E-PAYSAGE

GT GESTION DOCUMENTAIRE

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BÉNÉDICTE CHAMPAGNE

CHEFFE DE PROJET E-PAYSAGE

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06 Décembre 2022

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SOMMAIRE

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• La problématique
• Le groupe de travail
• Le dossier de preuves de l’étudiant
• Transfert des pièces vers et à partir d’e-paysage
• Archivage et destruction
• Préparation de la prochaine réunion

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LA PROBLÉMATIQUE

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LES ÉTAPES DE L’INSCRIPTION LIÉES À DES PREUVES

Inscriptions en FWB

Signalétique - Données administratives

Diplômes

(titres, équivalences, attestations provisoires)

Auteurs de fraude

Allocations d’études

Études-habilitations

Particularités

(d’admission épreuves, NR)

Contrôles

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LES PREUVES : UN ENJEU IMPORTANT

• 200.000 inscriptions/an - 1/3 des inscriptions concernent des étudiants de 1^e génération - 1 à 5 documents en moyenne - Plusieurs centaines de milliers de documents

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• Des transferts multidirectionnels de preuves
• Des EES vers e-paysage : les inscriptions
• De e-paysage vers les EES : NR
• Des étudiants vers e-paysage : EMLF – Concours de médecine/dentisterie

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• Consommation écologiques/énergétiques des échanges

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• Sécurisation des transferts de documents et du stockage des documents ainsi que des accès

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• Archivage et destruction des documents

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L’UTILISATION DES SOURCES AUTHENTIQUES POUR LIMITER L’ENVOI DES PREUVES

• Permet de limiter l’envoi des preuves

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• Remplace un document par de la consultation de données

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• La gestion d'une source authentique implique des droits et des devoirs de la part du gestionnaire qui doit :
• garantir l'exhaustivité, la précision et la mise à jour régulière des données,
• rectifier les données erronées, après vérification éventuelle,
• mettre les données à disposition des autres organismes qui en ont un besoin légitime, dans le respect de la protection des données à caractère personnel, lorsque la protection des données à caractère personnel s'applique

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• Changement de paradigme dans l’enseignement supérieur

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• Dans la majorité des cas de figures

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• Minimisation des données (RGPD)

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• En phase avec les échanges visés dans le décret e-paysage

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QUELLES SOURCES POUR QUELLES PREUVES ?

• Disponibles

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• RN - Rbis : documents d’identité (sauf à la création au registre bis)
• Composition de ménage – filiation
• Bourses

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• En cours de développement

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• En 2023-2024
• Inscriptions en FWB
• CESS « validés par la CF »

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• En 2024-2025
• Attestation provisoire de CESS
• Équivalences

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LE GROUPE DE TRAVAIL

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MISSION DU GT GESTION DOCUMENTAIRE

• Sur base du relevé des preuves effectués par :

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• le GT Com/Del dans le cadre du contrôle de la régularité de l’inscription et de la finançabilité ;
• le GT CREDAC NR dans le cadre de la centralisation des demandes d’admission des NR aux études contingentées ;
• la team EXMD dans le cadre de l’organisation du concours de médecine/dentisterie ;
• la team FIE dans le cadre de l’organisation de l’épreuve de maîtrise de la langue française ;

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• Proposer une approche de gestion documentaire en matière :

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• d’organisation du dossier de preuves de l’étudiant·e ;
• de classification des pièces ;
• de catalogue de métadonnées ;
• de méthodes de transfert des pièces ;
• des délais de conservation.

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COMPOSITION DU GT ET DURÉE DE LA MISSION

• Profil des membres du GT EES-Com/Del

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• personnes expérimentées dans la gestion du dossier d’inscription et des pièces associées ;
• affinité pour la gestion documentaire et si possible avec une expérience de constitution de dossier ;
• intéressées dans l’indexation des pièces et des métadonnées liées aux pièces constituant un dossier.

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• Responsable développements documentaires ARES

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• 2 réunions :
• 06/12/2022
• 20/12/2022

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LE DOSSIER DE PREUVES DE L’ÉTUDIANT

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RECONNAÎTRE ET IDENTIFIER LES DOCUMENTS

• Chaque système d’information a son système d’indexation et/ou de classement

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• Nécessaire d’adopter des nomenclatures communes pour
• Le fournisseur de la preuve puisse indiquer de quel type de document il s’agit
• Le consommateur puisse comprendre de quel type de document il s’agit
• Fournir des informations d’utilisation du document (métadonnées)

