Enquête Internationale 2016 "Archivage en Cytologie"
Faisant suite au symposium sur l’archivage de Carrefour Pathologie 2015 coordonné par le Pr. Jean-Pierre Bellocq, avec le résultat d’une enquête nationale de l’Association Française d’Assurance Qualité en Anatomie et Cytologie Pathologiques (AFAQAP) abordant tous les aspects de l’archivage, ce thème a été retenu par les organisateurs des 39èmes Assises de Pathologie à Tours, le Pr Gonzague de Pinieux et le Service Anatomie Pathologique du CHRU de Tours, pour l’atelier Médico-Technique II, le 26 Mai prochain.

Il a été demandé à la Société Française de Cytologie Clinique (SFCC) de traiter durant cet atelier des aspects cytologiques de l’archivage. A ce titre, nous avons conçu un questionnaire dédié à l’archivage en cytologie et s’intéressant aussi aux modes de stockage ou d’élimination des flacons gyn et non gyn, une fois le compte-rendu cytologique effectué. Cette enquête est destinée aux différentes structures AnatomoCytoPathologiques (ACP) de France et des pays limitrophes (Belgique, Suisse, Luxembourg) pour comparer les expériences selon les pays et selon le mode d’exercice. Ce questionnaire comporte 51 questions réparties en 7 rubriques : Questions générales (10) ; Archivage de la feuille de demande d’examen en cytologie (5) ; Mode de stockage des flacons gynécologiques en milieu liquide (12), des flacons non gynécologiques (10) et des lames blanches non gynécologiques (4) ; Archivage des lames colorées de cytologie (6) ; Système documentaire (4).

Ce questionnaire anonyme concerne les 3 dernières années d’exercice (2013, 2014, 2015). Il est demandé une seule réponse par structure. Il peut être rempli sur format papier (imprimé en faisant un clic droit sur le document en ligne puis scanné en format pdf et adressé par email à mofabre@gmail.com ) ou directement en ligne (format électronique google form). Cette enquête est compatible avec Firefox Mozilla (recommandé) mais également avec d'autres navigateurs.
Les questions marquées * sont obligatoires.
CE QUESTIONNAIRE EST A RENVOYER AVANT LE 10 AVRIL 2016.

Nous remercions les présidents des différentes sociétés savantes et associations de la spécialité : belges, français, luxembourgeois et suisses, l’AFAQAP et son président le Pr. Jean-Pierre Bellocq, la société Française de Pathologie et son président le Pr. Jean-Yves Scoazec, le Collège des Hôpitaux Généraux et son président le Dr. Joël Cucherousset, le syndicat des médecins pathologistes français et son président le Dr. Frédéric Staroz qui ont accepté de faciliter la diffusion de ce questionnaire.

Nous sommes à votre disposition pour vous aider, si besoin, à remplir ce questionnaire et nous vous remercions pour votre participation.
Monique Fabre, Past-Présidente de la SFCC (mofabre@gmail.com) et Hervé Debaque, membre du bureau de la SFCC et Président de ACP Francophone (herve.debaque354@orange.fr).

