KSeF – usługi turystyczne, hotelarskie

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

KSeF – niezbędne informacje

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jest administratorem danych w nim zawartych.

Co to jest KSeF?

Każdej wystawionej w KSeF fakturze system przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący (numer KSeF).

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

3

• Osoba fizyczna prowadząca działalność (np. JDG, najem prywatny, rolnik czynny podatnik VAT, rolnik ryczałtowy, komornik).
• Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka w tym cywilna, stowarzyszenie, fundacja, jednostka samorządu terytorialnego, organ egzekucyjny).
• Jednostka podrzędna (jednostka wewnętrzna, samorządowa jednostka budżetowa, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski lub członek grupy VAT).

Sposób uzyskania dostępu zależy od formy organizacyjnej podmiotu.

​

Kto korzysta z KSeF?

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

4

Najważniejsze funkcjonalności KSeF

Krajowy System e-Faktur służy m.in. do:

• nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym �w Krajowym Systemie e-Faktur;
• przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy;
• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza Krajowym Systemem �e-Faktur.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

5

Jak korzystać z KSeF?

• KSeF jest oparty na modelu poświadczeń.
• Poświadczenia to wymogi bezpieczeństwa, które eliminują ryzyko dostępu �do faktur przez osoby nieuprawnione – także w przedsiębiorstwie podatnika.
• Przed wystawieniem faktury w systemie wymagane jest zalogowanie się osoby wystawiającej fakturę oraz posiadanie właściwych uprawnień.
• Po zalogowaniu się podatnik korzysta z KSeF �np. w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.
• Podatnik może nadać uprawnienia w KSeF innym osobom, np. pracownikom lub głównej księgowej – może odwzorować w KSeF dotychczasowe praktyki zarządzania firmą.

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

6

Metody uwierzytelnienia w KSeF

• Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (mObywatel, mojeID - bankowość elektroniczna, e-dowód i profil zaufany) – bezpłatne narzędzie
• Podpis Kwalifikowany zawierający atrybut NIP lub PESEL�(wydany przez Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert))
• Podpis Kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL
• Pieczęć Kwalifikowana
• Token
• Certyfikat KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF

7

Czym jest faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) ?

1. Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona �przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym �numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie �(art. 2. pkt 32a ustawy VAT).
2. Dokument w formie elektronicznej w formacie XML wystawiony �z oprogramowania według wzoru (formatu), z nadanym numerem KSeF.

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

8

Czym jest faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) ?

3. Wzór e-Faktury – format i elementy e-Faktury zawiera struktura, zaimplementowana w oprogramowaniu do wystawiania faktur, podatnik nie pobiera jej do samodzielnej instalacji czy też bezpośredniego wypełnienia.
4. Nie jest załącznikiem do e-maila np. w formacie PDF.
5. Jest pobierana przez kontrahenta z centralnej bazy MF (KSeF).
6. e-Faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

9

Numer faktury

• W strukturze e-Faktury (pliku xml) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF wystawianej faktury ustrukturyzowanej.
• Kolejny numer faktury nadany przez podatnika wskazany w polu P_2 �i numer KSeF e-Faktury to dwa różne numery.
• Fakturze przesłanej do KSeF, po weryfikacji uprawnień oraz sprawdzeniu zgodności pliku xml ze strukturą FA, nadawany jest automatycznie numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.
• Numer ten zwracany jest w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) �i sam w sobie nie stanowi elementu pliku xml.
• Na wizualizacji faktury mogą być wskazane: numer faktury wystawionej �w programie księgowym/sprzedażowym oraz numer KSeF.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

10

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik (np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka akcyjna, JST),
• podmioty wskazane przez podatnika (np. biuro rachunkowe),
• komornik, organ egzekucyjny oraz osoby fizyczne wskazane przez te podmioty,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA,
• podmioty inne, niż wymienione wyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
• kontrahent z innego kraju UE uprawniony do samofakturowania w ramach transakcji, dla których identyfikowany jest za pomocą numeru VAT UE.

​

Kto korzysta z KSeF?

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

11

KSeF dotyczy wyłącznie faktur wystawianych w oparciu o polskie przepisy podatkowe (art. 106a-106q ustawy o VAT). W KSeF są wystawiane:

• faktury podstawowe,
• faktury zaliczkowe,
• faktury rozliczające,
• faktury korygujące,
• faktury korygujące fakturę zaliczkową,
• faktury korygujące fakturę rozliczającą,
• faktury uproszczone.

Jakich dokumentów dotyczy KSeF?

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

12

Do KSeF nie są przesyłane:

• dowody wewnętrzne,
• rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej,
• faktury pro forma,
• noty obciążeniowe,
• noty uznaniowe,
• załączniki stanowiące odrębny plik od pliku xml faktury �(np. załączniki w formie plików pdf i jpg).

