Udział w Konferencji mogą wziąć tylko Uczestnicy, którzy zapoznali się z poniższym regulaminem.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Konferencja organizowane są przez Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe Regionalną Dyrekcję Lasów Państwowych w Warszawie, Oddział Warszawski Stowarzyszenia Inżynierów i Techników Leśnictwa i Drzewnictwa oraz Oddział Warszawski Polskiego Towarzystwa Leśnego (dalej „Organizator” lub „Organizatorzy”)

2. Konferencja odbędzie się w dniu 08.10.2024 r. od godziny 9.00 do godziny 16.40

§ 2. Definicje

1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie użyto, któregoś z wymienionych poniżej zwrotów należy go rozumieć w następujący sposób:

▪ Regulamin – niniejszy dokument, określający warunki i zasady udziału w Konferencji.

▪ Konferencja – odpłatne konserwatoria organizowane przez współpracujących z Organizatorami Prowadzących, mające na celu przybliżenie tematyki z zakresu użytkowania drewna, nowych technologii oraz promocji drewna i produktów drewnianych, przy czym Konferencja będzie prowadzona w języku polskim z tłumaczeniem na język angielski oraz w języku angielskim z tłumaczeniem na język polski.

▪ Prowadzący – posiadająca wiedzę specjalistyczną i doświadczenie z zakresu leśnictwa osoba prowadząca wykład w imieniu Organizatora.

▪ Uczestnik – osoba, która została zarejestrowana i wniosła opłatę za uczestnictwo.

▪ Organizator – podmiot organizujący Konferencję, którym jest Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Warszawie, Oddział Warszawski Stowarzyszenia Inżynierów i Techników Leśnictwa i Drzewnictwa oraz Oddział Warszawski Polskiego Towarzystwa Leśnego

▪ Serwis – prowadzona przez Organizatora pod adresem www.celestynow.lasy.gov.pl platforma internetowa

▪ Zgłoszenie – udostępniony za pośrednictwem Serwisu elektroniczny formularz rejestracyjny, za pomocą którego Użytkownik zgłasza chęć udziału w Konferencji.

▪ Potwierdzenie Udziału – dokument w formie elektronicznej potwierdzający uprawnienie do wzięcia udziału w Konferencji.

▪ Przyczyny niezależne od Organizatora - złe warunki atmosferyczne, kataklizmy, klęski żywiołowe, stany nadzwyczajne, zamieszki, wojna, atak terrorystyczny, strajk, przerwy w dostępnie do źródeł energii lub przerwy w dostępie do usług publicznych i środków transportu, epidemie, wiążące dyspozycje prawne, zakazy dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, nagła choroba Prowadzącego i powiązany z nią brak możliwości zapewnienia zastępstwa, czy też jakakolwiek inna przyczyna uniemożliwiająca zapewnienie bezpieczeństwa Uczestnikom i niezakłócony przebieg Konferencji;

▪ Polityka Prywatności – dokument określający zasady przetwarzania informacji przez Nadleśnictwo Celestynów

§ 3. Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest wysłanie Zgłoszenia. Zgłoszenie powinno być dokonane nie później niż 4 (słownie: cztery) dni przed planowanym terminem Konferencji tj. do dnia 04.10.2024 r., a wpłata dokonana najpóźniej w dniu 7.10.2024 r. Wpłaty dokonywane po tym terminie, uprawniają Nadleśnictwo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie.

2. Osoba wprowadzająca dane w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oświadcza, że jest umocowana do występowania w imieniu podmiotu, którego dane wprowadza.

3. Wypełnienie i przesłanie Zgłoszenia jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

4. Uczestnik, który w sposób poprawny wypełni Zgłoszenie w serwisie on-line, w terminie maksymalnie 3 (słownie: trzech) dni roboczych otrzyma wiadomość zwrotną na adres poczty elektronicznej podany w Zgłoszeniu, potwierdzającą zarejestrowanie Zgłoszenia. Wypełnienie i wysłanie Zgłoszenia jest jednocześnie zobowiązaniem Uczestnika do zapłaty za udział w Konferencji. Dane do przelewu są dostępne w Serwisie oraz zostaną udostępnione Uczestnikowi w wiadomości mailowej wraz z potwierdzeniem zarejestrowania Zgłoszenia

5. Z chwilą wypełnienia Zgłoszenia następuje zawarcie pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem umowy o świadczenie usług – dalej „Umowa”. Treść Umowy reguluje niniejszy Regulamin, a także treść Zgłoszenia i indywidualnych ustaleń stron.

6. W razie odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora, Organizator zwróci Uczestnikom całą poniesioną przez nich opłatę, o której mowa w § 6 Regulaminu, w terminie do 14 dni na numer rachunku bankowego (jeżeli taki jest podany, lub też w innej formie uzgodnionej indywidualnie z Uczestnikiem)

7. Nadleśnictwo zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zgłoszenia, bez podania przyczyny.

§4. Konferencja

1. Konferencja odbywają się zgodnie z treścią harmonogramu ustalonego przez Organizatora. Od chwili rozpoczęcia Konferencji Uczestnik zobowiązuje się stosować do poleceń Organizatora dotyczących przebiegu Konferencji.

