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Workshop

“digitale Strukturen sammlungsbezogener Zusammenarbeit”

10. Februar 2022 in zoom

-lich willkommen!

zum Morgenplausch an den �Kaffeetischen geht es über das �Breakout-Symbol in Ihrer Bedienleiste

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Ablauf

Begrüßung / Einführung

EINSTIEG

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wichtigste Erkenntnisse

Ideen + Handlungsfelder

AUSWERTUNG

ENTDECKEN

ABSCHLUSS

06

weiteres Vorgehen

HANDELN PLANEN

07

Ende: 17.00 Uhr

Sammlungsübergreifende Zusammenarbeit + Digitalisierung

Verabschiedung

WORLD CAFÉ

05

06

Mittagspause: ca. 12.30 Uhr

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TIPPS für ONLINE KONFERENZEN

KAMERA AN/AUS�signalisieren, wenn ich grad nicht dabei bin

ABLENKUNG�Andere Anwendungen schließen

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1

ANSICHTEN �Sprecheransicht vs. Galerieansicht bewusst wählen

KONTAKT�in die Augen der Menschen schauen

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2

CHAT �für persönliche Nachrichten und bei Technikproblemen an Host

credits (Graphik): slidesgo.com

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PAUSEN �weg vom Computer, Bewegung, Frischluft

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Austausch zu Beginn

Leitfragen:

  • Was hat in meinem beruflichen Wirken für mich ganz persönlich Bedeutung? Was inspiriert mich? �Was liegt mir am Herzen? �(Objekt zeigen)
  • Was beschäftigt mich persönlich �gerade besonders?
  • Wie blicke ich auf den Workshop heute?

Ablauf:

  • eine/r beginnt
  • stellt sich kurz vor
  • zeigt ihr / sein Objekt
  • erzählt zu den Fragen
  • danach die Anderen - jede/r ca. 2-3 Min

insg. 12 Min.

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Rolle Gastgeber*in

  • bleibt über alle Gesprächsrunden am gleichen Tisch
  • ermuntert wichtige Ideen und Verbindungen festzuhalten
  • gibt, falls gewünscht, die Tischdecke der Gruppe frei
  • heißt in der 2. und 3. Runde die neuen Gäste willkommen
  • teilt den neuen Gästen kurz die wichtigsten Eindrücke aus der vorigen Runde mit

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ammlungsbezogene Zusammenarbeit und digitale Strukturen dafür

  • Wie könnte das in der Zukunft aussehen?
  • Was wäre vielleicht nicht unmöglich?
  • Woran könnte das ein Außenstehender erkennen?
  • Heterogenität der Sammlungen spiegelt sich in den Digitalisierungsanforderung wieder

  • Infrastrukur nötig! Personal, Geld!

  • Datenbank und -managment zentral regeln, Personal zentral

  • Datenbanksystem benutzerfreundlich, intuitiv(!), sammlungsorientiert, objektorientiert

  • Prioritäten

  • Sammlungen öffentlich zugänglich machen -> Digitalisierungen

  • corporate identity

  • gemeinsames Sammlungsportal

Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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Sammlungsbezogene Zusammenarbeit

  • warum überhaupt, ist das denn erstrebenswert? (Chancen?)
  • Die SNSB als ein Ganzes - mehr als nur die Summe seiner Teile?
  • Welche Herausforderungen müssen wir gemeinsam “wuppen”?
  • Was wird von uns als SNSB erwartet? (Träger, Mittelgeber, Öffentlichkeit)
  • Ja

Synergien in überlappenden Forschungsgebieten (nicht bei allen Sammlungen möglich) nutzen, gemeinsame Forschungsinfrastruktur nutzen

  • Ja - unterschiedliche Dinge unter einem Dach zusammenbringen (nicht nur gemeinsame Verwaltung, gemeinsame Problemlösungen, etc.); erfolgreich z.B. SNSB Core Facilities “Imaging (Morphologie - Morphometrie)”, “Genomics”

  • Einheitliches Datenbanksystem, einheitliches Datenmanagment(?), einheitliche Richtlinien zur Objektdigitalisierung (objektspezifisch, sammlungsspezifisch)

  • Öffentlichkeit: nicht alle Sammlungen öffentlich zugängig; Schwerpunkt der unt. Sammlungen unterschiedliche (Museen, Bot. Garten -> Öffentlichkeit), daneben reine Forschungssammlungen; Sammlungen als Dienstleister oder Forschungsinstitutionen?

Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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Tischwechsel

Gruppe 1

Gruppe 2

Gruppe 3

Gruppe 4

Gruppe 5

Gastgeber

bleibt am Tisch

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Café-Tische

hier geht es zu Ihren Tischdecken

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World Café - 1. Dialog

Leitfragen:

Sammlungsbezogene Zusammenarbeit

  • übersteigt das nicht unsere Kapazitäten?
  • dürfen wir denn das, überhaupt?
  • Wie sind wir bisher dafür aufgestellt?
  • Welche Rolle spielen gemeinsame digitale Lösungen dabei?

Ablauf:

  • GastgeberIn festlegen
  • Gespräch über die Leitfragen
  • Visualisieren - es braucht nicht schön zu sein
  • zum Ende:
    • Gastgeber: Gruppe merken!
    • die anderen: wer geht in welche Gruppe weiter?

insg. 20 Min.

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Jetzt ist Pause…

Es geht hier um 13.45 Uhr weiter

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Tische selbst aufsuchen

Computer Browser Tablet

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Konferenzräume -

beitreten oder wechseln

Computer Browser Tablet

in den Hauptraum zurückkehren

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World Café - 2. Dialog

Leitfragen:

Sammlungsbezogene Zusammenarbeit

  • warum überhaupt, ist das denn erstrebenswert? (Chancen?)
  • Die SNSB als ein Ganzes - mehr als nur die Summe seiner Teile?
  • Welche Herausforderungen müssen wir gemeinsam “wuppen”?
  • Was wird von uns als SNSB erwartet? (Träger, Mittelgeber, Öffentlichkeit)

Ablauf:

  • Gastgeber*in führt kurz in die wesentlichen Eindrücke der letzten Runde ein
  • Gespräch über die Leitfragen
  • Visualisieren - es braucht nicht schön zu sein
  • zum Ende:
    • Gastgeber geht nachher wieder in die gleiche Gruppe
    • die anderen: wer geht in welche �Gruppe weiter?

insg. 20 Min.

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World Café - 3. Dialog - ZUKUNFT

Leitfragen:

sammlungsbezogene Zusammenarbeit und digitale Strukturen dafür

  • Wie könnte das in der Zukunft aussehen?
  • Was wäre vielleicht nicht unmöglich?
  • Woran könnte das ein Außenstehender erkennen?

Ablauf:

  • Gastgeber*in führt kurz in die wesentlichen Eindrücke der letzten Runde ein
  • Gespräch über die Leitfragen
  • Visualisieren - es braucht nicht schön zu sein

insg. 20 Min.

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Auswertung

Leitfragen:

  • was bedeutet das, was Sie im World Café gehört/erlebt haben, Ihres Erachtens für das Thema digitale Strukturen sammlungsbezogener Zusammenarbeit?
  • was ist Ihnen insgesamt bewusst oder klar geworden?
  • Was sind Ihre zentralen Erkenntnisse, Einsichten oder AHAs?

Ablauf:

  • tauschen Sie Ihre Erkenntnisse aus
  • notieren Sie die wichtigsten 3 Erkenntnisse auf einem Blatt
  • wählen Sie eine Vertreter*in der Gruppe, die/der anschließend im Plenum berichtet

insg. 15 Min.

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wichtige Erkenntnisse, zentrale Einsichten

  • es gibt ein Zukunftskonzept; IT-Zentrum soll eingerichtet werden; wir müssen es heute vorantreiben
  • wir brauchen eine Digitalisierungsstrategie - wie, für wen, wozu?
  • wir müssen für die Allgemeinheit sichtbarer werden und benötigen eine bessere Wissenschaftskommunikation
  • es gibt Personalmangel
  • wir benötigen neue Ressourcen und können sie nicht aus anderen Abteilungen abziehen
  • Man bräuchte geeignete Kommunikationsplattformen für bessere Zusammenarbeit
  • die Sichtbarkeit für die Scientific Community und die Öffentlichkeit ist der wichtigste Aspekt
  • wir brauchen eine Austausch über die verwendete Software und die Arbeitsabläufe - nicht jeder nur selbst
  • Priorisierung von machbaren Digitalisierungsvorhaben mit Zwischenzielen (auswertungsorientiert!) - was wollen wir erreichen?
  • Digitalisierung erfordert dauerhaft Experten (von oben gesteuert)
  • eine Software mit einfacher Bedienung ist erforderlich (niederschwellig)
  • Es besteht kein Zweifel, dass wir zusammenarbeiten müssen, aber es gibt großen Abstimmungsbedarf wegen der Diversität der Anforderungen und Wünsche
  • Den Geist “auf zu neuen, fachüber- greifende Ufern” bewahren
  • transparente und durchlässige Entscheidungsprozesse sind erforderlich (Idee: digitaler Stab). Rückkopplung in die Sammlungen wichtig!