Dokumenty nieobsługiwane przez KSeF

​

Zaplanuj jakim kanałem będziesz przekazywał kontrahentowi dokumenty, które nie są obsługiwane w KSeF.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

13

KSeF nie zmienia zasad powstawania obowiązku podatkowego

​

Wdrożenie KSeF nie zmienia zasad określania daty powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy powstaje:

• w momencie dokonania dostawy towarów,
• w momencie wykonania usługi,
• w chwili otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi.

Ustawa o VAT nadal będzie zawierać szczególne zasady określania daty powstania obowiązku podatkowego np. w przypadku usług budowlanych, usług najmu czy dostawy mediów.

ŚRODY Z KSeF

14

Terminy wystawiania faktur nie zmieniają się

Wdrożenie KSeF nie zmienia terminów wystawiania faktur.

​

Zgodnie z ogólną zasadą faktury na rzecz innego podatnika wystawia się:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę,
• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto zaliczkę na poczet przyszłego dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

Ustawa o VAT nadal będzie zawierać szczególne zasady określania terminu wystawiania faktur np. w przypadku usług budowlanych, usług najmu czy dostawy mediów.

ŚRODY Z KSeF

15

Data wystawienia faktury (TRYB ONLINE)

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF – przy założeniu, że data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF.

Jeśli jednak data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to w myśl art. 106nda ust. 16 ustawy faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).

ŚRODY Z KSeF

16

Przykład 1.

Data wystawienia faktury w trybie ONLINE (data w polu P_1 tożsama z datą przesłania pliku XML do KSeF).

Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury. W tym samym dniu podatnik (o godz. 23:50) przesłał fakturę do KSeF i została ona zarejestrowana przed północą na bramce. Numer KSeF został nadany fakturze 2 lutego 2026 r. (o godz. 00:01). Datą wystawienia faktury jest w tym przypadku data przesłania faktury do KSeF, czyli 1 lutego 2026 r. �Wynika to z faktu, że data wskazana w pliku faktury jest zgodna z datą przesłania faktury do KSeF.

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybie online

17

Data otrzymania faktury (zasada podstawowa)

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę .

​

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę (art. 106na ust. 4 ustawy).

ŚRODY Z KSeF

18

Pytania i odpowiedzi

Pytanie:

Jak obsługiwać korekty, np. zmiana długości pobytu?

Odpowiedź:

Korekty, podobnie jak faktury pierwotne, muszą być wystawiane w KSeF. Wymaga to zachowania spójności danych, tj. faktura korygująca powinna odnosić się zarówno do numeru faktury pierwotnej nadanego przez podatnika oraz do nr KSeF tej faktury.

ŚRODY Z KSeF

19

Organizatorem kolonii jest spółka z siedzibą w Legnicy. Po zakończeniu turnusu wystawia faktury szkołom finansującym wyjazd. Zgodnie z przepisami powinna je wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi. Pracownik księgowości przygotowuje dokumenty w systemie 14. dnia miesiąca, jednak z powodu błędu integracji nie zostają one skutecznie przesłane do KSeF. System wewnętrzny oznacza je jako wystawione, lecz nie otrzymują numeru identyfikacyjnego KSeF.

Problem wychodzi na jaw kilka dni później, gdy jedna ze szkół nie widzi faktury w systemie. Dokumenty zostają przyjęte przez KSeF dopiero 20. dnia miesiąca. W świetle przepisów oznacza to, że zostały wystawione po terminie, ponieważ decyduje moment przyjęcia faktury przez KSeF, a nie data jej wygenerowania w programie księgowym.

Organizatorzy kolonii i inni przedsiębiorcy powinni wdrożyć procedury monitorujące czy każda faktura rzeczywiście uzyskała numer KSeF w terminie ustawowym. Samo wygenerowanie dokumentu w systemie księgowym nie oznacza jeszcze jego skutecznego wystawienia w rozumieniu prawa.

Przykład

ŚRODY Z KSeF

20

Najważniejsze terminy KSeF

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

• Od 1 lutego 2026 r. KSeF stał się obowiązkowy �dla podatników, u których wartość sprzedaży �(wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF obejmie pozostałych podatników.

Terminy obowiązkowego KSeF

WAŻNE!

Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

22

Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli:

łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.

Terminy obowiązkowego KSeF

WAŻNE!

Podatnik utraci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

23

• Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkowym KSeF.
• Takie faktury mogą być przesyłane do KSeF dobrowolnie.
• Decyzja w tym zakresie należy do podatnika.

​

Wyłączenia z obowiązkowego KSeF

Faktury konsumenckie

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

24

Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury �w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

WAŻNE!

Od 2027 r. paragon do 450 zł z NIP nabywcy nie będzie już uznany za fakturę.

Do takiego paragonu trzeba będzie wystawić fakturę (w KSeF).

​

Wyłączenia z KSeF dla faktur z kas rejestrujących

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

25

Wyłączeniem z KSeF objęte jest wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

WAŻNE!

Podatnicy zagraniczni mogą wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie.

