E-PAYSAGE

GT PR U + HE + ESA - GT IT

Présentation et synthèse des échanges

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Bénédicte Champagne

Clément Monhonval

Stéphane Patart

Quentin Pirlot

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25 août 2026 / 1er septembre 2026 - Visioconférence

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SOMMAIRE

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- Validation du compte rendu de la réunion du 1er juillet 2026 (lien)

- Etat des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

• Présentation + synthèse des échanges

- Fil de l’eau et envoi des inscriptions 2026-2027

• Présentation + synthèse des échanges

- Procédure de figeage et défigeage des données

• Présentation + synthèse des échanges

- Préparation du dictionnaire des données 2027-2028

• Présentation+ synthèse des échanges

- Périmètre du support de l’équipe e-paysage

• Présentation

- Calendrier des réunions e-paysage 2026-2027

• Présentation

- Divers

• Présentation + synthèse des échanges

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Etat des lieux des inscriptions dans SIEL-SUP

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Les full-inscriptions

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Courbe des envois en DB de production

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Les données inscriptions - quelques chiffres

• De 21-22 à 23-24 : deux établissements manquants (AC Tournai et BAL).
• 24-25 : trois établissements manquants (BAL, Saint-Luc Bruxelles et HENaLLux).
• 25-26 : il n’y a plus eu d’évolution depuis l’année dernière. 14 établissements sont encore manquants (26 EES avec des données).
• 26-27 : deux premiers établissements (HEPL et ULB) ont effectué des envois d’inscriptions pour cette nouvelle année académique.

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Rappel : pour les “full-inscriptions” à partir de 21-22, l’envoi des données doit être complet. Si une donnée s’applique à une inscription, elle doit être envoyée dans SIEL-SUP.

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Evolution du caractère de la donnée

• Avec le passage au fil de l’eau en 26-27, il est important de clarifier ce qu’on entend par caractère de la donnée :
• Avant 26-27 : données figées
• A partir de 26-27 : données mises à jour au fil de l’eau
• Trois états du caractère de la donnée (cf. colonne “F” du dictionnaire des données) :
• Obligatoire : la donnée doit être fournie pour créer l’inscription ;
• Conditionnel : une valeur doit être fournie au moment du contrôle par les COM/DEL (figeage) et en fonction de la situation de l’étudiant ;
• Facultatif : la donnée est fournie au choix de l’EES.
• Le passage au statut complet s’accompagne de différents contrôles.

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Synthèse des échanges

Les alimentations continuent à progresser dans SIEL-SUP.

Les établissements sont invités à poursuivre la mise à jour de l’année 25/26 (et vérifier les années antérieures) :

• des crédits acquis ;
• des résultats académiques ;
• des informations relatives aux diplômés.�

Verrouillage du passé académique

Les participants rappellent l’importance de disposer d’un délai suffisant pour finaliser les corrections sur les années antérieures.

L’ARES confirme que :

• les données historiques restent actuellement modifiables ;
• aucune date définitive de verrouillage n’est encore arrêtée ;
• une décision devra être prise avec les COM/DEL quant au calendrier et aux modalités de verrouillage.

Une échéance située autour de la mi-novembre reste l’orientation actuellement privilégiée afin de tenir compte des sessions prolongées et des derniers encodages.

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Fil de l’eau et envoi des inscriptions 2026-2027

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Procédure d’envoi des inscriptions 26-27