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wichtige Erkenntnisse, zentrale Einsichten

  • Verstetigung - weg vom projektgebundenen vorgehen…
  • Frage: für wen digitalisieren wir? Für uns? für die Welt? Einen stabilen Grundstock an Daten aufbauen?
  • Uns fehlt noch Commitment. Klare Ansagen, könnten und helfen
  • Es gibt auch Frust: Bedarfe und Bedürfnisse sind eigentlich bekannt, man weiß aber nicht, mit was man rechnen kann (Ressourcen)
  • IT-Strukturen, geeignetes Personal und Datenkuratierung sind essentiell
  • Bleibt/wird Diversity Workbench der Goldstandard? Nachhaltige/beständige Entscheidung wichtig.
  • Eine sammlungsübergreifende Sichtung der Arbeitsabläufe ist wichtig!
  • Das Direktorium sollte die Entscheidungen tragen. Entscheidungen sollten Bestand habe.
  • Wenn Daten schon digitalisiert sind, sind sie oft in verschiedenen Formaten erfasst
  • Es gab viele Projekte, die aber zeitlich stark begrenzt waren. Vieles geht dann verloren.
  • Wir sollten uns Expertise für die Digitalisierung holen - Individualsoftware
  • Es gibt auch viele Daten, die gar nicht vorliegen oder nicht lesbar
  • Wir brauchen eine ehrliche und klare Kommunikation (Metadatenmanagement, Objekterfassung) und welche Ressourcen zur Verfügung stehen und was machbar ist

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Ansätze / Ideen zum Vorgehen sammeln: �1 - 2 - 4 - Alle

Leitfragen:

  • was sind aus Deiner Sicht wichtige nächste Schritte?
  • Wie würdest Du es handhaben / angehen?
  • wie würdest Du vorgehen?

Ablauf:

  • 1 - jede/r für sich (3 Min.)
  • 2 - Ansätze im 2er Team als Denkpartnerschaft (10 Min.)
  • 4 - Ansätze austauschen und besonders vielversprechende auf das Padlet notieren: Pinwand (15 Min.)
  • ALLE - anschließend geht´s im Plenum weiter

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Vierergruppen (zwei Paare)

  • Sie werden in die gleichen Paare zugeordnet
  • Paare mit ungerader Raum-Nummer gehen dann in den Raum mit der �nächst höheren (geraden) Nummer
  • Paare in einem Raum mit gerader Nummer bleiben dort

Computer Browser Tablet

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inhaltliche Blüte zum Anfliegen fehlt generell

bisherige Schnittstellen/Zusammenarbeit: Ausstellungen, Gerätebetreuung, Methodiken, wissenschaftliche Projekte (Publikationen, Forschungsstationen)

Entdeckung gemeinsamer Interessen

Mehr Möglichkeiten des Zusammentreffens und Austausches nötig!

Übergreifende Thematik könnte “Biodiversität” sein

kontinuierliche Struktur

Leitung muss Raum für gemeinsame Struktur schaffen

SNSB-Gemeinschaftsgefühl

innenpolitsch noch Luft nach oben

außenpolitisch noch Luft nach oben

SNSB-Einheit =

Synergieeffekte

Ressourcenersparnis

In Öffentlichkeit werden SNSB nicht als eine Einheit wahrgenommen

Mehr gemeinsame Ausstellungen!

Öffentlichkeitswirksame Auftritte

Mittelgeber

Leifaden & Wording

(gemeinsames Sprachrohr)

für Anfragen von Außen

gemeinsame Datenbank mit Zuständigkeiten auf die alle zugreifen können

Kontinuierliche Ressourcen für Digitalisierung

SNSB-LOGO noch viel prominenter nutzen auch an Gebäuden

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Gruppe

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Zusammenarbeit und know-how-Austausch ist notwendig

Zusammenarbeit mit anderen Sammlungen ist äußerst bereichernd > Wissensaustausch/Erkenntnisgewinn

Digitalisierung der Sammlung ist abhängig von der Art der Sammlung > enorm zeitaufwendig, zu wenig Personal!

Konzept für Digitalisierung!

Benutzerfreundliche Software zur Erfassung !?

> Heterogenität der Sammlungen > IT-Unterstützung (insb. für Diversity)

Gemeinsame Aspekte der sammlungsbezogenen Arbeiten liegen sowohl in gemeinsamen Forschungsansätzen, als auch in gemeinsamen Bildungsauftrag und gemeinsamen Herausforderungen in Sammlungsverwaltung (-pflege).