Wyłączenia z KSeF dla podmiotów zagranicznych �

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

26

Wyłączeniem z obowiązkowego KSeF objęte są faktury dokumentujące transakcje rozliczane w ramach:

• procedury OSS nieunijnej,
• procedury importu IOSS,
• procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

WAŻNE!

W powyższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

​

​

Wyłączenia z obowiązkowego KSeF

Procedury szczególne

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

27

• Obowiązkowym KSeF nie są objęte m.in.:
• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami o węższym zakresie danych,
• świadczenie usług przejazdu osób koleją, taborem samochodowym, samolotami, statkami udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, zawierającymi węższy zakres danych,
• świadczenie usług zwolnionych z art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT udokumentowanych fakturą o węższym zakresie danych,
• przypadki samofakturowania z udziałem podmiotu zagranicznego, który nie posiada NIP, z tym że w przypadku samofakturowania z nabywcą z UE - w przypadku WDT istnieje możliwość dobrowolnego wystawienia faktury w KSeF.

​

Wyłączenia z obowiązkowego KSeF

Czynności określone w rozporządzeniu wykonawczym

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

28

Pytania i odpowiedzi

Pytanie:

Prowadzę mały pensjonat w górach. Większość z moich gości to osoby fizyczne, które nie wymagają ode mnie wystawienia faktury, jednak czasami goście pensjonatu proszą o wystawienie tzw. faktury konsumenckiej. Zdarzają się również grupy zorganizowane, dla których wynajmuję pokoje w ramach np. wyjazdów integracyjnych. W tym przypadku muszę wystawić fakturę. Chciałbym skorzystać z możliwości odroczenia obowiązku wystawiania faktur w systemie do 2027 roku, jednak nie wiem które faktury powinny być wliczone do limitu 10.000 zł. Które faktury powinienem ująć ustalając ten limit?

Odpowiedź:

Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF. Może Pan wystawić je w systemie , ale nie musi. Decyzja należy do Pana. Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.

ŚRODY Z KSeF

29

Pytania i odpowiedzi

Pytanie:

Czy KSeF będzie obejmował faktury wystawiane dotąd na kasach fiskalnych online?

Odpowiedź:

Do końca 2026 r. faktury można wystawiać przy użyciu kas fiskalnych, bez konieczności stosowania KSeF.�Od 2027 r., jeśli do transakcji zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej online będzie wystawiana faktura, to będzie musiała ona zostać wystawiona w KSeF, jeśli dotyczy sprzedaży na rzecz podatnika (B2B).�Faktury dla konsumentów nie muszą być wystawiane w KSeF – można je wystawiać w KSeF nieobowiązkowo.

ŚRODY Z KSeF

30

Uprawnienia w KSeF

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

​

Począwszy od 1 lutego 2026 r. uprawnienia nadawane są za pośrednictwem bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub za pośrednictwem API KSeF, czyli przy wykorzystaniu programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF i posiadających moduł zarządzania uprawnieniami.

Uprawnienia nadawane drogą elektroniczną w ramach KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

32

• Uprawnienia może nadawać osoba zalogowana jako właściciel danego kontekstu lub osoba posiadająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami.
• Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami można otrzymać od właściciela lub innej osoby uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w danym kontekście. Może ono także wynikać z zawiadomienia ZAW-FA.
• W jednostce podrzędnej uprawnienie do zarządzania uprawnieniami wynika z uprawnienia administratora jednostki podrzędnej, a w podmiocie unijnym z uprawnienia administratora VAT UE.

Uprawnienia nadawane drogą elektroniczną w ramach KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

33

• Zarządzanie tzw. jednostkami podrzędnymi (np. filia) wymaga wyznaczenia administratorów jednostek podrzędnych. Trzeba być zalogowanym w kontekście jednostki nadrzędnej jako właściciel lub osoba uprawniona do zarządzania jednostkami podrzędnymi.
• Uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi można otrzymać od właściciela lub osoby uprawnionej do zarządzania uprawnieniami zalogowanej w kontekście jednostki nadrzędnej.

Uprawnienia nadawane drogą elektroniczną w ramach KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

34

• Za pomocą zawiadomienia ZAW-FA składanego do US nadawane jest uprawnienie dla osoby fizycznej do korzystania z KSeF w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną, który nie ma możliwości logowania przy użyciu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.
• W celu nadania tego uprawnienia podatnik składa zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje tę osobę.
• Zawiadomienie musi zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu w liczbie wymaganej dla skutecznego podejmowania decyzji.

Uprawnienia nadawane za pomocą zawiadomienia ZAW-FA składanego do US

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

35

Osoba fizyczna oprócz bycia administratorem może zostać uprawniona także do:

• wystawiania faktur,
• przeglądania faktur,
• przeglądania uprawnień,
• przeglądania historii sesji,
• zarządzania jednostkami podrzędnymi,
• wykonywania operacji egzekucyjnych (dotyczy wyłącznie podmiotów będących komornikami i organami egzekucyjnymi).

Administrator może sam nadawać sobie pozostałe uprawnienia.