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• Adopter une classification standardisée et normée d’ensemble de données (ADMS – Asset Description Metadata Schema // W3C) – Catalogue de vocabulaire de données : https://www.w3.org/TR/vocab-dcat-2/

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LES CATÉGORIES DE PIÈCES ÉCHANGÉES DANS E-PAYSAGE

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PROPOSITION DE STRUCTURATION DU DOSSIER

• 1 arborescence commune de catégories de preuves pour tout e-paysage
• Signalétique
• Résidence
• Aménagements raisonnables
• Assimilation
• Passé hors CFWB
• Décision du jury

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• Chaque catégorie est associée à un code unique

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• 1 catégorie peut contenir 1 à plusieurs types de document

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• Chaque type de documents est lié à un code unique

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LES MÉTADONNÉES

“Les métadonnées sont de l’information structurée qui décrit, explique, localise ou facilite autrement l’obtention, l’utilisation ou la gestion d’une ressource d’information. Les métadonnées sont souvent appelées données des données ou information sur l’information.”

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Les métadonnées fournissent des informations permettant de comprendre des données (documents, images, bases de données), des concepts(par exemple, les systèmes de classification) et

des entités du monde réel (par exemple, les personnes, les organisations, les lieux, peintures, produits).

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Source : https://data.europa.eu/sites/default/files/d2.1.2_training_module_1.4_introduction_to_metadata_management_fr_edp.pdf�

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LA GESTION DES MÉTADONNÉES

• Les métadonnées doivent être gérées pour assurer leur...

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• Disponibilité : les métadonnées doivent être stockées où elles peuvent être consultées et indexées afin de pouvoir être trouvées.
• Qualité : les métadonnées doivent être de qualité constante afin que les utilisateurs sachent qu'ils peuvent y faire confiance.
• Persistance : les métadonnées doivent être entretenues au fil du temps.
• Licence ouverte : les métadonnées devraient être disponibles sous une licence du domaine public pour permettre leur réutilisation.

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• Le cycle de vie de métadonnées est plus grand que le cycle de vie des données:

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• Les métadonnées peuvent être créées avant que les données ne soient créées ou capturées, par exemple, pour informer sur les données qui seront disponibles dans le futur.
• Les métadonnées doivent être conservées après que les données ont été supprimées, par exemple, pour informer sur les données qui ont été déclassées ou retirées.

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Source : https://data.europa.eu/sites/default/files/d2.1.2_training_module_1.4_introduction_to_metadata_management_fr_edp.pdf�

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PROPOSITION DE MÉTADONNÉES

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TRANSFERT DES PIÈCES VERS ET À PARTIR D’E-PAYSAGE

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ÉLÉMENTS D’INFORMATION ET DE RÉFLEXION

• Dans le sens envoi par les EES :
• les catégories/types de documents sont fixés
• L’envoi des preuves est obligatoire ou conditionnel (toutes les situations ne s’appliquent pas à toutes les personnes mais si c’est le cas, l’envoi est obligatoire
• Nécessité d’envoi est implicite ou prévoir une commande d’appel à l’envoi ?

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• Dans le sens récupération des preuves par les EES :
• Rapport de synthèse qui liste par dossier les pièces disponibles et leurs métadonnées

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• Transfert :
• Plusieurs options : ws, chargement manuel
• Pièce par pièce ou vrac (archive)
• Trafic
• problème de limitation de taille

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ARCHIVAGE ET DESTRUCTION

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PROCESSUS

• Le dossier de preuve passe par 3 états
• Actif : il est consultable
• Archivé : il n’est à priori plus utilisé mais reste stocké – il peut être réactivé
• A détruire : il n’est plus utile et sa destruction est programmée

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• Il s’agit d’un flux de travail : actif 🡪 archivé 🡪 détruit

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• Dans tous les cas:

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• Les pièces ne sont pas conservées au-delà de l’année académique en cours
• Les données de gestion générées à partir de l’analyse des preuves sont « authentiques » et l’utilisation des preuves devient obsolète
• Le statut archivé est automatiquement donné aux preuves :
• Une fois, le contrôle terminé (sur base d’une commande : Contrôle terminé / EES)
• Après téléchargement des dossiers NR par les EES (sur base d’une commande : téléchargement terminé ?)
• Après la fin des épreuves (concours et EMLF)

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PRÉPARATION DE LA PROCHAINE RÉUNION

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LES RETOURS ATTENDUS

• Avis sur la proposition de structure du dossier de preuves (dias 13 & 14)
• Avis sur la proposition de métadonnées (dia 17)
• Avis sur les modalités de transferts (dia 19)
• Avis sur les modalités d’archivage et de destruction (dia 23)

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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