1 of 15

�“Електронний документообіг у закладах освіти”

2 of 15

3 of 15

4 of 15

5 of 15

6 of 15

7 of 15

8 of 15

Недоліки електронного документообігу

  • небажання співробітників переходити на нові технології; 
  • додаткові фінансові витрати, витрати часу на впровадження та адаптацію; 
  • питання безпеки (віруси тощо); 
  • неможливість працювати з усіма контрагентами в електронному середовищі через те, що вони ще не перейшли на електронний документообіг.

​

Як бачите, переваги значно більші.

​

9 of 15

Стадії автоматизації документообігу

10 of 15

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Електронний документообіг

Електронний документ

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора

11 of 15

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Електронний документообіг

Електронний цифровий підпис

Електронний цифровий підпис - це різновид електронного підпису, який за юридичним статусом прирівнюється до власноручного в разі виконання технічних умов, визначених законом

Електронний цифровий підпис підтверджує незмінність редакції документа, а у випадку внесення до документа навіть найнезначніших коригувань засвідчує, що такий документ уже не має юридичної сили

З фізичної ж точки зору електронний цифровий підпис являє собою унікальний електронний код, за допомогою якого підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, яка його підписала

12 of 15

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

13 of 15

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Електронний документообіг

Електронний документ

Вимоги зберігання електронного документа

  • інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
  • має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
  • має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

14 of 15

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Чашук О.Ф., вчитель інформатики ЗОШ№23, Луцьк

Однократна реєстрація документа - паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання.

Принципи документообігу

Безперервність руху документа - єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів

Ефективно організована система пошуку документа - відправлення та передавання електронних документів

15 of 15

Етапи роботи з електронним документообігом передбачають такі дії з документами:

  • створення;
  • оброблення;
  • відправлення / передавання;
  • одержання /підтвердження факту одержання (при потребі);
  • використання;
  • зберігання;
  • Знищення.