- Đối với trường hợp phòng học chưa mở theo giờ đăng ký, vui lòng liên hệ:
• Đ/c Lê Thị Thu Hiền - Ủy viên Ban Thường vụ Đoàn trường, Chánh văn phòng Đoàn trường - 0347004821 - Phụ trách chung;
• Đ/c Đường Yến Ngọc - Cộng tác viên Thường trực Văn phòng Đoàn trường - 039.731.9262 - Phụ trách mượn phòng, mượn địa điểm, vật dụng;
Thời gian Diễn ra hoạt động Thời gian Đăng ký mượn phòng
Thứ 2, thứ 3, thứ 4 Trước 07h00 ngày thứ 4 tuần trước đó
Thứ 5, thứ 6, thứ 7, Chủ nhật Trước 07h00 ngày thứ 2 cùng tuần
- Các đăng ký không thực hiện đúng theo trình tự hướng dẫn sẽ không được giải quyết;
- Bắt đầu và kết thúc hoạt động đúng thời gian đăng ký. Mọi sự thay đổi đột xuất (huỷ phòng, đổi giờ nhận phòng) vui lòng thông báo cho Văn phòng Đoàn ít nhất trước 1 ngày diễn ra hoạt động để kịp thời giải quyết;
-
Khung thời gian có thể sử dụng cơ sở vật chất:
Từ Thứ 2 đến Thứ 7 (7g00 đến 21g00) và Chủ nhật (
7g00 đến 17g00)
Nếu huỷ/thay đổi đăng ký, đăng ký không đúng quy định hoặc trả vật dụng khác thời gian yêu cầu mà không thông báo:
Lần 1:
Cấm mượn phòng/địa điểm/vật dụng trong vòng 1 tháng
Lần 2:
Cấm mượn phòng/địa điểm/vật dụng trong vòng 3 tháng
Lần 3:
Cấm mượn phòng/địa điểm/vật dụng cả năm học
Liên hệ: (Vui lòng liên hệ trong giờ hành chính)
Văn phòng Đoàn cơ sở 1: 028.3835.4008
Email:
vanphongdoankhtn@gmail.com# LƯU Ý 1:-
Đây là link đăng ký dành riêng cho hoạt động Đoàn - Hội. Các hoạt động khác vui lòng liên hệ trực tiếp hoặc qua Email
vanphongdoankhtn@gmail.com để được hướng dẫn;
-
Người đăng ký phải là
Bí thư, Chi Hội trưởng, Phó bí thư, Chi Hội phó hoặc cấp tương đương (Chủ nhiệm/phó chủ nhiệm Câu lạc bộ, Đội trưởng/đội phó của Đội) trở lên và cũng chính là người chịu trách nhiệm chính hoạt động đó.
# LƯU Ý 2: Thời gian xử lý đăng ký và trả kết quả đăng ký:-
Thời gian xử lý: 9h00 sáng thứ 2 và thứ 4 hàng tuần-
Thời gian trả kết quả:
Sau 1-2 ngày làm việc
(phòng học thông thường),
sau 5 - 7 ngày đối với mượn
vật dụng, đối với việc mượn địa điểm, phòng Nhà I, Giảng đường 1,2 và Hội trường I, Hội trường B cơ sở 2)- Các thiết bị liên quan đến phòng học như máy chiếu, màn chiếu, micro,.. liên hệ tổ giảng đường để đăng ký sử dụng (mang theo CMND hoặc thẻ sinh viên)
- Giữ gìn cơ sở vật chất chung của nhà trường và văn phòng Đoàn. Mọi hư hỏng sẽ do chính đơn vị đăng ký chịu trách nhiệm;
- Vui lòng đến đúng giờ hoặc trễ nhất là 15p quá thời gian mấy anh chị đóng cửa thì Văn phòng sẽ không giải quyết.
- Giữ gìn vệ sinh trong suốt quá trình diễn ra hoạt động và sau khi kết thúc;
- Không gây mất trật tự, đặc biệt là trong thời gian còn tiết học (6h40 - 21h00) và sau 22h30;
- Đảm bảo an toàn cho người tham gia hoạt động.