2. Organizator nie zapewnia Uczestnikom biorącym udział w Konferencji żadnej z form ubezpieczenia, zarówno osobowego jak i majątkowego oraz nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt (jakiekolwiek przedmioty) wniesione na Konferencję przez Uczestnika.

3. Jeżeli będzie to konieczne z przyczyn niezależnych od Organizatora, Organizator zastrzega sobie prawo do:

a. odwołania Konferencji,

b. zmiany warunków organizacji Konferencji.

4. Organizator poinformuje Uczestników o zajściu okoliczności wskazanych w ust. 3 powyżej niezwłocznie, poprzez wysłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej podany w Zgłoszeniu a także publikując stosowną informację za pośrednictwem Serwisu.

5. Uczestnik obowiązany jest w terminie 24 h od momentu powzięcia informacji o okolicznościach wskazanych w ust. 3 lit. b powyżej, złożyć oświadczenie o przyjęciu bądź odrzuceniu zmian. W razie braku złożenia oświadczenia we wskazanym terminie domniemywa się, że Uczestnik wyraził zgodę na wprowadzoną zmianę.

6. W przypadkach, o którym mowa w ust. 3 lit a i b powyżej, Uczestnik ma prawo do żądania zwrotu wszelkich uiszczonych na rzecz Organizatora opłat na zasadach określonych w §3 Regulaminu.

7. Uczestnik składa oświadczenie o prawie do żądania zwrotu opłat o których mowa w ust. 6 w terminie 3 dni od dnia powzięcia informacji o okolicznościach wskazanych w ust. 3 lit. a lub b powyżej.

8. W razie rezygnacji przez Uczestnika z Konferencji w terminie krótszym niż 4 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia Konferencji i w sytuacji nie stawienia się Uczestnika na Konferencji Organizator zachowuje prawo do pobranego od Uczestnika wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 niniejszego Regulaminu .

9. Organizator ma prawo odmówić Uczestnikowi udziału w Konferencji z następujących powodów:

a. w razie podjęcia przez Uczestnika działań na szkodę Organizatora,

b. w razie podjęcia przez Uczestnika działań sprzecznych z Regulaminem,

c. w razie zakłócania przez Uczestnika przebiegu Konferencji;

d. w razie nie stosowania się do rygorów sanitarnych, jakie mogą być wymagane w związku z wystąpieniem stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego.

§5. Prawo odstąpienia od Umowy

1. Postanowienia zawarte w niniejszym paragrafie stanowią uprawnienia przyznane Uczestnikowi.

Uczestnik może w terminie do 3.10.2024 r. odstąpić od udziału w Konferencji. W tym wypadku Nadleśnictwo dokona zwrotu uiszczonej opłaty Uczestnikowi w całości. Dla zachowania terminu, wystarczające jest złożenie pisemnego oświadczenia, w jednej ze wskazanych form w tym terminie – tj. pisemnie bądź mailowo bądź osobiście w siedzibie Nadleśnictwa Celestynów.

2. W przypadku, w którym Uczestnik odstąpi od Umowy w terminie krótszym, niż wskazany w ust. 1, po stronie Organizatora nie powstanie obowiązek zwrotu opłat. W takim przypadku w Konferencji ma prawo wziąć udział inny Uczestnik zgłoszony przez Uczestnika. O zmianie Uczestnika należy zgłosić maksymalnie w dniu 6.10.2024 r. Zmiana wymaga akceptacji ze strony Organizatora.

3. W razie odstąpienia od Umowy przez Uczestnika, po spełnieniu warunków o których mowa w ust. 1, Organizator zwraca poniesione przez niego opłaty w terminie 14 dni od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty jakiego użył Uczestnik w celu dokonania płatności lub innej po indywidualnych uzgodnieniach z Uczestnikiem.

4. Prawo do odstąpienia od umowy nie przysługuje, po przeprowadzeniu Konferencji, które było przedmiotem umowy łączącej Uczestnika i Organizatora, niezależnie od faktu, czy Uczestnik w Konferencji wziął udział i nie rodzi obowiązku po stronie Organizatorów do zwrotu opłaty.

5. Brak złożenia oświadczenia o odstąpieniu z udziału w Konferencji i brak wzięcia udziału w Konferencji nie jest jednoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa w Konferencji. W takim wypadku Uczestnik zostanie obciążony pełnymi opłatami za udział w Konferencji.

6. Brak dokonania zapłaty przez Uczestnika za udział w Konferencji nie jest równoznaczny z oświadczeniem o odstąpieniu od udziału z Konferencji.

§6. Płatności

1. Udział w Konferencji wiąże się z koniecznością poniesienia opłat. Zgłaszając swój udział w Konferencji Uczestnik zobowiązuje się dokonać opłaty za udział w Konferencji.