Uprawnienia osoby fizycznej

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

36

• Jeśli osoba fizyczna, której nadawane są uprawnienia posiada profil zaufany lub elektroniczny podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL tej osoby, to uprawnienia nadawane są na ten NIP lub PESEL. W takim przypadku nie należy podawać tzw. odcisku palca podpisu.
• KSeF uwzględnia powiązanie NIP i PESEL danej osoby, czyli nie stanowi problemu sytuacja gdy osobie nadano uprawnienia, na NIP a loguje się narzędziem opartym o PESEL i odwrotnie.
• Jeśli uprawniona osoba nie posiada NIP ani PESEL lub mimo, że posiada identyfikator podatkowy to nie jest on zawarty w elektronicznym podpisie kwalifikowanym, wówczas uprawnienia należy nadawać na tzw. odcisk palca podpisu.

Identyfikator, na który nadawane są uprawnienia

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

37

• Szczególnym przypadkiem są uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur nadawane w kontekście podmiotu unijnego uprawnionego do samofakturowania. Podobnie jak uprawnienia administratora w takim kontekście uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur nadawane są zawsze na tzw. odcisk palca elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.
• W przypadku nadawania uprawnień na tzw. odcisk palca podpisu uprawnienia te należy aktualizować po każdorazowej zmianie podpisu lub przedłużeniu jego ważności.

Identyfikator, na który nadawane są uprawnienia

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

38

Uprawniony przez podatnika podmiot (np. biuro rachunkowe) z prawem do dalszego przekazywania uprawnień może wskazywać osoby fizyczne do pracy:

• dla określonego klienta,
• dla wszystkich klientów.

Uprawnienia osobom fizycznym nadawane są w kontekście NIP podmiotu uprawnionego na analogicznych zasadach jak inne uprawnienia osób fizycznych przez właściciela kontekstu lub osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.

Osoby fizyczne uprawnione do pracy na rzecz klientów w celu korzystania z otrzymanych uprawnień logują się następnie w kontekście NIP klientów podmiotu.

Uprawnienia do pracy na rzecz klientów podmiotu

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

39

Innymi uprawnieniami nadawanymi w ramach KSeF przez właściciela danego kontekstu lub osobę uprawnioną do zarządzania uprawnieniami są:

• uprawnienie podmiotu do wystawiania faktur w trybie samofakturowania,
• uprawnienie podmiotu do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy,
• uprawnienie podmiotu do wystawiania faktury VAT RR.

​

Nadając uprawnienia należy wskazać NIP i nazwę podmiotu uprawnionego. Uprawniony podmiot korzysta następnie z otrzymanych uprawnień po zalogowaniu we własnym kontekście.

Uprawnienia nadawane drogą elektroniczną w ramach KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

40

Nadanie uprawnień dla pracownika

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

HOTEL NIP

Nadawanie uprawnień

ŚRODY Z KSeF

42

Nadawanie uprawnień dla pracownika

ŚRODY Z KSeF

43

Nadawanie uprawnień dla pracownika

ŚRODY Z KSeF

44

Uprawnienia pracownika

HOTEL NIP

Pracownik PESEL

ŚRODY Z KSeF

45

HOTEL NIP

Uprawnienia pracownika

ŚRODY Z KSeF

46

Nadanie uprawnień dla biura rachunkowego

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

HOTEL NIP

Nadawanie uprawnień

ŚRODY Z KSeF

48

HOTEL NIP

BIURO RACHUNKOWE NIP

ŚRODY Z KSeF

49

Token i Certyfikat KSeF

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Metody uwierzytelnienia w KSeF

• Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (mObywatel, mojeID - bankowość elektroniczna, e-dowód i profil zaufany) – bezpłatne narzędzie
• Podpis Kwalifikowany zawierający atrybut NIP lub PESEL�(wydany przez Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert))
• Podpis Kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL
• Pieczęć Kwalifikowana
• Token
• Certyfikat KSeF

51

WAŻNE!

Jeśli użytkownik nie zapisze numeru tokena ma możliwość ponownego wygenerowania tokena nawet w tym samym zakresie powiązanych uprawnień.

Token

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

52

​

Certyfikat KSeF posiada dwa typy pierwszy wykorzystamy w celu zautomatyzowania procesu autoryzacji w aplikacjach komercyjnych.

Natomiast certyfikat drugiego typu wykorzystamy do podpisu linku do weryfikacji wystawcy w przypadku faktur offline.

​

​

Certyfikat KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

53

​

Jeżeli podatnik wygeneruje sobie certyfikat KSeF i będzie działał w kontekście różnych firm, to ten certyfikat będzie rozpoznawał nadane uprawnienia podatnikowi w różnych firmach.

​

​

Certyfikat KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

54

​

W przypadku korzystania z tokena KSeF lub certyfikatu KSeF – które są generowane bezpośrednio w systemie i przypisane do konkretnego identyfikatora (NIP/PESEL/Odcisk palca certyfikatu)– identyfikacja jest pełna �i jednoznaczna (wiadomo kto przesłał fakturę).