Beispiele für laufende Zusammenarbeit: IPM, Schadstoffmonitorings, Sammlungsassessment

gemeinsames “Gesicht” der SNSB erleichtert die Mittelaquise; Freunde der SNSB sollten gegründet werden

schwierig, das Gemeinsame herauszuarbeiten; ist eine Behörde

eher thematische Zusammenschlüsse als “Eins für Alle”

vereinfachte und sammlungsbezogene Konzepte und Datenbanken

Generelle Übersicht über Sammlungsbestände

Zieldefinierung, was ist möglich, was nicht

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Gruppe

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nein - keine Kapazitätsüberschreitung

Ja - wir dürfen

personenbezogene Datensätze dürfen nur eingeschränkt weitergegeben werden

zu wenig Personal und Resourcen

Plattform oder Schnittstelle für Zusammenarbeit

man kann gleiche Strukturen nutzen

zentrale Anlaufstellen e.g. für GIS, Fotographie, …

keine redundanten selbstgebastelte Lösungen

Resourcenknappheit - zentrale Organisation der Digitalisierung

Publikation und Verfügbarmachung von Sammlungsdaten durch Publikation, Ausstellungen, Vorträge, …

Hauptherausforderung: Finanzierung

3. Wie bisher aufgestellt? Zu wenig Personal, zu wenig Support und Resourcen

4. Welche Rolle spielen gemeinsame Lösungen? Hängt davon ab, ob es gemeinsame Plattform oder Schnittstelle gibt

Leitrfragen 2

1. Warum erstrebenswert? (Chancen)

Gemeinsame Datennutzung sinnvoll, eher selten

Gemeinsame Strukturen effektiv nutzen können (z. B. GIS), vermeidet handgestrickte und redundante Lösungen. Forschungsinfrastruktur und ggf. Verwaltung

2. SNSB als Ganzes. Ja.

3. Resourcenknappheit in Geld und Personal. Sind immer zu Improvisation gezwungen.

4. Was wir von SNSB erwartet? Verfügbarmachung der sammlungsdaten durch (internationdatenbanken, Publikationen und Ausstellungen und Vorträge. Virtuelle Weltsammlung anstrechben (Vertnet)

Leitragen3

1. Wie könnte Zukunft aussehen?

Dauerstellen schaffen, die sich um die konkrete Digitalisierung kümmern. Einrichtung einer größeren IT-Abteilung, die sich um die Sammlungen kümmern soll. Gemeinsame Komplettlösung für alle Abteilungen ist schwierig. Viel mehr IT-Support ist notwendig und muss auch dauerhaft verfügbar sein. Bei Bedarf pragmatische Übergangslösungen entwickeln. Grundsätzlich alles soeinfach wie möglich halten (Darwin Core). Dateneingabe muss viel größere Priorität haben.

2. Ein reibungsloser digitaler Austausch

3. dass die Daten öffentlich nutzbar werden

4. keine Ahnung

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Gruppe

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  1. Beschlossenes Zukunftskonzept (Direktoriumsbeschluss Nov 2011) umsetzen, umd Synergien notwendige zu generieren und technisches sowie wissneschaftliches Personal bei verwaltungsaufgaben in der Sammlung nachhaltig zu unterstützen und zu entlasten !
  2. Klare ENTSCHEIDUNGSSTRUKTUREN, die das SNSB-Direktorium umsetzt (Stellenbedarfsplanung - eigens dafür vorgesehenes (!) PERSONAL sichern!, Stellenanträge, langfristige FINANZIERUNG sichern!)
  3. ABLAUF: Transparente und Durchlässige Entscheidungsprozesse in der neuen Struktur etablieren und umsetzen -> digitaler Stab, der beratend für das SNSB-Dirketorium Entscheidungen über digitale Instrumente vorbereitet und mit den Mitarbeiter*innen rückkoppelt (transparenten Prozess)

4

Los geht’s!

Kapazitäten-Frage ist schon geklärt! Beschluß der Direktorenkonferenz vom 2011, ein echtes IT-Zentrum zu schaffen, um Synergieeffekte zu generieren, um die Effizienz der Arbeit in den Museen gesteigert wird, sodass die wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler von froschungsfremden Aufgaben entlastet werden.

gemeinsame zentrale Voraussetzungen sind evtl. noch nicht geschaffen(?)

Wir wünschen uns, dass die Direktion die Beschlüsse umsetzt (Stellen beantragen…)

sehr heterogener Ist-Zustand der Slg.Digitalisierung!

Neben dem Beschluss fehlt es an einer digitalen Strategie, die fest in die SNSB verankert wird und die Umsetzung des Beschlusses garantiert (beinhaltet Strategie, konstantes Personal in der SNSB, standardisierte Strukturen, etc.)

