Retkelle tulee ilmoittautua viimeistää kaksi päivää ennen retkeä. Retkelle osallistujille ilmoitetaan tarkemmat tiedot valmistautumisesta ja retkelle lähdöstä viimeistään päivää ennen retkeä. Vähimmäismäärä osallistujia retkelle on retkestä riippuen 3-5 henkeä jotta retki toteutetaan ja maximi 6 henkeä. Säävarauksesta ilmoitetaan ennakkoon (esim. kova pakkanen tai kaatosade).
Alle 18-vuotiaiden tulee toimittaa vanhempien vapaamuotoinen lupalappu retkelle osallistumisesta kuvaviestillä retken järjestäjälle.