• Pour rappel, une inscription peut être envoyée dans SIEL-SUP, même si le dossier n’est pas complet, via l’envoi d’un set de données minimales et obligatoires (lien vers la procédure ad hoc), et complétée au fil de l’eau (lien vers la procédure d’édition par CSV). Une procédure spécifique à l’envoi des données au fil de l’eau est aussi accessible sur la base de connaissances (lien).
• Suite à la validation du dictionnaire des données pour l’année 26-27 (lien), des développements ont été réalisés afin d’adapter la plateforme SIEL-SUP. Les changements sont repris ci-après :
• À partir de 26-27, la position dans le cycle en cas d’inscription en 1er cycle (DSI_15) n’est plus obligatoire à la création de l’inscription. Le contrôle sera intégré au moment du passage au statut complet (DSI_3 = 1) ;
• Deux nouvelles valeurs sont ajoutées à la DSI_62 - Taux appliqué au droit d'inscription, à savoir la valeur 4 - Taux intermédiaire et la valeur 5 - Taux condition modeste. La valeur 3 - Taux intermédiaire / condition modeste n’est plus applicable à partir de 26-27 ;
• Etant donné que les EES ne fournissent plus les données EMLF, qui sont chargées par l’ARES, les variables DSI_109 - Participation à l'examen de maîtrise de la langue française, DSI_97 - Examen de maîtrise de la langue française d'application et DSI_98 - Maitrise de la langue française ont été retirées du canevas CSV 26-27 ;
• La DSI_136 - Fonction exercée dans un EES est une donnée facultative, et non plus obligatoire, dans le cas des inscriptions en CAPAES ;
• La DSI_150 - Année d'obtention du diplôme de fin d'études secondaires en FWB doit être fournie ;
• La valeur H - Enseignement supérieur pour adultes en FWB est ajoutée à la PAE_3 - Passé académique (hors plein exercice en FWB) afin de renseigner le passé d’un étudiant qui a suivi des études dans l’enseignement supérieur pour adultes (anciennement promotion sociale) en FWB ;
• Au niveau des données du passé, les variables PAE_45 - Année d'obtention du diplôme de fin d’études secondaires hors FWB et PAE_46 - Pays d'obtention du diplôme de fin d'études secondaires hors FWB ont été ajoutées (obligatoires pour des études de 1er cycle hors FWB - facultatives dans les autres cas).

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Jalons de l’envoi au fil de l’eau

• Encoder une inscription :
• 30 septembre : envoi des inscriptions dans SIEL-SUP
• 15 février : date limite pour les inscriptions tardives
• Modifier une inscription :
• 31 octobre : modification d’une inscription existante
• 30 novembre : annulation d’une inscription
• 15 février :
• Envoi des réorientations (entre le 31/10 et le 15/02)
• Envoi des allègements 150
• Envoi des preuves dans SIEL-SUP
• Pour les EES qui envoient les données par web service, les envois peuvent être effectués de manière plus régulière.

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Mise à jour des documentations techniques pour l’année 26-27

• Les documentations techniques REST et CSV ont été adaptées en ce sens. Un nouveau canevas CSV a également été élaboré pour l’envoi des inscriptions à partir de 26-27.
• Les codes des variables ont été rajoutés dans les messages d’erreur lorsque c’est possible à la demande des EES.

Exemple : �

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• Les documentations actualisées seront communiquées prochainement par email.

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Mise à jour des documentations techniques pour l’année 26-27

• Le fichier Yaml pour l’utilisation du web service SIEL-SUP fraudeurs REST a aussi été mis à jour (lien vers l’extranet de l’ETNIC).
• La documentation technique relative à l’envoi du dossier de preuves a également été actualisée et sera bientôt disponible.
• Pour rappel, les catégories de preuves, et les types de documents s’y rapportant, ont été révisés avec la collaboration des COM/DEL et sont les suivants (les modifications sont surlignées en jaune) :

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• Passé hors plein exercice FWB (code : PASSE_HCFWB)
• Équivalence provisoire et/ou définitive (code : PASSE_HCFWB_01)
• Passé académique (diplômes secondaires et supérieurs, y compris l’Enseignement pour adultes, relevés de notes, équivalences de niveau) (code : PASSE_HCFWB_02)
• Preuves d’activités non académiques (code : PASSE_HCFWB_03)
• Déclarations sur l’honneur (code : PASSE_HCFWB_04)
• Assimilation (code : ASS)
• Décision de jury (code : DEC)
• Allègement 151 (code : DEC_01)
• VAE – article 67 (code : DEC_02)
• Article 117 (code : DEC_03)
• VAE – article 119 (code : DEC_04) → nouvelle valeur applicable à partir de 26-27
• Titre d’accès au 1^er cycle (code : TITRE_ACCES) (CESS et attestations provisoires de CESS, équivalences de CESS) → nouvelle catégorie de preuve qui devra être envoyée provisoirement en 26-27

