• sprawozdawczość i rozliczenie działań (jeśli są finansowane ze środków publicznych lub projektowych).

Podstawą przetwarzania danych jest:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (np. zapis
na konsultację, udział w zajęciach),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych (np. wystawienie zaświadczeń, rozliczenia projektowe),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (np. na kontakt marketingowy, przesyłanie newslettera),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora (np. wewnętrzne raportowanie, kontakt organizacyjny).

Zakres przetwarzanych danych
a. W zależności od rodzaju kontaktu z nami, możemy przetwarzać następujące dane osobowe:
Przetwarzamy m.in.:
• dane identyfikacyjne i kontaktowe,
• dane dotyczące sytuacji rodzinnej i społecznej (jeśli są konieczne do świadczenia usług),
• dane o stanie zdrowia i historii leczenia (jeśli są konieczne do świadczenia usług),
• wizerunek w trakcie spotkań online (bez nagrywania).

W przypadku, gdy klientem jest dziecko i opiekun/opiekunowie:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe dziecka i opiekuna/opiekunów,
• dane dotyczące sytuacji rodzinnej i społecznej (jeśli są konieczne do świadczenia usług),
• dane dotyczące edukacji i sytuacji szkolnej (jeśli są konieczne do świadczenia usług),
• dane o stanie zdrowia i historii leczenia (jeśli są konieczne do świadczenia usług),
• wizerunek w trakcie spotkań online (bez nagrywania).

Dane przetwarzane są wyłącznie w niezbędnym zakresie, zgodnie z zasadą minimalizacji. Nie są profilowane ani nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

b. Monitoring wizyjny
Na terenie Stowarzyszenia stosujemy monitoring wizyjny w miejscach ogólnodostępnych, aby zapewnić bezpieczeństwo osób przebywających w naszych przestrzeniach oraz utrzymać porządek publiczny. Przetwarzanie danych z monitoringu odbywa się na
podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest ochrona osób i mienia oraz zapewnienie bezpiecznego środowiska
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Nie wykorzystujemy danych z monitoringu do podejmowania zautomatyzowanych decyzji.

Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem
obowiązujących przepisów prawa oraz zasad archiwizacji dokumentacji. W szczególności:
• dane związane z korzystaniem z usług poradni będą przechowywane maksymalnie przez 20 lat od daty zakończenia udzielania
wsparcia, zgodnie z obowiązującymi wymogami dokumentacyjnymi,
• po tym okresie dane mogą być przetwarzane przez kolejne 3 lata wyłącznie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony
ewentualnych roszczeń wynikających z realizacji usług.
Po upływie powyższych okresów dane zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie będzie
wynikać z odrębnych przepisów prawa.

Obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest:
• obowiązkowe w przypadku korzystania z usług poradni lub Placówki Wsparcia Dziennego – ich niepodanie uniemożliwia realizację usługi lub udzielenie wsparcia,
• dobrowolne w przypadku udziału w wydarzeniach takich jak warsztaty, konferencje oraz w zakresie zgód na działania
informacyjne i marketingowe – jednak odmowa ich podania może skutkować brakiem możliwości uczestnictwa lub
otrzymywania określonych materiałów.

Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub odpowiednich umów,
w szczególności:

• organom administracji publicznej oraz innym instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących
przepisów,
• zaufanym podmiotom współpracującym w zakresie obsługi technicznej i organizacyjnej, takim jak dostawcy usług IT,
hostingu, systemów administracyjnych lub dokumentacji medycznej – wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia
przetwarzania danych, z zapewnieniem odpowiednich środków bezpieczeństwa i poufności.
Do wskazanych podmiotów mogą należeć m.in. Medfile S.A., Google Ireland Limited oraz inne podmioty zapewniające obsługę
systemów wykorzystywanych w bieżącej działalności.

Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z przepisów RODO:
• prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – w przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest
uzasadniony interes administratora,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób
zautomatyzowany,
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem
przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody należy zgłosić na adres e-mail: iod@wspolnepodworko.pl,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy.

Rodzicowi / opiekunowi prawnemu przysługują następujące prawa wynikające z przepisów RODO:
• prawo dostępu do danych osobowych dziecka i opiekuna,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych dziecka i/lub prawnego opiekuna – w przypadkach,
gdy podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes administratora,

prawo do przenoszenia danych dziecka i/lub swoich – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub
umowy,
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem
przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody należy zgłosić na adres e-mail: iod@wspolnepodworko.pl,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że
przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy.

Dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani nie podlegają profilowaniu.

Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów jednostki organizacyjnej Stowarzyszenia, zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Dane nie są profilowane ani nie są wobec nich podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profiluje osób korzystających z usług poradni.

Kontakt z osobami trzecimi w ramach wsparcia dziecka (jeśli dotyczy)
W ramach udzielanego wsparcia psychologicznego lub terapeutycznego możliwe jest, że specjalista prowadzący (psycholog, terapeuta) uzna za zasadne skontaktowanie się z osobami zaangażowanymi w codzienne funkcjonowanie dziecka – np. wychowawcą, pedagogiem szkolnym lub innym pracownikiem placówki oświatowej.
Może to również obejmować udział w obserwacji dziecka w środowisku szkolnym lub uczestnictwo w spotkaniach z kadrą pedagogiczną. Celem takich działań jest uzyskanie pełniejszego obrazu sytuacji dziecka oraz zapewnienie mu jak najlepiej dopasowanego wsparcia.