E-PAYSAGE

GT PR U + HE + ESA

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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17 mars 2026 - HELHa

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la dernière réunion (lien)

- État des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Fil de l’eau

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Dictionnaire des données 2026-2027

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Adaptation de SIEL-SUP par rapport aux finalités des Masters 120 crédits

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Adaptation des services existants et ouverture des flux pour les EES

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Développements 2026

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Consultation et auto remplissage des données titres d’accès

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Révision de l’ergonomie et des écrans de SIEL-SUP

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Mise à jour des PE pour 2026-2027

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Envoi du dossier de preuves

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Services BCED

• Présentation ; Synthèse des échanges

- Divers

• Présentation ; Synthèse des échanges

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Etat des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

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Les inscriptions - quelques chiffres

• Pour les mini-inscriptions, il n’y a plus eu d’évolution depuis le dernier état des lieux. Un seul EES est toujours manquant à ce jour.
• 21-22 :
• Au 2 décembre 2025, 37 EES ont envoyé des données, toujours en progression depuis le précédent état des lieux (+5). Il manque les données de 3 ESA et 1 HE.
• Le taux de complétude de l’année académique progresse légèrement et approche maintenant les 96% par rapport aux données de référence statistiques.
• Pour les universités, l’envoi des inscriptions est complet.
• 22-23 :
• 35 EES ont envoyé des données, là aussi en légère progression par rapport aux précédents état des lieux (+3). Il manque les données de 4 ESA et 2 HE.
• Le taux de complétude de l’année académique pour les HE-ESA est passé à ± 92% par rapport aux données statistiques (pour les HE et ESA).
• Pour les universités, l’envoi des inscriptions est complet.

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Les inscriptions - quelques chiffres

• 23-24 :
• 33 EES ont envoyé des données (+5 par rapport à décembre). Il manque les données de 4 ESA et 3 HE.
• Le taux de complétude de l’année académique est de ± 78% par rapport aux données de référence statistiques.
• Pour les universités, l’envoi peut-être considéré comme quasiment complet (un complément d’environ 9.000 inscriptions doit être réalisé par une université).
• 24-25 :
• 28 EES ont envoyé des données (+7 par rapport à octobre). Il manque les données de 8 ESA et 4 HE.
• Pour les universités, l’envoi des inscriptions est complet.
• 25-26 :
• Les premiers EES ont envoyé des données pour l’année académique 25-26 (création des inscriptions dans SIEL-SUP au fil de l’eau).
• Les données (partielles) sont disponibles pour 24 établissements à ce jour (+4 par rapport à l’état des lieux de décembre.
• Pour certains, les données ont été actualisées suite à la session de milieu d’année.

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En une image

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Gestion des envois en production

• Vérifier le traitement des fichiers chargés en production et prévoir les corrections éventuelles si besoin

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Envoi des données relatives aux étudiants libres

• Pour rappel, les données relatives aux étudiants libres ou étudiants suivant des cours isolés doivent être envoyées dans SIEL-SUP à partir de l’année académique 2025-2026.
• Les données à envoyer sont uniquement les suivantes :
• le NISS (DSE_16) ;
• l’année académique (DSI_73) ;
• le nombre de crédits inscrits au PAE (DSI_20) ;
• la qualité de l’étudiant (DSI_90) => valeur “2” à appliquer ;
• la date d’inscription (DSI_29) ;
• le(s) code(s) interne(s) de l’UE (inscription à un cours isolé) (DSI_145).

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• Les codes en série doivent être séparés par une virgule ( , ) lors de l’envoi. S'il n'y a pas de code UE en interne, le code études du programme peut être envoyé en lieu et place du code UE.
• La donnée “catégorie de titre d’accès pour l’inscription (DSI_40)” n’est pas obligatoire pour les étudiants libres.
• Un canevas spécifique pour l’envoi des données des étudiants libres est disponible sur la base de connaissances e-paysage (lien).
• La procédure s’y rapportant a été mise à jour sur la base de connaissances (lien).

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Synthèse des échanges

• Après vérification, la date d’inscription n’est pas une donnée obligatoire pour l’envoi des inscriptions relatives aux étudiants/auditeurs libres. La présentation ainsi que les procédures sur la base de connaissances ont été adaptées en ce sens.
• Toutefois, aucun blocage technique n’est prévu en cas d’envoi de cette donnée ou d’une autre. Seul un warning est généré. Toute donnée supplémentaire envoyée ne sera tout simplement ni affichée, ni stockée dans SIEL-SUP.

