Cette année le rassemblement réitère le format initié l'an dernier :

7 semaines de durée
120 personnes maximum par jour
Inscriptions en 3 temps, avec un tirage au sort éventuel, si on n'a collectivement pas réussi à gérer la capacité d’accueil imposée.

L'idée est de sortir de la logique du 1er inscrit, 1er accepté. L’objectif est de favoriser l’inscription en auto-gestion, où chacun.e est responsable, et pense ses dates de venue en fonction des périodes chargées, et les fait évoluer, si c’est possible, afin de gérer au mieux et collectivement, la capacité d’accueil maximale.

Pour t’inscrire, tu devras réaliser deux étapes :

Étape 1 : renseigner quelques informations personnelles dans ce formulaire
Étape 2 : indiquer les dates de ta venue au rassemblement, dans le tableau reçu par mail suite à la validation du formulaire (vérifie bien tes courriers indésirables), et les mettre à jour régulièrement.

Le calendrier des inscriptions se découpe en 3 temps :

2 mai au 1 juin : Préinscriptions, chacun·e renseigne ses dates de présence souhaitées, et peut les faire évoluer en modifiant le tableau reçu par mail.
2 juin : Clôture des préinscriptions et tirage au sort éventuel. Si collectivement on réussit à respecter la capacité d’accueil maximale, les inscriptions seront toutes validées ! Par contre sur les dates avec plus de 120 personnes inscrites, on procédera à un tirage au sort. N’hésite donc pas à faire évoluer tes dates de venue, en fonction des inscriptions, en amont du 2 juin.
3 juin : Réouverture des inscriptions, et validation de toute nouvelle inscription sur les dates avec moins de 120 personnes inscrites. Il ne sera plus possible de s’inscrire sur les dates qui auront déjà atteint la capacité d’accueil maximale.

Prenons 3 cas concrets :

Cas 1 : Maryline enregistre ses vœux de présence lors des préinscriptions, le 8 mai, sur des dates qui risquent d'être très demandées. Elle en a conscience mais souhaite tenter sa chance. Le 2 juin, à la fermeture des préinscriptions, la capacité d'accueil est dépassée pour 7 jours du rassemblement. 3 jours correspondent au séjour de Maryline. Le tirage au sort sur l'une des dates problématiques désigne, entre autres, Maryline, qui sera informée que l'ensemble de ses vœux n'ont pas pu être retenus. Elle sera ainsi invitée à choisir d'autres jours de présence en fonction de la capacité d'accueil journalière dès la réouverture des inscriptions.

Cas 2 : Pierre enregistre ses vœux de présence lors des préinscriptions, le 5 mai. Le 25 mai il se rend compte que la capacité d'accueil journalière est dépassée sur une partie de son séjour. Pierre décide de changer ses vœux de présence pour éviter qu'un tirage au sort ne soit fait. Le 2 juin, à la fermeture des préinscriptions, la capacité d'accueil est respectée pour l'ensemble du rassemblement. Pierre sera informé que l'ensemble de ses vœux ont été retenus.

Cas 3 : Florent enregistre ses vœux de présence lors des préinscriptions, mais avant la fermeture de celle-ci, il les supprime à cause d'un impondérable familial. Puis le 15 juin, il choisit finalement ses jours de présence en fonction de la capacité d'accueil journalière mais le premier jour de son séjour dépasse la capacité d'accueil journalière. Florent sera informé que son séjour sera validé s'il consent à décaler son arrivée d'un jour plus tard.