E-PAYSAGE

GT PR IT

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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25 avril 2024

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- États des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à disposition de rapports de suivi des inscriptions

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Périmètre d’application des booléens

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à jour des PE pour 2024-2025

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Nouveau service BestAdress de la BCED

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Fonctionnement de FASE

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Planning des réunions de coordination 2024-2025

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Communication : support BCED et suppression des accès e-paysage

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation

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États des lieux des alimentations de SIEL-SUP inscriptions

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Nombre total d’inscriptions en DB de production

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État de complétude de la DB de production - Diplômés (41 EES)

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État de complétude de la DB de production - Mini-inscriptions (41 EES)

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État de complétude de la DB de production - Full-inscriptions

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Évolution des chiffres - Synthèse

1. Diplômés
• + 387 en 14-15
• + 10.947 en 15-16
• + 13.282 en 16-17
2. Mini-inscriptions
• + 22.795 en 17-18
• + 13.003 en 18-19
• + 12.299 en 19-20
• + 6.073 en 20-21
3. Full-inscriptions
• Pas d’évolution depuis le dernier état des lieux
• Passage de l’ULB en TQ, en attente du retour ARES

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Synthèse des échanges

• Certaines DBs ne permettent pas de récupérer l’ensemble des données du passé notamment les données complètes liées au titre d’accès. Il serait intéressant d’identifier les données minimales nécessaires avec les Com/Del.

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Mise à disposition de rapports de suivi des inscriptions

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Contexte

• Certains établissements ont fait part de l’intérêt de disposer d’un rapport régulier de l’alimentation de Siel-Sup pour pouvoir exploiter les données
• Plusieurs types de rapports peuvent être mis à disposition - intérêt pour les EES ?

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Proposition 1 - Un tableau brut du nombre d’inscriptions

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Proposition 2 - Des graphiques par année académique et par type d’EES et estimation du niveau de complétude

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Proposition 3 - Un graphique de synthèse reprenant uniquement les données administratives

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Exemple sur 22-23 et 23-24 pour un type d’établissement

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Synthèse des échanges

• Il est demandé de rappeler les liens vers :
• le tableau de synthèse
• la fiche explicative de téléchargement des documents à partir du Wiki
• Les rapports contiennent des données brutes identiques pour tous les utilisateurs mais des rapports sur mesure peuvent être générés via une demande spécifique via l’adresse epaysage@ares-ac.be.
• Données sont accessibles et consultables selon le cadre légitime => et donc dès le processus d’admission de l’étudiant.
• L’identification des inscriptions multiples pour un même NISS pour une même année académique se fait sur la base du code grade académique fourni dans la réponse du ws.

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Périmètre d’application des booléens

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Validation du périmètre d’application des booléens

• Le dictionnaire des données SIEL-SUP contient une série de valeurs pouvant prendre une valeur “1 : oui” ou une valeur “0 : non”.
• A l’origine, le dictionnaire ne contenait pas de valeurs booléennes mais disposait d’une valeur 1 dans le cas uniquement où la donnée était d’application. Les équipes IT des EES ont voulu créer systématiquement une valeur 0 qui permettait de distinguer une valeur fournie d’une valeur non fournie lorsque la valeur était différente de 1.
• L’application de l’envoi de la plupart des données dans SIEL-SUP est conditionnée à la situation particulière de chaque étudiant.
• Pour garantir une interprétation correcte des données, il est important d’envoyer une valeur uniquement quand la donnée est d'application. Pour tous les autres cas, aucune valeur n’est fournie par l’EES et aucune valeur n’est donc disponible dans SIEL-SUP.
• L’application SIEL-SUP inscriptions contient toute une série de contrôles de cohérence qui bloquent l’intégration de données pour garantir la cohérence des données lorsque des données sont applicables.
• Pour assurer la cohérence des données, un périmètre d’application a été défini pour chaque donnée à valeur booléenne et les Com/Del ont validé le périmètre d’application de l’envoi obligatoire d’une valeur booléenne.
• Le document de synthèse est disponible au lien suivant.
• Toutes ces informations sont reprises dans une fiche thématique sur le Wiki e-paysage (lien).

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Synthèse des échanges

• Les booléens ne présentent que 2 valeurs, le 0 et le 1 - les cases à cocher ont été remplacées à la demande des EES parce qu’ils souhaitaient pouvoir identifier une valeur non fournie.
• SIEL-SUP ne doit contenir que les données qui ont du sens pour la gestion du dossier de l’étudiant en fonction de sa situation administrative - Une réflexion sera portée pour proposer une variable de type “ENUM” en sortie aux EES qui consomment les données.
• L’utilisation des termes obligatoires et conditionnels ne semblent pas suffisamment précis pour définir les statuts des données - Actuellement, le dictionnaire mélange dans la section “caractère” les concepts liés au caractère bloquant d’une donnée à son caractère obligatoire d’un point de vue métier - réflexion à éventuellement poursuivre.

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Mise à jour des PE pour 2024-2025

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Procédure de mise à jour des PE

• La mise à jour des programmes d’études (PE) pour l'année académique 2024-2025 s’effectue au sein de la base de données HOPS du 1er mars au 1er juin 2024. Chaque établissement d’enseignement supérieur doit donc mettre à jour les PE des études qu’il organise (uniquement pour les habilitations dont il est référent), en associant, dans HOPS, un programme d’étude au grade académique et à l’habilitation détaillée correspondants.
• La mise à jour des PE peut se faire de trois manières différentes : par web service (technologie SOAP), par encodage manuel dans les écrans de l’application mais aussi par chargement de fichiers CSV.
• En cas de mise à jour des PE par chargement de fichiers, il est demandé aux établissements de prendre contact avec l’équipe e-paysage de l’ARES via l’adresse epaysage@ares-ac.be pour informer de la démarche. Suite à la demande, l’équipe e-paysage fait parvenir un fichier CSV pré rempli, que l’établissement pourra transmettre une fois les données des nouveaux programmes d’études encodées.
• Toutes les informations relatives à la mise à jour des programmes d'études sont reprises dans une fiche explicative sur le wiki e-paysage (lien direct).
• Les référentiels des grades académiques et des habilitations détaillées sont également disponibles sur l'Open data de l'ARES (lien direct).