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Fil de l’eau

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SIEL-SUP inscriptions : source authentique dans le cadre de la simplification administrative

• SIEL-SUP ne sert pas qu’à centraliser le contrôle des COM/DEL, c’est une source authentique qui est/sera consultée par des administrations tierces qui ont besoin de vérifier l’inscription de l’étudiant·e soit pour lui ouvrir/maintenir des droits (bourses, allocations familiales, etc.), tout en soulageant les secrétariats d’une série de tâches.
• Dans ce cadre, le fil de l’eau est essentiel pour que l’étudiant bénéficie de ces droits le plus rapidement possible une fois son inscription prise en considération.
• Planning suivi :
• 2025-2026 : année test
• pour l’envoi au fil de l’eau pour les EES
• pour l’utilisation du service développé pour les bourses d’études DAE
• pour la génération des rapports de synthèse liés à la gestion des bourses frais d’accueil à l’ARES
• 2026-2027
• production du fil de l’eau par les EES
• année test pour les attestations d’allocations familiales

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Retours sur les tests 2025-2026 liés aux étudiant·es boursier·es

• Boursiers DAE :
• Pour rappel, à partir de 2025-2026, la DAE a accès aux inscriptions de l’année en cours pour lesquelles la valeur boursier DAPE sera présente dans SIEL-SUP → intérêt d’associer au set de données minimal la donnée bourse dès la création de l’inscription (DSI_76 - valeur 1). Dans la cas où l’étudiant n’aurait aucune inscription dans SIEL-SUP, il devra produire son attestation d’inscription.
• Appels de la DAE entre 09/2025 et 02/2026 :
• NISS - 114.186 appels
• Nom/Prénom/DN - 438 appels
• Total des appels - 114. 624 appels

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• Boursiers coopération internationale (frais d’accueil et formation internationale) :
• La Direction de la coopération internationale de l’ARES souhaite extraire les données relatives aux boursiers de la coopération afin de soulager à l’avenir le travail des relations internationales des EES.
• Il convient dès lors d’envoyer, au moment de l’encodage de l’inscription, les valeurs de la DSI_76 : valeur 5 - Frais d’accueil ou valeur 6 : Formation internationale (les valeurs 2, 3 et 4 ne sont plus valables à partir de 2023-2024 inclus).
• Des tests ont été réalisés sur les données 24-25 et l’ARES constate que les données sont encore manquantes pour de nombreux EES. La Direction de la coopération internationale a introduit un rappel auprès des personnes de contact au charge des frais d’accueil des EES afin de régulariser la situation pour le 30 mars 2026.

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Nettoyage des inscriptions “réputées n’ayant jamais existé”

• Si des inscriptions “réputées n’ayant jamais existé” ont été envoyées durant les tests au fil de l’eau en production, elles devront être supprimées par l’EES.
• Pourquoi ?
• SIEL-SUP ne peut pas identifier ces inscriptions tant que le contrôle par les COM/DEL n’est pas effectif dans l’application.
• Ces inscriptions peuvent impacter négativement la finançabilité de l’étudiant·e en 2026-2027.
• Quand les supprimer ?
• Au plus tard, le 15/09/2026.

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Synthèse des échanges

• L’équipe e-paysage va se coordonner avec la Direction de la Coopération internationale afin de clarifier leur demande d’extraction des données “frais d’accueil” ainsi que les attentes vis-à-vis des EES. Une réunion sera organisée avec les représentants métiers des universités et la personne en charge de la vérification des fichiers à la Direction de la coopération au développement.
• La DAE n’a pas les autorisations pour créer les RNBis. Cela reste la prérogative des EES. Par contre, il est convenu avec la DAE que les agents complèteront les NISS manquants dans SAPE pour élargir le périmètre de consultation des EES, à partir du service “subside” permettant à la DAE de consulter les inscriptions.
• L’alimentation au fil de l’eau est essentielle pour accélérer le traitement des demandes de bourses d’études et également, à partir de la rentrée académique 26-27, ouvrir le droit aux allocations familiales.
• Une série d’autres administrations ont manifesté un intérêt pour la consultation des données inscriptions au fil de l’eau, comme la SNCB.
• Les inscriptions réputées n’ayant jamais existé et envoyées dans le module de testing 25-26 doivent être nettoyées par les EES. En effet, il est impossible dans un certain nombre de cas de déterminer quelles inscriptions doivent être supprimées. Seul l’EES est à la manoeuvre.
• Il n’est pas possible de supprimer une inscription par fichier CSV.
• Techniquement, trois possibilités de suppression existent (l’opération est irréversible) :
• Soit supprimer les inscriptions par web service (opération “deleteEnrolment”) ;
• Soit introduire une demande de nettoyage auprès du support e-paysage en précisant les ID_Inscription à supprimer ;
• Soit supprimer manuellement les inscriptions au niveau du tableau de bord des étudiants concernés dans les écrans de SIEL-SUP.
• Par rapport au moment des suppressions de ces inscriptions, le point sera abordé en GT COM/DEL pour tenir compte d’éventuels délais de recours.
• Un nettoyage automatique pourra être réalisé pour les inscriptions annulées avant le 1er décembre.