2. Koszt udziału Uczestnika w Konferencji nie obejmuje kosztów dojazdów, noclegów oraz wyżywienia poza tym w ujętym w programie Konferencji .

3. Płatność za udział w Konferencji powinna nastąpić niezwłocznie po wysłaniu Zgłoszenia (najpóźniej w dniu 7.10.2024) na rachunek bankowy nr 08 1020 1042 0000 8102 0603 8543 tytułem „Opłata za Konferencję + imię i nazwisko Uczestnika” na kwotę zgodną z §6 ust. 6 wskazaną w treści Zgłoszenia oraz w Serwisie.

4. Nadleśnictwo po zakończonej Konferencji wystawi Uczestnikowi fakturę VAT za udział w Konferencji. Warunkiem wystawienia faktury VAT jest również podanie przez Uczestnika danych niezbędnych do jej wystawienia. Wygenerowaną fakturę VAT w postaci pliku PDF Organizator prześle za pośrednictwem poczty elektronicznej na podany przez Uczestnika w Zgłoszeniu adres e-mail.

5. W przypadku, gdy Uczestnik nie dokona płatności za udział w Konferencji do dnia 7.10.2024 r., bądź dokona jej z opóźnieniem, Nadleśnictwu obok prawa do zapłaty przysługiwać będzie także prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie.

6. Opłata konferencyjna wynosi:

a. Przy rejestracji do 30 września – 1000,00 zł brutto za uczestnictwo w Konferencji

b. Przy rejestracji od 1 października– 1200,00 zł brutto za uczestnictwo w Konferencji

§7. Odpowiedzialność

1. Organizator ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną Uczestnikowi z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, za wyjątkiem sytuacji, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy jest następstwem okoliczności, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności.

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody Uczestnika powstałe w wyniku:

a. podania przez Uczestnika nieprawdziwych lub niepełnych informacji niezbędnych do realizacji Umowy,

b. naruszenia przez Uczestnika przepisów prawa oraz postanowień Regulaminu,

c. siły wyższej lub wyłącznej winy osoby trzeciej,

d. za działania osób występujących w imieniu Uczestnika bez odpowiedniego umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu,

e. działania lub zaniechania Uczestnika, lub działania i zaniechania osoby trzeciej.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania lub zaniechania Uczestnika względem osób trzecich.

§9. Ochrona danych osobowych

1. W trakcie wypełniania Zgłoszenia Uczestnik zostanie poproszony o podanie określonych w treści formularza danych osobowych. Administratorem Danych Osobowych Uczestnika jest Nadleśnictwo Celestynów.

2. Podanie danych, o których mowa w ust.1 powyżej jest dobrowolne, jednakże może być konieczne do zakończenia wypełnienia i wysyłania Zgłoszenia a w konsekwencji również do zawarcia i wykonania Umowy.

3. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych podanych w Zgłoszeniu do celów nawiązania, ukształtowania treści, wykonania, zmiany lub rozwiązania Umowy oraz w zakresie dozwolonym wynikającym z treści obowiązujących przepisów prawa, tj. przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku oraz przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 roku a także oświadcza, że znana jest mu treść niniejszego Regulaminu w zakresie dotyczącym ochrony przetwarzania danych osobowych w szczególności zaś, oświadcza że został poinformowany o celu oraz zakresie przetwarzania danych osobowych przez Organizatora, prawie wglądu do swoich danych i ich poprawiania, uprawnieniach do żądania zaprzestania przetwarzania danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

4. Administratorem danych osobowych jest Nadleśnictwo Celestynów z siedzibą przy ul. Obrońców Pokoju 58, 05-430 Celestynów. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Więcej informacji, na temat przetwarzania danych osobowych przez Administratora oraz opis przysługujących praw z tego tytułu, są dostępne na stronie internetowej http://www.celestynow.warszawa.lasy.gov.pl/ochrona-danych-osobowych lub na tablicy informacyjnej w siedzibie Administratora. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@comp-net.pl

§10. Prawa autorskie

1. Uczestnik wyraża zgodę na utrwalanie jego wizerunku w czasie trwania Konferencji w jakiejkolwiek formie, a także na rozpowszechnianie utrwalonego w ten sposób wizerunku poprzez publikowanie zdjęć i materiałów filmowych utrwalających wizerunek Uczestnika na stronie internetowej Organizatora oraz na profilach utworzonych i zarządzanych przez Organizatora na portalach internetowych takich jak Facebook, Instagram, Google+ i inne oraz w materiałach prasowych przesyłanych nieodpłatnie do mediów w celu promocji Konferencji.

2. Uczestnikowi nie przysługuje wynagrodzenie za utrwalanie i rozpowszechnianie jego Wizerunku na zasadach określonych w ust. 1 powyżej.

§11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają ogólne przepisy obowiązującego prawa.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu bez podania przyczyny.

3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 23.09.2024 roku i obowiązuje aż do odwołania.