Erwartungen an die SNSB (auch im Gegensatz zu anderen Institutionen wie Universitäten): Verlässlichkeit, langfristige Perspektive, gesicherte Kompetenz,

Diskrepanz zwischen Erwartungen intern und Erwartungen von außen: es fehlt ein klares SELBSTBILD!

sammlungsbezogen Zusammenarbeit: es muss inhaltlich sinnvoll sein (Zusammenarbeit mit internen Abteilungen oder nicht auch mal mit externen Sammlungen sinnvoller?)

keine IT-Abhängigkeit von Dritten, sondern zugängliche Lösungen und Open Access

Bereitschaft zur Zusammenarbeit ist da! - Aber bevor keine klaren Strukturen und Entscheidungen über die digitale Strategie da ist, fällt es schwer, sich hier zu engagieren (bisher viel Arbeitskraft und Motivation ins Leere gelaufen…)

Abfrage, was wird gebraucht (Anforderungen) an die Datenbanken; was sind die genutzten Systeme (Vorstellung von genutzten Datenbanken (zB Museum+, DWB,...)

status quo ist für manche unklar!

Nachricht an euch: Leider konnte ich, Gastgeberin der Gruppe 4, heute Nachmittag nicht mehr dabei sein, sehr schade!

Ich freue mich auf einen weiteren Austausch mit euch!

Herzliche Grüße,

Maren Richter (Biotopia)

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Gruppe

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Digi hat unterschiedliche Dimensionen: Heterogenität der einzelnen Sammlungen

Daten / Visualisierung / Ausleihvorgänge

Einzelanfragen von wiss. Seite

keine systematische Digi

Kapazitäten: Digi kommt zusätzlich dazu

Vernetzung außerhalb der SNSB: mit typgleichen Sammlungen

Vernetzung innerhalb der SNSB: mit verwandten Sammlungen

Priorisierung der Digi: Typusmaterial, Schwerpunktsetzung, Art der Daten

untersch. Dimensionen der Legalität: Provenienz, Nagoya Protokoll

Auftrag Leibniz-Gesellschaft

Spartendenken nicht angesagt, �interdisziplinäres Arbeiten (projektbezogen, aber kritisch als Imperativ)

Harmonisierung der digitalen Daten nur bedingt möglich

akuter Personalmangel! (Festangestellte!)�zusätzliche Personalressourcen für ZE und Einzelinstiutionen

SNSB als Ganzes stärken (mehr Kommunikation)

Leistung: außerordentliche Forschung, Öffentlichkeitswahrnehmung, Sammlungspflege, Ressource für Forschung

zentrale Verwaltung der Primärdaten: mit einer nicht zu komplexen Datenbank (überhaupt möglich?)

Definition Digi: was zählt mit? wie tief? Primärdaten, Beschreibung, Verwendung, Publikationen, Bilddateien, Schriftverkehr

Sichtbarkeit für Scientific Community und Öffentlichkeit

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Gruppe

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Zentralisierung und Blockaden von Neuerungen sind schwierig für Fortschritt!!!!

Mehr transparenz. Mehr zusammenarbeit.

Jeder für sich selbst. Keine möchte teilen.

Datenbank benötigt und zwar mit benutzerfreundlicher GUI, die multiplattform läuft (also auch auf dem mac / tablet)

Mehr insides, mehr erfahrungen teilen.

Das ist uns wert um die ganze SNSB voran zu bringen

Direktorium muss feedback von sein team anfragen. Was wrd benötigt wo sind die probleme.

Definierte aufgaben

Mehr Kommunikation. Kein angst um problem auszusprechen.

Standup und Jourfixes

Mehr workshops

Mehr Open source projekte

Mehr leute einstellen

zentrales chat tool, wo wir uns duzen können und leichte kommunizieren

Teams personal teilen

IT die parallel auf alles institutionen ist. und verschiedenen teams hat(Admins, first level suppor, Data scientists, Programmierung)

Freiheit um entscheidungen zu treffen. Auf Jungere leute mal hören.

Fehler zu machen ist gut! Mehr fehler die offen besprochen sind = Effizienz

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Gruppe

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Rahmenbedingungen schaffen

-Verantwortlichkeiten klarer definieren

-mehr Feedback/Kommunikation in alle Richtungen

übersteigt das die Kapazitäten?

personell aktuell nicht leistbar. Es reicht einfach zeitlich nicht.

Gemeinsame Datenbanklösungen dienen allen; für kleine Sammlungen (SPM) sehr wichtig

mehr Kommunikationsmöglichkeiten zwischen den Sammlungen schaffen → Evtl. gemeinsames Forum der SNSB

bessere Unterstützung und konkrete Planung in Hinblick auf Digitalisierung (technische Unterstützung bei Nutzung der Datenbanksoftware, Datenkuration)

konstruktive Diskussion über Möglichkeiten und Bereitschaft zur Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Dringend mehr festangestelltes Personal! Personal für Digitalisierung muss neu angefordert werden! Aktuell große Überlastung.