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Dictionnaire des données 2026-2027

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Version validée du dictionnaire 26-27

• Le dictionnaire des données 26-27, disponible au lien suivant, a été validé par le Copil e-paysage en date du 18 février 2026.
• Les principaux changements sont les suivants :
• Adaptation de la variable DSI_62 - Taux appliqué au droit d’inscription par rapport au montant des DI et aux nouveaux plafonds, sous réserve de l’approbation du texte légal. Quatre taux en vigueur à prévoir :
• 1 - Taux complet
• 2 - Taux boursier
• 3 - Taux intermédiaire / condition modeste → fin de validité 2025-2026 à appliquer
• 4 - Taux intermédiaire → nouvelle valeur avec début de validité en 2026-2027
• 5 - Taux condition modeste → nouvelle valeur avec début de validité en 2026-2027
• Ajout d’une nouvelle variable (PAE_45) dans l’onglet « Passé de l’étudiant » relative à l’année académique de délivrance du diplôme de fin d’études secondaires hors FWB.
• Ajout d’une nouvelle variable (PAE_46) dans l’onglet « Passé de l’étudiant » relative au pays où le diplôme de fin d’études secondaires hors FWB a été émis.

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Version validée du dictionnaire 26-27 - suite

• Les autres changements sont les suivants :
• Ajout d’une nouvelle variable (DSI_150) dans l’onglet « Descriptif Inscription » relative à l’année d’obtention du diplôme de fin d’études secondaires en FWB. Il s’agit d’une donnée automatique générée à partir de la consultation de DADi.
• Ajout d’une nouvelle valeur (H) relative au passé académique en promotion sociale (enseignement pour adultes) en FWB au sein de la PAE_3 - Passé académique hors FWB/paysage.

Conséquemment à la modification précédente : adaptation de l’intitulé de la PAE_3 - Passé académique hors FWB/paysage en « Passé académique (hors plein exercice en FWB) » afin d’inclure le passé académique en EPS / EA en FWB.

• Clarification des intitulés et des définitions relatives aux variables DSI_108, DSI_116, DSI_130, DSI_131, DSI_133, DSI_134 et DSI_135 (variables relatives aux crédits) compte tenu d’un manque de compréhension sur le caractère cumulatif ou annuel des crédits acquis et valorisés.

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Proposition de redéfinition de la variable DSI_53 - Année de délivrance du titre accès lié à l’inscription dans l’année n

• Un besoin de redéfinition de la variable « DSI_53 - Année de délivrance du titre accès lié à l’inscription dans l’année n » a été identifié par le CoDo pour harmoniser les pratiques entre l’usage de la date du diplôme d’origine et celle de l’équivalence.
• Une divergence d’interprétation subsiste en effet concernant l’année à encoder pour le titre d’accès, particulièrement pour les étudiants détenteurs d’un diplôme HFWB.
• Les COM/DEL soulignent l’importance de disposer des deux informations :
• L’année du titre d’origine (ex : baccalauréat français) : pour identifier d’éventuels “trous” dans le parcours académique de l’étudiant.
• La date de prise d’effet de l’équivalence : pour vérifier la validité légale de l’inscription au moment de l’admission (par ailleurs obtenue via la DSI_56).
• Le CoDo a estimé que la définition de la variable DSI_53 pourrait être élargie pour ne plus être restrictive au seul “titre d’accès” bachelier, incluant désormais les décisions de jury (PV) pour les admissions en Master. La discussion est ouverte en réunion de personnes-relais pour stabiliser une définition commune, qui sera alors remontée vers le CoDo lors de la préparation du dictionnaire 27-28.

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Demande d’automatisation des déclarations Dimona via SIEL-SUP

• La représentante des universités au CoDo, côté métier, a remonté la demande d’automatiser les déclarations Dimona à partir de SIEL-SUP pour les étudiants en stage.
• Celle-ci pourrait être déclenchée sur la base d’une variable « Stage à réaliser dans l’année » booléenne dans le dictionnaire.
• Lors de la réunion du CoDo du 21 janvier, l’équipe simplification a rappelé qu’il est important d’estimer la pertinence d’une prise en charge centralisée de ce service à partir de SIEL-SUP en sachant qu’un grand nombre d’EES gèrent la création des dimonas de leur côté via l’appel au webservice et qu’il n’y a pas eu de demande globale des EES en ce sens.
• Si le besoin était exprimé, il a été rappelé qu’il revient aux EES de ramener ce besoin auprès de leur représentant au Copil e-paysage. L’équipe e-paysage n’a pas la prérogative de remonter les besoins des EES auprès du Copil.
• Le Copil décide des orientations en matière de simplification administrative et doit valider les budgets relatifs aux orientations.
• Dans la mesure où cette demande reviendrait au Copil, elle ne pourrait pas être développée avant 2027-2028. Le planning 26-27 est déjà validé et est saturé.