QUESTIONS GENERALES
QG1 – Dans quel pays exercez-vous ?
QG2 – Quel est le type de votre structure d’ACP ?
QG3 – Combien de pathologistes travaillent dans votre structure (en nombre d’équivalent temps plein)?
Your answer
QG4 – Dans votre structure, avez-vous une personne référente pour la cytologie (technique, assurance qualité, archivage) (plusieurs réponses possibles)
Required
QG5 – Si vous avez répondu oui à la question précédente, cette personne a-t-elle mis en place une démarche d’assurance qualité dans l’archivage de la cytologie ?
QG6 - Si vous avez répondu oui à la question précédente concernant la démarche qualité dans l'archivage de la cytologie , merci de préciser le type de démarche qualité :
Your answer
QG7 - Quel est le pourcentage moyen de dossiers de cytologie gynécologique par rapport au nombre de dossiers histologiques traités par votre structure ?
QG8 - Quel est le pourcentage moyen de dossiers de cytologie non-gynécologique par rapport au nombre de dossiers histologiques traités par votre structure ?
QG9 - Dans votre structure, avez-vous une numérotation spécifique pour les dossiers cytologiques (différente de celle des dossiers histologiques) (plusieurs réponses possibles)?
Required
QG10 - En présence d’une discordance diagnostique entre un frottis cervico-utérin (FCU) et un autre examen (frottis antérieur, biopsie du col, résultat HPV, …), comment est-fait le désarchivage des lames pour permettre une comparaison des examens (plusieurs réponses possibles)?
ARCHIVAGE DE LA FEUILLE DE DEMANDE D'EXAMEN (FDE) DE CYTOLOGIE
FDE1- Quel est le format d’archivage de la FDE ?
FDE2 - En cas d’archivage papier exclusif de la FDE, quelle est la durée d’archivage de la FDE papier avant sa destruction ?
FDE3 - En cas d’archivage numérique/digital de la FDE, archivez-vous aussi la FDE papier ?
FDE4 - En cas d’archivage double de la FDE (numérique/digital et papier), quelle est la durée d’archivage de la FDE papier avant sa destruction ?
FDE5 - En cas d’archivage numérique/digital de la FDE, quelle est la durée d’archivage de la FDE papier avant sa destruction ?
MODE DE STOCKAGE DES FLACONS GYNECOLOGIQUES EN MILIEU LIQUIDE
G1 - Utilisez-vous des flacons gynécologiques en milieu liquide
G2 - Si oui, à quelle température ces flacons sont-ils stockés dès la réception dans votre structure ?
G3 - Avez-vous un stockage différent des flacons en fonction d’une demande de recherche d’ADN HPV (signalé par le médecin ayant fait le prélèvement)?
G4 - Avez-vous un stockage différent des flacons en fonction des lésions décrites sur le compte-rendu fait dans votre structure (qui justifieraient d’une recherche d’ADN HPV) ?
G5 - Si vous n’avez pas de stockage sélectif des flacons pour la recherche d’ADN HPV, dans quel délai suivant la date de signature du compte-rendu, les flacons sont-ils éliminés ?
G6 - Si vous avez un stockage sélectif des flacons pour la recherche d’ADN HPV, précisez le ou les type(s) de milieu liquide
Your answer
G7 - Si vous pratiquez la recherche d’ADN HPV dans votre structure et si vous avez un stockage sélectif des flacons pour la recherche d’ADN HPV, précisez la durée maximale de stockage des flacons pour que cette recherche d’ADN HPV soit possible et cela, par rapport à la date de réception des flacons? (si vous sous-traitez la recherche d’ADN HPV, passez directement à la question NG1)
G8 - Vous avez précisé la durée maximale de stockage des flacons pour la recherche d'ADN HPV dans la question précédente, et vous souhaitez y apporter des précisions :
Your answer
G9 - Si vous pratiquez la recherche d’ADN HPV dans votre structure, avez-vous mis en place un archivage des contrôles internes de qualité propre à la technique de recherche d’ADN HPV ?
G10 - Si vous pratiquez la recherche d’ADN HPV dans votre structure, avez-vous mis en place un archivage des témoins de la technique d’ADN HPV ?
G11 - Si vous pratiquez la recherche d’ADN HPV dans votre structure, avez-vous mis en place un archivage du suivi métrologique (température) de l’automate réalisant la technique d’ADN HPV ?
