi panitia maupun peserta, pastikan semua melakukan presensi
  • Setelah selesai acara, segera scan presensi kemudian masukkan ke dalam lampiran di LPJ agar tidak tercecer
  • Format presensi dapat dilihat di sini dalam folder presensi dan wajib memuat header JNUKMI

7 of 7

NOTULENSI

  • Format notulensi dapat dilihat di sini.
  • Notulensi dilakukan secara bergiliran tiap rapat
  • Giliran berdasarkan kelonggaran waktu anggota sekretasift saat rapat berlangsung
  • Presensi anggota rapat dilakukan juga oleh PJ yang mendapat jadwal notulensi
  • Pembagian PJ dapat diakses di folder timeline kerja