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Synthèse des échanges

• Un GT spécifique sera mis sur pied pour aborder la question de la redéfinition de la variable DSI_53. L’ARES lance donc un appel à volontaires afin d’échanger sur les pratiques et de stabiliser une définition commune, qui sera alors remontée en GT personnes-relais puis vers le CoDo lors de la préparation du dictionnaire 27-28.
• Concernant la demande d’automatisation des déclarations à la Dimona, de nombreux EES confirment qu’ils sont autonomes en la matière. Il n’y a donc pas de demande globale en ce sens. Par ailleurs, le numéro BCE de l’EES est requis pour faire appel au service Dimona et les appels sont limités. Il est rappelé que la procédure, si un intérêt est exprimé, passe par une demande officielle des représentants EES au Copil e-paysage.

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Adaptation de SIEL-SUP par rapport aux finalités des Masters 120 crédits

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Rétroactes

• Suite au vote du 16 juillet dernier d’un décret dit fourre-tout par le Parlement de la FWB (lien vers le texte législatif), les finalités ne font plus partie des grades académiques (articles 32, 33 et 36 dudit texte). Le décret entre en vigueur à la rentrée académique 2025-2026.
• Ce changement législatif engendre un impact technique sur SIEL-SUP et sur DADi :
• Unicité de l’inscription : le contrôle actuel empêche deux inscriptions dans un même grade. Sans finalité, le système ne peut plus distinguer deux cursus différents la même année.
• Traçabilité des diplômes : il y a un risque de voir apparaître plusieurs diplômes identiques pour un même étudiant, rendant le parcours illisible sans consultation du supplément au diplôme.
• Disparité d’encodage : certains établissements appliquent déjà les codes “sans finalité” tandis que d’autres conservent les codes à finalité.

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Solution envisagée

• En concertation avec les COM/DEL, il a été décidé que les EES continuent d’envoyer les codes grades académiques avec finalité dans SIEL-SUP.
• Le système créera automatiquement une nouvelle variable « grade académique légal » (générique) pour la conformité réglementaire et affichera les deux grades.
• Le code grade académique légal n’écrase pas le code grade académique avec finalité envoyé dans SIEL-SUP.
• Les codes grades académiques dits génériques (sans finalité) ont déjà été créés dans HOPS pour les Masters 120 crédits qui n’en disposaient pas encore.

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Synthèse des échanges

• La création de grades correspondants à de nouvelles finalités de master ne passe plus par une procédure d’habilitations simplifiées au niveau de la Direction des Affaires académiques mais par une simple demande à adresser au support epaysage@ares-ac.be.

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Adaptation des services existants et ouverture des flux pour les EES

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SIEL-SUP DAPE V2

• Depuis 2019, un service de consultation des décisions/recours relatifs aux bourses d’études de la FWB ainsi que le statut d’étudiant modeste sur 5 années académiques est disponible.
• La consultation est possible via deux webservices SOAP (SAPE ou SIEL-SUP DAPE V1) ou via le répertoire allocations d’études de l’application web SIEL-SUP.
• Le décret programme en cours de parcours prévoit la création d’un taux supplémentaire : le taux intermédiaire applicable en 2026-2027.
• Les services SOAP seront maintenus en l’état. Ils ne seront pas adaptés.
• Le nouveau service sera développé en REST.
• Étape 1 : Adaptation de la DB SAPE des bourses d’études au nouveau seuil – mars/avril 2026
• Étape 2 : Adaptation de SIEL-SUP DAPE et mise à disposition de la documentation – avril 2026
• Étape 3 : Adaptation du côté des applications métiers des EES et de l’écran de consultation bourses de SIEL-SUP – septembre 2026
• Le service SAPE sera décommissionné en 2027.

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Service et écran fraudeurs

• Le service fraudeurs REST est en production.
• La documentation est disponible sur l’extranet de l’ETNIC (lien).
• Appel aux EES candidats, prêts à tester la version REST.
• Adaptation de l’écran fraudeur à la demande des COM/DEL.

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Accès aux données de l’Administration générale de l’Enseignement (AGE)

• Deux avenants à la convention cadre d’échanges de données AGE-ARES ont été signés :
• Accès aux données CESS (DADi) et aux attestations provisoires de CESS (récoltées auprès des écoles secondaires via SIEL-O) ;
• Accès aux données équivalences du secondaire (telles qu’elles existent dans la DB actuellement utilisées par le services des équivalences).
• Le service diplomation permet de consulter les CESS dans DADi :
• La documentation est disponible sur le site de l’ETNIC ;
• Les flux vont être ouverts par la BCED.

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Synthèse des échanges

• La base de données DADi contient les CESS définitifs, soit revêtus du Sceau de la Communauté française, depuis l’année 2004.
• Les attestations provisoires de CESS ne sont pas encore disponibles et font l’objet d’un autre service dont les développements seront initiés en 2026.
• La consultation des équivalences fera également l’objet d’un développement au cours de l’année 2026. Néanmoins, l’ARES précise que les données relatives aux équivalences sont très limitées, peu structurées ni normalisées.

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Développements 2026

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Développements validés et budgétisés pour 2026

• Initié en 2025 et à finaliser en 2026 :
• Module de contrôle pour les COM/DEL ;
• Titre d’accès ;
• Attestations pour les allocations familiales ;
• Mobilité ;
• POC OOTS (pilote échange de données SDG diplômés-inscriptions avec le Luxembourg).
• À initier en 2026 :
• Attestations provisoires de CESS ;
• Équivalences ;
• Rapports de financement pour la DGESVR.