G12 - Si vous pratiquez la recherche d’ADN HPV dans votre structure, avez-vous mis en place un archivage des différents rapports : électronique (run) ou papier fourni par votre automate réalisant la technique d’ADN HPV ? (plusieurs réponses possibles)
MODE DE STOCKAGE DES FLACONS NON-GYNECOLOGIQUES : PONCTION D’ORGANES SUPERFICIELS OU PROFONDS OU BROSSAGE AVEC RECUEIL EN MILIEU LIQUIDE
NG1 - Utilisez-vous des flacons non-gynécologiques en milieu liquide
NG2 -Vous avez répondu oui à la question précédente , précisez le nom du milieu liquide employé
Your answer
NG3 - Si oui, à quelle température ces flacons sont-ils stockés dès la réception dans votre structure ?
NG4 - Avez-vous un stockage différent des flacons en fonction d’une demande d’analyse moléculaire (signalé par le médecin ayant fait le prélèvement) : par exemple, recherche de mutation RAS ou GNAS ?
NG5 - Vous avez répondu oui à la question précédente, précisez le(s) type(s) d'analyse(s)
Your answer
NG6 - Avez-vous un stockage différent des flacons en fonction des lésions décrites sur le compte-rendu fait dans votre structure (demande d’analyse moléculaire) ?
NG7 - Vous avez répondu oui à la question précédente, précisez le type d 'analyse moléculaire
Your answer
NG8 - Si vous avez répondu oui, quelle est la durée maximale de stockage des flacons pour que cette recherche de biologie moléculaire soit faite et cela, par rapport à la date de réception des flacons?
NG9 - Avez-vous des précisions à apporter à votre réponse sur la durée maximale de stockage des flacons ?
Your answer
NG10 - Si vous n’avez pas de stockage sélectif des flacons pour un test moléculaire, dans quel délai maximal suivant la date de signature du compte-rendu les flacons sont-ils éliminés ?
MODE DE STOCKAGE DES LAMES BLANCHES NON-GYNECOLOGIQUES : CYTOLOGIE MAMMAIRE, APPOSITION GANGLIONNAIRE, CYTOSPIN (LAVAGE BRONCHIOLO-ALVEOLAIRE, URINES, KYSTES, …), ASPIRATION BRONCHIQUE, EMPREINTE DE TUMEUR
LNG1 - Avez-vous un stockage temporaire et sélectif en fonction d’une éventuelle analyse immunocytochimique ou FISH (HER2, EWS, MYC, UroVysion, …) ?
LNG2 - Vous avez répondu oui à la question précédente, précisez le type d'analyse
Your answer
LNG3 - Si oui, à quelle température ces lames sont-elles stockées dès leur réalisation ?
LNG4 - Si vous avez répondu oui, quelle est la durée maximale de ce stockage pour qu’une recherche d’immunocytochimie ou de biologie moléculaire soit faite ?
ARCHIVAGE DES LAMES COLOREES DE CYTOLOGIE
L1 - Avez-vous mis en place un archivage sélectif (lames d’intérêt, pathologie d’organe d’intérêt, ..) des lames colorées de cytologie ?
Required
L2 - En cas d’archivage sélectif des lames colorées, quel(s) est (sont) le(les) domaine(s) concerné(s) et quel(s) est (sont) le(les) critère(s) de sélection?
Your answer
L3 – Pour cet archivage sélectif des lames colorées, avez-vous déterminé une durée d’archivage ?
L4 – Vous avez déterminé une durée d'archivage pour les lames de cytologie gynécologique, précisez la durée en années
Your answer
L5 – Vous avez déterminé une durée d'archivage pour les lames de cytologie non-gynécologique, précisez la durée en années
Your answer
L6 - Vous n’avez pas d’archivage sélectif de l'ensemble des lames colorées, quelle est la durée d’archivage de ces lames avant élimination ?
SYSTEME DOCUMENTAIRE EN CYTOLOGIE : DONNEES TECHNIQUES, AUTOMATES, REACTIFS, COLORATIONS ET DOCUMENTS QUALITE
SD1 - Disposez-vous d’un système de gestion et d’archivage de ces données concernant la cytologie ?
SD2 - Vous avez répondu oui, à la question précédente, précisez
SD3 - Si oui, ce système permet-il la traçabilité des diverses versions des techniques de cytologie (mode de recueil, référence des réactifs, modes opératoires des colorations et des automates, techniques d’immunocytochimie, techniques de FISH, ...)?
SD4 - Vous avez répondu oui à la question précédente concernant la traçabilité des diverses versions, préciser la fréquence minimale des révisions des documents
Your answer
AVEZ-VOUS DES RECOMMANDATIONS A FAIRE POUR L’ARCHIVAGE EN CYTOLOGIE ?
Your answer
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