WMS - Acquisti
Sottoscrivere un nuovo ejournal su fondi propri
La biblioteca vuole sottoscrivere un periodico elettronico nell’ambito della Gara di Ateneo su fondi propri oppure fuori gara
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1. Cercare il periodico elettronico
Dal modulo Acquisizioni scegliere sulla sinistra il menu Scopri collezioni
Selezionare :
Esempio: «Breastfeeding Medicine» ISSN 1556-8342
I risultati possono essere tanti!
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1. Cercare il periodico elettronico
Per individuare il titolo con l’accesso corretto si può ulteriormente filtrare la ricerca, ad esempio selezionando il distributore, cioè l’editore o la piattaforma che gestisce l’accesso alla rivista
Nella tendina Filtra per selezionare «Distributore», quindi cercare e selezionare nel box di fianco il nome del distributore, quindi cliccare su «Filtra»
ATTENZIONE! Possono esserci più nomi per lo stesso distributore!
Es. «Liebert» corrisponde a due nomi
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Individuare tra i risultati eventualmente raffinati il titolo con l’accesso corretto.
Per verificare l’accesso, cliccare sul link «Sito web»
1. Cercare il periodico elettronico
ATTENZIONE: se il titolo ha la stessa URL di accesso in diversi pacchetti, meglio prediligere quello nella collezione più generica
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ATTENZIONE!
Potrebbe capitare che non sia possibile rintracciare il titolo corretto nello Scopri collezioni
Per questi casi particolari, consultare l’Appendice
1. Cercare il periodico elettronico
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2. Creare l’ordine
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2. Creare l’ordine
Scegliere:
Cliccare su «Nuovo ordine»
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Il nuovo ordine viene creato e gli viene assegnato un numero interno al gestionale, es. «PO-2024-18»
Per inserire il periodico nell’ordine cliccare su «Aggiungi» 🡪 Il conteggio delle Linee d’ordine associate all’ordine passa da 0 a 1
Cliccare sul nome o sul numero dell’ordine per visualizzare i dettagli: nella parte in basso sono presenti le linee d’ordine associate all’ordine, cioè in questo caso il singolo periodico che si sta acquistando.
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3. Compilare la linea d’ordine
A livello di linea d’ordine bisogna specificare alcune informazioni:
1. Il budget dell’anno corrente e il Fondo: digitare le tre lettere distintive del proprio polo per individuare i fondi attivi (con spunta verde)
2. La Localizzazione: scegliere la biblioteca o il Polo che sta procedendo all’acquisto
3. I Dati di spesa: prezzo, % IVA, eventuale sconto %. Il totale viene calcolato automaticamente
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E’ inoltre possibile arricchire il campo note dell’ordine con altre informazioni relative alla tipologia di acquisto, ad esempio:
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Oppure specificare a livello di linea d’ordine una nota per il fornitore o per lo staff
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4. Effettuare l’ordine
Una volta conclusa la creazione e la compilazione delle linee d’ordine, si può finalizzare l’ordine cliccando sul pulsante «Effettua ordine»
Attenzione!
Togliere la spunta dalla voce «Notifica al fornitore questo ordine» quindi confermare «Effettua ordine»
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5. Iniziare la ricezione
Quando il fornitore comunica l’avvenuta apertura dell’accesso alla nuova risorsa elettronica bisogna iniziare la ricezione dell’articolo ordinato.
Spostarsi nel menu «Ricevi e fattura» e selezionare:
Cliccare su «Visualizza elementi»
Ricercare il periodico elettronico da ricevere, ad esempio tramite il titolo
Cliccare sul pulsante «Inizio»
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In basso, cliccare sul tab relativo agli Item processati nella sessione, quindi sul numero d’ordine
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6. Comunicare la richiesta di attivazione all’Ufficio SBD
Nel tab «Generale» scegliere come Richiedente «Eureka SBA» e spuntare l’opzione «Richiede attenzione»
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Nel tab «Note» creare una Nota di Tipo «Staff» e inserire il testo della richiesta – ciò che prima veniva scritto via mail a trova@unito.it.
Infine, cliccare sul pulsante «Salva»
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L’Ufficio SBD gestirà la richiesta e, una volta finalizzata l’attivazione, ne darà evidenza con un’ulteriore nota Staff e modificherà il Richiedente con il nome dell’operatore che ha richiesto l’attivazione
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Per impostare e salvare una ricerca che evidenzi le linee d’ordine da monitorare si rimanda al tutorial dedicato
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L’iter di acquisto si concluderà con la ricezione della fattura.
Per la gestione delle fatture in WMS si rimanda al tutorial dedicato.
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APPENDICE – Casi particolari
Quando la biblioteca sta procedendo a sottoscrivere un periodico elettronico, possono verificarsi alcuni scenari che non permettono di agganciare la linea d’ordine a un oggetto presente nello Scopri collezioni di WMS
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CASO 1
Il periodico è disponibile nello Scopri collezioni, ma non nel pacchetto che interessa 🡪 quello che corrisponde all’accesso disponibile
Esempio: cerco il periodico «Asia minor» ISSN 2785-129X Editore Serra e mi interessa che sia su piattaforma Libraweb
E’ disponibile solo su piattaforma Torrossa
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CASO 2
Il periodico non è disponibile nello Scopri collezioni
Esempio:
Cerco il periodico «Revue pratique des societes civiles et commerciales » ISSN 1780-762X
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In tutti questi casi è necessario seguire un iter parzialmente diverso da quello standard:
Per individuare la risorsa a cui agganciare la linea d’ordine si utilizzerà la funzione «Gestione Record» del Menu «Metadata», che interroga WorldCat e non il Knowledge base di WMS.
L’obiettivo è avere un record descrittivo del periodico elettronico a cui agganciare la linea d’ordine
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Interrogando WorldCat si potranno avere 3 diversi scenari:
La guida alla catalogazione degli ejournals spiega step by step come agire in ognuno di questi scenari
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In ogni caso, si arriverà ad avere un record di WorldCat che descrive il periodico elettronico che si vuole acquistare
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Seguire quindi gli step di acquisto descritti prima:
Attenzione!
E’ bene specificare nella nota staff che il periodico non è stato rintracciato nella Knowledge base di WMS e qual è la URL di accesso
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