​

​

Token / Certyfikat KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

55

Token/ certyfikat KSeF

ŚRODY Z KSeF

56

Wystawianie faktur

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Faktura dla podmiotu gospodarczego dla pracownika w delegacji

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Faktura może być wystawiona:

• imiennie na pracownika;
• na podmiot gospodarczy – z oznaczeniem konkretnego pracownika, którego dane mogą być zamieszczone:
• w elemencie Podmiocie3 (rozwiązanie zalecane)– DaneIdentyfikacyjne->BrakID oraz Nazwa gdzie podajemy imię i nazwisko pracownika a w polu Rola wybieramy rolę nr 11,
• w elemencie DodatkowyOpis,
• lub w elemencie StopkaFaktury.

​

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

59

Faktura dla klientów indywidualnych �(krajowi i zagraniczni)

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

​

Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) są wyłączone z obowiązku KSeF.

​

Przedsiębiorcy mogą natomiast dobrowolnie wystawiać faktury dla klientów indywidualnych.

​

W celu wystawienia faktury dla osoby fizycznej należy podać jej imię, nazwisko oraz adres.

​

Waluta – fakturę można wystawić w walucie obcej, ale kwota VAT musi być przeliczona i wykazana w PLN zgodnie z art. 106e ust.11 ustawy o VAT.

​

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

61

Faktura dla zagranicznych podmiotów gospodarczych�

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

​

Faktura dla zagranicznego podmiotu gospodarczego nieposiadającego polskiego NIP musi być wystawiona w KSeF, natomiast należy przekazać ją kontrahentowi w sposób uzgodniony (np. e-mail).

​

W celu wystawienia faktury dla zagranicznego podmiotu gospodarczego należy podać jego nazwę, adres oraz numer VAT-UE lub nr identyfikacji podatkowej z kraju siedziby spoza UE.

​

Waluta – fakturę można wystawić w walucie obcej, ale kwota VAT musi być przeliczona i wykazana w PLN zgodnie z art. 106e ust.11 ustawy o VAT.

​

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

63

Faktury od/dla zagranicznych kontrahentów

• KSeF dotyczy tylko faktur wystawianych przez podatników posiadających w Polsce siedzibę lub stał miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

CZYLI:

• Faktura od hotelu z Hiszpanii nie trafia do KSeF
• Faktura dla klienta z Niemiec wystawiona przez polskie biuro podróży trafia do KSeF i jest przekazywana w sposób uzgodniony

ŚRODY Z KSeF

64

Faktura VAT marża�

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

​

Faktura dokumentująca szczególne procedury opodatkowane na zasadzie marży jest wystawiana w KSeF z odpowiednimi oznaczeniami dot. marży.

​

Na fakturze nie wykazuje się kwoty VAT ani stawki przy pozycji.

Przewidziany jest węzeł w którym oznaczamy: Procedura marży dla biur podróży art. 119 ustawy o VAT.

​

W JPK_VAT sprzedaż oznaczamy procedura MR_T.

​

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

66

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

67

Faktura VAT-RR – rolnik ryczałtowy�

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA posiada nabywca produktów rolnych lub usług rolniczych wskazany przez rolnika ryczałtowego.

Funkcjonalność odnosi się do woli rolnika ryczałtowego.

Nadanie lub odebranie uprawnień do wystawiania faktur przez podatnika wskazanego przez rolnika ryczałtowego, będącego nabywcą produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego wymaga podania:

• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy wystawiającego fakturę, oraz
• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego.

​

Dostawca (rolnik) będzie składał oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym z chwilą wskazania w KSeF nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA

​

Dokumentowanie zakupów od rolnika ryczałtowego

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

69

Rolnik ryczałtowy posiada w KSeF pełen zakres uprawnień właścicielskich, w tym m. in. uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w KSeF.

​

Uprawnienie to umożliwia rolnikowi ryczałtowemu (samodzielnie lub np. przez osobę, której rolnik nadał uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w jego imieniu), wskazanie nabywców produktów rolnych (podatników VAT czynnych), którzy będą wystawiać faktury VAT RR przy użyciu KSeF.

​

Uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA jest jednym uprawnieniem.

​

Faktury VAT RR

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

70

Faktura zaliczkowa�

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Poza podstawowymi danymi, charakterystyczne cechy faktury zaliczkowej to:

• data otrzymania całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dokonaniem dostawy towarów (o ile data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);
• możliwość wystąpienia elementu „zaliczka częściowa” – maksymalnie 31 razy;
• podsumowanie podstawy opodatkowania oraz kwot podatku w zależności od właściwej stawki podatku, w odniesieniu do kwoty otrzymanej zaliczki;
• w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową dokumentującą otrzymanie częściowej zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać dane wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych;
• wypełniony element „zamówienie”.