2. HƯỚNG DẪN:
2.1. Các cơ sở vật chất được hỗ trợ:
+ Phòng học thông thường
+ Giảng đường 1, Giảng đường 2, Hội trường I, Hội trường B cơ sở 2
+ Sân trường (theo khu vực cụ thể)
+ Vật dụng tổ chức hoạt động
+ Đặt bàn truyền thông hoạt động
+ Treo bandroll tại dãy nhà B
+ Nơi nghỉ lại qua đêm (sảnh nhà I)
2.2. Thông tin cụ thể:
A. PHÒNG HỌC THÔNG THƯỜNG:
- Đối với trường hợp phòng học chưa mở theo giờ đăng ký
+ Số điện thoại liên hệ: (Vui lòng liên hệ trong giờ hành chính)
• Tổ giảng đường: 0357106980 (Anh Danh)
• Thiết bị, máy móc: Phan Anh Tuấn (0961.827.274);
- Tuyệt đối không dán băng keo lên bảng. Sau khi kết thúc phải sắp xếp lại bàn ghế trong phòng học ngay ngắn như cũ, dọn rác và tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra khỏi phòng.
- Chỉ mượn phòng trong một buổi, KHÔNG đăng ký sử dụng xuyên suốt giữa 2 buổi (đặc biệt là giữa buổi chiều và buổi tối, buổi tối bắt đầu từ lúc 17g30).
LƯU Ý: DO TÌNH HÌNH SỐ LƯỢNG LỚP HỌC Ở CƠ SỞ 1 ĐANG TĂNG NÊN SỐ LƯỢNG PHÒNG SẼ BỊ HẠN CHẾ. CHỈ DUYỆT PHÒNG CHO NHỮNG ĐĂNG KÝ ĐIỀN ĐÚNG QUY ĐỊNH.
B. GIẢNG ĐƯỜNG 1,2 VÀ HỘI TRƯỜNG I, HỘI TRƯỜNG B CƠ SỞ 2, PHÒNG NHÀ I:
- Ưu tiên cho các hoạt động cấp khoa trở lên hoặc các chương trình hợp tác với các đơn vị trường bạn;
- Đăng ký trước khi hoạt động diễn ra ít nhất 7 ngày (cần lưu ý cho xin phép có cho xe vận chuyển âm thanh thuê của đơn vị ngoài ra vào trường không, có gửi xe trễ giờ quy định không, có sử dụng máy lạnh, màn hình Led hay không).
- Hạn chế đăng ký hoạt động sau 17h00 chủ nhật.
- Giảng đường 2 và Hội trường B cơ sở 2 KHÔNG hỗ trợ hoạt động buổi tối (sau 17h00).
- Sau khi được phản hồi mượn Hội trường B cơ sở 2, vui lòng đến Văn phòng Đoàn cơ sở 1 để nhận công văn.
C. SÂN TRƯỜNG:
- Gồm các khu vực: khu vực cạnh nhà I, khu vực giữa dãy A và B;
- Đăng ký trước khi hoạt động diễn ra ít nhất 7 ngày tính từ ngày Văn phòng xử lý đăng ký.
D. VẬT DỤNG
- Gồm khăn bàn, bảng tên chức danh (bảng chữ T kích thước 22x9 cm), bình hoa, khay, khăn trải khay, ly nước, bình nước, bộ đàm, máy quét thẻ. Văn phòng KHÔNG hỗ trợ mượn standee.
