Príloha č. 1
POVERENIE PREVÁDZKOVATEĽA SPRACÚVAŤ OSOBNÉ ÚDAJE
A POKYNY NA SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Slovenský skauting ako prevádzkovateľ (ďalej len „Prevádzkovatľ“) týmto v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenia o ochrane osobných údajov) (ďalej len „GDPR“),
poveruje
Dobrovoľníka ako oprávnenú osobu (ďalej len „Oprávnená osoba“) spracúvaním osobných údajov fyzických osôb (ďalej len „Dotknuté osoby“), ku ktorým dochádza pri výkone jeho dobrovoľníckej činnosti pre Prevádzkovateľa.
Oprávnená osoba je poverená Prevádzkovateľom spracúvať osobné údaje odo dňa udelenia tohto Poverenia do dňa ukončenia jej dobrovoľníckej činnosti pre Prevádzkovateľa alebo do dňa písomného odvolania tohto Poverenia zo strany Prevádzkovateľa.
POKYNY NA SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV
Oprávnená osoba týmto potvrdzuje, že bola poučená o právach a povinnostiach, ktoré jej vyplývajú v súvislosti so spracúvaním osobných údajov Dotknutých osôb, a to nasledovne:
1. Práva a povinnosti Oprávnenej osoby
1.1 Práva Oprávnenej osoby
Oprávnená osoba má právo vykonávať spracovateľské operácie s osobnými údajmi spracúvanými v informačných systémoch osobných údajov Prevádzkovateľa výlučne v súlade s právnym základom, a to len v rozsahu a spôsobom, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie ustanoveného alebo vymedzeného účelu spracúvania.
Oprávnená osoba má právo najmä na:
a) pridelenie prístupových práv (napr. hesiel) do určených informačných systémov osobných údajov Prevádzkovateľa v rozsahu nevyhnutnom na plnenie jej úloh;
b) opätovné poučenie, ak došlo k podstatnej zmene jej funkcie, a tým sa významne zmenil obsah náplne jej činnosti, alebo sa podstatne zmenili podmienky spracúvania osobných údajov alebo rozsah spracúvaných osobných údajov v rámci jej zaradenia,
c) porušenie povinnosti mlčanlivosti, ak je to nevyhnutné na plnenie úloh súdov a orgánov činných v trestnom konaní podľa osobitného zákona alebo vo vzťahu k dozornému orgánu podľa GDPR – Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (ďalej len „úrad“); ustanovenia o povinnosti mlčanlivosti podľa osobitných predpisov tým nie sú dotknuté,
d) odmietnutie vykonania pokynu k spracúvaniu osobných údajov, ktorý je v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi.
1.2 Povinnosti Oprávnenej osoby
Oprávnená osoba je v súvislosti so spracúvaním osobných údajov povinná rešpektovať príslušné povinnosti formulované Prevádzkovateľom, najmä v rámci:
Smernice o ochrane osobných údajov a
Smernice o základných zásadách informačnej bezpečnosti.
Oprávnená osoba je ďalej povinná najmä
(a) získavať na základe svojho zaradenia len nevyhnutné osobné údaje výlučne na ustanovený alebo vymedzený účel; je neprípustné, aby ste získavali osobné údaje pod zámienkou iného účelu spracúvania alebo inej činnosti;
(b) vykonávať povolené spracovateľské operácie len so správnymi, úplnými a podľa potreby aktualizovanými osobnými údajmi vo vzťahu k účelu spracúvania,
(c) nesprávne a neúplné osobné údaje bez zbytočného odkladu opraviť alebo doplniť; nesprávne a neúplné osobné údaje, ktoré nemožno opraviť alebo doplniť tak, aby boli správne a úplné, a je povinná nespracúvať ich iným spôsobom, než uchovávaním, kým sa rozhodne o ich likvidácií,
(d) pred získavaním osobných údajov od Dotknutej osoby ju oboznámiť s informáciami o spracúvaní jej osobných údajov, a to napríklad odkázaním na webstránku:
https://www.skauting.sk/kontakt/odporucame/informacie-o-spracuvani-a-ochrane-osobnych-udajov/,
(e) zabezpečiť preukázateľný súhlas na spracúvanie osobných údajov Dotknutej osoby, ak sa osobné údaje spracúvajú alebo majú spracúvať na právnom základe súhlasu Dotknutej osoby,
(f) postupovať výlučne v súlade s technickými a organizačnými opatreniami prijatými Slovenským skautingom a v prípade bezpečnostného incidentu alebo porušenia ochrany osobných údajov postupovať podľa Smernice o ochrane osobných údajov a Smernice o základných zásadách informačnej bezpečnosti,
(g) vykonať likvidáciu osobných údajov, ktoré sú súčasťou už nepotrebných pracovných dokumentov (napr. rôzne pracovné súbory, pracovné verzie dokumentov) rozložením, vymazaním alebo fyzickým zničením hmotných nosičov tak, aby sa z nich osobné údaje nedali reprodukovať; pritom je povinná postupovať podľa pokynov Slovenského skautingu,
(h) v prípade nejasností pri spracúvaní osobných údajov sa obrátiť na Slovenský skauting, prípadne najbližšie nadriadeného pracovníka,
(i) chrániť prijaté dokumenty a zariadenia pred stratou a poškodením a zneužitím, odcudzením, neoprávneným sprístupnením, poskytnutím alebo inými neprípustnými formami spracúvania,
(j) dodržiavať všetky povinnosti, o ktorých bola poučená a riadiť sa všetkými pokynmi, ktoré jej boli udelené,
(k) osobné údaje nevyužiť pre osobnú potrebu, či potrebu inej osoby alebo na iné, než Slovenským skautingom stanovené účely.