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Rappel du principe de constitution du dossier d’inscription

• Étape 1 : envoi de l’inscription dans SIEL-SUP
• Étape 2 : mettre à jour les données de l’inscription
• Étape 3 : charger les preuves et consulter le rapport de traitement des preuves

L’EES envoie uniquement les preuves liées au contrôle de l’année en cours (principe de proportionnalité et de minimisation des données - RGPD)

• Étape 4 : faire passer le statut de l’inscription au statut complet :

→ Vérifier les rapports de complétude et corriger / compléter le cas échéant les données et les preuves

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Synthèse des échanges (1/3)

Notion de dossier complet

Une inscription « complète » signifie :

• que les données de l’inscription sont complètes ;
• que les preuves requises ont été déposées ;
• que le dossier peut être soumis au contrôle des COM/DEL.

Pour l’année 26-27 à venir, des contrôles de cohérence seront mis en place pour vérifier la complétude des données avant de permettre le passage au statut complet.�

Inscriptions multiples

La problématique des doubles inscriptions reste un sujet d’attention.

Les COM/DEL rappellent leur volonté :

• d’identifier plus rapidement ces situations ;
• d’éviter les arbitrages tardifs ;
• de disposer à terme d’une visibilité plus précoce sur les doubles financements potentiels.

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Synthèse des échanges et précisions dossier de preuves (2/3)

Principes généraux

La création de l’inscription constitue un préalable à tout dépôt de preuve. Les preuves doivent être associées à une inscription identifiée (ID_Inscription).

Avant le contrôle, il faudra bien vérifier que toutes les inscriptions avec tous les documents sont bien passés au statut « complet ». Il y a une variable « complétude du dossier d’inscription » à envoyer lors qu’il est complet à partir du 1^er décembre.

Rappel des principes du RGPD. L’ARES rappelle l’obligation :

• de minimisation des données ;
• de proportionnalité ;
• de transmission exclusive des documents utiles au contrôle de l’année en cours.
• On n’envoie pas tous les documents dont on dispose en vrac en se disant que les COM/DEL feront le tri.

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Synthèse des échanges et précisions dossier de preuves (3/3)

Décisions de jury et allègements: deux approches sont possibles :

• dépôt d’un document ‘interne’ PDF existant ;
• génération automatisée de la décision à partir de données structurées transmises via API (webservice obligatoire pour cette option).

Catégorisation des équivalences

Plusieurs établissements ont signalé des difficultés concernant :

• les équivalences de niveau ;
• les équivalences de CESS ;
• les justificatifs liés aux titres d’accès.

=> Le sujet fera l’objet d’un nouvel examen avec les COM/DEL afin de préciser les modalités attendues.

La documentation pour l’envoi de dossier de preuves sera bientôt mise à jour et envoyée.

Question quant à un.e étudiant.e qui aurait 2 inscriptions sur une même année ? exemple BA/MA 

=> deux envois séparés, même si 2x les mêmes preuves.