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Consultation et auto remplissage des données titres d’accès

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Deux aspects

• Consultation des diplômes chargés dans DADi via le nouveau répertoire diplômé·es de l’application SIEL-SUP.
• Actuellement, les diplômes du supérieur ;
• Une adaptation doit être effectuée pour l’affichage des CESS.
• Auto remplissage des informations liées au titre d’accès sur base de l’ID DADi ou des codes études/grades.

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Écrans de recherche au départ du répertoire “Diplômé.es”

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Alimentation et consultation de DADi

• L’alimentation de la base de données des diplômés - DADi - a été réalisée en production, actuellement 300.000 diplômes ont été injectés.
• Les derniers EES pour lesquels les chargements doivent être finalisés sont l’UCLouvain (en cours) et l’ULiège (à initier)
• Chaque diplôme créé s’est vu attribuer un ID DADI. Cet ID est récupérable via le web service de SIEL-SUP inscriptions ainsi que via le module “Listes - Télécharger” des écrans de l’application.
• L’accès à DADi est possible via web service sans demande spécifique. La documentation technique pour le service diplomation est disponible sur l’extranet de l’ETNIC.
• Point d’attention : l’inscription préalable (ou la prolongation de l’inscription pour une inscription préalable au répertoire de la BCED) est obligatoire pour la consultation des diplômes par web service.

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Synthèse des échanges

• Il n’y a actuellement aucun système de gestion des mutations des NISS dans DADi - le diplôme est donc créé avec le NISS de la personne au moment de l’alimentation de DADi.
• Une demande d’autorisation pour consulter l’historique des NISS a été introduite auprès du SPF intérieur en juin 2024 - l’avant-projet de décision indique que l’autorisation sera accordée pour utiliser le service Person History V2 qui permet de consulter l’historique des NISS. La décision est à la signature - un suivi sera fait au prochain GT.
• Les EES souhaitent voir les différents diplômes d’une personne affichée de manière chronologique décroissante (du plus récent au plus ancien).
• L’ARES confirme que l’intitulé “grade clé fournisseur” est bien le code grade académique tel qu’encodé dans HOPS.

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Révision de l’ergonomie et des écrans de SIEL-SUP

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Révision des écrans de SIEL-SUP

• L’ARES et l’ETNIC ont travaillé sur une proposition d’ergonomie des écrans.
• Les modifications sont, notamment, les suivantes :
• Suppression de la navigation en workflow vers une ligne de progression qui vous permet de vous rendre à l’étape que vous le souhaitez (pas uniquement l’étape suivante ou précédente).

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• Révision de certains écrans (Inscription, Financement, Annexes)
• Modifications et ajouts dans le tableau de bord
• Ajouts de données dans le bandeau d’identification, liées notamment à l’inscription
• Fonctionnalités déclinées en action

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Les sous-menus inscription

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Les sous-menus financement

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Les sous-menus annexes : dossier de preuves et données études

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La consultation des preuves

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La consultation des preuves

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Synthèse des échanges

• Certaines adaptations, demandées par les COM/DEL, sont encore en cours de développement.
• Une révision des tableaux de bord pour améliorer l’ergonomie et rationaliser les intitulés de colonne sont en cours.
• Les EES seront informés lorsque les nouveaux écrans seront disponibles en production.
• Le tutoriel mis à jour sera mis à leur disposition.

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Mise à jour des PE pour 2026-2027

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Procédure de mise à jour des PE

• La mise à jour des programmes d’études (PE) pour l’année académique 2026-2027 s’effectue au sein de la base de données HOPS du 1er mars au 1er juin 2026. Chaque établissement d’enseignement supérieur doit donc mettre à jour les PE des études qu’il organise (uniquement pour les habilitations dont il est référent), en associant, dans HOPS, un programme d’étude au grade académique et à l’habilitation détaillée correspondants.
• Dans ce cadre, le code grade académique lié à une finalité de Master 120 crédits continue à être utilisé.
• Si une nouvelle finalité doit être créée dans HOPS, les personnes relais e-paysage des EES sont invitées à introduire la demande via le support e-paysage de l’ARES, qui créera et communiquera le nouveau code grade académique.
• La mise à jour des PE peut se faire de trois manières différentes : par web service (technologie SOAP), par encodage manuel dans les écrans de l’application mais aussi par chargement de fichiers CSV.
• En cas de mise à jour des PE par chargement de fichiers, il est demandé aux établissements de prendre contact avec l’équipe e-paysage de l’ARES via l’adresse epaysage@ares-ac.be pour informer de la démarche. Suite à la demande, l’équipe e-paysage fait parvenir un fichier CSV pré rempli, que l’établissement pourra transmettre une fois les données des nouveaux programmes d’études encodées.
• Deux liens URL doivent être communiqués : un lien URL renvoyant vers le site de l’établissement ou le programme d’étude détaillé et un lien URL renvoyant vers les informations relatives au remplissage du formulaire d’admission ou d’inscription (conformément au règlement européen relatif au SDG).
• Toutes les informations relatives à la mise à jour des programmes d’études sont reprises dans une fiche explicative sur le wiki e-paysage (lien direct).
• Les référentiels des grades académiques et des habilitations détaillées sont également disponibles sur l’Open data de l’ARES (lien direct).