- Đăng ký trước khi Đoàn trường xử lý (Thứ 2 và 4 hàng tuần - không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ. Riêng các hoạt động sử dụng với số lượng nhiều thì ít nhất là 3 ngày. Không đăng ký trước quá 14 ngày (2 tuần);
- Thời gian để hoàn trả chậm nhất là 02 ngày sau khi hoạt động diễn ra;
- Các hư hỏng hoặc thất lạc sẽ do đơn vị đăng ký sử dụng chịu trách nhiệm bồi thường. Trong quá trình tiếp nhận vật dụng từ đơn vị mượn trước đó vui lòng kiểm tra kỹ vật dụng, nếu trong quá trình kiểm tra vật dụng tại Văn phòng có dấu hiệu hư hổng thì đơn vị mượn cuối cùng chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
- Lưu ý đặc biệt đối với khăn trải bàn: Không dán băng keo 2 mặt, keo xốp lên khăn. Chi phí làm sạch văn phòng Đoàn sẽ hỗ trợ cho các bạn, các bạn vui lòng giữ gìn cẩn thận. Khi kiểm tra vật dụng hoàn trả nếu khăn trải bàn KHÔNG được đơn vị giữ gìn sạch sẽ, vui lòng chi trả 1 phần phí làm sạch khăn (40.000đ/cái)
***Vật dụng chỉ hỗ trợ các hoạt động từ cấp khoa***
***Các vật dụng mượn cùng lượt đang ký với địa điểm, nếu địa điểm không được duyệt thì vật dụng cũng sẽ không được duyệt***
***Nếu vẫn muốn mượn vật dụng, vui lòng điền đăng ký mượn vật dụng riêng***
E. ĐẶT BÀN TRUYỀN THÔNG HOẠT ĐỘNG
- Số lượng bàn tối đa là 2;
- Đăng ký trước khi Đoàn trường xử lý ít nhất 3 ngày (Thứ 2 và 4 - không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ)
- Sau khi kết thúc, vui lòng trả bàn về đúng nơi ban đầu (mỗi ngày);
- Không dán poster lên các khu vực chưa đăng ký truyền thông (tường, các bảng tin).
- Đăng ký đặt bàn bán hàng gây quỹ cần ghi rõ các mặt hàng sẽ bán (KHÔNG giải quyết các đăng ký không điền đầy đủ thông tin).
- Nếu có đơn vị tài trợ hỗ trợ đặt bàn cần ghi rõ trong đăng ký.
F. TREO BANDROLLLưu ý :
- Kích thướt Bandroll
1*7m- Địa điểm treo: Cổng trường, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, ĐHQG-HCM (cơ sở 2); Nhà B, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, ĐHQG-HCM (cơ sở 1)
•
Bước 1: Sau khi đăng kí trên form mượn phòng, đơn vị gửi giấy đề nghị (theo biểu mẫu) từ link:
https://drive.google.com/file/d/0B7zRdOf4fW9KdmIxNlhlNjFENWs/view?usp=sharing kèm mẫu thiết kế chi tiết đến địa chỉ email:
vanphongdoankhtn@gmail.com ít nhất trước 03 ngày (ngày làm việc) diễn ra hoạt động. (Không gửi vào Thứ 7, Chủ nhật).
•
Bước 2: Sau khi có kết quả trên link hoặc phản hồi từ gmail, đơn vị tiến hành in và treo sản phẩm.
G. NƠI NGHỈ LẠI QUA ĐÊM (tại khu vực sảnh I)-
Hỗ trợ cho các trường hợp sau hoạt động mà không thể về nhà, hoặc các hoạt động phải di chuyển bằng xe vào thời gian quá sớm, hoặc là hoạt động tình nguyện.
-
Không hỗ trợ cho trường hợp không phải sinh viên của trường.
-
Sau khi đăng ký phải gửi
kèm danh sách (file word và pdf) về mail vanphongdoankhtn@gmail.com, trong mail mô tả rõ hoạt động và nội dung mong muốn ở lại qua đêm -
gửi trước ít nhất 5 ngày.
-
Đảm bảo sinh viên luôn đem theo thẻ sinh viên trong suốt thời gian ở lại trường; không cho phép sinh viên đi lang thang ở các dãy nhà khác và ra vào trường sau 9h00 đêm mà không có lý do chính đáng.
- Mẫu danh sách:
https://docs.google.com/document/d/1PNSfmFlM9CMpM8dJbw6dUEkd6isySesUPoRP8D81F_Q (gửi file word và pdf)
***Lưu ý: khi có đăng ký gửi xe qua đêm tại hầm xe cán bộ vui lòng lấy xe ra trước 06h20***
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