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Procédure de figeage et défigeage des données

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Rappel du fonctionnement général

• À tout moment l’EES peut télécharger un rapport préliminaire sur l’état de complétude et de qualité de ces données.
• À J-10 avant le figeage des données programmé par le COM/DEL, l’EES reçoit un email, sur l’adresse générique epaysage créée par l’EES (ex. epaysage@ees.be), lui annonçant la date de figeage.
• Le système, à la date programmée par le COM/DEL, fige les données qui seront contrôlées ainsi que les dossiers de preuves.
• A l’issue de la première phase de contrôle, l’EES reçoit un email l’invitant à venir télécharger le rapport intermédiaire et le rapport de divergences reprenant, par ID_inscription, l’ensemble des dossiers pour lequel il y a divergence entre les propositions de l’EES et l’avis du COM/DEL.
• L’EES se connecte sur SIEL-SUP et télécharge ses rapports via l’onglet « Télécharger ».
• Les dossiers à recontrôler sont alors défigés et l’EES est informé par email qu’il peut mettre à jour les données ainsi que les dossiers de preuves.
• L’EES peut corriger/compléter les données et le dossier de preuves des ID_inscriptions nécessitant une 2ème phase de contrôle.
• Le COM/DEL refige les données et effectue le contrôle sur les inscriptions mises à jour.
• Le COM/DEL verrouille les données et planifie la publication du rapport final.
• L’EES est informé par email de la disponibilité du rapport.
• L’EES se connecte sur SIEL-SUP et télécharge ses rapports via l’onglet « Télécharger ».

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Passage au statut complet dans le cadre du fil de l’eau

• Une inscription, pour être contrôlée par les COM/DEL, doit être au statut complet.
• Pour être au statut complet : les données doivent être à jour et le dossier de preuves de l’étudiant complété le cas échéant (les preuves ne doivent donc pas être envoyées au moment de la création de l’inscription mais bien ultérieurement pour que l’inscription soit complète).
• Les inscriptions doivent être au statut complet au plus tard au moment du figeage des données par les COM/DEL.
• Pour rappel, outre la notification envoyée sur les adresses email epaysage des EES, la date de figeage des données par les COM/DEL est communiquée aux EES via l’échéancier des COM/DEL publié sur leur site web en début d’année académique.
• Un dossier figé est non-modifiable, c’est-à-dire que les données ne peuvent pas être éditées ni supprimées, et qu’il n’est pas possible de charger une preuve dans le dossier de l’étudiant → il est donc nécessaire d’anticiper les mises à jour des données et du dossier de preuves.
• Des contrôles de complétion (blocage/warning) sont intégrés dans SIEL-SUP, soit pour empêcher le passage au statut complet, soit pour informer l’EES d’éventuels points d’attention.
• Bien que le contrôle se fera dans SIEL-SUP à partir de 26-27, la procédure actuelle ne change pas fondamentalement. Les échanges bilatéraux entre EES et COM/DEL, en dehors de l’application, sont ainsi maintenus.

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Synthèse des échanges et précisions

Contrôle préalable

À partir du mois de décembre, les établissements pourront générer des rapports de complétude (via les écrans, il ne sera pas possible via API cette année) mettant en évidence :

• les erreurs bloquantes ;
• les warnings ;
• les dossiers incomplets.

 Précisions supplémentaires :

Après date du figeage, inscriptions et dossiers de preuves ne seront plus modifiables.

Pour les contrôles, uniquement les dossiers marqués au statut « complet » seront contrôlés !

Le rapport de complétude sera disponible à partir des inscriptions 26-27.

Les rapports de contrôle seront publiés par établissement, et non par code habilitation.

La collecte 106 n’aura plus de sens, les besoins des COM/DEL seront remplis par la plateforme.

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Préparation du dictionnaire des données 2027-2028

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Première version du dictionnaire 27-28

• Une première version du dictionnaire 27-28 a été élaborée sur base des éléments suivants :
• des retours du GT COM/DEL ;
• des contraintes techniques liées à SIEL-SUP ;
• des besoins liés à l’application de la législation en matière de finançabilité et de statistique ;
• des retours des EES.
• Une première analyse du dictionnaire a été réalisée par les COM/DEL le 26 août 2026.
• Le planning prévisionnel de validation proposé est le suivant :
• proposition de la V1 aux personnes relais métier et IT début octobre (retour lors des réunions de coordination de la mi-octobre) ;
• réunion(s) du CoDo fin octobre 2026 ;
• validation par le Copil e-paysage au plus tard en décembre 2026.