​

​

Faktura zaliczkowa, cechy charakterystyczne

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

72

​

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

73

Faktury zaliczkowe

Faktury zaliczkowe i końcowe również podlegają obowiązkowi KSeF. Oznacza to, że każda zaliczka musi zostać wysłana do systemu, a system przypisze jej unikalny numer.

ŚRODY Z KSeF

74

Faktura w trybie offline – brak Internetu

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

W przypadku braku Internetu, przewidziano możliwość wystawienia faktury w trybie offline.

Wystawianie faktur w trybie offline

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

76

Wystawianie faktur w trybie offline24

ŚRODY Z KSeF

77

Wystawianie faktur w trybie offline – niedostępność KSeF

ŚRODY Z KSeF

78

Wystawianie faktur w trybie offline – awaria KSeF

ŚRODY Z KSeF

79

ŚRODY Z KSeF

80

ŚRODY Z KSeF

81

Pytania i odpowiedzi

Pytanie:

Jestem instruktorem narciarstwa. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Większość mojego dnia pracy przebywam na stoku, gdzie nie zawsze jest Internet. Moi klienci, będący przedsiębiorcami często proszą o fakturę w momencie zakończenia szkolenia. Do tej pory wystawiałem fakturę w programie na komputerze, jednak nie potrzebowałem do tego Internetu. Jak mam postąpić teraz?

Odpowiedź:

Dla podatników takich jak Pan, ustawodawca przewidział funkcjonalność wystawiania faktur w trybie offline24. W sytuacji braku Internetu, należy wystawić fakturę w swoim programie księgowym. Następnie, po pracy, jak będzie miał Pan dostęp do Internetu, fakturę tę należy przesłać do KSeF maksymalnie w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.

ŚRODY Z KSeF

82

Sieć hoteli – ID_wew

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Identyfikator wewnętrzny – ID_wew

​

Aby prawidłowo zakwalifikować zakupy w sieci hoteli można wykorzystać ID_wew, czyli identyfikator wewnętrzny (unikalny nr oddziału/hotelu, jednostki).

ID_wew generuje się bezpośrednio w KSeF

• Struktura – NIP podatnika + 5 cyfr (w tym cyfra kontrolna), �np. 7777777777-33334,

Wystawiając fakturę w polu Podmiot3 należy wskazać ID_wew w celu przyporządkowania faktury dla konkretnego oddziału/hotelu.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

84

Spółka „XXX” z siedzibą we Wrocławiu centralnie wystawia faktury przez KSeF, choć zaliczki przyjmowane są lokalnie w hotelu w Karpaczu. W sezonie zimowym, z powodu opóźnień organizacyjnych, faktury zaliczkowe trafiają do KSeF kilka dni po otrzymaniu wpłat. Problem polega na tym, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje w chwili przyjęcia zaliczki, natomiast faktura jest uznawana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez KSeF, co może prowadzić do wykazania VAT w niewłaściwym okresie i powstania zaległości podatkowej. Odpowiedzialność ponosi spółka jako podatnik, a ewentualnie także osoby odpowiedzialne za rozliczenia, np. członkowie zarządu przy braku nadzoru; dyrektor hotelu odpowiada tylko, jeśli formalnie powierzono mu obowiązki podatkowe. Brak sprawnych procedur fakturowania nie usprawiedliwia naruszenia terminów.

​

Rozwiązaniem może być utworzenie w KSeF jednostki wewnętrznej dla hotelu w Karpaczu z odpowiednimi uprawnieniami do wystawiania faktur. Pozwoliłoby to na wystawianie faktur zaliczkowych w momencie przyjęcia wpłaty, skracając czas między otrzymaniem zaliczki a fakturowaniem, minimalizując ryzyko przesunięcia obowiązku podatkowego i usprawniając kontrolę nad procesem. Wdrożenie jednostki wewnętrznej wraz z jasnym podziałem kompetencji i procedurą niezwłocznego wystawiania faktur znacząco ogranicza ryzyko podatkowe w modelu centralnego fakturowania.

Przykład 1

ŚRODY Z KSeF

85

Bezpłatne narzędzia MF

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

Aplikacja Podatnika KSeF

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

• Jest jednym z bezpłatnych narzędzi udostępnianym �w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
• Jest prostym narzędziem umożliwiającym korzystanie �z KSeF podatnikom, którzy nie korzystają z narzędzi komercyjnych �lub korzystają z nich w ograniczonym zakresie.
• Nie jest aplikacją księgową, nie służy do prowadzenia ewidencji.
• Faktury wystawiane są w niej wyłącznie w trybie online i bez załączników.
• Umożliwia generowanie tokenów i wydawanie certyfikatów KSeF, �ale nie przewiduje ich użycia do zalogowania w aplikacji.

Podstawowe informacje o Aplikacji Podatnika KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

88

• Nie przechowuje dodatkowych danych ponad te dostępne dla zalogowanego użytkownika, pochodzące z samego KSeF.
• Nie przechowuje bazy kontrahentów, ale umożliwia pobieranie danych krajowych kontrahentów dzięki integracji z API GUS.
• Zawiera uniwersalne formatki do wystawiania faktur i nie przewiduje tworzenia własnych spersonalizowanych, ale umożliwia wystawianie kolejnych faktur w oparciu o dane pochodzące z faktur wcześniej wystawionych.

