Alina-salin 1. varsinainen varauskierros || Alinasalens första bokningsrunda || First booking round for the Alina Hall
Tämä on Alina-salin ensimmäisen varauskierroksen lomake. Ensimmäinen varauskierros on auki 23.3. klo 12:00 – 28.3. klo 12.00.

Varaukset jakaa HYYn Järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa valiokunnan kokouksessa 29.3. klo 17-20. Kokous on avoin kaikille HYYn jäsenille.

Varauksen tekevän järjestön on täytynyt osallistua Alina-salin käyttökoulutukseen vuoden 2018 aikana tai järjestön edustajan on osallistuttava erikseen järjestettävään lisäkoulutukseen syksyllä. Varaus raukeaa mikäli järjestö ei osallistu koulutukseen.

Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta: http://hyy.helsinki.fi/fi/jarjestot/tilat
Mikäli järjestö yrittää varata jo varattuja vuoroja, tämä voi vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen.

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kierrosten jälkeen.

Huomioitavaa:
1) Järjestö saa varata vain yhden (1) vuoron kierroksella. Päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.
2) Mikäli järjestölle myönnetään vuoro ennakkokierroksella, sillä voidaan myöntää toinen vuoro vasta toisella varsinaisella varauskierroksella.
3) Yhteyshenkilön on hyvä olla tavoitettavissa puhelimitse järjestövaliokunnan kokouksen aikana 29.3.


Lisätietoja: jarjestovaliokunta@hyy.fi tai valiokunnan puheenjohtaja Lauri Grünthal, lauri.grunthal(a)helsinki.fi, 0503277480.


--

Det här är bokningsblanketten till första bokningsrundan. Blanketten är öppen 23.3. kl 12:00 – 28.3. kl 12:00.

Bokningarna delas av HUS Föreningsutskottet tillsammans med den föreningsansvariga i styrelsen och den sakkunniga i föreningsfrågor i utskottets möte 29.3. klockan 17-20. Möten är öppen till alla HUS medlemmar.

För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Vid behov hålls mera kurser hösten 2018. Om en förening inte har gått kursen hävs föreningens bokning.

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender på adressen: http://hyy.helsinki.fi/sv/foreningar/lokaler
Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras.

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter bokningsetapperna.

Observera:
1) Föreningen kan reservera bara en (1) tur på rundan. Alternativ kan vara mera.
2) Ifall en förening ansöker om och får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen få sitt andra bokning bara på den andra egentliga rundan.
3) Kontaktperson borde nås i telefon under utskottets möte 29.3. för oklara situationer.

Om det uppstår frågor angående Alinasalens bokningsrundor, kontakta vänligen ordförandena för Föreningsutskottet på jarjestovaliokunta@hyy.fi eller ordförande Lauri Grünthal, lauri.grunthal(a)helsinki.fi, 0503277480.

--

This is the form for the first booking round. Booking is open from 12 pm on the 23th of March till 12 pm on the 27th of March.

The Student Organisations Committee divides the reservations together with the board member in charge of organisations and the organisations specialist. The decisions are made at the Committee’s meeting on on the 29th from 5 pm to 8 pm. The meeting is open to all HYY members.

Organisations must have completed the user training for Alina Hall in 2018 before their reservation date. An additional training session is organised, if necessary, in the autumn. If the organisation does not participate in the training, the reservation will expire.

Organisations must check the available hours from the Student Union's electronic calendar at http://hyy.helsinki.fi/en/organisations/premises
If the organisation has not checked the available hours, it may affect the prioritisation of reservations.

Reservations are updated to the electronic calendar after each booking round.

Notice:
1) Organisation can have only one (1) reservation in a round. There can be several options for the date.
2) If an organisation is granted a reservation during the advance booking round it can only be granted its second reservation in the second actual booking round.
3) The contact person should be reachable by phone during the committee meetins on the 29th for unclear situations.

More information: jarjestovaliokunta@hyy.fi or Committee Chair Lauri Grünthal, lauri.grunthal(a)helsinki.fi, 0503277480.

Järjestö / Föreningen / Organisation *
Your answer
Yhteyshenkilö / Kontaktperson / Contact person *
Yhteyshenkilön tulisi olla tavoitettavissa valiokunnan kokouksen aikaan, jotta häneen voidaan tarvittaessa olla yhteydessä / Den kontaktperson måste gå att nå per telefon då bokningarna behandlas i slutet av båda bokningsomgångarna, för att man ska kunna förhandla om eventuella dubbelbokningar. / The contact person should be reachable by telephone after the end of both reservation rounds when the reservations will be processed. In this way, the mediation of overlapping reservations is possible.
Your answer
Puhelinnumero / Telefonnummer / Phonenumber *
Your answer
E-mail *
Your answer
Kuvaus tapahtumasta, johon tila halutaan varata, ja tilaisuuden luonne / Beskrivning av evenemanget som ni vill boka utrymmet för / Description of the event you are booking Alina-hall for *
Your answer
Varauspäivä / Datum / Date *
MM
/
DD
/
YYYY
Vaihtoehto 2 / Alternativ 2 / Option 2 *
MM
/
DD
/
YYYY
Vaihtoehto 3 / Alternativ 3 / Option 3
MM
/
DD
/
YYYY
Tilaisuus / Evenemang / Event *
Yksityiskohdat / Detaljer / Details
Your answer
Arvioitu osallistujamäärä / Antal personer / Number of participants *
Olen tarkistanut vapaat vuorot / Jag har kontrollerat lediga turer / I have checked the vacant dates *
Järjestölleni ei myönnetty vuoroa ennakkovarauskierroksella / Min förening inte fått en bokning på förhandsbokningsrundan / My organisation was not granted a reservation during the advance booking round *
Submit
Never submit passwords through Google Forms.
This content is neither created nor endorsed by Google. Report Abuse - Terms of Service