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Propositions de modifications en discussion par rapport au dictionnaire 26-27 (1)

• Ajout d’un onglet « Annexes » reprenant les DSI_83 - Identification des sources authentiques consultées/utilisées et DSI_84 - Date de consultation de la source authentique (déplacement de feuillet depuis l’onglet « Descriptif Inscription ») + nouvelle valeur 6 : DADi à la DSI_83 + de nouvelles données relatives au dossier de preuves ;
• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : suppression de la DSI_16 - Première inscription en 1e année de 1e cycle (qui n’a jamais été encodée en base de données) car elle se trouve en doublon avec la DSI_118 - Première inscription dans le 1er bloc du 1er cycle du cursus ;
• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : ajout de la valeur F : Accès sur la base d’une décision de jury à la DSI_40 - Catégorie de titre d’accès pour l’inscription. Cet ajout, qui fait suite aux discussions entre l’ARES et des représentants des EES réunis au sein d’un GT spécifique sur la question, permet de distinguer les types d’accès (sur la base d’un diplôme ≠ sur la base d’une décision de jury). Cette nouvelle valeur doit être mise en cohérence avec la reformulation de la définition de la DSI_53 - Année de délivrance du titre accès lié à l'inscription dans l'année n qui précise ceci : Année civile ou académique de délivrance du titre d'accès, y compris les décisions de jury, permettant l'inscription ;
• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : modification de l’intitulé de la variable DSI_76 - Boursier en Type d’allocation (à l’instar des écrans de SIEL-SUP) afin d’éviter toute confusion avec le terme boursier qui ne s’applique pas toujours aux étudiants soumis aux frais d’accueil ou à la formation internationale ;
• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : modification de l’intitulé de la valeur 1 : DAPE en DAE à la DSI_76 ;
• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : application d’une date de fin de validité à 2026-2027 pour les valeurs (“1” et “0”) de la variable DSI_27 - MA-AESS étant donné que l’année 2026-2027 constitue la dernière année d’organisation de l’AESS (remplacée par les Master en enseignement : section 5).

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Propositions de modifications en discussion par rapport au dictionnaire 26-27 (2)

• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : ajout de la variable DSI_151 - Statut des données comprenant deux valeurs automatiques possibles (début de validité : 2026-2027) : 1 : SA (source authentique) ; 2 : VAL (validée par les COM/DEL) ;
• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : ajout de la variable DSI_152 - Etat de mise à jour de l’inscription comprenant cinq valeurs possibles (début de validité : 2026-2027) : 1 : Modifiable ; 2 : Figé ; 3 : Défigé ; 4 : Verrouillé ; 5 : Déverrouillé ;
• Dans l’onglet « Descriptif Inscription » : ajout de la variable DSI_153 - Existence d’une cotutelle de thèse comprenant deux valeurs booléennes possibles (début de validité : 2026-2027) ;
• Dans l’onglet « Passé de l’étudiant » : ajout de la variable PAE_47 - Code du pays d'obtention du diplôme de fin d'études secondaires hors FWB qui est automatiquement remplie sur la base de la PAE_46 - Pays d'obtention du diplôme de fin d'études secondaires hors FWB ;
• Dans l’onglet « Données de financement » : modification de l’intitulé de la variable FIN_14 en Finançabilité et taux de financement de l'inscription avant l'application éventuelle du taux de répartition financière en cas de codiplomation → suppression de la mention « FWB » pour éviter toute confusion avec les financements aux frais d’accueil ou formation internationale, pour lesquels un taux s’applique également ;
• Dans l’onglet « Données de financement » : ajout de la variable FIN_24 - Pourcentage de financement de la cotutelle en lien avec la DSI_153 - Existence d’une cotutelle de thèse ;
• Dans l’onglet « Mobilité » : ajout de la variable MOB_9 - Identifiant unique d'un dossier mobilité (début de validité : 2027-2028) ;
• Dans l’onglet « Mobilité » : ajout de la variable MOB_10 - Type de classification internationale de la mobilité comprenant quatre valeurs possibles (début de validité : 2027-2028) : 1 : PIC ; 2 : WHED ; 3 : ETER ; 4 : Autre.