Cechy Aplikacji Podatnika KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

89

Aplikacja Podatnika KSeF oferuje:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur,
• zarządzanie uprawnieniami,
• przeglądanie historii sesji oraz pobieranie UPO,
• składanie wniosków o wydanie certyfikatów KSeF �oraz ich pobieranie,
• generowanie tokenów.

Funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

90

• Aplikacja umożliwia wybór jednej spośród �siedmiu formatek do wystawiania faktur.
• Składają się na nie trzy rodzaje faktur pierwotnych:
• podstawowa,
• zaliczkowa,
• rozliczeniowa.
• A także cztery rodzaje faktur korygujących:
• korygująca fakturę podstawową,
• korygująca fakturę zaliczkową,
• korygująca fakturę rozliczeniową,
• korekta zbiorcza (korekta wielu faktur jednego okresu z powodu rabatu).

Wystawianie faktury – wybór rodzaju faktury

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

91

Aplikacja Mobilna KSeF�

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

• Aplikacja jest dostępna na telefon z systemem Android lub iOS, poprzez sklep Google Play lub App Store.
• Została udostępniona tylko w wersji produkcyjnej.
• W lutym 2026 została udostępniona aktualizacja Aplikacji dostosowana do wymagań KSeF 2.0 oraz struktury FA(3).

Aplikacja mobilna KSeF – podstawowe informacje

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

93

• Aplikacja umożliwia zalogowanie się w KSeF poprzez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (mObywatel, mojeID - bankowość elektroniczna, e-dowód i profil zaufany).
• W ramach aplikacji zainstalowanej na jednym urządzeniu mobilnym może korzystać (być zalogowany) tylko jeden użytkownik (na jeden PESEL).
• Użytkownik może założyć wiele profili (na różne NIP podatników) – w zakresie posiadanych uprawnień.

Aplikacja mobilna KSeF – podstawowe informacje

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

94

• Aplikacja umożliwia wystawianie faktur oraz przeglądanie faktur.
• Konieczne jest posiadanie co najmniej jednego z uprawnień:
• do wystawiania faktur oraz
• do przeglądania faktur

Aplikacja mobilna KSeF – podstawowe informacje

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

95

E-mikrofirma�

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

• Aplikacja jest skierowana do osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
• Udostępniana jest tylko wersja produkcyjna.
• Umożliwia powiązanie konta z Krajowym Systemem e-Faktur.
• Umożliwia wystawianie krajowych faktur sprzedaży, w tym także za pośrednictwem KSeF (z wyłączeniem procedur szczególnych).
• Umożliwia pobieranie faktur zakupu z KSeF oraz dodawanie innych wpisów.
• Na podstawie wprowadzonych dokumentów aplikacja tworzy ewidencję �i deklarację VAT, które pozwalają wygenerować plik JPK_VAT.

Podstawowe informacje o e-mikrofirmie

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

97

Aplikacja dostępna jest w serwisie e-Urząd Skarbowy.

https://urzadskarbowy.gov.pl/

​

Do e-Urzędu Skarbowego należy zalogować się login.gov.pl

Podstawowe informacje o e-mikrofirmie

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

98

Aplikacja umożliwia automatyczne powiązanie konta użytkownika �z Krajowym Systemem e-Faktur.

​

Powiązanie aplikacji e-mikrofirma z KSeF umożliwi użytkownikowi:

• wystawianie e-faktur za pośrednictwem KSeF,
• pobieranie faktur zakupu od kontrahentów, którzy wystawili faktury za pośrednictwem KSeF.

*Aplikacja nie pobiera faktur sprzedaży wystawionych przez użytkownika w innych narzędziach.

Powiązanie aplikacji e-mikrofirma z KSeF

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

99

Wdrożenie KSeF w organizacji

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

W ramach przygotowań do wdrożenia KSeF, należy przeprowadzić audyt obowiązujących w danej firmie procesów wewnętrznych, dotyczących wystawiania i otrzymywania faktur.

Dostosuj procedury w firmie

Należy odpowiedzieć w szczególności na następujące pytania:

• Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?
• Czy podatnik wystawia faktury samodzielnie czy korzysta z usług biura rachunkowego?
• Czy podatnik współpracuje z kontrahentami zagranicznymi lub będzie wystawiał faktury na rzecz konsumentów (dobrowolnie w KSeF)?
• Czy zmian wymagają zapisy w umowach i regulaminach?

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

101

• Jeśli przedsiębiorca będzie samodzielnie wystawiał faktury w KSeF, pobierał je oraz księgował, powinien dokonać przeglądu osób odpowiedzialnych za procesy fakturowe w firmie.
• Warto sprawdzić kto wystawia, a kto akceptuje i sprawdza poprawność faktur zakupowych. Kto finalnie uwzględnia je w podatku naliczonym w zakresie VAT oraz w kosztach w podatku dochodowym? Jaką ścieżkę pokonuje faktura sprzedażowa i zakupowa do momentu jej zaksięgowania i zapłaty? Jakie działy w firmie będą potrzebować dostępu do faktur?

