Η πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων γίνεται από το διδακτικό, διοικητικό και τεχνικό προσωπικό του Ιδρύματος που θα απασχοληθεί στο αναφερόμενο συνέδριο και πρέπει να προβούν σε επεξεργασία των δεδομένων των υποψηφίων για την εκτέλεση των καθηκόντων τους.
Τα δεδομένα θα διατηρούνται για όσο χρονικό διάστημα είναι απολύτως απαραίτητο για την επίτευξη των συγκεκριμένων επιδιωκόμενων σκοπών. Εφόσον εκπληρωθεί ή πάψει να συντρέχει ο σκοπός διατήρησης και επεξεργασίας τους, αυτά διαγράφονται με την επιφύλαξη νόμιμης συμμόρφωσης έναντι του νόμου που καθιστά υποχρεωτική τη διατήρηση τους.