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Points d’attention

• L’actualisation des PE permet une publication de l’offre de formation sur le portail mesetudes.be. Le basculement entre l’offre 25-26 et 26-27 est prévue le 10 juin 2026.
• Plusieurs EES n’ont envoyé qu’un seul lien URL pour leurs formations lors de la mise à jour 25-26 => deux liens URL doivent être communiqués pour chaque habilitation : un lien URL renvoyant vers le site de l’établissement ou le programme d’étude détaillé et un lien URL renvoyant vers le formulaire d’admission ou d’inscription et ce, en application du règlement européen relatif au SDG.
• Lors de la dernière actualisation, des PE ont été mis à jour sur des habilitations qui sont clôturées. Pour rappel, les données relatives à l’historique des habilitations sont disponibles dans les écrans de HOPS et sur l’Open data. A partir de 26-27, HOPS bloquera l’envoi des PE pour des habilitations qui sont clôturées.
• Des PE ont également été mis à jour sur des habilitations qui ne sont pas organisées par l’EES, voire, à l’inverse, des PE sont manquants dans HOPS alors qu’ils apparaissent sur les catalogues de formation des EES. Pour rappel, si un PE est mis à jour dans HOPS pour l’année académique en cours, la formation concernée apparaîtra sur le moteur de recherche mesetudes.be. Il est donc important de s’assurer de la qualité et de l’exactitude des données qui sont encodées dans HOPS et de vérifier les codes habilitations et grades académiques avant la mise à jour des données des PE.
• La mise à jour des programmes relatifs aux certificats (formation continue) s’effectue de la même manière que la formation initiale, à l’exception qu’aucun grade académique n’est associé aux certificats. Dans ce cas, le code grade académique ne doit pas être envoyé (les certificats sont néanmoins liés à des codes habilitations détaillées, si toutefois ils ont été créés dans HOPS).

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Audit SDG

• Conformité SDG :
• En 2025-2026, 32 EES de plein exercice sur 40 se sont conformés au SDG en transmettant une URL vers les consignes de l’admission (contre 26 sur 40 en 24-25) :
• 4/5 au niveau des universités ;
• 18/19 au niveau des hautes écoles ;
• 10/16 au niveau des ESA (la plupart renvoyant vers la page d’accueil du site de l’EES).
• L’ARES a publié une version anglaise du site mesetudes.be et du moteur de recherche associé.
• En mai 2026, BOSA procédera à une analyse qualité de la procédure P4 : demander une admission dans l’enseignement supérieur.
• L’audit consiste à détailler le parcours de l’étudiant depuis mesetudes.be jusqu’à la confirmation de réception de la demande.
• Deux façons de faire :
• sur la base de captures d’écran illustrant les étapes du parcours ;
• d’une vidéo retraçant l’ensemble du cheminement, incluant la liste des documents demandés.
• L’ARES prendra en charge le montage final mais souhaite travailler en accord avec 2 ou 3 EES pour introduire des demandes d’admission fictives pour répondre à l’analyse de BOSA - idéalement, il serait souhaitable d’avoir au moins un EES pour lequel les informations et le formulaire d’inscription sont en langue anglaise.
• La Belgique doit prouver qu’elle s’est conformée à la demande sous peine d’astreintes potentielles.

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Synthèse des échanges

• Actuellement, les programmes d’études 25-26 sont affichés sur mesetudes.be. En cas de mise à jour réalisée pour l’année 26-27, ce sont les programmes 26-27 qui seront alors affichés. Si l’actualisation des programmes pour l’année 26-27 n’a pas été effectuée pour le 10 juin au plus tard - date du basculement entre les deux années académiques - aucune formation de l’EES concerné ne sera affichée sur mesetudes.be.
• L’ARES fait un appel à candidat pour l’audit liée au SDG.