Es sollte eine Kultur etabliert werden, in der Fehler und Probleme offen kommuniziert werden können

was wäre vielleicht nicht unmöglich? → bessere öffentliche Repräsentation der Digitalisierungsbemühungen

Das hierfür notwendige Personal darf NICHT aus den

Institutionen

abgezogen werden. Es braucht für die NEUE Aufgabe NEUE

ZUSÄTZLICHE Stellen

Nicht immer wieder “Anschubfinanzierungen”

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Gruppe

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unterschiedliche Software - sehr unterschiedliche Sammlungen/Bestände

öffentlich zugänglich machen erfordert einheitliche Datenstruktur, auch für wissenschaftliche Bearbeitung

Nicht digitalisierte Objekte Flaschenhals für Forschung

Saisonarbeit

Fest im Terminplan verankern

Digitalisierungs-Retreat

Digitalisierung und Zusammenarbeit nicht dürfen sondern müssen

alle einbeziehen und für alle verfügbar

Diversity Work Bench geeignet für Zusammenarbeit innerhalb der SNSB und mit Externen

Diversity Work Bench sollte zentralisiert und entsprechend ausgestattet werden (personell, finanziell), damit Veränderungen und Erweiterungen möglich sind

Klare Zuständigkeit, Spezialisten

Offenheit

wie schaffen wir die?

Z. B. über offene Arbeitsgruppen zu Einzelthemen

SNSB im Moment < als die Summe ihrer Teile

Zentrale Struktur

z. B. Fotodokumentation

Objekte visuell verfügbar zu machen

nicht nur die Meta Daten digitalisieren sondern die Objekte selbst.

Rechtliche Begleitung erforderlich

first steps: Ausbau IT

Zugänglichkeit zu Objekten und Entdeckungen

gut: Pressemittei-lungen an alle

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Gruppe

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  1. Frage ist uns nicht so klar… Wissenschaftlich oder Digitalisierung? Hängt vom Kontext ab.
  2. Warum nicht?
  3. Expertise: ja, personell & finanziell: eher nicht. Stellenbesetzung geht zu langsam (Stellen lange unbesetzt).
  4. Die digitalen Lösungen sind da, aber werden nicht von allen benutzt. Die Daten, die da sind, müssen vereinheitlicht worden und in ein System übertragen werden.

Überlastungsanzeige ans Ministerium stellen!

Digitalisierung beschränkt auf Typen oder bestimmte Teilsammlungen.

Es gibt zu wenig Zeit/Personal (geschätzte 300 Jahre fürs Herbarium).

Personal flexibler machen? Auswechseln zwischen Abteilungen?

  1. Diversity Workbench und Informationen sollen zentralisiert werden und nicht in der Botanik sitzen. Zentraler Plan für Digitalisierung. Personal- und Sachbedürfnisse müssen zentral gemeldet werden können; zentrale Ansprechpartner.
  2. 1 Tool, 1 Datenbank, mit Frontend, mit dem jeder zurechtkommt (Workbench zu komplex).
  3. SNSB in Leibniz einfügen.
  4. Übergreifende Ausstellungen. Synergetische Zusammenarbeiten.
  5. Gemeinschaftliche Datenbank online.
  6. Sammlungen ohne Ausstellungsraum kann man digital ans Publikum präsentieren. Bleibt Biotopia Ausstellungsfenster für die SNSB?

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Gruppe

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Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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“Zusammenarbeit”: Definition offen

Sammlungen sind unterschiedlich aufgestellt mit verschiedenen Kapazitäten

-> zuerst klären, wie Abteilungsintern vorgegangen wird

Digitalisierungs-�konzept: Teils unterschiedliche Stände von Abteilung zu Abteilung (schriftliche, Excel, Datenbank)

Interne Kommunikation: Was ist gewollt und was nicht? -> in welche Richtung wird es gehen?

Finanzielle und personelle Kapazitäten müssen geschaffen werden

Einheitliche Struktur teils nicht machbar -> IT-Lösung und Support auf technischem Level dringend notwendig; kleinere Module für alle Abteilungen

Nachhaltige Sicherung der Daten und Informations-�quelle für alle

Zentrale Stelle und gefestigte IT Abteilung, die SNSB übergreifend arbeitet

To Do:

Status Quo:

Ziele:

Herausforderungen:

Fachpersonal (extern) muss für Strukturen sorgen

Bestehende IT-Admins können nicht “on top” alles übernehmen -> Kapazitäten

Ein Digitalisierungstool für alle: Beschränkung auf ein gutes Tools und nicht “viel hilft viel” -> inkl. spezielle Berechtigungen für Abteilungen (Front-End muss für den Laien auch leicht zu überblicken sein)