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Synthèse des échanges

• Le dictionnaire 2027-2028 est préparé selon la démarche habituelle : retours du GT COM/DEL, contraintes techniques de SIEL-SUP, exigences légales et statistiques, et demandes des établissements.
• Une nouvelle obligation s’y ajoute : fournir la date d’inscription des auditeurs libres pour les attestations d’allocations familiales. La première analyse sera discutée avec les COM/DEL lors d’une prochaine réunion du GT.

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Périmètre du support de l’équipe e-paysage

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Contexte

• En 2026-2027, e-paysage entame une nouvelle phase qui est celle du contrôle de la régularité et de la finançabilité des inscriptions par les COM/DEL dans la plateforme e-paysage.
• Comme tout changement, cela entraînera inévitablement des questionnements et des inquiétudes.
• Cette nouvelle étape est un changement important qui nécessite une préparation et une anticipation des situations à gérer tant au niveau des EES que des COM/DEL.
• Dans le champ d’activité de l’ARES se situent l’opérationnalisation du développement de la plateforme e-paysage ainsi que le support de premier niveau pour les utilisateurs de la plateforme (les EES et les COM/DEL).

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Périmètre des activités de support

• L’ARES, via le système de support e-paysage, recueille les demandes d’aide technique des utilisateurs.
• Le périmètre des demandes traitées par l’ARES est d’ordre technique et concerne l’usage de la plateforme tant au niveau des données qui l’alimentent que des accès et l’utilisation des modules/services informatiques.
• Si l’ARES peut amener la réponse au problème, elle le règle en direct.
• Dans le cas contraire, les demandes d’aide sont, le cas échéant, remontées à l’ETNIC, à la BCED ou encore à la BCSS pour traitement par un service de support de deuxième niveau.
• Afin d’aider au plus vite les équipes IT des EES et ce depuis le début d’e-paysage, les développeurs peuvent directement introduire des tickets de support auprès de l’ETNIC via la plateforme Mantis.
• L’ARES n’est pas qualifiée pour répondre aux questions métiers liées au contrôle. Il revient aux EES et à leur(s) COM/DEL d’échanger sur les modalités pratiques de la mise en place du contrôle via la plateforme et de mettre en place, le cas échéant, les outils nécessaires à cette communication.

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Calendrier des réunions e-paysage 2026-2027

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Rappel du calendrier des réunions 2026-2027 - personnes métier

• Plusieurs réunions en présentiel, à l’ARES et dans les EES prêts à accueillir une réunion :
• Mardi 25 août 2026 ou mardi 1er septembre 2026 (en visioconférence).
• Mardi 13 octobre 2026 - dans un EES ou à l’ARES
• Mardi 8 décembre 2026 - dans un EES ou à l’ARES
• Mardi 16 mars 2027 - dans un EES ou à l’ARES
• Mardi 25 mai 2027 - dans un EES ou à l’ARES
• Des réunions spécifiques (en visioconférence), soit individuelles, soit groupées en fonction des besoins.
• L’équipe e-paysage se déplace également à la demande dans les EES.

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Rappel du calendrier des réunions 2026-2027 - personnes IT

• Cinq réunions en visioconférence :
• Mardi 25 août 2026 ou mardi 1er septembre 2026
• Jeudi 15 octobre 2026
• Jeudi 10 décembre 2026
• Jeudi 18 mars 2027
• Jeudi 27 mai 2027
• Des réunions spécifiques en fonction des besoins.