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Envoi du dossier de preuves

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Révision des catégories de preuves

• Outre l’envoi des données reprises au dictionnaire, les EES doivent envoyer une série de preuves dans le dossier de preuves de l’étudiant pour des situations administratives et académiques spécifiques pour lesquelles aucune source authentique n’est disponible à la consultation.
• L’envoi des preuves est opérationnel depuis juin 2025 dans l’environnement TQ (environnement de test pour les EES) et dans l’environnement de production e-paysage.
• Le contrôle du dossier de preuves par les COM/DEL dans l’application SIEL-SUP inscriptions est prévu à partir de 2026-2027.
• L’idée de la simplification administrative se base sur le fait que si les données existent dans une base de données que l’on peut associer à la plateforme e-paysage, les COM/DEL consultent cette base de données et évitent de cette façon à l’EES d’envoyer les preuves correspondantes (délivrées par l’étudiant) dans le dossier de preuves de l’étudiant.
• Les catégories de preuves et les types de documents s’y rapportant sont les suivants :
• Passé hors FWB :
• Équivalence provisoire et/ou définitive
• Passé académique (diplômes, relevés de notes)
• Preuves d’activités non académiques
• Déclarations sur l’honneur
• Assimilation :
• Décision de jury :
• Allègement 151
• VAE (article 67)
• Article 117

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Révision des catégories de preuves - suite

• Compte tenu de l’incertitude sur les plannings de développement relatifs aux attestations provisoires de CESS et aux équivalences du secondaire, l’ARES suggère de considérer dès maintenant, le cas où les développements ne seront pas opérationnels à la rentrée 26-27 de manière à ce que le contrôle puisse se dérouler dans les meilleures conditions, de collecter les preuves relatives aux attestations provisoires de CESS et aux équivalences.
• Compte tenu que cette proposition a été acceptée par le Copil e-paysage, il importe aux EES d’effectuer certaines adaptations dans leurs systèmes d’information. Cette collecte sera temporaire et, sauf problème majeur, limitée à l’année académique 26-27.
• Une nouvelle catégorie de preuves est dès lors ajoutée à la liste existante précitée :
• Titres d’accès au premier cycle (attestation provisoire de CESS et attestation d’équivalence)

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• Les COM/DEL proposent également d’ajouter un document relatif à l’article 119, soit la VAE pour admission, à la catégorie de preuves liées aux décisions de jury.

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Clarification sur l’envoi du dossier de preuves et du passé HFWB

• Dans le cadre de l’envoi du dossier de preuves, les COM/DEL ont confirmé que les EES doivent fournir l’ensemble des documents ayant permis de statuer sur la finançabilité de l’inscription : diplômes originaux (en langue étrangère), relevés de notes et traductions officielles (assermentées).
• Même si le dossier est volumineux (ex: documents en mandarin avec traduction), SIEL-SUP doit contenir les mêmes pièces que le dossier physique de l’établissement pour permettre un contrôle effectif.
• Il faut également distinguer ce qui relève de l’envoi des données pour le passé HFWB et ce qui constitue le dossier de preuves.

Exemple : dans le cas d’un étudiant inscrit en 24-25 et ayant travaillé les deux années académiques précédentes :

• Il faut envoyer les données relatives au passé HFWB, ici non académique, pour chaque ligne du passé, ce qui fait deux lignes de passé dans SIEL-SUP, une pour 22-23 et une autre pour 23-24 ;
• Par contre, concernant le dossier de preuves, il faut envoyer un seul document qui reprend toutes les pièces justificatives du passé non académique (pour reprendre l’exemple, les preuves seront envoyées sur la base de l’inscription 24-25).

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Synthèse des échanges

• Une fois les preuves validées par les COM/DEL et le dossier d’inscription verrouillé, elles font office de données authentiques. Les preuves sont alors supprimées à l’issue du contrôle. Actuellement, il est prévu qu’elles soient détruites au 13/09 de l’année académique mais la procédure doit encore être validée avec les COM/DEL et être en phase avec l’agenda de nettoyage des inscriptions “réputées n’ayant jamais existé” lié lui-même aux éventuels recours.
• Une fois les données validées dans l’application à partir de 26-27, les données étayées lors du contrôle par le dossier de preuves ont une valeur authentique. Il n’est donc plus nécessaire, par exemple, de fournir à nouveau les preuves d’un passé hors plein exercice si les données relatives à ce passé ont été validées lors du contrôle précédent. Le dossier de preuves ne doit être complété que pour tout élément nouveau ou toute preuve liée à la nouvelle inscription.
• Un appel à candidat pour l’alimentation dématérialisée des décisions de jury sera effectuée lors de la réunion du GT IT.
• Une fiche explicative sur le dossier de preuves est à présent disponible sur la base de connaissances (lien).

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Services BCED

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Nouveautés pour l’outil BCED-WI intégrant les adresses au format BeSt

• Pour les consommateurs du service Personne (Service Person), la nouveauté du service comprend une restructuration des données, sans modification des données transmises par rapport à la précédente version du service. Les nouvelles fonctionnalités sont listées ci-après :
• Précision de la position du prénom dans la recherche (à l’instar de la création des RNbis)
• Possibilité de recherche phonétique (ex. sur le nom de famille)
• Possibilité de limiter la recherche par lieu (ex. de résidence)
• Possibilité de limiter la recherche au genre
• Possibilité de limiter le nombre de réponses obtenues
• Concernant Historique des personnes (Person History), la nouvelle version de service permet désormais de recevoir, en plus de l’historique des adresses, l’historique des signalétiques des personnes (sous réserve d’autorisation légale) ainsi que deux modalités de recherche : une par date donnée et une pour tout l’historique autorisé (toujours sous réserve d’autorisation légale).
• Ces 2 nouvelles versions de services prévoient le nouveau format d’adresse BeSt. Cependant, vous ne recevrez les adresses au format BeSt que lorsque les fournisseurs de données (SPF Intérieur et Economie) les enverront. L’intégration des adresses BeSt est prévue pour le premier trimestre 2027. La BCED garantit l’accès aux données pendant une période transitoire.
• Les nouveautés de BCED-WI sont reprises dans une présentation de la BCED.

