Information on the processing of personal data for participants of "Management in the Age of AI (MAIA 2026). Beyond automation: managing human organisation in the era of intelligent agents"
The event will take place on 13th July 2026 in an online format, organised by the University of Vocational Education in Wrocław (Wyższa Szkoła Kształcenia Zawodowego we Wrocławiu).
In accordance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation), hereinafter referred to as "GDPR", the Controller informs you of the rules and your rights related to the processing of your personal data.
I. DATA CONTROLLER
The Controller of your personal data is the University of Vocational Education in Wrocław, plac Powstańców Śląskich 1/201, 53-329 Wrocław; e-mail: kontakt@studia-online.pl; tel.: +48 22 602 01 10; REGON: 651432712; NIP: 7952214640; website: http://www.wskz.pl
II. DATA PROTECTION OFFICER
For matters related to the processing of personal data, you may contact the Data Protection Officer (DPO) by writing to the address above or by e-mail: iod@wskz.pl. The DPO should be contacted exclusively regarding the processing of your data by the Controller, including the exercise of your rights under the GDPR.
III. PURPOSES AND LEGAL BASIS FOR PROCESSING
The personal data of conference participants will be processed:
- pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR — on the basis of your consent to the processing of personal data;
- pursuant to Art. 6(1)(c) GDPR — processing is necessary to fulfil a legal obligation of the Controller, in connection with the organisation of the Conference and the archiving of documents under the Act of 14 July 1983 on the national archival resource and archives, for the purpose of registering participation and providing administrative support to Conference participants;
- pursuant to Art. 6(1)(e) GDPR — in connection with the performance of tasks carried out in the public interest;
- pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR — for the purposes of the legitimate interests of the Controller, in particular for quality assessment of the Conference, statistical purposes, and the pursuit of claims.
For the purpose of documenting the Conference, photographs and recordings will be made during the event and published on the Conference website and social media. Your image will be processed on the basis of your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
IV. SOURCE OF PERSONAL DATA
Personal data of participants are collected via the registration form.
V. RECIPIENTS OF PERSONAL DATA
Your personal data may be processed by:
- Authorised employees of the Controller for the purposes of organising the Conference.
- An unspecified range of recipients in connection with the recording of the Conference proceedings and images captured in photographs, which may be shared without territorial or time restrictions through reproduction, public display, and public dissemination, including on the Internet.
VI. RETENTION PERIOD
Your personal data will be processed for the time necessary to organise, conduct, settle financially, and archive the Conference, in accordance with the retention periods specified by applicable law, including the uniform subject-based records schedule. Data such as name, address, e-mail, and phone number processed on the basis of consent for the purpose of future contact in organisational and scientific matters will be retained until consent is withdrawn or the organisation of scientific conferences ceases. Publication of your image may be repeated and is not limited in time.
VII. YOUR RIGHTS
You have the right to:
- withdraw consent, to the extent that processing is based on consent — withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal;
- access your personal data, including the right to obtain a copy;
- rectify (correct) inaccurate personal data;
- erasure of personal data processed on the basis of consent;
- restriction of processing;
- object to processing;
- lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland) if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR.
VIII. VOLUNTARY NATURE OF DATA PROVISION
- Providing your personal data is voluntary, but necessary to submit the conference registration form. Failure to provide data prevents acceptance of the registration form. Providing false data may result in liability under applicable law.
- Where processing is based on consent, you have the right to withdraw your consent to the collection and processing of your personal data at any time. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
- By submitting the form, you simultaneously consent to the processing of the data provided therein.
To withdraw your consent, please send a written statement to our postal address or to: pawel.raja@wskz.pl with the subject line: "WITHDRAWAL OF CONSENT".
IX. AUTOMATED DECISION-MAKING AND PROFILING
Your personal data will not be subject to profiling or automated decision-making.
X. TRANSFERS TO THIRD COUNTRIES / INTERNATIONAL ORGANISATIONS
The Controller does not intend to transfer data to third countries (i.e. outside the European Economic Area, EEA) or to international organisations on its own initiative. However, due to the nature of certain online platforms (e.g. Facebook, YouTube, X/Twitter) and their international character, transfers of data outside the EEA may potentially occur independently of the Controller. Such transfers are based on standard contractual clauses approved by the European Commission, or — in the case of transfers to the USA — on the European Commission Implementing Decision of 10 July 2023 establishing an adequate level of protection under the EU–US Data Privacy Framework, for entities participating in that programme, or on Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission (Art. 46(2)(c) GDPR) for entities not participating in the programme. The Controller verifies the legal basis for each transfer and applies the appropriate safeguards required by the GDPR.
Wydarzenie odbędzie się 9 czerwca 2026 roku w dogodnej formule on-line, organizowanej przez Wyższą Szkołę Kształcenia Zawodowego we Wrocławiu.
W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, administrator informuje o zasadach oraz o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych.