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Divers

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Proposition d’évolution de la recherche par API

• Lorsqu’on interroge sur un NISS → la recherche renvoie les ID inscriptions liées au NISS
• Pour obtenir les détails d’une inscription spécifique, il faut lancer une recherche sur l’ID inscription souhaitée
• Une demande d’ajouter certaines données au retour de la recherche par NISS (ex: distinguer l’inscription en master de celle en bachelier en cas de BA/MA)
• La proposition est de récupérer sur base d’une recherche par NISS et par année académique l’entièreté des données de toutes les inscriptions d’une personne
• Intérêt de la part des IT ?

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Synthèse des échanges – �Proposition d’évolution de la recherche par API

• Demande de mettre en place le même type d’appel sur base de l’ID CFWB plutôt que NISS.

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Calendrier des décisions de bourses d’études pour l’année 26-27

• Suite à une clarification de la DAE par rapport à la suppression du délai de cinq jours entre la date de notification de la décision à l’étudiant ET la date à laquelle la décision est disponible pour les EES via les web services, les dates de publication / notification des décisions relatives aux dossiers de bourses d’études ont été mises à jour sur l’agenda e-paysage.
• Le calendrier des décisions pour le premier quadrimestre de l’année académique 2026-2027 est le suivant :
• Arrêté 1 2026-2027 - jeudi 20 août 2026 ;
• Arrêté 2 2026-2027 - lundi 21 septembre 2026 ;
• Arrêté 13 2025-2026 - mardi 22 septembre 2026 (dernière mise à jour des dossiers 25-26) ;
• Arrêté 3 2026-2027 - jeudi 19 octobre 2026 ;
• Arrêté 4 2026-2027 - jeudi 19 novembre 2026 ;
• Arrêté 5 2026-2027 - lundi 14 décembre 2026 ;
• Arrêté 6 2026-2027 - vendredi 18 décembre 2026 (en cas de budget encore disponible).

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Gestion des adresses emails liées aux comptes Cerbère EDU

• La création du compte Cerbère dans l’environnement “Intervenants dans les établissements d’enseignement et PO” dit EDU est une condition indispensable pour accéder aux applications e-paysage gérées par l’ARES (SIEL-SUP et modules associés - bourses, fraudeurs, etc., HOPS, FASE, etc.).
• Lors de la création du compte, une adresse email doit être renseignée par l’utilisatrice ou l’utilisateur. Cette adresse est utilisée lors de toute communication provenant de Cerbère : ouverture d’accès à une application, demande de renouvellement du mot de passe (NB : tous les 6 mois), problème technique éventuel, etc.
• Etant donné que le compte Cerbère est utilisé à des fins professionnelles (accès aux applications, accès aux fiches de paie pour les personnes disposant d’un matricule SENS, etc.), il est important que l’adresse email liée au compte Cerbère soit une adresse email institutionnelle.
• L’équipe e-paysage de l’ARES a dressé le constat que de nombreuses personnes dans les établissements ont créé leur compte Cerbère avec des adresses email privées. Celles-ci vont être contactées personnellement pour les inviter à modifier leur adresse email depuis leur compte Cerbère. Il est possible de modifier soi-même l’adresse email en suivant la procédure ad hoc.
• L’ARES invite les personnes relais des EES, qui centralisent pour rappel les nouvelles demandes d’accès aux applications e-paysage, à sensibiliser leurs collègues à l’utilisation des adresses email institutionnelles.

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CAPAES : nouveaux codes de HOPS d’application

• Suite à la réforme du CAPAES (programme, nombre de crédits défini, conditions d’obtention, etc.) qui a été votée, de nouveaux codes ont été créés dans HOPS afin de distinguer les deux formations - l’ancienne version du CAPAES (portant le code études 1556) et la nouvelle (portant le code études 2691) - même si l’intitulé du CAPAES n’a pas changé.
• Les nouveaux codes études et habilitation détaillée ont été communiqués aux EES.
• Il faudra donc tenir compte du nouveau code habilitation détaillée pour l’envoi des données dans SIEL-SUP (inscriptions à partir de 26-27) et pour la mise à jour des PE dans HOPS l’année prochaine (pour l’année 27-28 d’application).
• Pour rappel, il n’y a pas de code grade académique ni de code habilitation décrétale liés au CAPAES.