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Services Person V4 et Mutations V4

• Pour rappel, le service « Personne » V4 permet à l’utilisateur :
• de demander la signalétique d’une ou plusieurs personnes sur la base de trois critères :
• NISS : affichage des données d’une personne spécifique ;
• Données phonétiques : affichage des données de toutes les personnes répondant à plusieurs critères de base (nom, date de naissance, sexe, …) ;
• Lieu de résidence (adresse complète, sans nécessairement le numéro de boîte).
• de créer des numéros bis.
• La version 4.0 supporte le nouveau format des adresses BeSt (=> lien vers la présentation de la BCED du 18/03/25).

=> il est important de migrer vers le service Person V4 en 2026 pour bénéficier des adresses au format BeSt début d’année 2027 !

• Lors de la création d’une personne au Registre bis, il important d’encoder la nationalité de la personne pour permettre la distinction UE et HUE dans SIEL-SUP.
• Si vous souhaitez utiliser “en direct” le service Mutations V4 (sans passer par SIEL-SUP), il est nécessaire d’introduire une demande au support epaysage@ares-ac.be avec engagement de consommation et de suppression des fichiers consommés.

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Service Country

• Le flux Pays - Country, permettant d’accéder aux données des différents pays comme les codes NIS et ISO, a été ouvert pour les EES.
• La documentation technique est disponible sur l'extranet de l'ETNIC.

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Synthèse des échanges

• Aucun commentaire.

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Divers

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Service LED

• Le service de consultation du LED - diplomation de la Flandre est disponible pour les EES qui ont signé le protocole.
• Pour pouvoir avoir accès, chaque EES intéressé, après avoir pris connaissance des conditions de la convention cadre, doit envoyer une déclaration d’accord en néerlandais signée à epaysage@ares-ac.be (lien vers la déclaration à signer).

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Présentation de HOPS à destination des EES

• Au cours de la procédure d’habilitation simplifiée de 2025, des demandes ont été introduites par des EES concernant, par exemple, l’ajout d’une nouvelle modalité horaire pour une habilitation décrétale existante (ce qui génère une nouvelle habilitation détaillée). Or, certaines demandes n’avaient pas lieu d’être car les données existaient déjà dans la base de données HOPS.
• L’équipe e-paysage de l’ARES estime dès lors qu’il y a une appropriation disparate de HOPS au sein des EES, ce qui est néanmoins compréhensible en fonction de la position occupée dans l’EES.
• Par conséquent, l’équipe e-paysage de l’ARES se tient à disposition des EES pour toute question ou tout accompagnement dans l’utilisation de HOPS et fait offre de service en proposant d’organiser, idéalement en présentiel, une présentation de la base de données à destination des EES. Toute demande en ce sens peut ainsi être adressée sur le support e-paysage à l’adresse epaysage@ares-ac.be.

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Téléchargement des listes d’inscriptions des codiplômations

• Lors de la réunion des personnes-relais du 9 décembre dernier, un EES avait suggéré, dans le module “Listes - Télécharger” de SIEL-SUP, la mise à disposition de listes reprenant les inscriptions dans les habilitations en codiplomation.
• Après analyse par l’équipe e-paysage, cette demande ne sera pas satisfaite car les plannings de développements sont complets. De plus, il est possible pour tout EES d’extraire les inscriptions d’une habilitation en codiplomation pour laquelle l’EES en question n’est pas référent.

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Deuxième séance de test du module figeage / défigeage

• Une deuxième séance de test du module figeage / défigeage de SIEL-SUP a été réalisée le 16 mars 2026 avec les COM/DEL.
• Les tests se sont portés sur la navigation dans les écrans dont l’ergonomie a été revue, l’édition des avis, dont des divergences avec les EES, la consultation des preuves et la génération des rapports.
• Une troisième séance de test devrait être organisée avant l’été.

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Synthèse des échanges

• Faisant suite à des questions de la HEPL et de l’ULiège, il est nécessaire de clarifier ce qui est attendu de la part des EES dans l’envoi des variables FIN_14 et FIN_22.

Pour rappel :

• FIN_14 : Finançabilité et taux de financement FWB de l’inscription avant l’application éventuelle du taux de répartition financière en cas de codiplomation ;
• FIN_22 : Fondement de la finançabilité.

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• Une demande de clarification sera adressée en GT COM/DEL et un suivi sera fait à la prochaine réunion du GT.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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