Zusammenarbeit: Was machen eigentlich die anderen? -> Chance, durch Vorträge und Seminare/Workshops einander kennen lernen (ggf. auch Sommerfeste, Führungen SNSB-intern)

CI und CD weiter ausbauen: gemeinsames Erscheinungsbild auch nach außen

“Alle kochen ihr eigenes Süppchen”

Gemeinsamkeiten betonen und sich vernetzen/ gemeinsame Schulungen

Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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übersteigt unsere Kapazität

gibt nichts einheitliches was für alle funktioniert

erstmal eine Übersicht was haben wir in der Sammlung

Leute einstellen, die länger da sind und konstant digitalisieren können

allein schon veraltete Identifizierungen sind hochproblematisch

Ansprüche runterschrauben: erstmal inventarisieren

Wir haben bisher keinen Überblick darüber, was in unseren Sammlungen ist

Doppelte Arbeit vermeiden: wenn schon wer durch geht, dann kann der gleich was machen, was später auch hilft

Arbeit soll Freude machen

Braucht eine sichere Datenbanklösung

Import einer einfachen Lösung in komplexere Datensicherung

Möglichkeit nur Basisdaten einzugeben

Es wird nie eine perfekte Lösung geben. Damit müssen wir uns abfinden und das akzeptieren

Zu wenig Personal - wir brauchen Digitalisierungspersonal was sich auskennt

Mehr Verknüpfung -> mehr Wissen

Weitgehend die gleichen Probleme, Abteilungsübergreifend

Rahmenbedingungen müssen stimmen (Personal, Mittel, Atmosphäre)

Keine konstante Arbeit möglich bei ständig ändernden Bedingungen

Übergeordnete Fragestellungen sind außen vor, wenn der Alltag nicht funktioniert

Bestimmte Probleme auf Kuratorenebene nicht lösbar

SNSB ist nicht als Einheit sichbar, obwohl große Institution

Unterschiedliche Standorte, unterschiedliche Ansätze und Regeln, das funktioniert nicht als EINE Institution

Sechs Direktoren, die alle unterschiedliche Ziele haben, das kann nicht vernünftig nach außen vertreten werden

Leitbild wäre wichtig an das sich auch gehalten wird in allen Sammlungen

Voneinander lernen und Fehler nicht doppelt machen

Zusammenarbeit mit IT-Center nötig - hier ist Expertise vorhanden, aber wird/kann nicht genutzt werden (z.B. wie vergebe ich globally unique identifiers)

Fehlen Mitarbeiter, die Import in DWB ermöglichen

Gemeinsame Nutzung braucht gemeinsames Konzept und vor allen DIngen braucht es Commitment - letzteres fehlt komplett

Sammlungen gehören dem Staat, er steht in der Verantwortung!

Das brauchen wir:

  • Unterstützung vom Ministerium (Gelder, Personal)
  • Leitlinien - was erwartet der Dienstherr von uns? Was sollen wir leisten?
  • Klare und realistische Stellenbeschreibungen
  • nachhaltige Personalplanung
  • Technikerstellen, die angemessen bezahlt werden und somit mit qualifizierten Mitarbeitern besetzt werden können
  • Klare Digitalisierungsstrategie mit Zielen - warum sollen wir das machen?

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sammlungsübergreifende Zusammenarbeit kann Synergien schaffen (z.B. gleiche Konzepte, Erfahrungen Kamera usw, Schäden/Konservierung) und Ressourcen schonen

übergreifende Arbeit läuft bereits schon

setzt eher Resourcen frei wenn es zentral gelöst wird

gemeinsame virtuelle Arbeitsumgebungen erlauben ein miteinander

Digitalisierung: braucht Konzept/Strategie vorher; muss gut organisiert und betreut sein

“dürfen” ist der falsche Ansatz,

zu hierarchisch gedacht

es braucht auch vorab interne Strukturen (was ist in den einzelnen Sammlung vorhanden und digitalisiert)

Synergieeffekte herausfinden

Zusammenarbeit um gleiche Probleme gemeinsam zu lösen

Plattform zur Verfügung stellen für offenen Austausch

verschiedene Abteilungen bunt zusammenwürfeln

und so übergreifende Kommunikation verbessern (hierarchiefrei - ohne Abteilungsleiter)

Besuch bei anderen Institutionen (Führungen, …)

Öffentlichkeit nimmt SNSB nicht als Ganzes wahr, damit sind Erwartungen eher an einzelne Abteilungen gerichtet und nicht an die SNSB an sich

SNSB als Name nicht eindeutig, unklar was sich dahinter verbirgt

gemeinsamen Fragebogen/ Evaluierungsbogen entwerfen, um Gemeinsamkeiten und Unterschiede aufzudecken

auf Homepage ersichtlicher machen, wie wir zusammen arbeiten

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Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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Unsere Café-Tischdecke

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Digitale Möglichkeiten eröffnen neue Formen der Zusammenarbeit, die wir nutzen sollten. Übergreifende Zugänglichkeit wird verbessert. Mehr Transparenz, Durchlässigkeit, Vernetzung.