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Adaptation du module fraudeurs en modules des exclusions

• Contexte : Le décret visant à garantir la prévention, l’accompagnement et la protection des étudiantes et des étudiants contre toutes les formes de harcèlements, de violences sexistes et sexuelles (VSS) et de discrimination dans les EES de plein exercice prévoit l’encodage dans e-paysage par les COM/DEL de l’identité des personnes rendues coupables de tels faits, du type d’exclusion, de l’application d’un délai de sanction de 3 ans et le calcul automatique de la fin de sanction à l’issue des 3 ans.
• L’application fraudeurs va donc être adaptée pour pouvoir “accueillir” les données relatives à ces faits.
• Les développements sont en cours :
• impacts sur les écrans d’encodage ;
• impacts sur les écrans de consultation ;
• impacts sur l’API REST.

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Synthèse des échanges – Module Fraudeurs

Remarque sur les exclusions qui devraient être appliquées pour plus de 3 ans, si les données sont supprimées après 3 ans.

En effet, incohérence déjà pointée au cabinet, en attente de leur retour.

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Extension d’autorisation du SPF Intérieur

• La demande d’extension a été introduite le 25 mai 2024 et portait sur deux points principaux :
• l’extension d’accès aux COM/DEL ;
• l’accès aux données sexe, lieu/pays de naissance, photo d’identité ;
• Lors d’une nouvelle demande, tous les accès accordés sont ré-examinés par le SPF intérieur.
• La décision a été reçue le 3 juillet 2026.
• L’extension aux COM/DEL a été accordée.
• L’accès à la photo d’identité est toujours refusé.

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Synthèse des échanges – Allocations familiales

Rappel suite à une demande:

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Attestation allocations familiales

Une attestation type a été mise à disposition des établissements. Voici le lien.��Elle peut être adaptée librement par chaque institution.

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Synthèse des échanges – Inscriptions multiples

�Point soulevé par les EES quant aux inscriptions multiples, avec une première inscription qui n’est pas annulée à temps, et mène au financement attribué au 1^er EES, alors que l’étudiant.e fera ses études effectivement dans un autre EES.��Réponse des collaborateurs COM/DEL : réflexion au niveau du cabinet, mais pas encore de détails précis.���=> Rappel par l’ARES qu’e-paysage permet de faciliter le travail de centralisation et de contrôle, mais pas de redéfinir le processus métier.��Lors de l’encodage d’une inscription pour une personne déjà inscrite dans un autre EES, un warning est affiché sur les écrans web.

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Les changements par rapport à l’autorisation précédente

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Synthèse des échanges – Autorisations SPF

RNBis : incertitude sur des possibles doublons

Cas de personnes avec même nom et prénom étrangères. Sans lieu de naissance, impossible de s’assurer qu’il s’agisse d’un doublon ou pas.

Pour y répondre : il faut que les EES encodent le plus de données possibles, en cas de doute, contacter le support e-paysage qui prendra contact avec la BCSS sur la base d’un document.

Lieu de naissance pour les Belges obligatoires sur le diplôme :

L’information du lieu de naissance est demandée à l’étudiant et reprise sur le document sans possibilité de vérification. Refus du SPF Intérieur de donner accès à cette information.�=> Il faudrait modifier la législation en FWB pour spécifier plus clairement que le lieu de naissance est obligatoire sur le diplôme pour ensuite refaire une demande au SPF. Sera discuté au prochain CoPil.

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Synthèse des écchanges

Questions quant aux diplômes dans MonEspace FWB

Les diplômes de l’enseignement supérieur ne sont pas encore visibles dans MonEspace FWB.

Les travaux d’intégration avec les données issues de DADi sont en cours.

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

Des

QUESTIONS ?

MERCI

Pour votre attention !

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