2. Záväzok mlčanlivosti
Prevádzkovateľ týmto Oprávnenú osobu zaväzuje povinnosťou mlčanlivosti ohľadom všetkých a akýchkoľvek skutočností a informácií týkajúcich sa spracúvania osobných údajov, ako aj o samotných osobných údajoch, s ktorými príde Oprávnená osoba do styku. V prípade, ak si Oprávnená osoba nebude istá, či sa určité informácie považujú za osobné údaje alebo nie, je povinná si vyžiadať od Prevádzkovateľa vyjadrenie, pričom až do doručenia tohto vyjadrenia, je povinná postupovať tak, ako by dotknuté informácie boli osobnými údajmi fyzickej osoby.
Oprávnená osoba nie je oprávnená sprístupňovať akékoľvek informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov alebo samotné osobné údaje tretím osobám (vrátane iných zamestnancov Prevádzkovateľa, ktorí nemajú oprávnenie sa s nimi oboznamovať), a výnimkou, ak (a) je to požadované zákonom, orgánom verejnej alebo súdnej moci; (b) je to nevyhnutné s ohľadom na plnenie zmluvných povinností podľa Zmluvy, ktorú má Oprávnená osoba s Prevádzkovateľom uzavretú; (c) sa informácie poskytujú odborným poradcom na báze „potrebné vedieť“, a za predpokladu záväzku takýchto profesionálnych poradcov dodržiavať povinnosť mlčanlivosti akoby boli na ňu zaviazaní priamo oni; (d) Prevádzkovateľ poskytol predchádzajúci písomný súhlas so zverejnením alebo iným použitím informácií. V akomkoľvek spore týkajúcom sa aplikácie týchto výnimiek bude dôkazné bremeno na Oprávnenej osobe, pričom takýto dôkaz musí byť jasný a presvedčivý.
V priestoroch využívaných Prevádzkovateľom je Oprávnená osoba oprávnená vyhotovovať obrazové, zvukové a/alebo zvukovo-obrazové záznamy, akékoľvek analógové alebo digitálne rozmnoženiny dát, v akejkoľvek forme a/alebo akýmkoľvek spôsobom, najmä ale nielen vyhotovením rozmnoženiny na USB kľúč alebo obdobné pamäťové médium, prenosom cez bluetooth, wi-fi, LAN sieť alebo podobne iba v prípade, ak je to nevyhnutné na plnenie jej zmluvných povinností pre Prevádzkovateľa a ak o tom vopred informovala Prevádzkovateľa. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po skončení činnosti Oprávnenej osoby vykonávanej pre Prevádzkovateľa.
3. Zodpovednosť za porušenie povinností
Oprávnená osoba si je vedomá, že v prípade porušenia povinností vyplývajúcich jej zo spracúvania osobných údajov v zmysle tohto Poverenia, zodpovedá za škodu spôsobenú tým Prevádzkovateľovi vrátane prípadu, keď je v dôsledku porušenia povinnosti Oprávnenej osoby uložená Prevádzkovateľovi sankcia v zmysle GDPR, či iných právnych predpisov. Porušenie ochrany osobných údajov môže mať za následok vznik aj trestnoprávnej zodpovednosti, preto by Oprávnená osoba mala dbať na ochranu osobných údajov.