Odpowiedzi na te pytania będą potrzebne do zaplanowania procesów związanych z nadaniem uprawnień do korzystania z KSeF swoim pracownikom.

​

​

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

102

Jeśli podatnik będzie współpracował z biurem rachunkowym, powinien ustalić zakres odpowiedzialności stron (podatnika i biura rachunkowego), w tym m.in.:

• Czy faktury będzie wystawiał samodzielnie – czy powierzy to zadanie osobie trzeciej?
• Czy biuro rachunkowe będzie pobierać faktury w KSeF samodzielnie na podstawie nadanych przez podatnika uprawnień czy odbywać się to będzie �w inny ustalony sposób?
• W jaki sposób będzie następować weryfikacja zakupów pod kątem prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów - kluczowa dla właściwego przygotowania rozliczeń podatkowych?

​

​

Czy podatnik wystawia faktury samodzielnie czy korzysta z usług biura rachunkowego?

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

103

Czy podatnik współpracuje z kontrahentami zagranicznymi lub będzie wystawiał faktury na rzecz konsumentów (dobrowolnie w KSeF)?

Generalną zasadą jest, że nabywcy będą otrzymywali faktury przy użyciu KSeF.

W ustawowo określonych przypadkach, poza wystawieniem faktury w KSeF, wystąpi obowiązek przekazania faktury nabywcy w sposób uzgodniony. Będzie to dotyczyło np. sytuacji, gdy nabywcą będzie podatnik zagraniczny (który zwykle nie posiada dostępu do KSeF z uwagi na brak polskiego identyfikatora podatkowego NIP) lub gdy dobrowolnie wystawiana w KSeF będzie faktura na rzecz konsumenta. Należy więc ustalić z kontrahentami nowe zasady współpracy oraz pamiętać, że faktura udostępniana ww. nabywcom poza KSeF powinna być opatrzona kodem/kodami QR.

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

104

• Wdrożenie KSeF może wywierać wpływ na obecnie funkcjonujące zapisy �w regulaminach i umowach, które wiążą podatnika z kontrahentami. Warto zweryfikować ich zapisy.
• KSeF jest jednym z narzędzi, które wywiera również skutki w zakresie transakcji handlowych. System ten wprowadza elektroniczny model faktury oraz zapewnia przy jego użyciu wystawienie i otrzymanie tego dokumentu.
• Skutki prawne wynikające z tego systemu nie muszą mieć wpływu na zapisy umów cywilnoprawnych, jednakże dla zapewnienia spójności zapisów umów �z regulacjami ustawowymi wskazana jest weryfikacja, a w razie potrzeby dostosowanie treści tych dokumentów (umów) do realiów KSeF.

Czy wymagają zmian zapisy w umowach i regulaminach?

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

105

Informacje dotyczące KSeF

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas

• Głównym źródłem informacji o KSeF jest strona:

https://ksef.podatki.gov.pl/

Informacje o KSeF

• Pytania i odpowiedzi - zestaw pytań i odpowiedzi
• Środy z KSeF – informacje o szkoleniach z KSeF
• Informacje ogólne o KSeF
• Informacje dla integratorów IT
• Pliki do pobrania – podręcznik KSeF, broszura, prezentacje, materiały wideo, tutoriale, przykładowe pliki e-Faktury (3), dodatkowe materiały informacyjne
• Struktura logiczna FA(3) wraz z dokumentacją
• Bezpłatne narzędzia KSeF – Aplikacja Podatnika KSeF

​

​

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

107

• Nie znajdujesz odpowiedzi na swoje pytania? Pomożemy na nie odpowiedzieć.

https://ksef.podatki.gov.pl/

Kontakt w sprawie KSeF

• Umów się na wizytę w urzędzie skarbowym �w sprawie KSeF

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

108

• Informacje o KSeF są dostępne na stronie:

​

https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur

​

Informacje o KSeF

• Podstawowe informacje o Krajowym Systemie e-Faktur
• Jak przygotować się do obowiązkowego e-Fakturowania
• Komunikaty – informacja o niedostępności systemu, pracach serwisowych
• API Krajowego Systemu e-Faktur – informacje dla integratorów IT, adresy stron internetowych dotyczących środowiska produkcyjnego, środowiska przedprodukcyjnego (Demo) oraz środowiska testowego.
• Dokumentacja i certyfikaty - dokumentacja polityki certyfikacji

ŚRODY z KSeF CYKL SZKOLEŃ KSeF w PIGUŁCE

109

Dziękujemy za uwagę

Szczegóły spotkań znajdują się na stronach �internetowych jednostek KAS

Ministerstwo Finansów  /  gov.pl/finanse  Krajowa Administracja Skarbowa  /  gov.pl/kas