Warum sollten wir nicht zusammenarbeiten dürfen? - Natürlich dürfen (sollten) wir…

Bessere / schnellere Kommunikation durch digitale Möglichkeiten.

Synergien nutzen / gemeinsam können Ressourcen effizienter genutzt werden.

Große Vorteile, aber Weg dahin erfordert Mehrarbeit und Kompetenzen, die nur bedingt vorhanden sind (“grottenschlecht aufgestellt”)

Wir wollen ein neues Gebäude, uns fehlen aber die Architekten und Baumeister. Nur in Eigenarbeit wird es schwierig.

Strukturen schaffen und bedienen sind zwei Dinge.

Gemeinsame Strategie entscheidend für Erfolg!

Derzeitige Lösungen sind zu kompliziert und nicht einfach anzuwenden. Gut wären skalierbare Lösungen, die im Hintergrund komplex, aber vorne anpassbar sind.

Chancen: Digitalisierung macht uns in der Forschungslandschaft zukunftsfähig. DWB schon in Teilen etabliert und akzeptiert. DWB kann wegweisend werden. Einzige Chance, zusätzliche Ressourcen zu bekommen (Baumeister/Architekten).

Wir müssen klären: Was soll die Datenbank leisten können und was wollen wir dann weiter damit machen?

Langfristige Perspektive - Datenbank-Kuration!

Datenbankabfrage einfach und individuell gestaltbar.

Was wird von den SNSB erwartet:

Nutzbarkeit der Datenbank für große Forschungsfragen.

Bereicherung und Erleichterung der Forschung Dritter.

Erleichterte Ausstellungsplanung würde erheblich erleichtert.

Zeitnah: Ideen für unmittelbare Nutzung der Digitalisate.

Auswerteprojekte zusätzlich zu Abfrage; Vorteile zeigen! in Publikationen. Nutzung durch Dritte dokumentieren.

Unterteilung in machbare, ergebnisorientierte Digitalisierungsprojekte. Priorisierung ist wichtig.

Strategische Aufgabenverteilung, die die Kompetenzen

Ein gemeinsames Gebäude ist nicht möglich, aber nicht ein gemeinsames, sicheres nachhaltiges IT-Gebäude und IT-Plattform ist möglich!

Interner und nach außen sichtbarer Bereich.

Zukunft:

Bedenken, dass dies ein Mehrgenerationenprojekt ist.

Nutzbarkeit unserer Sammlungen durch andere wird erwartet.

Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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Direktorium

Kapazitäten? Wir können das, aber es fehlt an dauerhaftem, projektunabhängigem Personal!

dürfen wir das?

ja, wir müssen sogar

Wie sind wir aufgestellt? generell schlecht, divers,

ABER, unsere DWB ist für andere eine gute Lösung (Hamburg, Bonn, Stuttgart)

  • wir brauchen eine einfachere Oberfläche/ Bedienbarkeit
  • wir brauchen bessere Kommunikation zwischen unseren bestehenden Datenbanken
  • die DWB muss sammlungsbezogene Zusammenarbeit unterstützen und ein integriertes Kommunikationstool (z.B. Chat) und Möglichkeiten zum Datenaustausch bieten

Digitale Plattformen werden eine große Rolle spielen

sollen aber plattformübergreifend und webbasiert funktionieren

DWB!!

Überblick, bitte!

Zusammenarbeit hat großen Synergieeffekt

Naturkundenetzwerk ist mehr als die Summe der Teile, die Marke Biotopia trifft oft nicht zu

SNSB - als Ganzes nach außen nicht adäquat sichtbar, ein Schatz, den keiner kennt, Gelassenheit und Selbstbewusstsein, mehr gemeinsame inhaltliche Themen, eine Struktur, eine Strategie, eine Marke

Mitarbeitende für Gemeinsamkeit gewinnen

Leibniz

existierende Datenformate synchronisieren

Datenkuration

Publikationsserver

Publikationsdatenbank

hauseigene Open Access Journals

IT-Infrastruktur (zentrale Services, z.B. Cloud-Services) wird gerade errichtet = Basis für die Zukunft!

Unsere Café-Tischdecke

Gruppe

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...ein paar nette Symbole

credits to slidesgo.com