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Synthèse des échanges

• Il est demandé d’informer les EES via les adresses email générique epaysage lorsque les données habilitations et études sont mises à jour sur le portail Open data.
• Une partie des échanges a porté sur l’utilisation que font les EES des données HOPS par rapport à leurs besoins internes.
• L’année dernière suite à une problème d’articulation entre la base de données HOPS et son référentiel (CADO), il y a eu des problèmes d’envoi des PE après le basculement d’année académique début juin. Les IT demandent qu’une attention soit portée à ce que le problème ne se représente pas.

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Nouveau service BeStAdress de la BCED

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Description du service

• Un nouveau format d’adresse, nommé BeStAddress, sera bientôt mis en service via la BCED, ce qui nécessitera de migrer vers une nouvelle version afin de continuer à recevoir les données.
• L’évolution concerne le service Person de la BCED.
• Les informations communiquées par la BCED sont les suivantes :
• L’utilisation des nouveaux formats BeStAddress est annoncée pour la fin 2024 dans les données « Enterprise » (par le SPF Economie) et pas avant début 2025 dans les données « des personnes » (par le SPF Intérieur).�Cela signifie que la BCED ne recevra aucune donnée au format BeSt avant cette date.
• L’analyse d’impact que devrait avoir le nouveau nouveau format d’adresse BeSt sur les services qui vont évoluer est disponible au lien suivant (lien).
• Dans le courant du mois de mai 2024, les contrats des futurs services BCED, qui vous permettront de recevoir les adresses au format actuel et au format BeSt, seront transmis. �Cette documentation vous permettra de lancer les démarches (analyse, marché public, etc.) de votre côté.
• A cette même période, la BCED espère pouvoir transmettre également les premières informations relatives au planning d’exposition de ces nouvelles versions de services.

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Synthèse des échanges

• Sans commentaire.

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Fonctionnement de FASE

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Fonctionnement de FASE

• FASE contient la liste des établissements d’enseignement (obligatoire et supérieur) depuis 1990.
• Chaque établissement a un code unique qui identifie le siège social et chacune de ses implantations a également un code unique.
• Tout établissement a un nom sous 3 formats (court, usuel, long).
• Chaque établissement est associé à une date de début (lorsqu’elle est inconnue, il est noté 1900).
• Si l’établissement a fermé, il a une date de fin.

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Comment caractériser le titre d’accès avec FASE ?

• L’établissement doit être recherché sur base de son nom sur le titre d’accès.
• Quand le système reçoit un numéro FASE avec une année de diplômation, il vérifie que l’établissement était bien actif dans l’année de diplomation.
• Si l’établissement est bien un EES de la Communauté française mais n’est pas dans FASE à l’année de diplomation : il faut alors renseigner le code “999999999”.
• Il n’y a pas de contrôle qui lie la Communauté d’origine du titre, le pays et le code FASE - il est donc possible de renseigner un titre délivré par un établissement en Belgique et en Communauté française avec un code “999999999”.
• Les établissements privés, même s’ils délivrent des CESS éventuellement reconnus par la Communauté française - à l’instar du Lycée Molière à Bruxelles - n’appartiennent à aucune Communauté : il ne faut donc pas renseigner de code FASE pour ces cas-là, ni le code “999999999”.

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Synthèse des échanges

• La procédure est détaillée sur une fiche dans la base de connaissance : accéder à la fiche
• Il semble que certains contrôles dysfonctionnent - l’ARES va vérifier que les contrôles liés aux titres d’accès sont cohérents.

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Planning des réunions de coordination 2024-2025

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GT IT - présentiel ou hybride ?

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• jeudi 17/10/2024 de 10h à 12h
• jeudi 12/12/2024 de 10h à 12h
• jeudi 20/03/2025 de 10h à 12h
• jeudi 22/05/2025 de 10h à 12h

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Synthèse des échanges

• L’agenda des réunions plénières peut être complété en cours d’année par des réunions plénières ou des bilatérales.

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Communication : support BCED et suppression des accès e-paysage

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Support BCED

Suppression des accès aux applications BCED-WI et e-paysage

• L’ARES assure un support de première ligne entre les EES et la BCED.
• Dès lors, toute demande de support en lien avec l’utilisation de l’application BCED-WI développée par la BCED (création d’un RNbis, modification de données encodées, mutation RNbis - RN, etc.) doit être remontée auprès du support e-paysage via l’adresse epaysage@ares-ac.be.
• Le support de la BCED (support@labced.be) ne doit être sollicité, uniquement, qu’en cas de problème de connexion à BCED-WI.

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• Si une personne de votre établissement bénéficiant d’accès à l’application BCED-WI ou aux applications e-paysage ne travaille plus dans votre établissement, il est impératif de communiquer cette information à l’équipe e-paysage via l’adresse epaysage@ares-ac.be qui se chargera d’en informer la BCED pour la suppression des accès à BCED-WI ou qui fera le nécessaire pour la suppression des accès aux applications e-paysage (en particulier SIEL-SUP qui contient des données à caractère personnel).

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Synthèse des échanges

• Sans commentaire.

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Divers

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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