I. DANE ADMINISTRATORA DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wyższa Szkoła Kształcenia Zawodowego we Wrocławiu, plac Powstańców Śląskich 1/201 53-329 Wrocław; adres e-mail: kontakt@studia-online.pl, nr tel. +48 22 602 01 10; REGON. 651432712. NIP. 7952214640 ; Strona www. http://www.wskz.pl
II. DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych (IOD) pisząc na adres jak wyżej lub na adres e-mail: iod@wskz.pl.
Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych przez administratora, w tym realizacji Pani/Pana praw wynikających z RODO.
III. CELE I PODSTAWA PRAWANA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe uczestników konferencji
"Management in the Age of AI (MAIA 2026). Beyond automation: managing human organisation in the era of intelligent agents" , organizowaną 09.06.2026 r., on-line, przez Wyższą Szkołę Kształcenia Zawodowego we Wrocławiu w zakresie w/w będą przetwarzane:
1) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych;
2) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z organizacją Konferencji oraz archiwizacją dokumentów wynikającą z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w celu rejestracji uczestnictwa i zapewnienia obsługi administracyjnej uczestników Konferencji oraz archiwizacji dokumentów;
3) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, w związku z realizacją zadań w interesie publicznym;
4) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, w szczególności w celu oceny jakości Konferencji, w celach statystycznych, dochodzenia roszczeń.
2. W celu udokumentowania Konferencji, będą wykonywane w jej trakcie fotografie, i nagranie które zostaną opublikowane na tronie internetowej i mediach społecznościowych wydarzenia. Pani/Pana wizerunek będzie przetwarzany na podstawie Pani/Pana zgody, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
IV. ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYH
Dane osobowe uczestników pochodzą z formularza rejestracyjnego.
V. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w celach określonych w punkcie III,
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez:
1) Upoważnionych pracowników administratora w zakresie organizacji Konferencji.
2) Nieokreślony krąg odbiorców w związku z nagraniem przebiegu konferencji i utrwalonym wizerunkiem na fotografiach z Konferencji oraz udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, a także publiczne udostępnianie, w tym w Internecie.
VI. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do zorganizowania, przeprowadzenia, dokonania rozliczeń finansowych oraz archiwizacji w okresach wskazanych w przepisach prawa w tym w jednolitym rzeczowym wykazie akt WSSE. Dane dotyczące imienia i nazwiska, adresu, email, nr telefonu przetwarzane na podstawie zgody osoby w celu umożliwienia przyszłego kontaktu w sprawach organizacyjnych i naukowych będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zaprzestania organizacji konferencji naukowych.
Publikacja wizerunku może być wielokrotna i nieograniczona czasowo.
VII. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
1) cofnięcia zgody, w zakresie przetwarzania na podstawie zgody – przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
2) dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
3) sprostowania (poprawiania) danych osobowych, które są nieprawidłowe,
4) usunięcia danych osobowych przetwarzanych na podstawie wyrażonej zgody na ich przetwarzanie,
5) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
6) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
7) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
VIII. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do złożenia formularza zgłoszeniowego uczestnictwa w Konferencji. Niepodanie danych uniemożliwia przyjęcie formularza zgłoszeniowego. Podanie nieprawdziwych danych wiąże się z odpowiedzialnością określoną w odpowiednich przepisach.
2. W zakresie przetwarzania opartego na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie swoich danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
3. Wysłanie formularza jest jednoczesnym wyrażeniem zgody na przetwarzanie podanych w formularzu danych.
Zgodę może Pani/Pan wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny lub na adres e-mail: pawel.raja@wskz.pl W tytule należy podać „WYCOFANIE ZGODY”.
IX. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE
Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane ani też nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
X. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO/ ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
We własnym zakresie administrator nie zamierza przekazywać danych do państw trzecich (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy, EOG) ani do organizacji międzynarodowych. Specyfika działania portali (np. Twitter, Facebook, YouTube) i ich międzynarodowy charakter powodują jednak, że potencjalnie możliwy jest transfer danych poza EOG (nie jest to zależne od administratora). Podstawą takiego transferu są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zaś w przypadku transferu na teren USA – Decyzja Wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. wprowadzająca Tarczę Prywatności (tzw. Privacy Shield).
Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. W związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych oraz mediów społecznościowych (np. Facebook, YouTube, X/Twitter), których dostawcy mogą posiadać infrastrukturę poza EOG, może dochodzić do przekazywania danych do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki.
Przekazywanie danych do USA odbywa się: na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach programu EU–US Data Privacy Framework - w przypadku podmiotów uczestniczących w tym programie, lub na podstawie Standardowych Klauzul Umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) - w przypadku podmiotów nieuczestniczących w programie EU–US Data Privacy Framework.
Administrator każdorazowo weryfikuje podstawę prawną transferu oraz stosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przepisami RODO.
